اسکن اسناد و مدارک پزشکی

امروزه سازمان هایی که خدمات درمانی به بیماران ارائه میکنند(بیمارستان ها،مراکز جراحی، مطب های خصوصی، دندانپزشکان، مراکز تصویربرداری، آزمایشگاه ها و سایر مراکز درمانی) بر اساس فعالیت و خدماتی که به بیماران ارائه می کنند، اسناد و مدارک پزشکی خاصی را تولید می کنند. در اصطلاح به آن اسناد و مدارک پزشکی یا اسناد و مدارک بیماران می گویند.

با توجه به افزایش مراجعه بیماران به مراکز خدمات درمانی که منجر به افزایش تولید اسناد و مدارک پزشکی می گردد، مراکز خدمات درمانی نیاز دارند که سوابق پزشکی بیماران خود را اسکن نمایند و این اسناد و مدارک پزشکی را در نرم افزار بایگانی اسناد و مدارک پزشکی نگه داری نمایند.

عدم وجود یک آرشیو دیجیتال اسناد و مدارک پزشکی، مراکز خدمات درمانی به خصوص بیمارستان ها را با مشکلاتی رو به رو می کند که برخی از این مشکلات شامل موارد زیر می باشد:

مفقود شدن یک برگ از پرونده پزشکی یا کل پرونده یک بیمار، از بین رفتن پرونده های قدیمی بیماران با گذشت زمان، در دسترس نبودن داده ها و اطلاعات از پرونده های پزشکی و …

اسکن پرونده پزشکی بیمارستان

اسکن پرونده پزشکی شامل اسکن اسناد پزشکی، باز نمودن تای اوراق، حذف گیره کاغذ، ورود اطلاعات پرونده پزشکی بیماران داخل نرم افزار بایگانی دیجیتال یا نرم افزارهای HIS بیمارستانی و همچنین برقراری ارتباط با سامانه های بیمارستانی توسط پرسنل آموزش دیده و آشنا با مفاهیم بایگانی مدارک پزشکی جزو خدمات اسکن اسناد پزشکی شرکت یگانه می باشد.

مزایای خدمات اسکن اسناد و مدارک پزشکی

شرکت نرم افزاری یگانه با توسعه تیم اسکن اسناد پزشکی در صدد حل مشکلی بزرگ از تیمهای درمانی و پزشکی و بیمارستانها می باشد.

كاهش حجم بايگاني فیزیکی

اسکن اسناد و مدارک به شما این امکان را می دهد که بتوانید از فضای محل بایگانی بهینه تر استفاده کنید.

مديريت دسترسی و بايگاني

نحوه كنترل و مديريت دسترسی پرسنل به اسناد و مدارک و پرونده های پزشکی بسیار مهم است با استفاده از نرم افزار آرشیو اسناد مدارک پزشکی یگانه این مهم محقق می شود.

جستجوی سریع در اسکن اسناد و مدارک پزشکی

در نرم افزار آرشیو اسناد پرونده پزشکی یگانه امکان جستجوی سریع بر روي متن اسکن اسناد و مدارک پزشکی فراهم گردیده است و به شما کمک می کند در زمان کوتاهی به پرونده های قدیمی بیماران دسترسی داشته باشید.

افزایش امنیت اسناد و مدارک پزشکی

حفظ امنیت اسناد و مدارک پزشکی جزو تعهدات تیم اسکن اسناد و مدارک یگانه می باشد. با استفاده از شیوه های نوین بایگانی اسناد و مدارک و تهیه فایل پشتیبان از اسناد اسکن شده امنیت اسناد و مدارک تامین می گردد.

سهولت دسترسی به اسکن اسناد و مدارک پزشکی

با استفاده از آرشیو اسناد و مدارک تحت وب یگانه می توانید در هر زمانی و در هر نقطه مکانی به اسناد، مدارک و پرونده های زشکی بیماران خود دسترسی داشته باشید.

افزایش کارایی و بهره وری

افزایش سرعت دسترسی به اطلاعات پرونده های قدیمی بیماران، حفظ امنیت اسناد و مدارک، استفاده بهینه از محل بایگانی اسناد و مدارک و … کارایی و بهره وری پرسنل را افزایش خواهد داد.

حفظ محیط زیست

تیم اسکن اسناد و مدارک یگانه با اسکن پرونده های قدیمی پزشکی و راه اندازی آرشیو دیجیتال پرونده های بیماران به کاهش مصرف کاغذ و کاهش قطع درختان کمک می کند.

آماده سازی و پاکسازی اسناد

این مرحله که به آن لاغر سازی پرونده ها نیز گفته می شود شامل: باز کردن تای برگه ها و صاف نمودن خم شدگی اوراق، جدا نمودن منگه و گیره از روی اوراق، جدا نمودن برگه های تکراری از پرونده و…

تیم اسکن اسناد و مدارک پرونده پزشکی یگانه

با توجه به این مشکلات و ابلاغیه معاونت درمان به بیمارستان ها و مراکز درمانی درباره لزوم راه اندازی آرشیو دیجیتال اسناد و مدارک پزشکی، شرکت نرم افزاری یگانه بر آن شد تا با تشکیل یک تیم حرفه ای و با تجربه اقدام به ارائه خدمات اسکن اسناد و مدارک پزشکی به بیمارستان ها و مراکز خدمات درمانی بنماید.

این تیم حرفه ای با حضور در محل بیمارستان ها و سایر مراکز خدمات درمانی اقدام به اسکن اسناد و مدارک پزشکی بیماران، اسکن اسناد و مدارک اسناد حقوقی، اسکن اسناد و مدارک مالی و… می نماید.

ارائه خدمات اسکن اسناد پرونده های پزشکی بیماران در محل بیمارستان شامل: لاغرسازی اسناد و مدارک پزشکی بیماران، مرتب سازی پرونده های بایگانی قدیمی، اسکن اسناد و مدارک پزشکی قدیمی، ورود اطلاعات پرونده های پزشکی بیماران به نرم افزار آرشیو اسناد یگانه یا نرم افزار HIS بیمارستانی می نماید.

تیم حرفه ای خدمات اسکن اسناد و مدارک یگانه با ارائه آموزش در خصوص شیوه های نوین آرشیو پرونده های و مراکز بایگانی به پرسنل خود، نسبت به تامین امنیت اسناد و پرونده های بیماران متعهد می باشد.

همچنین در حین اجرای پروژه این اطمینان را به مراکز درمانی می دهیم که هرگز کیفیت انجام کار را فدای مدت زمان اجرای پروژه اسکن اسناد و مدارک نخواهیم کرد.

مراحل اسکن اسناد مالی و حسابداری توسط تیم حرفه ای یگانه

مرحله اول

آماده سازی و پاکسازی اسناد
این مرحله که به آن لاغر سازی پرونده ها نیز گفته می شود شامل: باز کردن تای برگه ها و صاف نمودن خم شدگی اوراق، جدا نمودن منگه و گیره از روی اوراق، جدا نمودن برگه های تکراری از پرونده و…

مرحله دوم

اسكن حرفه ای اسناد و مدارک
تمام اسناد و مدارک در حین انجام عملیات اسکن تمیزکاری صورت می گیرد. در این مرحله چند نمونه تصویر از اسناد و مدارک با کیفیت و حجم های مختلف گرفته می شود و با تایید کارفرما یکی از این کیفیت و حجم ها انتخاب می شود.

مرحله سوم

اصلاح و ویرایش تصاویر
اسناد و مدارک پس از اسکن بررسی می شوند و برخی اقدامات روی آنها انجام می شود: حذف تصاویر تکراری و اضافی، بهبود کیفیت تصاویر اسکن شده، از بین بردن جای سوزن منگنه و …

مرحله چهارم

ورود اطلاعات اسناد و مدارک
برای دسترسی و جستجوی سریع کاربران به اسناد اسکن شده، فیلد های اطلاعاتی اعلام شده توسط کارفرما از اوراق اسکن شده استخراج می شود به نرم افزار آرشیو مستندات انتقال داده می شود.

مرحله پنجم

تهيه نسخه پشتيبان
پس از اتمام اسکن اسناد و اوراق و اتمام ورود اطلاعات در نرم افزار مدیریت اسناد، شرکت نرم افزاری یگانه اقدام به تهیه نسخه پشتیبان از اسناد و اطلاعات بر روی هارد دیسک می نماید و در انتهای پروژه در اختیار کارفرما قرار می دهد.

درخواست دمو خدمات (اسکن اسناد و مدارک پزشکی)

    خدمات تخصصی اسکن اسناد، اسکن پرونده و اسکن مدارک شامل:

     

     

    نرم افزار EDMS یا نرم افزار بایگانی دیجیتال

    انجام خدمات اسکن اسناد و مدارک بدون وجود یک نرم افزار مناسب جهت حفظ و نگهداری و بازیابی اطلاعات باعث افزایش بهروری در سازمان نخواهد شد.

    ما در شرکت نرم افزاری یگانه اقدام به تولید یک نرم افزار بایگانی اسناد تحت وب نمودیم که توانایی ایجاد یک بایگانی دیجیتال را برای تمام سازمان ها دارد.

    از ویژگی های این نرم افزار بایگانی دیجیتال می توان به موارد زیر اشاره کرد:

    • تحت وب بودن نرم افزار بایگانی دیجیتال
    • فرم ساز پویا و قدرتمند
    • امکان تعیین سطوح دسترسی برای کاربران
    • امکان گردش و ارجاع اسناد در سازمان
    • امکان امانت دهی اسناد و مدارک
    • گزارشگیری پویا و منعطف
    • امکان ارتباط با سیستمهای مختلف از قبیل: منابع انسانی، اتوماسیون اداری، HIS و ...
    • و...

    آشنایی با نرم افزار بایگانی اسناد دیجیتال یگانه

    ورود اطلاعات اسناد و پرونده ها (رقومی سازی اسناد)

    یکی از خدماتی که تیم حرفه ای اسکن اسناد یگانه انجام می دهد، رقومی سازی اطلاعات مربوط به اسکن اسناد و مدارک پزشکی در داخل نرم افزار بایگانی پرونده های پزشکی یا سایر نرم افزار های موجود در سازمان است.

    اطلاعات پرونده ها یا اسناد توسط نیروی انسانی آموزش دیده و با تجربه تیم اسکن خوانده می شود و در داخل نرم افزار مربوطه وارد می شود.

    تعویض و نوسازی پرونده، پوشه و زونکن اسناد

    در برخی از پروژه های اسکن اسناد کارفرما درخواست می کند که روکش پرونده ها یا زونکن پرونده ها به دلیل قدیمی بودن و پارگی و... تعویض و نوسازی گردند.

    دیوایدر الکترونیکی و فیزیکی در اسکن اسناد و مدارک پزشکی

    در پرونده هایی که تعداد برگ های آن بسیار زیاد می باشد کاربرد دارد. با استفاده از دیوایدر امکان دسته بندی کردن اسناد داخل یک پرونده یا زونکن فراهم می گردد که در نهایت جستجو و پیدا کردن اسناد در داخل پرونده ها بسیار راحت می شود.

    تهیه چک لیست پرونده یا فرم خلاصه پرونده پزشکی

    در برخی پروزه ها کارفرما درخواست می کند که برای پروندها به صورت فیزیکی و الکترونیکی یک چک لیست از محتوای درون زونکن یا پرونده ایجاد شود، این کار کمک می کند که با یک نگاه متوجه شد چه اسنادی داخل یک زونکن یا پرونده وجود دارد.

    نرم افزار دبیرخانه و اتوماسیون اداری تحت وب یگانه

    ما در شرکت نرم افزاری یگانه اقدام به تولید یک نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب نمودیم که توانایی ایجاد یک بایگانی دیجیتال را برای تمام سازمان ها دارد.

    ویژگی های نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب یگانه:

    • تحت وب بودن نرم افزار
    • فرم ساز پویا و قدرتمند
    • امکان تعیین سطوح دسترسی برای کاربران
    • امکان گردش و ارجاع مکاتبات اداری در سازمان
    • امکان بایگانی مکاتبات اداری
    • گزارشگیری پویا و منعطف
    • و...

    آشنایی با نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب یگانه

    مهرزنی و برگ شمار کردن اسناد

    این خدمات شامل زدن مهر اسکن شد روی اسناد و مدارک یا زدن مهر برگ شمار روی اسناد می باشد.

    مشاوره اجرا و پیاده سازی

    امکان ارائه خدمات مشاوره در زمینه اجرا و پیاده سازی انواع بایگانی های فیزیکی و دیجیتال در سازمان ها وجود دارد.

    مدیریت پروژه اسکن و آموزش

    امکان مدیریت یک پروژه بایگانی دیجیتال و اسکن اسناد و همچنین امکان ارائه آموزش مدیریت یک پروژه اسکن انبوه توسط شرکت یگانه وجود دارد.

    پرسش های متداول (FAQ) پروژه اسکن اسناد و مدارک پزشکی

    فهرست پرسشهایی که از ما در خصوص اسکن اسناد و مدارک ، اسکن پرونده ها می پرسند.

    اسکن اسناد و مدارک پرونده هایی پزشکی بیمارستان من در چه محلی انجام می شود؟

    ارائه خدمات اسکن اسناد و مدارک پزشکی به سازمانها و ادارت، بیمارستانها و... در محل مشتری ارائه می گردد.

    مشتری با در اختیار گذاشتن فضایی سرپوشیده و تعدادی میز و صندلی زمینه را برای اسکن اسناد و مدارک آماده میکند.

    همچنین مشتری می تواند با تعیین یک ناظر بر روند انجام کار اسکن پرونده پزشکی نظارت داشته و گزارش های منظم از پیشرفت پروژه دریافت نماید.

    آیا خدمات اسکن اسناد و مدارک در سازمان من قابل انجام می باشد؟

    هر سازمانی که با اسناد، مدارک و پرونده سر و کار دارد، خدمات اسکن برایش کاربرد دارد.

    برخی از سازمان ها که می توانند از خدمات اسکن اسناد و مدارک استفاده کنند:

    • ارائه خدمات اسکن اسناد و پرونده پزشکی به بیمارستان ها و مراکز درمانی
    • ارائه خدمات اسکن اسناد و پرونده پرسنلی و حقوقی به ادارات و سازمان های دولتی
    • ارائه خدمات اسکن اسناد فنی به شرکت های مهندسی مشاور
    • ارائه خدمات اسکن اسناد و پرونده دانشجویی به دانشگاه ها و مراکز اموزشی
    • و...
    چه تضمینی برای حفظ محرمانگی و امنیت اسناد و مدارک من وجود دارد؟

    برای حفظ امنیت و محرمانگی اسناد نکات مختلفی مد نظر قرار میگیرد که برخی از آن ها به شرح زیر است:

    کلیه نیروی انسانی شاغل در محیط کار در هنگام کار تلفن همراه هوشمند خود را در ابتدای روز تحویل می دهند و در پایان کار تحویل میگیرند.

    • پورت ها و درگاه های ورودی کیس ها مانند : USB / CD / DVD ,... بسته می شود.
    • یک شبکه داخلی مجزا و ایزوله برای کامپیوترهای حاضر در محل پروژه ایجادمی شود.
    • از نرم افزار آنتی ویروس به روز در پروژه اسکن استفاده می شود.
    • از ورود افراد متفرقه و غیر مرتبط با پروژه در محل اجرای پروژه اسکن جلوگیری می شود.
    • برای کاربران سیستم دسترسی های محدود تعریف می شود.
    • از اسناد و مدارک اسکن شده در بازه های زمانی مشخص فایل پشتیبان تهیه می شود.
    • و...
    قیمت اسکن اسناد و مدارک پزشکی چگونه انجام می شود و برچه اساسی است؟

    شرکت یگانه برای برآورد هزینه پروژه اسکن اسناد و قیمت اسکن اسناد، پس از مراجعه حضوری به محل کارفرما و مشاهده اسناد و مدارک قیمت و زمان انجام پروژه را به صورت مکتوب اعلام می نماید.

    برخی از پارامترهایی که در اعلام قیمت پروژه اسکن تاثیر گذار می باشد:

    • تعیین محدوده زمانی برای تحویل پروژه توسط کارفرما
    • حجم و تعداد اسناد و پرونده ها
    • سایز اسناد و مدارک (A3 , A4 , A5 , ...)
    • نوع اسکن اسناد(اسکن رنگی/ اسکن سیاه و سفید)
    • اسناد و پرونده ها نیاز به لاغرسازی (سبک سازی) دارند یا خیر؟
    • اسناد و مدارک نیاز به ورود اطلاعات و رقومی سازی دارند؟
    • آیا نرم افزار بایگانی دیجیتال در سازمان وجود دارد؟
    • از هر پرونده یا سند چه تعداد فیلد اطلاعاتی باید وارد شود؟
    • فیلدها باید از روی اسناد خوانده شود و استخراج شود؟ یا در سیستم دیگری موجود است؟
    • و...
    نحوه پرداخت پروژه اسکن اسناد و مدارک به چه صورت است؟

    در خصوص نحوه پرداخت پروژه اسکن پرونده و اسناد، شرکت یگانه به دو روش عمل می کند:

    روش اول: پرداخت به ازای فازهای انجام شده

    در این روش در ابتدای اسکن پرونده ها، پروژه شکسته می شود و به فازهای مختلفی تقسیم می شود. بهترین روش شکست پروژه و تعیین فاز، تعیین تعداد برگ های اسکن شده در یک ماه می باشد.

    در این روش بر روی یک تعداد برگ که باید در هر ماه از پروژه اسکن شود توافق می شود و در پایان ماه ناظر پروژه اسناد اسکن شده را تایید می کند و فرایند تسویه فاز آغاز می شود.

    روش دوم: پرداخت به صورت یکجا در انتهای پروژه

    در این روش همانطور که از آن بر مشخص است کل مبلغ پروژه اسکن پرونده در انتهای پروژه تسویه می گردد.

    یک پروژه خدمات اسکن اسناد و مدارک در چه بازه زمانی قابل انجام است؟

    مدت زمان انجام یک پروژه اسکن اسناد و مدارک به پارامترهای مختلفی بستگی دارد که این پارامترها پس از مشاهده و بررسی بایگانی به صورت مکتوب به کارفرما اعلام می گردد:

    برخی از پارامترهایی که در اعلام مدت زمان پروژه اسکن تاثیر گذار می باشد:

    • حجم و تعداد اسناد و پرونده ها
    • سایز اسناد و مدارک (A3 , A4 , A5 , ...)
    • نوع اسکن اسناد(اسکن رنگی/ اسکن سیاه و سفید)
    • اسناد و پرونده ها نیاز به لاغرسازی (سبک سازی) دارند یا خیر؟
    • اسناد و مدارک نیاز به ورود اطلاعات و رقومی سازی دارند؟
    • از هر پرونده یا سند چه تعداد فیلد اطلاعاتی باید وارد شود؟
    • فیلدها باید از روی اسناد خوانده شود و استخراج شود؟ یا در سیستم دیگری موجود است؟
    • و...

    در برخی پروژه ها ممکن است کارفرما درخواست اتمام پروژه در بازه زمانی خاصی داشته باشد که توسط شرکت یگانه قابل انجام خواهد بود.

    پیمانکار یا شرکت خدمات اسکن اسناد و مدارک چه تجهیزاتی را در پروژه اسکن اسناد استفاده می کند؟

    شرکت نرم افزاری یگانه متعهد می شود که:

    • اسکنرهای لازم جهت انجام پروژه اسکن اسناد را در محل پروژه حاضر نماید.
    • کیس، مانیتور، کیبورد و... لازم جهت انجام اسکن اسناد و مدارک را در محل حاضر نماید.
    • نیروی انسانی مورد نیاز برای انجام خدمات اسکن اسناد و مدارک را در محل پروژه حاضر نمیاد.

    همچنین کلیه تجهیزاتی که شرکت یگانه در محل کارفرما مستقر می کند پس از اتمام پروژه جمع آوری می گردد.

    کارفرما چه تجهیزاتی را در اختیار شرکت خدمات اسکن اسناد قرار می دهد؟

    کارفرما هم در قبال پیمانکار اسکن اسناد تعهداتی را دارد که برخی از این تعهدات به شرح زیر است:

    • کارفرما می بایست محلی سرپوشیده را در اختیار شرکت یگانه قرار دهد.
    • محل مورد نظر باید شامل تجهیزات و امکانات اولیه (سرمایش، گرمایش، آب، نور و...) باشد.
    • تهیه میز و صندلی مناسب برای اجرای اسکن اسناد و مدارک به عهده کارفرما می باشد.
    • و...
    تامین نیروی انسانی مورد نیاز خدمات اسکن اسناد به عهده کارفرما است یا شرکت خدمات اسکن؟

    نیروی انسانی مورد نیاز برای خدمات اسکن اسناد و مدارک به 2 روش انجام می شود:

    روش اول: نیروی انسانی توسط شرکت نرم افزاری یگانه تامین شود.

    در این روش شرکت نرم افزاری یگانه به دلیل تعدد پروژه های مختلف دارای نیروی انسانی آموزش دیده و با تجربه می باشد و از همان نیرو هادر انجام پروژه ها استفاده می نماید.

    گاها هم در برخی پروژه اقدام به استخدام نیروی انسانی بومی می نماید.

    روش دوم: استفاده از نیروی انسانی کارفرما برای اسکن اسناد و مدارک

    در برخی پروژه ها کارفرما درخواست دارد که از نیروهای خودش برای اسکن اسناد و مدارک استفاده شود.

    در این روش شرکت یگانه ابتدا اقدام به برگزاری کارگاه های آموزشی برای این پرسنل می نماید و پس از انجام تست های مختلف شروع به اجرای اسکن اسناد و مدارک می نماید.

    پرداخت حقوق و مزایا وو بیمه نیروی انسانی شاغل در پروژه اسکن اسناد و مدارک به عهده چه کسی است؟

    اگر نیروی انسانی حاضر در پروژه از طرف شرکت یگانه تامی شده باشد وظیفه پرداخت حقوق و مزای و بیمه آنها به عهده شرکت نرم افزاری یگانه می باشد.

    اگر نیروی انسانی توسط کارفرما تامین شود پرداخت حقوق و مزایا و بیمه آنها به صورت توافقی می باشد.

    تیم اسکن اسناد یگانه توانایی اسکن اسناد در چه سایز ها و ابعادی را دارد؟

    تیم اسکن اسناد یگانه با در اختیار داشتن انواع اسکنرها توانایی اسکن اسناد در ابعاد و سایزهای مختلف را دارد. از قبیل:

    • اسکن اسناد و اوراق (A3 , A4 , A5)
    • اسکن نقشه ها مدارک فنی
    • اسکن کتاب
    • اسکن پارچه
    • و...

    نمونه هایی از پروژه اسکن اسناد و مدارک پزشکی انجام شده توسط شرکت یگانه

    پروژه بیمارستان امام علی

    پروژه بیمارستان امام حسین

    درخواست خدمات و قیمت اسکن اسناد و مدارک پزشکی یگانه

    درخواست خدمات اسکن اسناد و مدارک پزشکی یگانه به صورت رایگان می باشد.

      • درخواست خدمات اسکن اسناد و مدارک پزشکی خود را به صورت رایگان برای ما ارسال کنید تا با شما تماس بگیریم.
      • کارشناسان و مشاوران ما پس از دریافت درخواست خدمات اسکن اسناد پرسنلی با شما تماس گرفته و روز و ساعت بازدید حضوری از محل بایگانی را با شما هماهنگ می نمایند.
      • ارزیابی قیمت اسکن اسناد پرسنلی پس از دریافت درخواست شما به آدرس ایمیل شما ارسال می گردد یا قیمت اسکن اسناد از طریق شماره همراه شما به Whats App شما ارسال می گردد.