روش‌های مختلفی برای بهبود شرایط یک کسب و کار وجود دارد. گاهی اوقات افراد به دلیل برخورد با میزان رضایت پایین مشتریان، به دنبال استفاده از روش‌هایی برای بهبود شرایط هستند و در این موارد اقدام به استفاده از راهکارها و روش‌هایی در سطح کوچک می‌کنند. اگر روش استفاده شده نتیجه مثبتی به همراه داشته باشد، می‌توانید آن را برای تمام بخش‌های فعالیت در نظر بگیرید. این کار همان چرخه کوچک و ثابتی است که PDCA یا چرخه دمینگ نامیده می‌شود و نتایج مثبتی بر فعالیت شما دارد.

این چرخه دارای چهار مرحله اساسی، شامل برنامه‌ریزی، انجام دادن، بررسی کردن و اجرا است. با کمک این چهار مرحله هر ایده جدیدی را می‌توانید ابتدا در مقیاس کوچک و در صورت مثبت بودن نتیجه در مقیاس بزرگ اجرا نمایید. البته توجه داشته باشید اجرایی کردن ایده‌های مختلف به وسیله این چرخه به زمان مناسب و کافی نیاز دارد و برای فعالیت‌های فوری با زمان کم مناسب نیست.

چرخه دمینگ (PDCA) یا بهبود مستمر چیست؟

PDCA یا چرخه دمینگ که اولین بار توسط دکتر ویلیام دمینگ معرفی شد، یک روش بسیار ساده ولی دائمی و کارآمد برای ایجاد تغییر اثرگذار در فرایندهای مختلف کاری است. در این روش کارها در فرایندهای تکراری انجام می‌شوند و یک کسب و کار می‌تواند این چرخه را در بخش‌های مختلف فعالیت خود برای بازاریابی، افزایش میزان فروش، ایجاد یا توسعه محصولات و خدمات جدید، بالابردن رضایت مشتری، افزایش کیفیت محصولات و غیره استفاده کند.

امروزه این چرخه که بهبود مستمر نامیده می‌شود، بخش جدایی ناپذیر مدیریت ناب است و تأثیر مثبتی در روند پیشرفت محصولات و خدمات دارد، به گونه‌ای که کسب و کارها مدت‌هاست از آن بهره می‌برند. استفاده از این چرخه باعث بهبود و رشد تمام بخش‌های مختلف کسب و کار می‌شود. زمانی که شما قصد داشته باشید به صورت تدریجی رشد و رونقی را در کسب و کار خود ایجاد کنید که نتیجه آن نیز ثابت و دائمی باشد؛ می‌توانید از این چرخه استفاده نمایید.

مراحل اجرای چرخه دمینگ (PDCA)

چرخه PDCA یکی از ابزارهای کلیدی در مدیریت کیفیت و بهبود مستمر است که از چهار مرحله Plan (برنامه‌ریزی)، Do (اجرا)، Check (بررسی) و Act (اقدام نهایی) تشکیل شده است. این مدل که با نام چرخه دمینگ نیز شناخته می‌شود، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا مشکلات را به‌صورت سیستماتیک شناسایی، تحلیل و برطرف کنند.

استفاده از PDCA فقط مختص به تولید یا صنعت نیست، بلکه در پروژه‌های خدماتی، استارتاپ‌ها، آموزش، فناوری اطلاعات و حتی در مدیریت شخصی هم کاربرد دارد. در ادامه، هر کدام از این چهار مرحله را به‌طور دقیق بررسی می‌کنیم:

۱. Plan یا برنامه‌ریزی: تشخیص مسئله و طراحی راه‌حل

در این مرحله باید ابتدا مشکل یا فرصت بهبود را به‌درستی شناسایی و تعریف کنید. بدون شناخت دقیق مسئله، هر راه‌حلی ممکن است منابع را هدر دهد یا حتی شرایط را بدتر کند. پس لازم است:

• وضعیت فعلی را با داده‌های دقیق تحلیل کنید؛

• اهداف واضح و قابل‌اندازه‌گیری تعیین نمایید؛

• گزینه‌های مختلف برای حل مسئله را بررسی و ارزیابی کنید؛

• منابع مورد نیاز و محدودیت‌های موجود را بشناسید؛

• معیارهای موفقیت را از ابتدا تعریف کنید.

پرسش‌هایی که در این مرحله باید به آن‌ها پاسخ دهید:

• مشکل اصلی چیست و چه اثری بر عملکرد دارد؟

• راه‌حل پیشنهادی چه مزایا و ریسک‌هایی دارد؟

• چه منابعی برای اجرا در دسترس هستند؟

• چه نتایجی را انتظار داریم و با چه معیارهایی می‌سنجیم؟

۲. Do یا اجرا: پیاده‌سازی آزمایشی راه‌حل

پس از تدوین راه‌حل، در مرحله Do آن را در مقیاس کوچک یا محیط کنترل‌شده اجرا کنید. هدف از این کار، ارزیابی عملی بودن راهکار و بررسی تأثیر آن بر روندها و افراد درگیر است.

در حین اجرا:

• تمامی مراحل را مستندسازی کنید؛

• نتایج اولیه و بازخوردها را جمع‌آوری نمایید؛

• توجه کنید که اجرای ناقص یا بدون مستندات، تحلیل را در مرحله بعد دشوار می‌کند.

اجرای آزمایشی باعث می‌شود تا قبل از تعمیم راه‌حل، ریسک‌ها شناسایی و اصلاح شوند.

۳. Check یا بررسی: تحلیل نتایج و ارزیابی عملکرد

در مرحله سوم، داده‌هایی که از اجرای آزمایشی به‌دست آمده‌اند، بررسی و تحلیل می‌شوند. این تحلیل کمک می‌کند:

• میزان موفقیت راه‌حل را ارزیابی کنید؛

• بفهمید آیا نتایج با اهداف مرحله Plan همخوانی دارد یا خیر؛

• نقاط ضعف یا اثرات جانبی احتمالی مشخص شوند.

اگر نتایج با اهداف از پیش تعیین‌شده تطابق داشت، به مرحله بعد می‌روید. در غیر این صورت باید مجدد به مرحله Plan برگردید و راه‌حل دیگری تدوین کنید.

۴. Act یا اقدام نهایی: اجرای کامل و تثبیت راه‌حل

در مرحله پایانی، اگر راه‌حل آزمایش‌شده موفق بود، باید آن را در مقیاس وسیع و دائمی اجرا کنید. این شامل:

• استانداردسازی فرآیند جدید؛

• آموزش کارکنان بر اساس روش جدید؛

• ایجاد سازوکار برای پایش مستمر عملکرد.

نکته مهم این است که چرخه PDCA پایان‌پذیر نیست. با هر بار اجرا، بینش جدیدی حاصل می‌شود که می‌تواند شروعی برای یک چرخه جدید باشد. این تکرار مداوم، پایه و اساس “بهبود مستمر” (Continuous Improvement) در سازمان‌هاست.

تا زمانی که یک راهکار در مقیاس کوچک آزمایش و بررسی نشده، نباید در سطح کلان اجرا شود. این یکی از مهم‌ترین اصول چرخه دمینگ است که باعث می‌شود تصمیمات بر اساس داده، تجربه و تحلیل دقیق انجام شوند، نه صرفاً بر اساس حدس یا نظر شخصی.

کاربرد چرخه دمینگ (PDCA)

همان‌طور که گفتیم چرخه بهبود مستمر می‌تواند در تمام زمینه‌های مختلف فعالیت و کسب و کارهای مختلف مورد استفاده قرار گیرد. می‌توانید با استفاده از این روش و شکستن فرایند به مراحل کوچک‌تر، هر فعالیتی را رونق دهید. به عنوان مثال، کیفیت محصولات را افزایش دهید؛ از روش‌های بازاریابی جدید استفاده کنید؛ تعداد مشتریان را افزایش دهید و همچنین به افزایش میزان رضایت مشتریان کمک نمایید.

چرخه دمینگ می‌تواند در هر فعالیت و سازمانی استفاده شود. البته از آنجایی که سرعت اجرای این چرخه نسبت به برخی دیگر از روش‌ها کمتر است، احتمال دارد در موارد مختلف و در مدیریت مسائل ضروری خیلی کاربردی نباشد.

بهترین زمان برای استفاده از این روش زمانی است که به بهبود تدریجی در فعالیت و کسب و کار احتیاج دارید. همچنین در زمان شروع اجرای پروژه‌های جدید نیز می‌توانید از این چرخه استفاده نمایید. زمانی که در اجرای پروژه صحبت از برنامه‌ریزی، جمع‌آوری اطلاعات، تجزیه و تحلیل، ریشه‌یابی مشکلات و به‌کارگیری ایده‌ها و روش‌های مختلف است، چرخه بهبود مستمر می‌تواند بسیار مفید و مؤثر باشد. به عنوان مثال، می‌توان از این چرخه برای بهبود فرایندهای سیستم اداری و نحوه استقرار نرم افزار اتوماسیون اداری و نرم افزار بایگانی استفاده نمود.

فواید استفاده از چرخه (PDCA)

چرخه دمینگ تمام بخش‌های کوچک و بزرگ یک کسب و کار را در نظر می‌گیرد و به طور مرتب ایده‌های مختلف را برای بهبود وضعیت آن‌ها پیاده‌سازی می‌کند. به همین دلیل می‌تواند روشی بسیار عالی و کارآمد برای انجام تغییرات و بررسی و ارزیابی فعالیت‌های مختلف باشد.

یکی دیگر از فواید چرخه PDCA این است که به دلیل تکراری بودن فرآیندهای آن، می‌توان در شروع پروژه‌ها و فرایندهای مختلف از آن بهره برد. این روش با جمع‌آوری داده و بررسی و تجزیه و تحلیل آن‌ها مشکلات مختلف را بررسی و اولویت‌بندی می‌کند و بنابراین در زمان وقوع ایراد می‌تواند به سرعت آن را برطرف نماید.

طبیعت این روش که به صورت چرخه‌ای است، باعث می‌شود کیفیت بخش‌های مختلف یک کسب و کار بهبود یابد و از تکرار اشتباهات جلوگیری شود. چهار مرحله تعریف شده در چرخه بهبود مستمر برای هر نوع هدف و ایده‌ای قابلیت تنظیم و اجرا دارند.

از مهم‌ترین مزیت‌های چرخه مورد نظر این است که ایده‌های جدید را ابتدا در مقیاس کوچک بررسی و اجرا کرده و در صورت مثبت بودن نتایج، آنها را در مقیاس بزرگ نیز اجرا می‌کند. به این صورت همواره روش‌ها و ایده‌هایی که واقعاً تأثیر مثبتی در روند فعالیت و کسب و کار دارند، مورد استفاده قرار می‌گیرند.

نکاتی که باید درباره PDCA بدانید

چرخه دمینگ رویکرد بسیار ساده و مؤثری برای انجام فعالیت‌های مختلف در یک سازمان است. از این رویکرد برای حل مسائل و مدیریت تغییرات مختلف استفاده می‌شود. به عنوان مثال، بهترین مواقع برای استفاده از این چرخه را در ادامه بیان کرده‌ایم:

• شروع یک پروژه جدید برای بهبود شرایط موجود
• توسعه یک طراحی جدید یا بهبود یافته از یک فرایند، محصول یا خدمات
• تعریف یک فرایند کاری تکراری
• برنامه‌ریزی، جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل داده‌ها به منظور تأیید و اولویت‌بندی مشکلات
• اجرای هرگونه تغییر سازمان
• کار در جهت بهبود مستمر

سؤالات متداول

• تفاوت بین PDCA و شش سیگما چیست؟

شش سیگما یک رویکرد بهبود کیفیت و فرآیند است که مجموعه‌ای از ابزارها و تکنیک‌ها را برای بهبود عملکرد کاری و افزایش کیفیت محصولات و خدمات در اختیار سازمان‌ها قرار می‌دهد. یکی از ابزارهای موجود در آن مجموعه، ابزار چرخه PDCA است. تفاوت این دو روش در اینست که شش سیگما چارچوبی را فراهم می‌کند که عوامل کند شدن روند کارها را تعیین می‌کند، اما PDCA مراحل را شناسایی و مشکلات را حذف می‌نماید.

• تفاوت بین PDCA و PDSA چیست؟

PDCA مخفف “Plan-Do-Check-Act” است، در حالی که PDSA مخفف “Plan-Do-Study-Act” است. اگرچه این دو مدل 4 مرحله‌ای برای ایجاد بهبود در فرآیندها طراحی شده‌اند، تفاوت بین آنها یک مرحله در هر چرخه است. در مرحله «بررسی» در PDCA، تیم باید اجرای طرح خود را بررسی کند و ببیند آیا طرح اولیه آن کارآمد بوده است یا خیر. در مقابل، مرحله “مطالعه” در PDSA نتایج هر تغییر اعمال شده در هر مرحله را به صورت عمیق تجزیه و تحلیل می‌کند تا از بهبودهای طولانی مدت فرآیند مطمئن شود.

• تفاوت بین PDCA و کایزن چیست؟

هم PDCA و هم کایزن برای بهبود مستمر از طریق تغییرات کوچک و تدریجی و ایجاد فرهنگ سازمانی متفکر و ناب به کار می‌روند. روش توسعه‌یافته کایزن شامل انجام آزمایش‌های کوچک و پایش نتایج، سپس تنظیم زمانی است که پیشرفت‌های جدید پیشنهاد می‌شوند. برای به کارگیری این مفهوم در عمل، چرخه PDCA چارچوبی را برای ارتقای مداوم بهبودها فراهم می‌کند.