انبارگردانی تنها شمارش کالاها نیست، بلکه فرایندی است که تصویر واضحی از وضعیت موجودی، گردش کالا و نحوه استفاده از منابع در اختیار شرکت قرار می‌دهد. مدیران با انبارگردانی دقیق می‌توانند تصمیمات هوشمندانه‌تر بگیرند، ریسک کمبود یا اضافه موجودی را کاهش دهند و برنامه‌ریزی تولید و فروش را بهینه کنند. در این مقاله از شرکت نرم افزاری یگانه با ما همراه باشید تا تمام ابعاد انبارگردانی، روش‌ها، مزایا و نکات مهم آن را بررسی کنیم و با نمونه فرم‌های کاربردی آشنا شویم.
انبارگردانی چیست؟
انبارگردانی (Stock-taking) فرایندی است که طی آن همه کالاها، مواد اولیه و محصولات موجود در انبار شمارش، ثبت و بررسی می‌شوند. اهمیت آن تنها به ثبت تعداد محدود نمی‌شود؛ بلکه اطلاعات دقیق موجودی، ارزش کالاها، وضعیت ورود و خروج، تاریخ انقضا و شرایط نگهداری را نیز شامل می‌شود. شرکت‌ها با انبارگردانی منظم می‌توانند کارهای زیر را انجام دهند:
- خطاهای ثبت موجودی را شناسایی و اصلاح کنند.
- هزینه‌های اضافی ناشی از خرید غیرضروری کاهش دهند.
- برنامه‌ریزی تولید و فروش را با دقت بیشتری انجام دهند.
این فرآیند به ویژه در شرکت‌های بزرگ که تنوع کالا و حجم موجودی بالاست، مهم خواهد بود. بدون انبارگردانی منظم، احتمال ایجاد کسری یا مازاد موجودی و در نتیجه ضررهای مالی افزایش می‌یابد.
چرا شرکت‌ها به انبارگردانی نیاز دارند؟
دلایل نیاز شرکت‌ها به انبارگردانی به شرح زیر هستند:
- اطلاعات موجودی کالا مستقیماً در صورت‌های مالی شرکت منعکس می‌شود. هر گونه اختلاف میان موجودی واقعی و ثبت‌شده، می‌تواند به گزارش‌های نادرست و تصمیمات مالی غلط منجر شود.
- نبارگردانی کمک می‌کند کالاها به موقع تحویل مشتری شوند و زمان انتظار کاهش یابد.
- با شناسایی کالاهای کم‌گردش یا نزدیک به تاریخ انقضا، شرکت می‌تواند برنامه فروش یا استفاده بهینه از آنها را اجرا کند.
- موجودی دقیق به مدیران امکان می‌دهد تصمیم بگیرند چه کالاهایی باید دوباره سفارش داده شوند و چه کالاهایی نیاز به تولید ندارد.
در نتیجه، انبارگردانی تنها یک فعالیت انبار نیست، بلکه ابزاری مدیریتی برای ارتقای عملکرد و سودآوری شرکت است.
هدف شرکت‌ها از انبارگردانی چیست؟
هدف اصلی انبارگردانی، دستیابی به داده‌های دقیق و به‌روز موجودی است. این اطلاعات برای تصمیم‌گیری‌های عملیاتی، مالی و استراتژیک ضروری است. اهداف دیگر شامل موارد زیر است:
- جلوگیری از خرید غیرضروری کالاهای موجود در انبار
- شناسایی کالاهای خراب یا تاریخ‌گذشته
- اطمینان از موجودی کافی برای پاسخ به نیاز بازار
- ضروری بودن نبارگردانی دقیق برای گزارش‌دهی مالی صحیح
با دستیابی به این اهداف، شرکت‌ها می‌توانند عملکرد مالی و عملیاتی خود را بهبود دهند و ریسک‌های ناشی از مدیریت نادرست موجودی کاهش یابد.
بیشتر بخوانید: آشنایی با بهترین نرم افزار انبارداری
انواع انبارگردانی کدامند؟
انبارگردانی به روش‌های مختلف انجام می‌شود و شرکت‌ها بسته به نیاز خود یکی یا ترکیبی از آنها را انتخاب می‌کنند.
انبارگردانی دوره‌ای
در این روش، شمارش کالاها در بازه‌های زمانی مشخص انجام می‌شود، مانند پایان هر ماه یا هر فصل. این روش برای شرکت‌هایی با تنوع کالای کم و گردش کالا متوسط مناسب است. مزیت آن ساده بودن و کم‌هزینه بودن است، اما اطلاعات لحظه‌ای ارائه نمی‌دهد.
انبارگردانی مستمر
این روش امکان ثبت موجودی به صورت روزانه یا لحظه‌ای را فراهم می‌کند. با استفاده از نرم‌افزارهای پیشرفته، هر ورود یا خروج کالا به سرعت ثبت می‌شود. مزیت اصلی این روش، کنترل دقیق موجودی و کاهش خطای انسانی است.
انبارگردانی تصادفی
در این روش، شمارش کالاها به صورت تصادفی و دوره‌ای انجام می‌شود تا صحت داده‌های ثبت شده بررسی شود. این روش معمولاً برای ارزیابی دقت انبارگردانی‌های دیگر یا شناسایی خطاهای احتمالی به کار می‌رود.
انبارگردانی انتخابی
در این روش، تنها کالاهای خاص، با ارزش بالا یا پرمصرف شمارش می‌شوند. این روش به کاهش زمان و هزینه کمک می‌کند و بیشتر در شرکت‌های بزرگ با هزاران قلم کالا استفاده می‌شود.
نکات مهم انبارگردانی در پایان هر سال
انبارگردانی پایان سال اهمیت ویژه‌ای دارد و نقش ضروری در تهیه گزارش‌های مالی و برنامه‌ریزی سال آینده ایفا می‌کند.
برنامه‌ریزی دقیق قبل از انبارگردانی
تعیین تیم‌های مسئول، تقسیم‌بندی انبار، برنامه زمان‌بندی و آماده‌سازی ابزارهای لازم، از مراحل مهم است.
کنترل و دسته‌بندی کالاها
کالاها بر اساس نوع، تاریخ ورود، شماره سریال و ویژگی‌های دیگر دسته‌بندی می‌شوند تا شمارش سریع و دقیق انجام شود.
استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت انبار
این نرم‌افزارها سرعت ثبت و پردازش اطلاعات را افزایش می‌دهند و خطاهای انسانی را کاهش می‌دهند.
آموزش کارکنان
آشنایی تیم با استانداردهای انبارگردانی و روش‌های صحیح شمارش، دقت کار را افزایش می‌دهد.
بررسی و تطبیق موجودی با گزارش‌های مالی
پس از پایان شمارش، اطلاعات ثبت‌شده باید با سوابق مالی و گزارش‌های پیشین تطبیق داده شود تا اختلافات شناسایی و اصلاح شوند.
بیشتر بخوانید: بایگانی یا آرشیو اسناد چیست
نحوه انبارگردانی به چه صورت است؟
در ادامه به مراحل گام به گام انجام انبارگردانی اشاره می‌کنیم:
برنامه‌ریزی و آماده‌سازی
مراحل انجام انبارگردانی با برنامه‌ریزی و آماده‌سازی دقیق آغاز می‌شود. ابتدا باید تاریخ انجام انبارگردانی مشخص شده و تیم‌های مسئول شمارش، ثبت و کنترل موجودی تعیین شوند. همچنین ابزارهای لازم مانند فرم‌های شمارش، برچسب‌ها و تجهیزات بارکدخوان آماده می‌شوند و تمامی واحدهای مرتبط مانند مالی و فروش از برنامه مطلع می‌شوند تا هماهنگی لازم انجام شود.
دسته‌بندی و سازماندهی کالاها
پس از آماده‌سازی، کالاها باید دسته‌بندی و سازماندهی شوند تا شمارش به سرعت و با دقت انجام شود. این کار شامل گروه‌بندی کالاها بر اساس نوع، تاریخ ورود، شماره سریال یا دسته‌بندی داخلی انبار است. همچنین کالاهای آسیب‌دیده یا خراب جدا شده و برچسب‌گذاری کالاها برای جلوگیری از اشتباهات در شمارش انجام می‌شود.
شمارش کالاها
مرحله اصلی انبارگردانی شمارش دقیق کالاها است. کالاها طبق لیست موجودی و با دقت شمارش شده و اطلاعات ثبت می‌شوند. در صورت استفاده از نرم‌افزار، داده‌ها به صورت دیجیتال ذخیره می‌شوند و در شمارش دستی، اطلاعات در فرم‌های انبارگردانی ثبت می‌شوند. معمولاً هر کالا توسط دو نفر به صورت مستقل شمارش می‌شود تا احتمال خطا کاهش یابد.
ثبت اطلاعات و مقایسه با موجودی ثبت‌شده
پس از شمارش، اطلاعات جمع‌آوری شده باید ثبت و با موجودی ثبت‌شده مقایسه شوند. اختلافات شناسایی شده و دلایل آن بررسی می‌شود. کالاهای اضافی یا کسری مشخص شده و اقدامات لازم برای اصلاح موجودی انجام می‌شود. سپس اطلاعات نهایی در نرم‌افزار یا فرم‌ها ثبت می‌شوند تا آماده گزارش‌دهی شوند.
بررسی و اصلاح موجودی
مرحله بعدی شامل بررسی و اصلاح موجودی است. مدیر انبار و واحد مالی، موجودی واقعی را با موجودی ثبت‌شده تطبیق داده و اختلافات را بررسی می‌کنند. دلایل اختلاف مانند خطای ثبت، دزدی، خرابی کالا یا اشتباه در خرید شناسایی شده و اصلاح می‌شوند. در نهایت، گزارش نهایی تهیه شده و برای مدیران و واحد مالی ارسال می‌شود.
تهیه گزارش انبارگردانی
در پایان فرایند، یک گزارش جامع شامل تعداد واقعی هر کالا، موجودی ثبت‌شده، کالاهای اضافی یا کسری، کالاهای خراب یا تاریخ‌گذشته و پیشنهادات برای بهبود فرآیند تهیه می‌شود. این گزارش به مدیران و واحد مالی کمک می‌کند تا برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری‌های بهتری داشته باشند.
بازنگری و بهبود فرآیند
پس از اتمام انبارگردانی، مدیران باید فرآیند انبارگردانی را ارزیابی و بهبود دهند. بررسی نقاط ضعف، اصلاح برنامه‌ها، آموزش کارکنان و استفاده از ابزارهای مناسب باعث افزایش دقت و سرعت انبارگردانی در دفعات بعدی می‌شود.
کلام آخر
انبارگردانی فرایند مهمی برای هر شرکت است که با کنترل دقیق موجودی و مدیریت منابع، به کاهش هزینه‌ها، افزایش بهره‌وری و بهبود تصمیم‌گیری‌های مدیریتی کمک می‌کند. استفاده از نرم‌افزارهای انبارداری، برنامه‌ریزی مناسب و رعایت نکات مهم، عملکرد شرکت را بهبود می‌بخشد و از منابع بهینه استفاده می‌شود.
سوالات متداول
انبارگردانی هر چند وقت یکبار انجام می‌شود؟
زمان‌بندی به نوع کالا و نیاز شرکت بستگی دارد و می‌تواند روزانه، هفتگی، ماهانه یا سالانه باشد.
چه کسی مسئول انبارگردانی است؟
مدیر انبار و تیم مربوطه مسئول شمارش، ثبت و کنترل صحت موجودی هستند و باید با واحد مالی هماهنگ باشند.
استفاده از نرم‌افزارهای انبارگردانی چه مزایایی دارد؟
این نرم‌افزارها دقت شمارش را افزایش، خطاهای انسانی را کاهش و سرعت ثبت و پردازش اطلاعات را بهبود می‌بخشند.
بدون دیدگاه