برای انجام هر کاری نیاز به یک سری ابزار و ملزومات هست که مثل یک جعبه ابزار برای انجام اون کار باید همیشه در دسترس باشه. مثلا یک نقاش نیاز به قلم نقاشی، رنگ، بتونه و… داره که این وسایل و ابزارها اگر نباشن نقاشی انجام نخواهد شد. بایگانی هم همینطوره برای ایجاد یک بایگانی منظم و دقیق مسئول بایگانی نیاز به یک سری وسایل و ابزار بایگانی داره که ما به اون جعبه ابزار بایگانی می گیم و قصد داریم در اینجا برخی از این ابزار و وسایل را به شما معرفی کنیم. در ادامه با شرکت نرم افزاری یگانه همراه باشید.

این ابزارها و وسایل به ما کمک می کند تا بتوانیم تعداد پرونده ها، دسته بندی آنها از نظر نوع و … ، روش های ایجاد بایگانی و… را به ورت دقیق و منظم تنظیم کنیم.

اسکنر برای بایگانی و آرشیو اسناد

اسکنر بایگانی مهمترین وسایل و ابزار واحد بایگانی سازمان می باشد. واحد بایگانی به دلیل وجود حجم زیاد اسناد و مدارک نیاز به یک اسکنر حرفه ای و مخصوص برای اسکن اسناد دارد.

پوشه پرونده چیست؟

پوشه پرونده یکی از اصلی‌ترین و پرکاربردترین لوازم بایگانی در هر سازمان، اداره یا شرکت است. این پوشه‌ها نقش مهمی در نظم‌بخشی به اسناد و جلوگیری از پراکندگی مدارک دارند. زمانی که یک یا چند برگ نامه، سند یا مدرک نیاز به نگهداری منظم و ایمن دارند، پوشه‌های پرونده انتخابی ساده اما مؤثر هستند.

این پوشه‌ها معمولاً از مقوای ضخیم یا پلاستیک مقاوم ساخته می‌شوند و در رنگ‌بندی‌های مختلف برای دسته‌بندی بهتر در دسترس هستند. تنوع در مدل‌ها و طراحی این پوشه‌ها باعث می‌شود برای انواع نیازهای بایگانی قابل‌استفاده باشند.

کاربرد انواع پوشه پرونده در بایگانی

در ادامه با پرکاربردترین انواع پوشه پرونده آشنا می‌شویم:

پوشه پرونده آویز (Hanging File Folder)

این نوع پوشه دارای دو قلاب فلزی یا پلاستیکی در لبه بالایی است که به‌راحتی داخل کشوهای ریلی یا کمدهای بایگانی آویزان می‌شود. پوشه آویز به‌ویژه در بایگانی‌های پرتراکم و سازمان‌های بزرگ که حجم اسناد بالاست کاربرد زیادی دارد. دسترسی سریع به اسناد و مرتب‌سازی ساده از مزایای این مدل است.

پوشه پرونده عمودی (Vertical Folder)

در این مدل، اسناد به‌صورت ایستاده داخل پوشه قرار می‌گیرند و معمولاً در کنار زونکن‌ها یا کارتن‌های بایگانی قرار می‌گیرند. پوشه عمودی برای نگهداری اسنادی که مرتب نیاز به بازبینی دارند، گزینه مناسبی است. استفاده از برچسب‌های کناری نیز شناسایی سریع‌تر را ممکن می‌سازد.

پوشه پرونده افقی (Horizontal Folder)

در پوشه افقی، اسناد به‌صورت خوابیده داخل پوشه قرار می‌گیرند. این مدل معمولاً برای نگهداری اسناد بزرگ‌تر، نقشه‌ها یا مدارکی که بهتر است تا نشوند استفاده می‌شود. همچنین می‌توان از آن در فایل باکس‌ها یا قفسه‌های خاص استفاده کرد.

هر کدام از این پوشه‌ها، بسته به فضای فیزیکی، نوع مدرک و میزان دسترسی موردنیاز، می‌توانند نظم بیشتری به بایگانی شما بدهند. در انتخاب پوشه مناسب، نوع بایگانی (کمدی، کشویی، ریلی و…) و میزان گردش پرونده‌ها را در نظر بگیرید تا هم از فضای موجود بهترین استفاده را ببرید و هم سرعت دسترسی به اطلاعات را بالا ببرید.

مهم‌ترین ابزارها و لوازم بایگانی اسناد در ادارات و سازمان‌ها

فرآیند بایگانی اسناد، فقط به داشتن یک پوشه ساده ختم نمی‌شود. برای اینکه اسناد و مدارک به شکلی منظم، امن و قابل‌دسترس نگهداری شوند، استفاده از ابزارهای کاربردی و مکمل بایگانی کاملاً ضروری است. در ادامه با رایج‌ترین و پرکاربردترین ابزارهای بایگانی آشنا می‌شویم:

گیره پرونده (Clip File Fastener)

یکی از ابزارهای اصلی بایگانی است که برای نگهداری منظم برگه‌ها داخل پوشه پرونده استفاده می‌شود. اسناد پس از پانچ شدن، با استفاده از گیره به بدنه پوشه فیکس می‌شوند تا از گم شدن یا جابه‌جایی جلوگیری شود. گیره‌ها انواع مختلفی دارند (دو شاخه، فلزی، پلاستیکی) و بسته به حجم اسناد می‌توان از مدل مناسب استفاده کرد.

زونکن (Lever Arch File)

زونکن‌ها پوشه‌هایی با ظرفیت بالا و جلد ضخیم‌تر هستند که برای آرشیو کردن حجم زیادی از اسناد استفاده می‌شوند. زونکن‌ها دارای گیره فلزی محکم و اهرمی برای باز و بسته کردن هستند و می‌توان چندین پوشه یا پرونده هم‌موضوع را داخل یک زونکن نگهداری کرد. برای بایگانی اسناد چندجلدی یا پروژه‌های بلندمدت، زونکن بهترین انتخاب است.

پوشه و کارتن بایگانی

کارتن‌های بایگانی، معمولاً از مقوای ضخیم ساخته می‌شوند و فاقد گیره داخلی هستند. این ابزار برای نگهداری دسته‌ای از اسناد یا حتی زونکن‌ها و پوشه‌های دیگر کاربرد دارند. در محیط‌های بایگانی بزرگ، از کارتن‌ها برای نگهداری طبقه‌بندی‌شده پرونده‌ها استفاده می‌شود.

پانچ (Paper Punch)

پانچ یکی از پرکاربردترین ابزارهای بایگانی است که برای سوراخ‌کردن برگه‌ها قبل از قرارگیری در پوشه یا گیره مورد استفاده قرار می‌گیرد. پانچ‌ها در مدل‌های دستی و رومیزی موجودند و بسته به ظرفیت سوراخ‌زنی‌شان انتخاب می‌شوند.

منگنه (Stapler)

منگنه برای اتصال موقت یا دائمی چند برگه یا نسخه از یک نامه به یکدیگر استفاده می‌شود. در بایگانی، این ابزار کاربرد زیادی برای الصاق پیوست‌ها و ضمائم دارد و مانع از پراکندگی برگه‌های مرتبط می‌شود.

چسب نواری (Adhesive Tape)

چسب نواری یکی از ساده‌ترین اما ضروری‌ترین ابزارهای بایگانی است که برای چسباندن اسناد، پاکت‌ها، یا ترمیم مدارک پاره‌شده استفاده می‌شود. چسب نواری‌های بی‌رنگ بیشتر در محیط‌های اداری کاربرد دارند.

برچسب و لیبل بایگانی

برای شناسایی سریع و دقیق پوشه‌ها، زونکن‌ها یا جعبه‌های بایگانی، استفاده از برچسب‌ ضروری است. روی این لیبل‌ها معمولاً اطلاعاتی مثل نام پرونده، شماره، سال یا موضوع درج می‌شود که باعث نظم بیشتر و دسترسی آسان‌تر به اسناد می‌گردد.

مهر و استامپ بایگانی

مهرها نقش کلیدی در طبقه‌بندی و ثبت وضعیت اسناد دارند. در بایگانی معمولاً از مهرهایی مثل “اسکن شد”، “بایگانی شد”، “محرمانه”، “برگ‌شمار” و… استفاده می‌شود. مهرها باعث کاهش خطا، تسریع فرآیندهای اداری و ایجاد ساختار منظم‌تر در ثبت اطلاعات می‌شوند.

کلام آخر:

در نهایت به انتهای مقاله وسایل و ابزار بایگانی رسیدیم. در این مطلب تلاش کردیم که ابزار و وسایل مربوط به واحد بایگانی را شرح دهیم.

البته مهمترین ابزار یک مسئول بایگانی نرم افزار بایگانی اسناد می باشد که به وسیله این سیستم به راحتی میتواند یک بایگانی الکترونیکی در سازمان ایجاد نماید.

امیدوارم از مطالعه این مقاله لذت برده باشید. اگر سوال یا نکته ای در مورد هر کدام از مراحل وجود دارد آن را در بخش نظرات مطرح کنید تا سایر بازدید کنندگان هم استفاده کنند.