اگر شما هم بعد از شرکت در یک جلسه آنلاین، احساس می‌کنید انرژی‌تان تحلیل رفته و هیچ نتیجه مشخصی به دست نیاورده‌اید، ممکن است چیز طبیعی باشد! بسیاری از رهبران تیم و اعضای پروژه‌های گوناگون، دغدغه مدیریت زمان و تمرکز در فضای کار از راه دور را دارند؛ جایی که مرز بین کار و زندگی شخصی، باریک‌تر از همیشه شده است. در چنین فضایی، چگونگی مدیریت و بهبود جلسات مجازی، به چالش اصلی هر سازمان و فرد حرفه‌ای تبدیل شده تا مطمئن شوند، دقایقی که صرف بحث‌های آنلاین می‌شود، واقعا ثمربخش است.
این چالش، دیگر فقط یک مشکل فنی نیست، بلکه بر بهره‌وری تیمی و سلامت روانی کارکنان تاثیر می‌گذارد. هدف ما در این مقاله از یگانه سافت، این است که به شما نشان دهیم، چطور می‌توانید با یک رویکرد ساده و عملی، کیفیت این نشست‌های دیجیتال را دگرگون کرده و آنها را به ابزاری قدرتمند، برای جلو بردن اهداف، تبدیل کنید.
پیش از شروع، برنامه ریزی کنید؛ کلید جلسات موفق
یک جلسه مجازی موفق، از همان لحظه برنامه‌ریزی آغاز می‌شود، نه با زدن دکمه اتصال. بسیاری از جلسات به دلیل نداشتن هدف مشخص و ساختار از پیش تعیین‌شده، به بیراهه کشیده می‌شوند و زمان زیادی را تلف می‌کنند. برای بهبود جلسات مجازی، لازم است قبل از ارسال هر دعوت‌نامه‌ای، از خودتان بپرسید: آیا واقعا به یک جلسه نیاز داریم؟ آیا این موضوع با یک ایمیل، پیام یا سند مشترک حل نمی‌شود؟ اگر پاسخ مثبت بود، باید یک دستور جلسه شفاف و زمان‌بندی‌شده تنظیم کنید.
دستور جلسه باید شامل: اهداف جلسه، موضوعاتی که قرار است بحث شوند و نتیجه مورد انتظار، باشد. این سند را حداقل ۲۴ ساعت قبل، با شرکت‌کنندگان به اشتراک بگذارید تا فرصت مطالعه و آمادگی داشته باشند. این کار باعث می‌شود، هر فرد با آمادگی کامل وارد جلسه شده و زمان کمتری صرف مرور موضوعات اولیه شود.
در این مرحله، باید تعداد شرکت‌کنندگان را نیز مدیریت کنید. یک قانون نانوشته می‌گوید، هرچه تعداد کمتر باشد، تمرکز و تعامل بالاتر می‌رود. دعوت، فقط برای کسانی ارسال شود، که حضورشان برای تصمیم‌گیری یا ارائه اطلاعات، ضروری است. با این رویکرد، نه تنها زمان افراد کمتری هدر می‌رود، بلکه کیفیت تصمیم‌گیری‌ها، به طور قابل توجهی بهتر می‌شود.
تعامل را افزایش دهید؛ از انفعال تا مشارکت فعال
خستگی زوم، یک پدیده واقعی است که ناشی از ساعت‌ها خیره شدن به صفحه نمایش و تلاش برای رمزگشایی زبان بدن، می‌شود. یکی از مهم‌ترین راه‌ها برای بهبود جلسات مجازی این است که، از تبدیل شدن نشست‌ها به یک سخنرانی یک‌طرفه، جلوگیری کنیم. رهبران و مدیران، باید نقش تسهیل‌گر را ایفا کنند، نه سخنران اصلی. برای ایجاد مشارکت فعال، می‌توان از تکنیک‌های ساده‌ای استفاده کرد. به جای پرسیدن یک سوال کلی در پایان، هر بخش از بحث را با یک سوال مشخص، از یک یا دو شرکت‌کننده، شروع کنید. این کار، به همه سیگنال می‌دهد، باید آماده مشارکت باشند.
استفاده از نظرسنجی‌های سریع یا ویژگی‌های اتاق‌های فرعی برای بحث‌های گروهی کوچک، به شکستن یکنواختی کمک کرده و فرصت می‌دهد، افراد خجالتی‌تر نیز فرصت حرف زدن را داشته باشد. همچنین، تشویق به روشن کردن دوربین، در صورت امکان و بدون تحمیل فشار، می‌تواند به افزایش حس حضور و ارتباط انسانی، کمک کند؛ زیرا دیدن چهره‌ها، حتی در صفحه‌های کوچک، میزان درک و همدلی را افزایش می‌دهد. یادمان باشد، جلسات مجازی نباید خسته‌کننده شوند، بلکه باید فضایی پویا ،برای تبادل ایده و انرژی مثبت، فراهم کنند.
مدیریت زمان و ساختار، تمرکز را حفظ می کند
بدون حضور فیزیکی، حفظ تمرکز در یک اتاق مجازی، به چالشی بزرگ تبدیل می‌شود. هر انحراف کوچکی، می‌تواند کل گروه را از مسیر خارج کند؛ اینجا است که مهارت مدیریت زمان، وارد عمل می‌شود. برای بهبود جلسات مجازی، لازم است که برای هر آیتم از دستور جلسه، یک محدودیت زمانی تعیین و این محدودیت را با ابزارهای موجود، رعایت کنید. اگر بحثی، از محدوده زمانی تعیین شده، خارج گردد، با احترام، آن را متوقف کرده و برای انتقال بحث به یک زمان یا مکان دیگر، اقدام نمایید تا تمرکز روی اهداف اصلی، حفظ شود.
همچنین، از طولانی شدن بیش از حد جلسات پرهیز کنید. بهترین زمان برای تمرکز بالا، معمولا بین ۴۵ تا ۵۰ دقیقه است. اگر نیاز به زمان بیشتری دارید، یک استراحت کوتاه ۵ تا ۱۰ دقیقه‌ای را در بین جلسه لحاظ کنید تا شرکت‌کنندگان، فرصت نفس کشیدن، حرکت دادن بدن و تجدید قوا داشته باشند. پایان هر جلسه نیز به اندازه شروع آن مهم است. پنج دقیقه پایانی را، به جمع‌بندی تصمیمات گرفته شده، تعیین اقدامات بعدی و مشخص کردن مسئولیت هر اقدام، اختصاص دهید. خلاصه اقدامات و تصمیم‌ها، باید بلافاصله بعد از پایان جلسه، از طریق ایمیل یا پلتفرم کاری ارسال شود، تا هیچ ابهامی باقی نماند.
ابزارها و محیط کار، تأثیر نامرئی بر کیفیت
کیفیت فنی یک جلسه مجازی، بر کیفیت محتوایی آن، تأثیر می‌گذارد. قطع شدن صدا، تأخیر در تصویر و اختلالات اینترنتی، به سرعت تمرکز را از بین برده و باعث خستگی و نارضایتی افراد می‌شود. برای بهبود جلسات مجازی، باید پیش از هر چیز مطمئن شوید، زیرساخت فنی شما و تیمتان، در وضعیت مناسبی قرار دارد. استفاده از هدفون‌های باکیفیت و میکروفون مناسب، برای بهبود وضوح صدا، ضروری است؛ زیرا کیفیت صدا مهم‌تر از کیفیت تصویر است.
همچنین، شرکت‌کنندگان باید به کیفیت نور محیط و زاویه دوربین خود توجه کنند، تا تصویری حرفه‌ای و روشن، از خود ارائه دهند. به عنوان یک مدیر، استفاده از پلتفرمی که ویژگی‌های تعاملی، مانند: تخته سفید مجازی، قابلیت‌های اشتراک‌گذاری اسناد و امکان یادداشت‌برداری مشترک را فراهم می‌کند، می‌تواند فرآیند همکاری را بسیار روان‌تر کند. این ابزارها، جایگزین‌های دیجیتالی برای تعاملات طبیعی بوده که در یک اتاق جلسه فیزیکی رخ می‌دهند و استفاده موثر از آنها، می‌تواند خلاء عدم حضور فیزیکی را، تا حد زیادی پر کند.
جمع بندی نهایی
جلسات مجازی، دیگر یک پدیده موقت نیستند، بلکه بخش جدایی‌ناپذیر از آینده کار و همکاری، به شمار می‌روند. بهبود جلسات مجازی، یک فرآیند مستمر بوده که با هدف‌گذاری دقیق، قبل از شروع، تسهیل تعاملات فعال در طول جلسه و پیگیری موثر پس از آن، به دست می‌آید. با به کارگیری این نکات عملی، شما نه تنها می‌توانید از خستگی در این جلسات آنلاین جلوگیری کنید، بلکه می‌توانید آنها را، به فضاهایی پربار و موثر تبدیل کنید که در آن، ایده‌های بزرگی متولد شده و پروژه‌ها با بهره‌وری بالاتری پیش بروند. این تغییر رویکرد، نه تنها زمان افراد تیم شما را محترم می‌شمارد، بلکه فرهنگ سازمانی را به سمت شفافیت، احترام و عملکردگرایی هدایت می‌کند.
بدون دیدگاه