به نظر من بهترین راه برای خرید و ارزیابی نرم افزار دبیرخانه، مطالعه و بررسی چک لیست کامل و جامع است تا رفتن سراغ مقالات آموزشی پایه که باعث صرف زمان می شود. به دنبال چک لیست ارزیابی نرم افزار دبیرخانه بودنف نشان دهنده هوشمندی شما می باشد!

روش های زیادی برای انتخاب و ازیابی یک نرم افزار دبیرخانه و بایگانی مناسب وجود دارد، اما آیا همه این روش ها مناسب سازمان ما می باشد؟

ما با چه معیاری می توانیم بهترین نرم افزار دبیرخانه را برای سازمان خودمان انتخاب کنیم؟ برای خرید و دریافت قیمت نرم افزار دبیرخانه چه فرایندی باید طی شود؟

پاسخ به این سوالات را بر اساس نظر شخصی خودم بدین صورت می باشد:

• نیاز سنجی و تحلیل وضعیت سازمان
  
• تهیه یک چک لیست کامل
• استخراج لیست شرکت های برتر ارائه کننده نرم افزار دبیرخانه و بایگانی
  
• درخواست کاتالوگ و مشخصات فنی نرم افزار دبیرخانه
  
• هماهنگی جلسه دمو
• درخواست لیست قیمت نرم افزار دبیرخانه
• جمع بندی مقایسه و انتخاب نرم افزار دبیرخانه
• مذاکره و عقد قرارداد

قرار است در ادامه این مطلب مراحل بالا را شرح دهیم و از همه مهم تر کاملترین چک لیست ارزیابی نرم افزار دبیرخانه را بیان کنیم. در اصل این مطلب یک نقشه راه برای خرید نرم افزار دبیرخانه می باشد.

چک لیست ارزیابی نرم افزار دبیرخانه

در این مقاله، مهم‌ترین نکاتی که هنگام خرید نرم‌افزار بایگانی اسناد باید به آن‌ها توجه کنید، به‌صورت دقیق و کاربردی بررسی شده است. این چک‌لیست بر اساس تجربیات واقعی و تحلیل نیاز کاربران تهیه شده و تلاش شده تا مفاهیم فنی به زبان ساده بیان شوند تا برای همه قابل استفاده باشند.

اگر قصد انتخاب بهترین نرم‌افزار بایگانی را دارید، پیشنهاد می‌کنیم این مقاله را در مرورگر خود بوکمارک کنید تا هر زمان که نیاز داشتید، بتوانید با مراجعه به آن از یک راهنمای جامع و مطمئن بهره ببرید.

خب به سراغ اولین قدم از برای خرید نرم افزار بایگانی می رویم:

۱- نیازسنجی و تحلیل وضعیت کنونی سازمان

در این مرحله باید مشخص کنیم سازمان در حال حاضر در چه نقطه‌ای قرار دارد و هدف ما رسیدن به چه وضعیتی است. بررسی شکاف بین وضعیت فعلی و نقطه مطلوب، به ما کمک می‌کند تا بتوانیم مناسب‌ترین نرم‌افزار دبیرخانه را انتخاب کنیم.

برای تحلیل دقیق وضعیت سازمان، لازم است نقاط قوت و ضعف خود را بشناسیم. این کار از طریق ابزارها و روش‌های مختلفی انجام می‌شود که در ادامه به آن‌ها اشاره شده است.

تجربه‌ای مهم و واقعی:
حتی اگر پیشرفته‌ترین نرم‌افزار دبیرخانه دنیا را انتخاب و نصب کنیم، در صورتی که این انتخاب بدون تحلیل دقیق نیازها و ساختار سازمان باشد، احتمال زیادی وجود دارد که نتیجه مطلوب حاصل نشود.
واقعیت این است که هر نرم‌افزاری ویژگی‌ها، امکانات و محدودیت‌های خاص خودش را دارد و لزوماً برای هر سازمانی مناسب نیست.

تصور کنید بدون دانستن سایز، بخواهید یک کت‌وشلوار بخرید. احتمال اینکه آن لباس مناسب فرد مورد نظر باشد، بسیار کم است. انتخاب نرم‌افزار بدون نیازسنجی نیز دقیقاً همین‌طور است: تصمیمی پرهزینه و اغلب ناکارآمد.

ابزارهای نیاز سنجی و تحلیل وضعیت

اولین قدم در  ارزیابی نرم افزار دبیرخانه ، نیاز سنجی بود که برای نیاز سنجی هم ما چند ابزار مختلف به شما معرفی میکنیم:

ترسیم ماتریس SWOT: ماتریس سوات یا SWOT مشهورترین و محبوب ترین ابزار استراتژیک می باشد که در سازمان های مختلف برای تحلیل از آن استفاده می کنند.  با استفاده از SWOT می توانیم با نقاط قوت و ضعف سازمان در حوزه مکاتبات اداری خودمان آشنا شویم.

مشاهده: مهمترین ابزار تحقیق مشاهده می باشد. با استفاده از مشاهده می توانیم اتفاقات و فرایند هایی که در حال رخ دادن هستند را بررسی و تحلیل کنیم. در هنگام مشاهده باید مراقب باشیم که دچار قضاوت نشویم و ذهن ما خالی از هرگونه ارزش و قضاوتی باشد.

مصاحبه:در مواقعی که مشاهده امکان پذیر نباشد می توانیم از مصاحبه استفاده کنیم. با استفاده از مصاحبه با کارشناسان و مدیران می توانیم اطلاعات ارزشمندی را در خصوص کسب و کارمان به دست آوریم.

پرسشنامه: پرسشنامه هم یکی از روش هایی است که برای نیاز سنجی در سازمان کاربرد دارد. پرسشنامه یک روش علمی و دقیق است که با تحلیل پاسخ های آن می توانیم در مسیر درست خرید نرم افزار دبیرخانه حرکت کنیم.

۲- چک لیست نرم افزار دبیرخانه

پس از انجام نیازسنجی و تحلیل وضعیت سازمان، حالا نوبت آن است که بر اساس یافته‌های مرحله قبل، یک چک‌لیست جامع از امکانات و قابلیت‌هایی که نرم‌افزار دبیرخانه باید داشته باشد، تهیه کنیم.

در این چک‌لیست، تمامی نیازمندی‌ها و اولویت‌های سازمان دسته‌بندی و مشخص می‌شوند؛ از ویژگی‌های پایه مانند ثبت و پیگیری نامه‌ها گرفته تا امکانات پیشرفته‌تری مثل اتصال به سایر سیستم‌های اتوماسیون، سطوح دسترسی کاربران، و گزارش‌گیری هوشمند.

تهیه این چک‌لیست به شما کمک می‌کند تا در بین گزینه‌های موجود، نرم‌افزاری را انتخاب کنید که دقیقاً با نیازهای سازمان شما هم‌راستا باشد، نه صرفاً نرم‌افزاری که امکانات بیشتری دارد.

۳- شرکت های برتر ارائه کننده نرم افزار دبیرخانه:

به سراغ مرحله سوم از ارزیابی نرم افزار دبیرخانه می رویم. در این مرحله سعی می کنیم شرکت هایی که بهترین نرم افزار دبیرخانه را در ایران ارائه می کنند لیست کنیم و آنها را با هم مقایسه کنیم. حداقل نام ۵ شرکت را بر می گزینیم. ما در اینجا نام ۵ شرکت که بهترین نرم افزار دبیرخانه را در ایران ارائه می کنند آورده ایم که البته در مقاله لیست ۵ نرم افزار دبیرخانه برتر مورد تایید شورای عالی انفورماتیک می توانید مطالعه نمایید:

نرم افزار دبیرخانه یگانه

نرم افزار دبیرخانه آی کن

نرم افزار دبیرخانه پیوست

نرم افزار دبیرخانه فراگستر

نرم افزار دبیرخانه همکاران سیستم

۴- کاتالوگ و مشخصات فنی نرم افزار دبیرخانه 

در این مرحله، باید وارد فاز بررسی عملی نرم‌افزارهای دبیرخانه موجود در بازار شویم. ابتدا کاتالوگ‌ها، بروشورها و مستندات فنی شرکت‌های ارائه‌دهنده را جمع‌آوری می‌کنیم و امکانات هر نرم‌افزار را با چک‌لیست نیازهای سازمان تطبیق می‌دهیم.

در قدم بعد، با شرکت‌های منتخب تماس می‌گیریم و درخواست برگزاری جلسه دمو می‌دهیم تا بتوانیم نرم‌افزار را از نزدیک بررسی کنیم.

توصیه مهم: حتماً از مسئول دبیرخانه، کارشناسان اداری و افرادی که قرار است به‌صورت روزمره با این نرم‌افزار کار کنند، دعوت کنید تا در این جلسات حضور داشته باشند. حضور این افراد باعث می‌شود نرم‌افزار از جنبه‌های کاربردی، فنی و عملیاتی به‌درستی ارزیابی شود و تصمیم‌گیری نهایی دقیق‌تر و واقع‌گرایانه‌تر انجام شود.

۵- قیمت نرم افزار دبیرخانه

پس از برگزاری جلسه دمو و بررسی اولیه نرم‌افزارها، نوبت به دریافت قیمت رسمی از شرکت ارائه‌دهنده است. در این مرحله باید از فروشنده بخواهید پیش‌فاکتور یا پیشنهاد قیمت را به‌صورت مکتوب و رسمی برایتان ارسال کند تا بتوانید تصمیم‌گیری دقیقی داشته باشید.

در هنگام بررسی لیست قیمت، حتماً به این موارد توجه کنید و در صورت مبهم بودن، از فروشنده توضیح بخواهید:

• قیمت پایه نرم‌افزار دبیرخانه چقدر است؟

• آیا هزینه نصب جداگانه محاسبه می‌شود یا در قیمت نرم‌افزار لحاظ شده است؟

• هزینه آموزش چقدر است؟ آیا به‌صورت رایگان ارائه می‌شود؟

• نحوه محاسبه هزینه آموزش چگونه است (ساعتی، جلسه‌ای یا پکیجی)؟

• آیا هزینه‌های پشتیبانی، به‌روزرسانی و خدمات پس از فروش در قیمت لحاظ شده‌اند؟

• نرم‌افزار به‌صورت مادام‌العمر است یا اشتراکی؟

دریافت پاسخ شفاف برای این موارد، از بروز هزینه‌های پنهان در آینده جلوگیری می‌کند و به شما دید دقیق‌تری نسبت به ارزش واقعی نرم‌افزار خواهد داد.

۶- جمع بندی و مقایسه چک لیست نرم افزار دبیرخانه

در این مرحله، تمامی چک‌لیست‌های ارزیابی نرم‌افزارهای مختلف را جمع‌بندی کرده و با استفاده از یک سیستم امتیازدهی، عملکرد هر شرکت را بر اساس معیارهای مشخص، بررسی می‌کنیم.

برای دقیق‌تر شدن ارزیابی، پیشنهاد می‌شود علاوه بر تطبیق نیازها، پارامترهای زیر نیز در امتیازدهی لحاظ شوند:

• میزان رضایت مشتریان قبلی (نظرات، تجربه‌ها و مطالعه موردی‌ها)

• بررسی مجوزها و گواهی‌نامه‌های رسمی شرکت

• سابقه فعالیت و پایداری برند در بازار

• کیفیت پشتیبانی و پاسخ‌گویی تیم فنی

با تحلیل دقیق امتیازها و مقایسه گزینه‌ها، می‌توانید با اطمینان کامل، نرم‌افزار دبیرخانه‌ای را انتخاب کنید که هم‌راستا با نیازهای سازمان شما بوده و در بلندمدت نیز ارزش‌آفرین باشد.

۷- عقد قرارداد نرم افزار دبیرخانه

پس از انتخاب نهایی نرم‌افزار، از فروشنده درخواست می‌کنیم تا پیش‌نویس قرارداد فروش نرم‌افزار دبیرخانه را به‌صورت رسمی برای ما ارسال کند. این پیش‌نویس باید با دقت بررسی شود تا از بروز اختلافات یا ابهامات در آینده جلوگیری گردد.

در این مرحله، لازم است تمام بندهای قرارداد به‌دقت خوانده شوند و در صورت وجود اشکال، موارد اصلاحی به شرکت ارائه‌دهنده اطلاع داده شود. در ادامه، به مهم‌ترین نکاتی که حتماً باید در متن قرارداد ذکر شوند اشاره می‌کنیم:

• موضوع قرارداد: باید کاملاً شفاف باشد. مثال: قرارداد فروش و راه‌اندازی نرم‌افزار دبیرخانه

• مدت زمان قرارداد: به‌صورت دقیق مشخص شود. مثال: مدت قرارداد ۱۲ ماه از تاریخ امضا می‌باشد

• مبلغ و نحوه پرداخت: میزان دقیق مبلغ، زمان‌بندی پرداخت‌ها و شماره حساب مقصد باید ذکر شود. مثال: مبلغ قرارداد به‌صورت کامل و نقدی پس از امضا به حساب شرکت واریز می‌گردد

• شرح مراحل اجرایی: جزئیات نصب، آموزش و راه‌اندازی باید با زمان و نحوه اجرا مشخص شود. مثال: یک جلسه آموزش ۲ ساعته به‌صورت آنلاین پس از نصب نرم‌افزار برگزار خواهد شد

• تعهدات فروشنده: مانند تحویل به‌موقع، تضمین عملکرد نرم‌افزار و نحوه پاسخگویی در صورت بروز اشکال

• پشتیبانی: مدت‌زمان، سطح خدمات و شرایط پشتیبانی نرم‌افزار به‌وضوح بیان شود

بررسی دقیق این بندها به شما کمک می‌کند تا با اطمینان و آگاهی کامل وارد فاز اجرایی قرارداد شوید.

کلام آخر:

در نهایت به انتهای مقاله چک لیست ارزیابی نرم افزار دبیرخانه رسیدیم. در این مطلب یک نقشه راه برای انتخاب و ارزیابی نرم افزار دبیرخانه در اختیار شما گذاشته شد.

امیدوارم از مطالعه این مقاله لذت برده باشید. اگر سوال یا نکته ای در مورد هر کدام از مراحل وجود دارد آن را در بخش نظرات مطرح کنید تا سایر بازدید کنندگان هم استفاده کنند.