دبیرخانه چیست؟ تعریف انواع دبیرخانه و شرح وظایف متصدی و فرایند کار دبیرخانه

دبیرخانه یک واحد مستقل سازمانی است که وظیفه اداره امور دفتری هر اداره و یا سازمانی را بر عهده دارد. وظیفه اصلی که این بخش بر عهده دارد ثبت و بایگانی نامه‌های اداری، گردش کار مکاتبات اداری و همچنین نظارت بر حسن گردش نامه‌هایی است که در سازمان وارد و صادر می‌شوند. در واقع یکی از مهم‌ترین و کاربردی‌ترین واحدهایی که در هر سازمان وجود دارد دبیرخانه آن سازمان است و به همین دلیل کارکنان این بخش باید به خوبی با وظایف خود آشنایی داشته باشند. به بیان دیگر دبیرخانه قلب واحد اداری هر شرکت محسوب می‌شود.

سعی کردیم در صوت زیر یک توضیح مختصر درباره دبیرخانه ارائه کنیم:

[irp posts=”48″ name=”نرم افزار دبیرخانه”]

آنچه در این مطلب خواهید آموخت نمایش سرفصل ها

دبیرخانه چیست ؟

دبیرخانه چیست؟

به بیان ساده‌تر دبیرخانه در هرسازمان جایی است که تمامی امور مربوط به نامه‌ها در آن مدیریت می‌شود. البته در بسیاری از مجموعه‌ها وظایف مربوط به دبیرخانه تنها معطوف به رسیدگی به نامه‌ها نیست. یعنی دبیرخانه موظف است علاوه بر مدیریت نامه‌ها، امور مربوط به ارسال و دریافت هر نوع بسته‌ای را هم بر عهده بگیرد. در این حالت مسئولین دبیرخانه موظف‌اند هر بسته‌ای که به مجموعه وارد یا از آن خارج می‌شود را اصطلاحاً شماره کنند. همچنین روندی را که در آن بسته به دست صاحب اصلیش می‌رسد را نیز تحت نظر داشته باشند.

در مجموعه‌های کوچک، کارهای امور مربوط به دبیرخانه به صورت دستی انجام می‌شود. اما انجام همه کارهای مربوط به دبیرخانه در سازمان‌های متوسط و بزرگ به صورت دستی یا دفتری امکان پذیر نیست. بنابراین این سازمان‌ها از نرم افزار دبیرخانه یا نرم افزار دبیرخانه و بایگانی نامه استفاده می‌کنند.

اگر دغدغه شما این است که چطور یک نرم افزار دبیرخانه مناسب خریداری کنید؟ و از این نرم افزار را باید از کجا بخرید؟ می‌توانید نرم افزار دبیرخانه یگانه را ببینید. همچنین اگر علاوه بر مدیریت نامه‌ها و دبیرخانه به سیستمی نیاز دارید که بتواند گردش نامه‌ها را در سازمان شما رهگیری کند و بتوانید نامه‌ها را در سازمان به یکدیگر ارجاع بزنید به نرم افزار اتوماسیون اداری یگانه مراجعه کنید.

نکته! ممکن است در اداره یا شرکت شما از عبارت ” واحد دبیرخانه” برای توضیح بخش دبیرخانه استفاده شود. این عبارت معمولاً زمانی استفاده می‌شود که سیستم دبیرخانه یک مجموعه به صورت دستی و سنتی باشد.

در ادامه توضیحات کامل‌تری در مورد تعریف واحد دبیرخانه ارائه خواهیم کرد.

[irp posts=”48″ name=”نرم افزار دبیرخانه”]

تعریف واحد دبیرخانه:

واحد اداری خاصی از یک شرکت یا سازمان که وظیفه ثبت نامه‌های وارده، ثبت نامه‌های صادره، بایگانی نامه‌ها و نظارت بر گردش آن‌ها را به عهده دارد. در دبیرخانه سنتی کلیه مکاتبات اداری در دفتر اندیکاتور ثبت و ضبط می‌شود.
به طور کلی اگر بخواهیم این بخش مهم را در یک سازمان تعریف کنیم باید بدانیم که مسئولیت آن مدیریت و کنترل مکاتبات اداری در سازمان‌ها است. امروزه از آنجایی که بیشتر فعالیت‌های سازمان‌ها الکترونیکی شده است، این بخش از سازمان‌ها هم کارشان بسیار راحت‌تر شده است و تنها با نصب بهترین نرم افزار دبیرخانه مناسب می‌توانند مدیریت و گردش نامه‌های سازمان را انجام دهند.
قوانین و دستورالعمل‌های مکاتبات اداری در ایران مشخص و تدوین شده است. شرح وظایف مسئول دبیرخانه این است که باید با تمامی این دستورالعمل‌ها آشنایی داشته باشد تا به بهترین نحو ممکن وظایف خود را انجام دهد. چون همیشه نامه‌ها و مرسولات برای سازمان‌ها اهمیت بالایی دارند. این نامه‌ها می‌توانند حاوی انواع پیشنهادهای کاری، رزومه، احظاریه، فاکتور، چک، اسناد محرمانه و محتواهای بسیار مهم دیگری باشند. بنابراین فرد یا افرادی که به عنوان مسئولین دبیرخانه در یک سازمان فعالیت می‌کنند همواره جزو امین‌ترین و مورد اعتمادترین افراد هستند.

انواع دبیرخانه کدامند؟

انواع دبیرخانه

واحدهای دبیرخانه سازمان‌ها براساس حجم و گستردگی و پراکندگی آن به انواع مختلف تقسیم می‌شوند. که عبارتند از:

دبیرخانه متمرکز:

دبیرخانه متمرکز نوعی از دبیرخانه است که در آن همه امور مربوط به ثبت و گردش نامه‌های اداری انجام می‌شود. مهم‌ترین ویژگی دبیرخانه متمرکز این است که در آن کلیه فعالیت‌ها و فرآیندهای کاری، که به نحوی به مرسولات مرتبط است، متمرکز بوده و پراکندگی ندارد.

در این مدل دبیرخانه هیچ واحدی در سازمان اجازه ندارد نامه یا مرسوله‌ای را بدون نظارت واحد دبیرخانه در سیستم ثبت، ارسال یا دریافت کند. همه چیز ابتدا باید توسط مسئول دبیرخانه ثبت شده و مسائل مربوط به گردش نامه و ارجاعات توسط مرکز دبیرخانه انجام می‌شود.

یکی از مزیت‌های دبیرخانه متمرکز این است که در آن کنترل و مدیریت بیشتری روی مکاتبات اداری وجود دارد.

دبیرخانه نیمه متمرکز:

دراین نوع از دبیرخانه هر واحدی از سازمان می‌تواند نامه‌های وارده و صادره مربوط به واحد خودش را در سیستم ثبت کند. اما ارجاع و گردش نامه‌ها توسط واحد دبیرخانه انجام می‌شود.

در واقع واحدهای یک سازمان می‌توانند امور مربوط به نامه و مرسولات خود را در سیستم دبیرخانه ثبت کنند اما این که نامه‌ها ارسال شوند و امور مربوط به ارجاع و گردش آن‌ها چطور انجام شود، به عهده واحد دبیرخانه است.

دبیرخانه غیرمتمرکز:

در سیستم غیر متمرکز تمام امور مربوط به دریافت، ثبت و گردش و ارجاع نامه‌های اداری توسط هر واحد جداگانه انجام می‌شود.

ممکن است در سازمانی که واحد مستقل دبیرخانه ندارد، نرم افزار دبیرخانه یگانه با دسترسی‌های تعریف شده در اختیار همه افراد قرار بگیرد. به این ترتیب هر کدام از این افراد یا واحدها می‌توانند به صورت مستقل و بدون نظارت اقدام به ارسال و دریافت نامه یا مرسوله کنند. البته بازهم همه چیز توسط نرم افزار دبیرخانه شماره می‌شود.

[irp posts=”26901″ name=”نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب – سیستم اتوماسیون اداری آنلاین – نرم افزار اتوماسیون”]

اهمیت و شرح وظایف دبیرخانه پیشرفته و مدرن:

اهمیت و شرح وظایف دبیرخانه

همانطور که گفتیم دبیرخانه یکی از مهم‌ترین و اصلی‌ترین بخش‌های یک سازمان است که وظایف مشخص شده ای را بر عهده دارد و باید به خوبی آنها را انجام دهد.

امروزه بیشتر سازمان‌ها این بخش خود را بسیار مدرن‌تر کرده اند و تنها با یک سیستم دبیرخانه می‌توانند وظایف این بخش را انجام دهند. حتی جالب است بدانید که بسیاری از نرم‌افزارهای دبیرخانه در دنیا به سیستم هوش مصنوعی مجهز هستند. به این ترتیب با استفاده از نرم افزار دبیرخانه آنلاین، نه تنها کارها به صورت الکترونیکی انجام می‌شود که حتی هوش مصنوعی روی برخی از روندها نظارت کرده و امور تکراری را به صورت هوشمند و سریع‌تر از انسان انجام می‌دهد.

به طور کلی وظایف اساسی که این بخش بر عهده دارد شامل موارد زیر است:

تمامی نامه‌هایی را که ارسال می‌شود را باید دریافت کند و آنها را از نظر اینکه دارای امضاء، تعداد پیوست و … هستند، مورد بررسی قرار دهد. همچنین باید نامه‌های دریافتی را از نظر اینکه با سازمان‌ها ارتباطی دارد هم بررسی کند و سپس آنها را به بخش‌های مربوطه بفرستد.
هر نامه ای که به دبیرخانه ارائه می‌شود باید در دفتر اندیکاتور ثبت شود. البته نرم افزار این بخش که ویژگی‌های بسیاری دارد هر نامه را در سیستم ثبت کرده و تاریخ و شماره وارده آنها هم همراه آنها ذخیره می‌شود.
بعد از اینکه این مراحل انجام شد باید نامه برای مسئول همان واحدی که از طرف آن نامه ارسال شده است، فرستاده شود. به این مرحله ارجاع دادن نامه نیز می‌گویند. در گذشته نامه‌ها به صورت دستی و فیزیکی به دفتر و بخش‌های مربوطه رسانده می‌شدند، ولی امروزه به وسیله نرم افزار اتوماسیون اداری این وظیفه به راحتی انجام می‌شود.
یکی دیگر از وظایف این بخش ثبت دریافت نامه به گیرنده است که در دفتر ثبت می‌شود. البته باید بدانید که با به وجود آمدن نرم افزار دبیرخانه و اتوماسیون اداری دیگر حتی نیازی نیست شما دریافت آن را ثبت کنید، چرا که سیستم به صورت خودکار دریافت شدن نامه به وسیله گیرنده را ثبت می‌کند.
ارائه رسید دریافت نامه به فرستنده هم یکی دیگر از وظایف مسئول دبیرخانه است.

دفتر اندیکاتور نامه های اداری یا دفتر ثبت نامه های اداری :

خلاصه نامه اداری فرستاده و دریافت شده در دفتری به اسم اندیکاتور ثبت می‌شود. با ثبت خلاصه در این دفتر به راحتی می‌توان نامه‌ها و مرسولات را تفکیک کرد و همچنین به درستی شناسایی شان کرد.

این دفتر دارای بخش‌های مختلفی است که هر بخش آن در مورد ویژگی‌ها و اطلاعات نامه‌های دریافت شده و ارسال شده است. افرادی که به صورت سنتی سیستم دبیرخانه خود را مدیریت می‌کنند هنوز هم به وسیله این دفترها مراحل ثبت را انجام می‌دهند.

نام دیگر دفتر اندیکاتور دفتر نامه نما است. آنچه در این دفتر ثبت می‌شود اطلاعات کلی از نامه‌ها و مرسولات است. ثبت اطلاعات در این دفتر به مسئول دبیرخانه کمک می‌کند تا در صورتی که به دنبال نامه‌ای می‌گردد و می‌خواهد آن را سریع پیدا کند، با مشکل درهم ریختگی نامه‌ها مواجه نشود.

البته با وجود نرم افزار بایگانی نامه که برای این بخش طراحی شده است دیگر نیازی نیست به صورت سنتی تمامی مراحل ثبت را انجام دهید، بلکه سیستم به صورت خودکار دارای هر بخش اطلاعاتی نامه است و شما سریعاً می‌توانید آنها را وارد کرده و ثبت کنید.

دستورالعمل دبیرخانه :

واحد دبیرخانه و بایگانی نامه در هر سازمانی فرایند کاری و دستورالعمل های مشخص شده ای دارد که آنها عبارت می باشند از :

در ابتدا باید شماره اندیکاتور نامه ها را به درستی ایجاد کنید تا بتوانید ثبت نامه ها را در این دفتر انجام دهید.
نامه هایی که از سوی سازمان به بخش های دیگر ارسال می شود را باید تهیه کرده و روی آنها کد گذاری انجام شود.
نامه هایی که وارد سازمان می شود را باید کدگذاری نموده و سپس در دفتر اندیکاتور آنها را به ثبت رسانده، سپس در مرحله بعد آنها را به گیرنده برسانید.
کاتالوگ هایی که مربوط به بخش های سازمان می باشد باید به طور کامل ساماندهی شود.
تمامی نامه ها باید به صورت دیجیتال در سیستم دبیرخانه به ثبت برسند. امروزه با استفاده از نرم افزار دبیرخانه و بایگانی ثبت کردن نامه های دریافتی و ارسالی بسیار آسان شده است. به همین دلیل افراد زیادی از این نرم افزار در سازمان خود استفاده می کنند.

دستورالعمل دبیرخانه:

واحد دبیرخانه و بایگانی نامه در هر سازمانی فرایند کاری و دستورالعمل‌های مشخص شده ای دارد که طبق مراحل زیر پیش می‌رود:

در ابتدا باید شماره اندیکاتور نامه‌ها را به درستی ایجاد کنید تا بتوانید ثبت نامه‌ها را در این دفتر انجام دهید.(نحوه نوشتن دفتر اندیکاتور یا نمونه پر شده دفتر اندیکاتور)
نامه‌هایی که از سوی سازمان به بخش‌های دیگر ارسال می‌شود را باید تهیه کرده و روی آنها کد گذاری انجام دهید.
نامه‌هایی که وارد سازمان می‌شود را باید کدگذاری و سپس در دفتر اندکس آنها را ثبت کنید؛ سپس در مرحله بعد نامه‌ها را به دست گیرنده برسانید.
کاتالوگ‌هایی که مربوط به بخش‌های سازمان است را باید به طور کامل ساماندهی کنید.
تمامی نامه‌ها باید به صورت دیجیتال در سیستم دبیرخانه یگانه به ثبت برسند. امروزه با استفاده از نرم افزار دبیرخانه و بایگانی ثبت کردن نامه‌های دریافتی و ارسالی بسیار آسان شده است. به همین دلیل افراد زیادی از این نرم افزار در سازمان خود استفاده می‌کنند.

[irp posts=”26901″ name=”نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب – سیستم اتوماسیون اداری آنلاین – نرم افزار اتوماسیون”]

وظیفه متصدی دبیرخانه یا سرپرست دبیرخانه:

وظیفه متصدی دبیرخانه

فردی که متصدی دبیرخانه است، وظایف مشخص شده و خاصی را بر عهده دارد که عبارت است از:

تمامی نامه‌های سازمان را باید بایگانی کند.
نامه‌هایی که مربوط به شبکه دولتی است را باید دریافت نموده و مراحل ثبت آنها را در نرم افزار انجام دهد.
نامه‌هایی که وارد سازمان می‌شود را باید دریافت کرده و به گیرنده هر بخش برساند.
باید با اصول بایگانی و روش های بایگانی در دبیرخانه آشنا باشد.
به وسیله نرم افزار دبیرخانه و از طریق ارسال پیام کوتاه به افرادی که در آن سازمان نامه دارند، اطلاع دهد و از طریق سیستم، نامه را برای آنها ارسال کند تا آن را مطالعه کنند.
تمامی نامه‌هایی را که مربوط به شهرستان‌ها است را باید به وسیله نرم افزار دبیرخانه الکترونیک برای آنها ارسال کند؛ البته در روش سنتی نامه‌ها باید فکس می‌شد.
صورتجلسه هایی که مربوط به سازمان هستند را باید به طور کامل ارسال کند.
تعداد پرونده‌هایی را که در بایگانی اسناد وجود دارد را باید به صورت مستمر کنترل کند تا از وصول آنها به متصدیان مطمئن شود.
هر دستوری که مافوق برای او ارسال کند را باید به طور کامل انجام دهد.
انواع بایگانی را بشناسد.

فرایند کار دبیرخانه :

فرایند کار دبیرخانه

دبیرخانه یکی از مهم‌ترین بخش‌های هر سازمان به شمار می‌رود. فعالیت‌ها و اقدامات انجام شده در این بخش دارای اهمیت بسیار زیادی است. فرایند کار دبیرخانه این بخش به این ترتیب است که تمامی گردش‌هایی را که مربوط به ارسال و دریافت نامه‌های ادرای است را بر عهده دارد و باید با دقت بسیاری این وظیفه را انجام دهد.

وقتی سیستمی وجود نداشت، کار این بخش بسیار دشوارتر، حساس و با خطاهای انسانی بسیاری همراه بود. چون احتمال بسیاری وجود داشت که نامه‌ای به صورت فیزیکی گم شود، مورد دستبرد اطلاعاتی قرار بگیرید یا به هر دلیلی به مقصد نرسد.

ولی با استفاده از نرم افزار دبیرخانه الکترونیکی دیگر هیچ مشکلی و فراموشی به وجود نخواهد آمد و سیستم گردش نامه‌های اداری به طور کامل انجام می‌شود. هزینه خرید این نرم افزار بسیار به صرفه است و به همین دلیل تمامی سازمان‌ها این نرم افزار را در این بخش اداری مورد استفاده قرار می‌دهند.

شاید بهتر است اینطور بگوییم که خرید نرم افزار دبیرخانه نه تنها هزینه نیست که سرمایه گذاری است. چون با ظهور و استفاده از این نرم افزارها بخش اعظمی از کارهای روتین و تکراری مسئولین دبیرخانه که باعث خستگی فکری و بالارفتن احتمال خطای انسانی در آن‌ها می‌شد، حالا به صورت اتوماتیک انجام می‌شود.

اتفاق جذاب‌تر این است که با ظهور هوش مصنوعی و به کار گیری آن در نرم افزار دبیرخانه تحت وب، احتمال خطا حتی به زیر صفر خواهد رفت. چون انجام بخشی از کارهای دبیرخانه دیگر حتی به متصدی انسانی هم نیاز ندارد.

انواع نامه های اداری :

کار اصلی دبیرخانه

شما برای آشنایی با نرم افزار دبیرخانه باید با انواع نامه‌های ادرای آشنایی داشته باشید تا بتوانید آنها را به درستی تنظیم کنید. قبلاً درباره روال ثبت نامه‌های اداری صحبت کرده ایم. مهم‌ترین آنها عبارت است از:

نامه‌های درون سازمانی:

این نامه‌ها کاربرد داخلی دارند و از افرادی که درون سازمان هستند به افراد دیگر درون همان سازمانی ارجاع می‌شوند. به عنوان مثال:

نامه ای که از مسئول بالاتر به مسئول پایین‌تر ارسال می‌شود.
نامه ای که بین دو مقام در یک سطح و یک سازمان ارسال می‌شود.
نامه ای که از یک مقام پایین به مقام بالا ارسال می‌شود.
نامه تمامی کارکنان یک سازمان به واحدهای درونی و یا افرادی که رئیس هستند.

نامه‌های برون سازمانی:

همانطوری که از نام این نامه‌ها پیداست به تشکیلات بیرون از سازمان ارسال می‌شود و به همین دلیل به آنها برون سازمانی می‌گویند. به عنوان مثال:

نامه ای که از سازمان بیرونی وارد سازمان می‌شود. که به آن نامه وارده می‌گویند.
نامه ای که از یک سازمان به سازمان دیگری ارسال می‌شود.
نامه ای که از یک واحد سازمان به واحد دیگری درون یک سازمان فرستاده می‌شود.
نامه ای از سازمان به افرادی که حقوقی هستند و برون از سازمانی به شمار می‌روند. که به آن نامه صادره هم می‌گویند.
نامه ای از سازمان به افرادی که حقیقی هستند و خارج از سازمان می‌باشند.

[irp posts=”26901″ name=”نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب – سیستم اتوماسیون اداری آنلاین – نرم افزار اتوماسیون”]

سیستم شماره گذاری نامه های اداری :

در مقاله شماره گذاری صحیح نامه‌ های اداری در خصوص سیستم شماره گذاری صحبت کرده ایم. اما باید با این مفهوم در دبیرخانه آشنایی داشته باشید.

اگر بخواهید به روش سنتی این سیستم را یاد بگیرید به صورت فیزیکی است و باید با نحوه استفاده از دفتر اندیکاتور آشنا باشید. اما باید بدانید نرم افزاری که برای این بخش طراحی شده است روش‌های متنوعی را برای شماره گذاری روی هر نامه ارائه می‌دهد و شما با هر یک از آن روش‌ها که راحت‌تر باشید می‌توانید کار کنید تا نامه‌های سازمان را به ثبت برسانید. اگر تعداد نامه‌ها زیاد باشد و سازمان نامه‌های اداری زیادی داشته باشد، این سیستم به خوبی پاسخگوی آن نامه‌ها است و می‌تواند به بهترین نحو ممکن نامه‌ها را به ثبت برساند.

لزوم خرید نرم افزار دبیرخانه :

دبیرخانه

امروزه بیشتر سازمان‌ها و اداره‌ها در تلاش هستند تا روند کارهای اداری خود را با سرعت بیشتری انجام دهند. روز به روز تکنولوژی و نرم افزارهای زیادی برای راحت‌تر کردن کارها به وجود می‌آید و سازمان‌ها باید از این نرم افزارها استفاده نمایند تا سرعت بیشتری به کارها ببخشند. بکی از این نرم افزارها نرم افزار دبیرخانه است که بهره وری و کارایی بسیار مناسبی دارد.

شما با خرید این نرم افزار می‌توانید نامه‌های سازمان را به بهترین نحو ممکن به ثبت برسانید. گردش کار نامه‌ها در سازمان از اهمیت ویژه ای برخوردار است و اگر این نامه‌ها در یک سیستم الکترونیکی به ثبت برسد همیشه در دسترس خواهد بود و ذخیره می‌شود. به طور کلی باید بدانید دبیرخانه یکی از مهم‌ترین بخش‌های یک سازمان به شمار می‌رود و باید به منظم بودن آن اهمیت بسیاری داده شود. با استفاده از نرم افزار دبیرخانه منظم بودن آن بسیار بیشتر می‌شود و ارزیابی عملکرد کارکنان را بسیار بهبود می‌بخشد.

بنابراین اصلی‌ترین دلایلی که می‌توانید با تکیه بر آن‌ها هرچه سریع‌تر اقدام به خرید نرم افزار دبیرخانه و بایگانی بکنید، شامل موارد زیر می‌شود:

تمرکز مدیریت و رسیدگی به نامه‌ها و مرسولات در سازمان شما.
امنیت بیشتر نامه‌ها و جلوگیری از خطر از بین رفتن کاغذ به صورت فیزیکی یا دزدیده شدن نامه‌ها.
اطمینان از این که نامه‌ها به دست صاحبانشان می‌رسند.
کاهش چشمگیر خطای انسانی و افزایش بهره وری در مدیریت نامه‌ها و مرسولات.
افزایش تعداد ثبتی نامه‌ها.
امکان تهیه هرنوع گزارش از نامه‌ها و مرسولات ارسالی و دریافتی.

انواع نرم افزارهای دبیرخانه :

انواع دبیرخانه

امروزه در صنعت نرم افزار ایران شرکت‌های ارائه دهنده انواع نرم افزار دبیرخانه باتوجه به ویژگی‌های محصول، کاربرد محصول، میزان رقابت در بازار روش‌های مختلفی برای فروش محصولات خود ارائه می‌نمایند.

در اینجا برخی از این روش‌ها را نام می‌بریم:

روش اول:

برخی شرکت‌ها با توجه به ویژگی‌ها و امکانات نرم افزار دبیرخانه آن رابه سه دسته:

ساده
متوسط
دبیرخانه پیشرفته

تقسیم می‌کنند. مشتری که به نرم افزار نیاز دارد با توجه به بودجه، سطح نیاز و انتظاراتی که دارد اقدام به خرید هر موردی که لازم باشد، می‌کند. البته در این مدل از دسته بندی انواع نرم افزار دبیرخانه اغلب امکان ارتقا از یک سطح نرم افزار به سطح بالاتر وجود دارد.

روش دوم:

در این روش بر اساس نوع کاربرد آن به دسته بندی‌های مختلف تقسیم می‌شود:

برای مثال:

نرم افزار دبیرخانه برای سازمان‌های کوچک
نرم افزار دبیرخانه برای سازمان‌های متوسط
نرم افزار دبیرخانه برای سازمان‌های بزرگ

روش سوم:

بطور کلی و اصولی نرم افزارهای دبیرخانه فارغ از روش فروش آن به چند نوع تقسیم می‌شوند که مهم‌ترین آن از نظر تکنولوژی و دسترسی به آن است. بر این اساس نرم افزارهای دبیرخانه به ۲ دسته زیر تقسیم می‌شوند:

نرم افزار دبیر خانه تحت ویندوز یا Windows Based
نرم افزار دبیرخانه تحت وب یا Web Based

در تحت ویندوز شما می‌توانید ازاین نرم افزار فقط در محل سازمان خود استفاده کرده و از بیرون سازمان به آن دسترسی نخواهید داشت.

اما در نرم افزار دبیرخانه و بایگانی تحت وب شما نه تنها قادر به استفاده از این نرم افزار در محل سازمان هستید بلکه در بیرون از سازمان نیز به این نرم افزار دسترسی خواهید داشت. یعنی کافی است که سیستم متصل به اینترنت (اعم از لپ‌تاپ، تب لت یا گوشی موبایل) داشته باشید تا بتوانید در هر ساعتی از شبانه روز با زدن نام کاربری و رمز عبور وارد شده و کارهای مربوط به نامه‌ها را انجام دهید.

مزایای نرم افزار دبیرخانه :

شرح وظایف مسئول دبیرخانه

بدون شک استفاده از سامانه دبیرخانه مزیت‌های بسیار زیادی دارد و به همین دلیل است که سازمان‌های زیادی از آن استفاده می‌کنند. برخی از مهم‌ترین مزیت‌هایی که در این نرم افزار وجود دارد عبارت است از:

طبقه بندی و دسته بندی درست نامه‌ها:

اطلاعات وارد شده به این بخش سازمان به طرز صحیح دسته بندی می‌شود و این مسئله برای سازمان‌های اداری دارای ارزش بسیار زیادی است. در واقع زمانی که تمامی اطلاعات به درستی دسته بندی شود می‌توان آنها را به راحتی پیدا کرد. این موضوع به معنی صرفه جویی چشمگیری در زمان افراد سازمان، به ویژه کسانی است که به هر نحوی در واحد دبیرخانه فعالیت می‌کنند.

صرفه جویی در زمان و هزینه:

زمانی که یک سازمان و اداره بتواند زمان و هزینه‌های امور اداری و مکاتبات اش را به حداقل برساند بدون شک به موفقیت بسیار زیادی دست پیدا خواهد کرد. این مسئله که کارکنان بخش دبیرخانه با استفاده از این نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب بتوانند نهایت دقت خود را به کار گیرند، اهمیت بسیار زیادی دارد و باید به آن اهمیت دهند.

این زمان صرفه جویی شده می‌تواند تبدیل به خلاقیت و نوآوری در افراد شود و آن‌ها را از خستگی مفرط مواجهه با حجم بالای اطلاعات شلخته، برهاند.

راحتی و دسترسی به منابع اطلاعاتی:

بدون شک همه شما به خوبی می‌دانید که بیشتر اطلاعات های هر سازمانی درون بخش دبیرخانه ثبت و نگهداری می‌شود. بنابراین زمانی که افراد به این اطلاعات نیاز داشته باشد باید سریع آنها را پیدا کند. در روش سنتی افراد به راحتی نمی‌توانستند اطلاعات را پیدا کنند، به ویژه اگر این اطلاعات قدیمی‌تر بودند. ولی در این روش به راحتی می‌توانند اطلاعات مورد نیازشان را بیابند. به همین دلیل بیشتر سازمان‌ها سعی می‌کنند از این نرم افزار استفاده کنند.

کاهش وابستگی به واحدهای دیگر:

زمانی که از سیستم سنتی دبیرخانه استفاده می‌شد بدون شک وابستگی زیادی به اداره‌های دیگر برای چاپ و کپی داشتید. با استفاده از این نرم افزار دیگر به آنها نیازی نخواهید داشت. به طور کلی هر زمان سیستم و یا نرم افزاری را توانستید در سازمان خود مورد استفاده قرار دهید که نیاز به کاغذ نداشته باشد در نباید در انتخاب و استفاده از آن شک کنید.

شما در صورتی که از نرم افزار اتوماسیون اداری یگانه استفاده کنید رضایت شغلی بسیاری از آن خواهید داشت و روند کارهای اداری تان را با سرعت بیشتری انجام می‌شود.

معایب نرم افزار دبیرخانه :

همانطوری که استفاده از نرم افزار مزیت‌های بسیار زیادی دارد ممکن است دارای معایبی هم باشد. برخی از این معایب عبارت‌اند از:

امکان دارد اطلاعات این نرم افزار دبیرخانه تخریب شود، به همین دلیل باید از آنها همیشه یک نسخه فایل پشتیبان داشته باشید تا در صورت به وجود آمدن مشکل اطلاعات سازمان را از دست ندهید. و نسخه بک آپ را بازگردانید.
برخی از افراد شاید به خوبی نتوانند با این نرم افزار کار کنند و دچار اشتباه شوند، ولی باید بدانید اگر مدتی با آن کار کنید از سرعت آن بسیار لذت خواهید برد و برای همیشه از آن استفاده خواهید کرد. شما می‌توانید هر پرسشی که در مورد کار کردن با نرم افزار دبیرخانه دارید را از کارشناسان و مشاوران شرکت بپرسید تا پاسخ مناسبی دریافت نمایید.

این نرم افزار با نرم افزار اتوماسیون تفاوت‌های زیادی دارد به همین دلیل بیشتر معایبی که در آن سیستم وجود داشته است در این سیستم وجود ندارد، به همین دلیل بیشتر سازمان‌ها در این بخش از این نرم افزار استفاده می‌کنند.

[irp posts=”26901″ name=”نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب – سیستم اتوماسیون اداری آنلاین – نرم افزار اتوماسیون”]

امکانات کلیدی نرم افزار دبیرخانه + ۵ امکان کلیدی نرم افزار دبیرخانه :

شرح کار دبیرخانه

برخی از امکانات کلیدی که در این نرم افزار وجود دارد موجب شده است که سازمان‌های زیادی اقدام به نصب و استفاده از آن نمایند. برخی از امکانات کلیدی این نرم افزار عبارت است از:

ثبت مشخصات و ویژگی نامه‌ها:

یکی از مهم‌ترین امکانات کلیدی که در این نرم افزار وجود دارد این است که تمامی ویژگی‌های نامه‌ها را ثبت می‌کند. همین مسئله موجب می‌شود شما هر زمانی که به آنها نیاز داشتید با همان اطلاعات دریافتشان کنید. شماره، تاریخ و دیگر ویژگی‌ها و مشخصاتی که در نامه‌های اداری وجود دارد دارای اهمیت بسیار زیادی است که تمامی این ویژگی‌ها را نرم افزار ثبت می‌کند.

امکان ثبت پیوست‌های نامه:

پیوست نامه‌هایی که به سازمان‌ها ارسال می‌شود دارای اهمیت بسیار زیادی است. در سیستم سنتی آنها را در دفتر یادداشت می‌کردند. اکنون این نرم افزار به درستی پیوست نامه‌ها را ثبت می‌کند و همچنین رونوشت‌های نامه‌ها را هم به ثبت می‌رساند. شما می‌توانید هر زمانی که نیاز داشتید آنها را تهیه کرده و اطلاعات مورد نیاز در مورد آن نامه‌ها را به دست آورید.

امکان گزارش گیری از حجم مکاتبات اداری:

یکی از ویژگی‌ها و امکانات کلیدی که این نرم افزار دارد گزارش گیری از حجم مکاتبه‌های اداری است. تعداد نامه‌هایی که به یک سازمان اداری ارسال می‌شود بدون شک زیاد است و اگر آنها را بخواهیم به صورت فیزیکی آن‌ها را بشماریم، زمان زیادی هدر می‌رود، ولی با استفاده از این سیستم می‌توانید تمامی نامه‌ها و حجم آنها را مورد بررسی قرار دهید.

امکان ارتباط گیری با تمامی بخش‌های سازمان:

از دیگر امکانات کلیدی که در نرم افزار دبیرخانه وجود دارد این است که شما به وسیله آن می‌توانید با تمامی بخش‌های سازمان رابطه داشته باشید. هرچند که این رابطه به صورت فیزیکی نیست ولی هر بخش نامه‌های ارسالی مخصوص به خود را دارد و شما می‌توانید به صورت الکترونیکی نامه‌ها را برای آنها ارسال کنید. زمانی که کارها به صورت الکترونیکی انجام شود سرعت کارها بسیار بالاتر می‌رود.

بازسازی اطلاعات:

اگر بخواهید در سیستم‌های سنتی اطلاعات را بازیابی کنید بدون شک دفتر شما مخدوش می‌شود. ولی در نرم افزار دبیرخانه سیستم مخدوش نمی‌شود و شما به راحتی می‌توانید اطلاعات را بازیابی کنید. گاهی امکان دارد به اشتباه اطلاعاتی را وارد کنید که البته سریع می‌توانید آن را اصلاح نمایید.

[irp posts=”48″ name=”نرم افزار دبیرخانه”]

ویژگی های نرم افزار دبیرخانه + 9 ویژگی کلیدی نرم افزار دبیرخانه :

نرم افزار دبیرخانه ویژگی‌های کلیدی بسیاری دارد که همین ویژگی‌ها موجب شده که از آن استفاده بسیاری شود. برخی از آنها عبارت اند:

تهیه پیش نویس نامه:

همه ما به خوبی می‌دانیم که نامه‌های اداری اهمیت بسیاری دارند و باید به نحوه تایپ و نگارش آنها اهمیت بسیاری داده شود. یکی از ویژگی‌های اصلی این نرم افزاراین است که شما می‌توانید پیش نویس نامه را در آن تهیه کنید و سپس آن را تا مرحله نهایی به هر نحوی که مایل هستید ویرایش کنید.

امکان ارسال تصویر نامه:

یکی از ویژگی‌های دیگری که این نرم افزار دارد امکان ارسال تصاویر نامه به گیرنده است. اگر شما دیگر نمی‌توانید به صورت فیزیکی نامه را دریافت کنید تصویر اسکن شده آن را در سیستم خود می‌توانید مشاهده نمایید.

امکان تعیین تعداد و نوع پیوست‌های وارد شده:

در نامه‌های صادره می‌توانید با استفاده از این نرم افزار تعداد آنها را مشخص کرده و پیوست آنها را هم ثبت کنید تا هر زمان که مایل بودید آنها را مطالعه کرده و بازبینی کنید.

کنترل مکاتبات داخلی بین واحدها:

در یک سازمان امکان دارد افرادی که در هر واحد مشغول به فعالیت هستند با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. شما به وسیله این نرم افزار می‌توانید تمامی آن واحدها را مورد بررسی قرار دهید و مکاتباتی هم که بین آنها انجام می‌شود را کنترل کنید.

امکان جستجوی سریع:

زمانی که از سیستم سنتی استفاده می‌کنید باید بین نامه‌ها و اسناد به دنبال نامه مورد نظر خود باشید. ولی در سیستم الکترونیکی تنها کافی است یکی از اطلاعات مربوط به آن نامه را وارد کنید تا آن را پیدا کنید. سرعت کارهای اداری با استفاده از این ویژگی بسیار بیشتر می‌شود و دیگر نیازی نیست زمان خود را صرف جستجو کنید.

تهیه گزارش مربوط به ارجاعات:

نامه‌هایی را که به افراد در واحد ارجاع داده می‌شود می‌توانید به وسیله این نرم افزار مورد بررسی قرار دهید و گزارش آنها را بگیرید. شما آنها را می‌توانید پیگیری کرده و سوابق آنها را خارج کنید. در واقع این نرم افزار مانند یک بانک اطلاعاتی است که شما تنها کافی است در مورد آن مورد جستجویی که در نظر دارید تنها یک اطلاعات داشته باشید.

ثبت کلیه وقایع سیستم:

شما از زمانی که کار کردن با نرم افزار دبیرخانه را شروع می‌کنید و تا زمانی که از آن خارج می‌شوید تمامی عملکردهایتان سیو یا ذخیره می‌شود. در این صورت اگر فراموش کنید که چه کاری انجام می‌دادید سیستم به خوبی آن را به شما نشان می‌دهد و می‌توانید به کار خود بازگردید.

طراحی قالب نامه اداری:

نامه‌های اداری یک قالب مشخص دارند. شاید این قالب در مورد دریافت کننده‌های متفاوت کمی با هم فرق داشته باشد. اما به هر حال از یک قالب و طرح مشخص پیروی می‌کند. بنابراین لازم است که یک قالب مشخص که در نامه‌ها تکرار می‌شود در نرم افزار دبیرخانه تهیه شود. در این صورت کار مسئولین دبیرخانه بسیار ساده خواهد شد. چون دیگر نیازی نیست که برای هربار نوشتن یک نامه، قالب و موارد تکراری دوباره تنظیم شود.

امکان تعریف چندین دبیرخانه:

اگر شما مسئول دبیرخانه یک هلدینگ هستید یا مدیر یک مجموعه چند شرکتی، پس احتمالاً به این ویژگی کلیدی نیاز مبرم دارید. چون در یک هلدینگ هم نامه‌هایی وجود دارد که درون هر شرکت رد و بدل می‌شود و هم نامه‌هایی که بین شرکت‌های زیر مجموعه یک هلدینگ جا به جا می‌شوند. بنابراین نیازمند نرم افزاری هستید که عین نرم افزار دبیرخانه یگانه امکان تعریف چند دبیرخانه برای مدیریت هلدینگ را داشته باشد.

تقویت دبیرخانه با استفاده از هوش مصنوعی

دبیرخانه با هوش مصنوعی

مهم است که ابزاری که برای راحتی کار خودتان یا اعضای سازمانتان از آن استفاده می‌کنید، مجهز به هوش مصنوعی باشد. چون هوش مصنوعی جزو لاینفک زندگی و کار ما در آینده بسیار بسیار نزدیک است. مثلاً درآینده نرم افزارهای دبیرخانه باید از هوش مصنوعی برای دسته بندی نامه‌ها، ثبت خودکار اطلاعات اساسی هر نامه در بانک اطلاعاتی یا دیتا بیسی به جز دفتر اندیکاتور استفاده کنند.

با استفاده از هوش مصنوعی نوع دسته بندی نامه‌ها دیگر محدود به شیوه تعریف شده توسعه دهنده نرم افزار نخواهد بود و می‌توان شیوه‌های جدیدتر و چابک‌تری برای دسته بندی و مدیریت نامه‌ها خلق کرد.

اصلاحاتی مانند غلط‌های املایی و دستوری نامه‌ها با استفاده از هوش مصنوعی امکان پذیر خواهد شد. حتی پیشنهاد این که برای یک نامه چطور عنوان نوشته شود یا امضای آن به چه صورت باشد هم با استفاده از هوش مصنوعی در نرم افزار دبیرخانه امکان پذیر خواهد بود.

هوش مصنوعی می‌تواند مدیریت روندهای ارسال نامه‌ها را به دست گیرد و با برنامه تعیین شده توسط کاربر در ساعات غیر اداری نامه‌های مهم را دسته‌بندی و به مقاصد مورد نظر به صورت اتوماتیک ارسال کند. دنیای هوش مصنوعی می‌تواند آنقدر وسیع و بی پایان باشد که هر تصور و انتظاری را از نرم افزار دبیرخانه محقق کند.

قیمت و مشخصات نرم افزار دبیرخانه:

در مقالات قبلی به پارامترهای تاثیر گذار در قیمت نرم افزار دبیرخانه و معیارهای انتخاب و خرید نرم افزار دبیرخانه اشاره کردیم.

هر یک از انواع نرم افزار دبیرخانه که شما تهیه می‌کنید تمامی ویژگی‌های لازم را دارا است و شما می‌توانید از این ویژگی‌ها برای عملکرد بهتر این بخش از سازمان‌ها استفاده کنید. در واقع باید بدانید نسبت به مزیت‌ها و ویژگی‌هایی که این سیستم نرم افزاری دارد قیمت بسیار مناسبی را هم دارد و شما می‌توانید با نازل‌ترین قیمت آن را برای سازمان خود خریداری کنید.

طبقه بندی کردن اطلاعات درون این سیستم به شما کمک می‌کنید بهترین عملکرد را با سرعت بالایی در محیط کاری تان داشته باشید، به همین دلیل باید بدانید یکی از مهم‌ترین سیستم‌ها و نرم افزارهایی است که باید در سازمان از آن استفاده کنید.

مشخصات و ویژگی‌های منحصر به فردی که نرم افزار دبیرخانه دارد را در مطالب برای شما به طور کامل بیان کردیم و شما با دانش و آگاهی کافی می‌توانید آن را خریداری کنید.

[irp posts=”48″ name=”نرم افزار دبیرخانه”]

بهترین نرم افزار دبیرخانه + چک لیست ارزیابی نرم افزار دبیرخانه :

شما برای خریداری عالی‌ترین و بهترین نرم افزار دبیرخانه باید تمامی نیازهای خود از این نرم افزار را بدانید. به عنوان مثال در برخی از سازمان‌ها و اداره‌ها شاید اسکن تصاویر برایشان اهمیت بسیاری داشته باشد، به همین دلیل باید به این ویژگی اهمیت بسیاری دهند.

ولی به طور کلی باید بدانید بهترین نوع این نرم افزار آن دسته از انواع آن است که تمامی ویژگی‌های لازم را داشته باشد تا شما بتوانید هر یک از ویژگی‌های آن را در محیط کاری خود مورد استفاده قرار دهید. در واقع شما باید به خوبی بدانید یکی از مهم‌ترین و اصلی‌ترین بخش‌های یک سازمان و اداره سیستم دبیرخانه است که بهتر است سیستم الکترونیکی آن را خریداری نمایید تا سرعت کارها در این بخش بیشتر شود. کارکنان این بخش بعد از اینکه با این نرم افزار آشنایی لازم را به دست آورند بدون شک از آن رضایت بسیاری خواهند داشت.

پرسش و پاسخ متداول در مورد واحد دبیرخانه و بایگانی نامه ها:

دبیرخانه چیست؟
قسمتی از هر سازمان یا شرکت که وظیفه ثبت و نگهداری نامه ها را دارد. این قسمت از سازمان با استفاده از دفتر اندیکاتور اقدام به ثبت و نگهداری نامه ها می کند. برای مدیریت حرفه ای این بخش از نرم افزار دبیرخانه استفاده می شود.
وظایف متصدی دبیرخانه چیست؟
مدیریت، کنترل و نظارت بر روند کاری دبیرخانه جزء وظایف دبیرخانه می باشد. نحوه شماره گذاری نامه ها، ارائه رسید نامه ها، ثبت نامه وارده، ثبت نامه صادره، ارسال و دریافت نامه ها، تهیه پیش نویس نامه های ارسالی و… جزء وظایف متصدی دبیرخانه می باشد.
ساختار و دستورالعمل دبیرخانه چیست؟
دستورالعمل واحد دبیرخانه در هر سازمانی توسط مدیران آن سازمان مشخص میشود. به طورکلی شامل تعیین ۰ تا ۱۰۰ اجرای کار دبیرخانه می باشد به طوریکه مشخص باشد یک نامه از بدو ورود تا زمانیکه به نتیجه برشد چه فرایندی را باید طی کند.

دبیرخانه چیست؟ تعریف انواع دبیرخانه و شرح وظایف متصدی و فرایند کار دبیرخانه

دبیرخانه چیست ؟

تعریف واحد دبیرخانه:

انواع دبیرخانه کدامند؟

دبیرخانه متمرکز:

دبیرخانه نیمه متمرکز:

دبیرخانه غیرمتمرکز:

اهمیت و شرح وظایف دبیرخانه پیشرفته و مدرن:

به طور کلی وظایف اساسی که این بخش بر عهده دارد شامل موارد زیر است:

دفتر اندیکاتور نامه های اداری یا دفتر ثبت نامه های اداری :

دستورالعمل دبیرخانه :

دستورالعمل دبیرخانه:

وظیفه متصدی دبیرخانه یا سرپرست دبیرخانه:

فرایند کار دبیرخانه :

انواع نامه های اداری :

نامه‌های درون سازمانی:

نامه‌های برون سازمانی:

سیستم شماره گذاری نامه های اداری :

لزوم خرید نرم افزار دبیرخانه :

انواع نرم افزارهای دبیرخانه :

روش اول:

روش دوم:

روش سوم:

مزایای نرم افزار دبیرخانه :

طبقه بندی و دسته بندی درست نامه‌ها:

صرفه جویی در زمان و هزینه:

راحتی و دسترسی به منابع اطلاعاتی:

کاهش وابستگی به واحدهای دیگر:

معایب نرم افزار دبیرخانه :

امکانات کلیدی نرم افزار دبیرخانه + ۵ امکان کلیدی نرم افزار دبیرخانه :

ثبت مشخصات و ویژگی نامه‌ها:

امکان ثبت پیوست‌های نامه:

امکان گزارش گیری از حجم مکاتبات اداری:

امکان ارتباط گیری با تمامی بخش‌های سازمان:

بازسازی اطلاعات:

ویژگی های نرم افزار دبیرخانه + 9 ویژگی کلیدی نرم افزار دبیرخانه :

تهیه پیش نویس نامه:

امکان ارسال تصویر نامه:

امکان تعیین تعداد و نوع پیوست‌های وارد شده:

کنترل مکاتبات داخلی بین واحدها:

امکان جستجوی سریع:

تهیه گزارش مربوط به ارجاعات:

ثبت کلیه وقایع سیستم:

طراحی قالب نامه اداری:

امکان تعریف چندین دبیرخانه:

تقویت دبیرخانه با استفاده از هوش مصنوعی

قیمت و مشخصات نرم افزار دبیرخانه:

بهترین نرم افزار دبیرخانه + چک لیست ارزیابی نرم افزار دبیرخانه :

پرسش و پاسخ متداول در مورد واحد دبیرخانه و بایگانی نامه ها:

مطالب مرتبط:

اطلاعات تماس

لینک های کاربردی