در گذشته، برای ثبت و بایگانی مکاتبات اداری، از دفتر اندیکاتور به عنوان یکی از اصلی‌ترین ابزارهای سازمانی استفاده می‌شد. این دفتر که بخش ثابتی از ملزومات اداری هر سازمانی به شمار می‌رفت، نقشی کلیدی در نظم‌دهی به نامه‌های وارده و صادره ایفا می‌کرد. حتی با وجود پیشرفت تکنولوژی و ورود نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری، همچنان در بسیاری از سازمان‌ها دفتر اندیکاتور به عنوان مرجع فیزیکی ثبت مکاتبات، کاربرد دارد یا حداقل به عنوان منبع مکمل در کنار نسخه‌های دیجیتال استفاده می‌شود.
در این مطلب قصد داریم تا شما را با کارکردهای دفتر اندیکاتور، نحوه استفاده از آن، و اطلاعاتی که در آن ثبت می‌شود آشنا کنیم.
البته در حال حاضر دفاتر اندیکاتور به صورت سنتی جای خود را به نرم افزار دفتر اندیکاتور الکترونیک داده است.
دفتر اندیکاتور چیست؟ کاربرد دفتر اندیکاتور
اگر بخواهیم یک تعریف جامع و دقیق از دفتر اندیکاتور ارائه دهیم، می‌توان آن را این‌گونه توصیف کرد:
دفتر اندیکاتور، دفتری نسبتاً بزرگ و ساختارمند است که برای ثبت و مستندسازی کلیه مکاتبات یک سازمان، اداره، نهاد یا کسب‌وکار مورد استفاده قرار می‌گیرد. در این دفتر، تمامی نامه‌های وارده، صادره، مکاتبات داخلی، پیگیری‌ها، نامه‌های ارجاعی و حتی یادداشت‌های رسمی مرتبط با فرآیندهای اداری ثبت می‌شوند. به همین دلیل، این دفتر نه تنها یک ابزار ساده ثبت اطلاعات نیست، بلکه سند رسمی و معتبری برای پیگیری، استناد و اثبات ابلاغیه‌ها و دستورهای سازمانی به شمار می‌آید.
دفتر اندیکاتور به شکلی طراحی شده که تمامی اطلاعات مهم نظیر شماره نامه، تاریخ، فرستنده، گیرنده، موضوع نامه، و ارجاعات داخلی در آن به ترتیب و با نظم ثبت شود. این ساختار باعث می‌شود که در صورت نیاز، بتوان به سادگی به سابقه یک نامه یا گردش آن در سازمان دسترسی داشت.
دفتر اندکس یا دفتر راهنمای دبیرخانه چیست؟
در زمان هایی که تعداد نامه های وارده در سازمان ها زیاد باشد طوری که دسترسی سریع به دفتر اندیکاتور امکانپذیر نباشد سازمان ها راه حل دیگری را جایگزین کردند که در زمان مواجه با چنین شرایطی استفاده نمایند. به این صورت که مسئول دبیرخانه باید علاوه بر اینکه نامه را در دفتر اندیکاتور ثبت می نماید یک بار دیگر نامه را در دفتری به نام دفتر اندکس ثبت و شماره گذاری نماید. همچنین به دفتر اندکس، دفتر راهنمای دبیرخانه هم گفته می شود.
نحوه استفاده از دفتر اندیکاتور
در نگاه اول، ممکن است ظاهر بزرگ و حجیم دفتر اندیکاتور این تصور را ایجاد کند که کار کردن با آن پیچیده و زمان‌بر است، اما در واقع این‌طور نیست. زمانی که صفحات داخلی این دفتر را بررسی کنید، متوجه می‌شوید که هر صفحه شامل جدولی ساختارمند است که از چندین ستون و تعداد زیادی ردیف تشکیل شده است. هر ردیف از این جدول به ثبت یک نامه اختصاص دارد، بنابراین کلیه مکاتبات سازمان – چه نامه‌هایی که از خارج به سازمان وارد می‌شوند و چه نامه‌هایی که از داخل سازمان به بیرون ارسال می‌شوند – در این ردیف‌ها ثبت می‌گردند.
برای ثبت یک نامه در دفتر اندیکاتور، اطلاعات مشخصی باید به دقت وارد شود. این اطلاعات معمولاً شامل تاریخ نامه، موضوع آن، خلاصه‌ای از متن یا شرح نامه، شخص یا واحد مرتبط با نامه (در صورتی که نامه شخصی باشد، نام فرد درج می‌شود و در غیر این صورت، عنوان بخش مربوطه نوشته می‌شود)، نوع نامه (صادره یا وارده) و همچنین زمان دریافت یا ارسال آن است. این موارد به گونه‌ای ثبت می‌شوند که در آینده امکان پیگیری دقیق هر مکاتبه وجود داشته باشد و هیچ ابهامی درباره مسیر گردش نامه‌ها در سازمان باقی نماند.
ممکن است در میان این اطلاعات، اصطلاحات «نامه صادره» یا «نامه وارده» کمی مبهم به نظر برسند. نامه صادره، نامه‌ای است که از سوی سازمان به مقصد دیگر (اعم از اشخاص، شرکت‌ها یا نهادهای دولتی) ارسال می‌شود و نویسنده آن سازمان محسوب می‌شود. در مقابل، نامه وارده نامه‌ای است که از خارج از سازمان دریافت می‌شود و ارسال‌کننده آن یک ارگان، شخص یا شرکت دیگر است. در ثبت نامه‌های وارده معمولاً دقت بیشتری صورت می‌گیرد تا تمام جزئیات آن به‌درستی ثبت شود و در زمان پیگیری‌های بعدی خللی به وجود نیاید.
نحوه تکمیل دفتر اندیکاتور چگونه است؟
در ابتدا بسیاری از افراد که تجربه نوشتن و پرکردن دفتر اندیکاتور را ندارند. احساس میکنند که استفاده از و تکمیل دفتر اندیکاتور دشوار است! اما آشنایی و یادگیری آن کمتر از ۵ دقیقه زمان می برد. در این دفتر کلیه مکاتبات اداری و نامه های سازمان ثبت می شود. در ادامه نمونه نوشتن و طریقه پرکردن دفتر اندیکاتور آشنا می شوید.
نمونه نوشتن دفتر اندیکاتور
در تصویر زیر، نمونه‌ای از دفتر اندیکاتور را مشاهده می‌کنید که به‌صورت جدول‌بندی شده طراحی شده و هر بخش از آن وظیفه ثبت بخشی از اطلاعات مربوط به نامه‌ها و مکاتبات سازمانی را برعهده دارد. در ابتدای هر ردیف، معمولاً ستونی با عنوان “شماره ردیف” یا “ردیف ثبت” قرار دارد که ترتیب ثبت نامه‌ها را مشخص می‌کند.
در ادامه، ستونی با عنوان “شماره‌های گذشته” یا “ارجاع به نامه‌های قبلی” دیده می‌شود. این ستون زمانی تکمیل می‌شود که نامه جدید در ادامه یا پیرو مکاتبات پیشین باشد. این مورد کمک می‌کند تا زنجیره‌ای از مکاتبات مربوط به یک موضوع مشخص، به‌راحتی قابل ردیابی و پیگیری باشد.
پس از آن، ستون‌هایی مانند تاریخ دریافت یا ارسال نامه، نام فرستنده یا گیرنده (صاحب نامه)، و شرح مختصر نامه قرار دارند. این اطلاعات به‌روشنی نشان می‌دهند که نامه درباره چه موضوعی است، از طرف چه کسی ارسال شده یا به چه کسی مربوط می‌شود، و مقصد یا مسئول پیگیری آن در داخل سازمان چه کسی است.
در انتها، ستون پیوست‌ها دیده می‌شود که نقش مهمی در ثبت کامل اطلاعات دارد. در صورتی که نامه همراه با پیوست ارسال شده باشد، جزئیات آن باید در این قسمت درج شود. درج دقیق اطلاعات پیوست‌ها به جلوگیری از گم شدن مدارک و جلوگیری از ابهامات احتمالی در آینده کمک شایانی می‌کند.
در صورت عدم وجود پیوست این موضوع ثبت خواهد گردید. و در آخرین بخش، شماره خود سازمان برای این نامه ثبت می گردد و امضای مسئول تکمیل کننده این اطلاعات که اندیکاتور نویس نام دارد پای آن نقش خواهد بست.
شماره ردیف در دفتر اندیکاتور به چه معناست؟
شماره ردیف که به آن شماره اندیکاتور یا شماره اندکس نیز گفته می شود. شماره اندیکاتور به صورت قراردادی می باشد. معمولا از شماره یک شروع می شود و تا هر عددی که نامه ها ثبت شوند ادامه می یابد. برخی هم برای نامه های وارده از اعداد فرد و برای نامه های صادره از اعداد زوج (یا برعکس) برای شماره اندیکاتور یا شماره ردیف استفاده می کنند.
- تاریخ ورود
زمان دقیق ورود نامه ها به دبیرخانه شرکت می باشد. یعنی مسئول دبیرخانه موظف است روز،ماه،سال حتی ساعت ورود نامه های وارده را در فرم دفتر اندیکاتور وارد نمایند.
- شماره و تاریخ نامه وارده
در این بخش مشخصاتی که روی نامه نوشته شده است شامل شماره نامه، تاریخ نامه در فرم دفتر اندیکاتور وارد می شود.
- موضوع نامه
در این قسمت مسئول دبیرخانه باید یک یا چند کلید وازه اصلی که بیانگر موضوع اصلی نامه می باشد را وارد کند.
- فرستنده نامه
مسئول دبیرخانه نام سازمان و نام شخصی که فرستنده نامه می باشد را در دفتر اندیکاتور وارد می نماید.
- گیرنده نامه
مسئول دبیرخانه نام سازمان و نام شخصی که گیرنده نامه می باشد را در دفتر اندیکاتور وارد می نماید.
فیلم ثبت نامه های ارسالی یا صادره در دفتر اندیکاتور یگانه:
فیلم ثبت نامه های دریافتی یا وارده در دفتر اندیکاتور یگانه:
دانلود رایگان دفتر اندیکاتور تحت اکسل
دفتر اندیکاتور تحت اکسل یک فرم اکسل است که به صورت یک برنامه درامده و این قابلیت را دارد تا اندیکاتور نویس به جای استفاده از دفاتر کاغذی که احتمال خرابی آنها وجود داشته و عواملی مانند خطاهای انسانی و بد خط نوشته شدن ممکن است به آن ها آسیب برساند، از این فرم ها استفاده می شود.
علاوه بر فرم های تحت اکسل برای دفتر اندیکاتور این امکان وجود دارد که از برنامه هایی که برای این کار تولید شده است استفاده کرد. شما در هر دو صورت امکان ویرایش ستون ها و تایید اینکه چه اطلاعاتی برای شما مورد نیاز است را خواهید داشت. این اطلاعات و ستون های جدول ممکن است برای سازمان های مختلف فرق داشته باشد. هر سازمانی بنا بر مکاتبات خود جداول خود را به نحو مورد نیاز طراحی می نماید. به طور کلی دفتر اندیکاتور تحت اکسل یکی از مفیدترین موارد نرم افزاری برای یک سازمان است که می تواند مورد استفاده قرار گیرد.
شرکت نرم افزاری یگانه یک نمونه قالب خام فرم دفتر اندیکاتور را به صورت رایگان برای دانلود در زیر قرارداده است. علاوه بر این امکان مشاهده فیلم دمو نرم افزار دبیرخانه نیز برای شما فراهم است.
بدون دیدگاه