مدیریت فرایند کسب و کار یا BPM و مدیریت پروژه یا PM به عنوان دو رویکرد مدیریتی در کسب و کار شناخته می شوند. مدیریت فرایند کسب و کار به مجموع فعالیت هایی اطلاق می شود که این روش ها با هدف بهینه سازی فرایندهای کاری در کسب و کارها انجام می گیرد.

فعالیت هایی که به صورت مدام و با رویکرد سازمانی برای دسترسی به یک هدف انجام می گیرد را نیز فرایند کسب و کار می گویند. هدف از BPM کاهش خطاهای انسانی، افزایش یا بهبود عملکرد، افزایش کیفیت در ارائه خدمات از طریق شناسایی، مدل سازی و تجزیه تحلیل فرایندها می باشد. همینطور از جمله نرم افزارهای مرتبط با روال ها و فرایند ها و همینطور اتوماتیک سازی آنها می توان به نرم افزار اتوماسیون اداری و نرم افزار بایگانی اسناد اشاره کرد.

مدیریت پروژه (Project Management) به مجموعه‌ای از فرآیندها، ابزارها و روش‌هایی اطلاق می‌شود که برای برنامه‌ریزی، اجرا، نظارت و تکمیل پروژه‌ها به‌منظور دستیابی به اهداف مشخص در زمان و بودجه معین به‌کار می‌رود. این فرآیند شامل مراحل مختلفی از جمله شروع، برنامه‌ریزی، اجرا، کنترل و خاتمه پروژه است.

وقتی یک پروژه چندمرحله‌ای پیش می‌رود، بزرگ‌ترین چالش هماهنگی بین اعضای تیم و شفاف بودن وظایف است. ابزارهای آنلاین مدیریت پروژه دقیقاً برای همین ساخته شده‌اند: مشخص می‌کنند چه کاری باید انجام شود، چه کسی مسئول آن است و تا چه زمانی باید تحویل داده شود. با پلتفرم‌هایی مثل تسکولو، میزیتو، Asana و Slack می‌توان وظایف را پیگیری کرد، فایل‌ها را به‌راحتی به اشتراک گذاشت، پیشرفت پروژه را در لحظه مشاهده کرد و گزارش‌های دقیق برای تصمیم‌گیری سریع تهیه نمود. این ابزارها باعث می‌شوند تیم‌ها کمتر سردرگم شوند و تمرکزشان روی اجرای درست کارها باشد.

مدیریت پروژه به‌عنوان یک مهارت کلیدی در دنیای کسب‌وکار، به مدیران این امکان را می‌دهد که پروژه‌ها را به‌صورت سیستماتیک و کارآمد مدیریت کنند و از منابع به‌صورت بهینه استفاده نمایند. این مهارت شامل توانایی برنامه‌ریزی، سازمان‌دهی، هدایت تیم و کنترل پروژه است که در نهایت منجر به دستیابی به اهداف پروژه در چهارچوب زمان، هزینه و کیفیت مشخص می‌شود.

در نهایت، مدیریت پروژه به‌عنوان یک ابزار استراتژیک، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا با استفاده از منابع محدود، پروژه‌ها را با موفقیت به پایان رسانده و ارزش افزوده ایجاد کنند.

تفاوت‌های نرم افزار مدیریت فرایندها با مدیریت پروژه کدامند؟

برای اینکه درک بهتری از تفاوت هایی که میان مدیریت فرایندها و مدیریت پروژه وجود دارد برسیم قصد داریم به بررسی نرم افزارهایی که در این زمینه وجود دارد بپردازیم. نرم افزارهایی که برای مدیریت فرایندها به کار می روند به شکل ابزارهایی هستند.کارکرد اصلی این ابزارها شامل اتوماتیک سازی، مدل سازی انواع مختلف فرایندها و گردش های کاری متداول در سازمان ها می باشد. این نرم افزارها نقش بسیار تاثیرگذاری در بهینه سازی و تسریع فعالیت های سازمانی بر عهده دارند.

نرم افزارهای مدیریت پروژه به عنوان ابزار هایی شناخته میشوند که از آنها در جهت مدیریت مربوط به پروژه ها و هدایت اعضای گروه در مراحل مختلف استفاده می شود. استفاده از این نرم افزارها موجب می شود تا تیم اجرایی از عملکرد بهینه برخوردار شوند و بتوانند به سمت موفقیت گام بردارند. با کمک این نوع نرم افزار می توانید برای اجرای پروژه منابع لازم را سازماندهی کنید. سپس مراحل اجرای آن را با دقت زمان بندی نمایید. همچنین می توانید وظایف و مسئولیت های هر کدام از اعضای تیم را مشخص کنید و بین آن ها هماهنگی های لازم را به وجود بیاورید.

• مدیریت فرایند به دنبال افزایش بهره وری و کاهش خطاهای انسانی است اما هدف Project Management Software ضمانت موفقیت در یک پروژه است.
• BPM به دنبال اتوماتیک سازی روال ها و فرایندهای جاری است. اما PM دنبال هماهنگی و ایجاد نظم مابین اعضای ذینفع در پروژه است.
• مدیریت فرایند ها کل فرایندها و روال های موجود در سازمان را پوشش میدهد. اما مدیریت پروژه فقط کارهای یک پروژه خاص را پوشش میدهد.
• فرایندها همیشه و به طور مداوم در سازمان جاری و ساری هستند و به طور مداوم به دنبال بهبود فرایندها هستند. اما مدیریت پروژه فعالیت ها فقط یک بار اتفاق می افتد.
• پروژه ها دارای یک زمان شروع و پایان هستند و ممکن است در زمان های مختلف بسته به شرایط برخی فعالیت های از پیش تعریف شده تغییر کنند. اما مدیریت فرایندها روال ها از پیش تعریف شده اند و تغییر نمیکتتد.
• یکی دیگر از تفاوت هایی که در ۲ نرم افزار یاد شده وجود دارد این است که نرم افزارهای مدیریت پروژه داده ها را به شکل دستی میان افراد و اعضای گروه تبادل ایجاد می کند. در حالی که نرم افزار مدیریت فرایندها داده ها را به صورت کاملا اتوماتیک در کل سیستم جا به جا می شوند.

مدیریت پروژه و مدیریت فرایندها و ارتباط آنها با هم

مدیریت پروژه (PM) چه ارتباطی با مدیریت فرایند دارد؟ مدیریت فرایندها و مدیریت پروژه اگرچه به عنوان دو مقوله متفاوت از روش ها و کارها شناخته می شوند. اما لازم است که برای موفقیت سازمان ها از هر دو کمک بگیریم. در حقیقت مدیریت فرایند کسب و کار برای مدیریت پروژه ها بستری را ایجاد می کند و بر روی آن تاثیر زیادی بر جای می گذارد. برای درک بیشتر این موضوع یک مثال می آوریم. زمانی که یک تیم برای اجرای پروژه لازم است منابع مورد نیاز خود را تهیه نماید. لازم است از فرایندهای سازمانی جهت درخواست بودجه، هماهنگی کارها و دریافت تاییدیه ها کمک بگیرد.

همچنین اگر نیاز باشد فردی را برای اضافه شدن به گروه استخدام کنند. لازم است که مدیر پروژه از فرایندها و رویه های شرکت برای استخدام عضو جدید کمک بگیرد. از سوی دیگر در سازمان ها فرایند هایی تعریف می شوند که این فرایندها را با عنوان فرایندهای خرد می شناسند. این فرایندها در نهایت جریان پروژه ها را به افراد یادآوری می کنند. در صورتی که مدیریت پروژه ها در یک سازمان انجام بگیرد که فاقد فرایندهای دقیق و منظم باشد بی تردید با شکست و عدم موفقیت مواجه می شود. بنابراین نتیجه می گیریم که مدیریت فرایندها بر سرعت و خروجی پروژه ها تاثیر زیادی می گذارند. برای اینکه بتوانیم به از طریق پروژه ها به اهداف کوتاه مدت و بلند مدت سازمان دست پیدا کنیم اجرای صحیح مدیریت فرایندهای کسب و کار الزامی است.

دیگر ارتباط های میان فرایندها

مدیریت فرایندها و مدیریت پروژه ها رابطه ی دیگری با هم دارند این است که بعضی از پروژه ها به مرور زمان برای تبدیل شدن به فرایندهای سازمانی باید از یک برنامه اختصاصی استفاده کنند این برنامه ها از ابتدا تهیه می شوند. از نگاه دیگر می توانیم بگوییم پروژه های پر تکرار به تدریج الگوی ثابتی را دنبال می کنند. این الگوها زمانی که متغیرهای پروژه به صورت یکسان باشند می توانند بارها و بارها توسط سازمان ها مورد استفاده قرار بگیرند. این امر موجب می شود که کارها با سرعت بیشتر و به شکل قابل پیش بینی تری انجام بگیرد. در این موقعیت است که الگوی پروژه ها می توانند به مرور زمان به صورت یک فرایند ثابت در بیایند. این امر قابلیت تکرار پذیری را به دفعات را به وجود می آورد.

چه زمانی از مدیریت پروژه و مدیریت فرایند کسب و کار استفاده میکنیم؟

در سازمان‌های مدرن، انتخاب رویکرد مناسب بین مدیریت پروژه و مدیریت فرایند، نقش تعیین‌کننده‌ای در بهره‌وری و موفقیت تیم‌ها دارد. هر یک از این رویکردها در موقعیت‌های خاص اثرگذارتر هستند و کمک می‌کنند منابع سازمان به شکل بهینه مدیریت شوند.

شرایط و زمان استفاده از مدیریت فرایند کسب‌وکار (BPM)

• اجرای کارهای تکراری و فرایندهای ثابت که نیازمند شفافیت و نظم هستند.

• ارتقای کیفیت خدمات و کاهش خطاهای عملیاتی در فرایندهای روزمره.

• افزایش سرعت و دقت در انجام وظایف و هماهنگی بین واحدها.

• تضمین انطباق فرایندها با استانداردها و مقررات سازمانی.

شرایط و زمان استفاده از مدیریت پروژه (PM)

• پروژه‌های جدید یا ترکیبی که از چند پروژه کوچک‌تر تشکیل شده‌اند.

• وظایف موقت با شروع و پایان مشخص که تکرار نمی‌شوند.

• دستیابی به نتایج منحصر به فرد در بازه زمانی مشخص و با منابع محدود.

• مدیریت دقیق منابع و شناسایی ریسک‌های احتمالی در مسیر اجرای پروژه.

شناخت دقیق این شرایط و انتخاب رویکرد مناسب، به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا هم فرایندها را بهینه کنند و هم پروژه‌ها را با موفقیت به سرانجام برسانند، بدون اتلاف منابع و انرژی.

کلام آخر

مدیریت فرایندها و مدیریت پروژه ها هر دو برای سازمان ها از مزیت های قابل توجهی برخوردار هستند. معمولا از مدیریت فرایندها برای ارتقاء و بهبود عملکردها در سازمان ها استفاده می شود. مدیریت پروژه ها نیز برای موفقیت و بهبود عملکرد در پروژه ها به کار می گیرند. با توجه به همه موارد لازم است که اولویت مدیران در نهادهای مختلف با مدیریت فرایندهای سازمانی باشد. به این دلیل که هر اندازه که کسب و کار شما کوچک یا بزرگ باشد مشتریان شما انتظار دارند که ارائه خدمات و تولید محصولات شما به شکل قابل اعتماد و با کیفیت بالایی انجام بگیرد.

انجام فرایندهای استاندارد جهت رسیدن به این اهداف ضروری است. فراموش نکنید که مدیریت پروژه ها زمانی موفقیت آمیز است که فرایندهای فعلی آن به درستی مدیریت شوند. همانطور که قبلا اشاره کردیم مدیریت فرایند را به شکل معمول برای افزایش فرایندهای سازمانی انجام می گیرد. همچنین مدیریت پروژه احتیاج به تفکر خارج از چارچوب دارد. این امور در کنار هم به بهبود عملکرد کسب و کارها منجر می شوند.

لازم به ذکر است که شرکت نرم افزاری یگانه در حوزه تولید و پشتیبانی نرم افزار های اداری از جمله نرم افزار اتوماسیون اداری و نرم افزار بایگانی اسناد فعالیت می نماید. برای دریافت مشاوره و اطلاعات بیشتر می توانید از اینجا با کارشناسان ما در ارتباط باشید.