هر جلسه به دو بخش تقسیم میشود؛ بخش اول، که به عنوان دستور جلسه شناخته میشود، حاوی توضیحاتی درباره برنامه‌های اجرایی جلسه می‌باشد. این بخش، شامل جزئیات مربوط به زمینه و هدف جلسه است. بخش دوم که به عنوان صورت جلسه شناخته میشود، خلاصه‌ای از اتفاقات جلسه را فراهم میکند و نتایج و تصمیمات ارزشمندی که از جلسه به دست آمده است را بیان میکند. این گزارشات اجتماعی مورد توجه‌ترین مرجع برای ارتباطات داخلی و خارجی درباره فعالیت‌ها و تصمیمات سازمانی محسوب می شوند. در ادامه، به طور دقیق‌‌تر به موارد مذکور پرداخته خواهد شد.
صورت جلسه چیست؟
صورت جلسه به عنوان یک گزارش کتبی از گفتگوها و تصمیماتی که در جلسه گرفته شده است، برای گروه‌های مختلف در یک سازمان، از جمله هیئت مدیره، تیم‌‌های مدیریتی و سرمایه‌‌گذاران، اهمیت زیادی دارد. ضروری است که برای هر جلسه‌ای که به ثبت رسمی نیاز دارد، صورتجلسه تهیه و منتشر شود. این گزارش کتبی سه نقش اساسی را دارد:
-
- اطلاع‌رسانی به افراد غایب: اطلاع‌رسانی از اتفاقات و تصمیماتی که در جلسه اتخاذ شده است به افرادی که در آن جلسه شرکت نکرده‌اند.
-
- پیگیری تصمیمات: ارائه ابزاری برای پیگیری تصمیمات و تدابیری که ممکن است نیاز به بازبینی داشته باشند.
-
- سند تاریخی: ارائه یک منبع کتبی برای تصمیمگیریهای آینده و ایجاد یک سابقه کتبی از فعالیت‌ها و تصمیم‌های سازمانی.
توجه به تهیه و انتشار صورتجلسه موجب بهبود ارتباطات داخلی و خارجی سازمان و تسهیل در فرآیند تصمیم‌گیری و پیگیری اقدامات میگردد. بعضی از سازمان‌ها که به طور معمول ملزم به ثبت صورت جلسه میباشند، عبارتند از:
-
- سازمان های غیرانتفاعی: این نوع سازمان ها از جمله انجمن‌ها، بنیادها و سازمانهای مربوط به موارد خیریه و اجتماعی است که معمولاً جلسات مجمع عمومی و هیئت‌مدیره را برگزار می‌کنند.
-
- نهادهای دولتی: نهادهایی همچون شوراها، سازمان‌ها و ادارات دولتی که فعالیتهای خود را در حوزه‌های مختلف اداری و خدماتی انجام می دهند و معمولاً به دستور دولت و مقررات قانونی فعالیت می‌کنند.
-
- مدارس: مدارس عمومی و خصوصی که از تشکیل جلسات مدیریتی، جلسات هیئت‌مدیره و جلسات مجمع عمومی برای برنامه ریزی منابع سازمانی و مدیریت آموزشی و اداری خود استفاده می کنند.
-
- شرکت‌‌های دولتی: شرکت‌‌ها و موسساتی که متعلق به دولت هستند و در بخشهای مختلف اقتصادی و صنعتی فعالیت دارند، اغلب نیازمند ثبت و رونوشت صورت‌جلسات میباشند.
-
- اتحادیه‌های کارگری: اتحادیه‌ها و سازمانهای نمایندگی کارگران که در مذاکرات مربوط به شرایط کاری و حقوقی کارگران نقش دارند، نیاز به ثبت و رونوشت صورت جلسات دارند تا تصمیمات گرفته شده و موارد مطرح شده در جلسات مورد پیگیری قرار گیرد.
تمامی این سازمان‌ها و نهادها، به واسطه داشتن گردش کار اداری، به صورت معمولی از فرآیندها و روندهای مشخصی برای انجام وظایف خود استفاده می‌نمایند. از این رو، استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری میتواند بهبود قابل توجهی در روند نوشتن صورتجلسه، ثبت و بایگانی آن ایجاد نماید. این ابزارهای نرم‌افزاری، با فراهم نمودن امکاناتی برای اتمام سریع و دقیق فعالیتهای مرتبط با صورت‌جلسات، به بهبود کارایی و اثربخشی سازمان‌ها کمک می‌نمایند. از این روش‌‌ها برای مدیریت بهتر اطلاعات و ایجاد روند کاری سازمانی موثرتر استفاده میگردد.
دانلود رایگان فرم صورتجلسه اداری
با استفاده از لینک زیر می‌توانید یک فرم خام صورتجلسه اداری را دانلود کنید.
نمونه صورت جلسه معمولی برای مشاغل مختلف
انواع متن صورت جلسه
صورت جلسه یک ابزار مهم در مدیریت سازمان‌ها و گروه‌‌هاست که برای ثبت و دسته‌بندی اطلاعات مربوط به جلسات استفاده میشود. این صورتجلسه‌ها می‌توانند بر اساس نوع و هدف جلسه، متنوع باشند. برخی از انواع معمول صورت جلسه عبارتند از:
-
- صورت جلسه عادی: که شامل موارد معمولی و روزمره مورد بحث در جلسه است.
-
- صورت جلسه استراتژیک: که در آن موضوعات و تصمیماتی ارتباطی با استراتژی‌ها، اهداف و راهبردهای سازمان مورد بحث و بررسی قرار می‌‌گیرد.
-
- صورت جلسه تصمیم‌گیری: که در آن تصمیمات مهم و استراتژیکی برای سازمان گرفته می شود و جلسه به صورت خاص برای این هدف برگزار میگردد.
-
- صورت جلسه اجرایی: که مرور اقدامات اجرایی و پیشرفت پروژه ها و برنامه‌های عملیاتی سازمان را در بر می‌‌گیرد.
-
- صورت جلسه تحلیلی: که در آن اطلاعات و داده‌ها تحلیل و بررسی می‌شوند تا تصمیماتی بر اساس آنها گرفته شود.
این انواع صورت جلسه معمولاً به منظور تبیین موضوعات مختلف و تصمیمگیریهای مربوط به آنها در جلسات مختلف برگزار می‌شوند.
نحوه نوشتن صورتجلسه
نوشتن یک صورت جلسه میتواند فرآیندی ساده باشد اما نیازمند دقت و سازماندهی است. در زیر یک راهنمای کلی برای نوشتن یک صورت جلسه آورده شده است:
-
- عنوان: ابتدا عنوان صورتجلسه را بنویسید، که باید خلاصه‌ای از موضوع و هدف جلسه باشد.
-
- تاریخ و زمان: تاریخ و زمان برگزاری جلسه را ثبت کنید.
-
- حضور و غیاب: لیستی از افراد حاضر و غایب در جلسه را ایجاد کنید.
-
- دستور جلسه: توضیحی مختصر درباره موضوعاتی که در جلسه مورد بحث و بررسی قرار می‌‌گیرد و اهداف و تصمیمات مورد انتظار را بنویسید.
-
- جلسه: موضوعات مورد بحث در جلسه را به تفصیل و به ترتیب زمانی که مورد بحث و بررسی قرار گرفته‌اند، ذکر کنید.
-
- تصمیمات و اقدامات: هر تصمیم گرفته شده و اقدامی که در جلسه تصویب شده است را به دقت ثبت کنید، همچنین مسئولیت اجرای هر تصمیم را مشخص کنید.
-
- توضیحات و پیوست‌ها: اگر هر گونه توضیحات یا مستنداتی در مورد موضوعات مورد بحث و بررسی وجود دارد، آنها را در انتهای صورت جلسه ضمیمه کنید.
-
- امضا و تایید: آخرین قسمت از صورتجلسه میتواند شامل امضای رئیس جلسه یا اعضای حاضر برای تایید محتوای جلسه باشد.
نوشتن یک صورت جلسه چه به صورت آنلاین و با استفاده از نرم‌افزارهای تحت وب و چه به صورت استفاده از کاغذ، کمک میکند تا اطلاعات مربوط به جلسه به دقت ثبت و آرشیو الکترونیک یا … شود و در تصمیمگیریهای آینده و پیگیری اقدامات سازمانی استفاده شود.
سوالات متداول
صورت جلسه چیست؟
صورتجلسه، یک سند رسمی است که جزئیات مربوط به یک جلسه را شامل میشود، از جمله موضوعات مورد بحث، تصمیمات گرفته شده و وظایف مشخص شده برای افراد حاضر در جلسه. این سند برای ثبت و آرشیو کردن اطلاعات جلسات و ارجاع به آنها در آینده بسیار مفید است.
آیا جلسات متفاوت مستلزم داشتن صورت جلسات متفاوت هستند؟
هر جلسه با موضوعات و اهداف خاص خود، نیازمند داشتن یک صورتجلسه منحصر به فرد است تا جزئیات و تصمیمات مربوط به آن جلسه به دقت ثبت و آرشیو شود. صورتجلسه با توجه به موضوع و هدف جلسه تهیه شده و شامل جزئیات مختلفی میشود که به موضوعات و تصمیمات خاصی که در آن جلسه بحث میشود، اشاره دارد. بنابراین، داشتن صورت جلسه متفاوت برای هر جلسه، امری ضروری است تا اطلاعات جلسات به دقت ثبت و بروزرسانی شود و مرجع مناسبی برای ارجاع به تصمیمات گذشته فراهم شود.
بدون دیدگاه