فرآیند استخدام معمولاً به معنای ارسال آگهی شغلی، خواندن چند رزومه و برقراری چند تماس تلفنی با متقاضیان است. صدها یا هزاران رزومه ارسال می‌شود و شما ممکن است چند روز یا چند هفته به بررسی یکی یکی آنها بپردازید و زمان زیادی را به این کار اختصاص دهید. ممکن است در این میان، یک روزمه خوب از زیر دست‌تان در برود و شما متقاضی بسیار خوبی را از دست بدهید؛ اما یک نرم افزار ATS به رفع این همه آشفتگی کمک می‌کند. اگر می‌خواهید در مورد سیستم مدیریت فرآیند استخدام اطلاعات بیشتری به دست آورید، این مقاله از شرکت نرم‌افزاری یگانه سافت را تا پایان بخوانید.
نرم افزار ATS چیست؟
سیستم ردیابی متقاضی (Applicant Tracking System) یا به اختصار ATS، یک نرم‌افزار ردیابی خودکار است که برای مدیریت درخواست‌های شغلی و انتخاب کاندیداهای واجد شرایط استفاده می‌شود. این سیستم که یک نرم افزار اتوماسیون اداری است، برای مدیریت حجم درخواست‌های یک آگهی شغلی کاربرد دارد.
اکثریت قریب به اتفاق درخواست‌های شغلی آنلاین، ابتدا از یک سیستم ATS عبور می‌کنند. درحقیقت، قبل از اینکه یک انسان حتی به آگهی‌های شغلی نگاه کند، یک نرم افزار ATS احتمالاً از الگوریتمی برای «خواندن» رزومه‌ها و تعیین میزان تطابق آنها با نیازهای سازمانی شما استفاده می‌کند. اگر به نظر برسد که یک متقاضی برای شغلی مناسب است، نرم‌افزار رزومه او را برای بررسی بیشتر برچسب‌گذاری می‌کند.
نحوه کار نرم افزار ATS چگونه است؟
در اصل، یک سیستم ردیابی متقاضی به گونه‌ای طراحی شده است که به شما کمک کند تا کاندیداهای استخدامی را از اولین تماس تا مصاحبه نهایی مدیریت کنید. همچنین این سیستم می‌تواند به شما در ارسال لیست مشاغل، جستجوی استعدادها، آنالیز و ارزیابی کاندیداها، مصاحبه و ارائه پیشنهادات در طول فرآیند استخدام کمک شایانی کند.
هسته اصلی نرم‌افزار ATS، یک پایگاه داده است که جزئیات و اطلاعات کاندیدا در مورد درخواست آگهی شغلی را ذخیره می‌کند. سپس تیم منابع انسانی سازمان شما می‌تواند از این اطاعات برای فرآیند استخدام استفاده کند. اتوماسیون‌های درون سیستم می‌تواند کارهای زیر را در اختیار شما قرار دهید:
- جمع‌آوری رزومه‌ها در یک سیستم متمرکز و بدون نیاز به کارهای دستی
- مرتب‌سازی رزومه‌ها براساس نام، موقعیت شغلی، جنسیت و سایر موارد
- رتبه‌بندی متقاضیان بر اساس مهارت‌ها، تجربه و صلاحیت‌هایشان
- سازماندهی و ذخیره رزومه‌ها برای استفاده‌های بعدی جهت استخدام آینده
- ارسال ایمیل یا پیامک به متقاضیان برای تعیین وقت مصاحبه یا اطلاع‌رسانی‌های دیگر
اهمیت استفاده از نرم افزار ATS
هر کسب‌وکاری، صرف نظر از اندازه یا صنعتی که فعالیت می‌کند، با چالش‌هایی در استخدام و جذب نیرو مواجه است. چه یک کسب‌وکار کوچک را اداره کنید و چه سازمانی با شعبات مختلف، نرم‌افزار ATS به یافتن بهترین استعدادها و بهبود مدیریت جذب نیروهای جدید کمک می‌کند. در ادامه به دو مورد از اهمیت استفاده از سیستم مدیریت فرآیند استخدام اشاره می‌کنیم:
بهبود کارایی و اتوماسیون
کار دستی زیاد می‌تواند باعث ایجاد خطا و کاهش اثربخشی همکاری در اعضای تیم منابع انسانی شود. این موضوع سرعت فرآیند استخدام و جذب نیرو را کند خواهد کرد؛ بنابراین ممکن است نسبت «هزینه به استخدام» و «زمان به استخدام» افزایش یابد. نرم افزار ATS به شما امکان می‌دهد وظایف دستی را خودکار کنید و همه ذینفعان در فرآیند استخدام را در یک مسیر واحد قرار دهید. این سیتسم به شما امکان می‌دهد اطلاعات بلادرنگ یکسانی را مشاهده کنید و ارتباط کارآمد و مؤثر را در کل فرآیندهای جذب استعداد و جذب نیرو تضمین می‌کند.
تصمیم‌گیری مبتنی بر داده
سیستم ATS چیزی فراتر از یک منبع ذخیره رزومه است. این نرم‌افزار همچنین می‌تواند با استفاده از داده‌ها، به شما در یافتن و جذب استعدادهای برتر کمک کند. برخی از نرم‌افزارهای سیستم ردیابی متقاضی از هوش مصنوعی برای ارزیابی رزومه‌ها و تطبیق مهارت‌های متقاضی با پوزیشن شغلی استفاده می‌کنند. این نوع تحلیل پیش‌بینی‌کننده، بخش زیادی از حدس و گمان را از فرآیند استخدام حذف می‌کند و همه چیز را واقعی‌تر نشان می‌دهد. همچنین به شما امکان می‌دهد که به جای توجه به مسائل زمان‌بر مانند پر کردن فرم استخدامی، از اتوماسیون برای غربالگری متقاضیان استفاده کنید.
مزایای استفاده از سیستم ATS
در ادامه به فواید استفاده نرم‌افزار سیستم ردیابی متقاضی اشاره می‌کنیم:
- کارایی و صرفه‌جویی در زمان: نرم افزار ATS مدیریت داده‌ها را در یک سیستم واحد متمرکز کرده و فرآیند استخدام را ساده می‌کند.
- سازماندهی و همکاری بهتر: فرآیند استخدام را از نظر زمانی بهبود می‌دهد و همکاری تیمی را بین اعضای منابع انسانی افزایش می‌دهد.
- گزارش‌دهی و آنالیز پیشرفته: برای یک سازمان داده محور، ابزارهای تجزیه و تحلیل دارد که به به استخراج سریع اطلاعات ضروری کمک می‌کند.
- انعطاف‌پذیری و مقیاس‌پذیری: فرآیند استخدام را براساس حجم کار، تعداد متقاضیان در هر پوزیشن شغلی را راحت و منعطف می‌کند.
- کاهش هزینه‌ها: هزینه‌های اداری بابت اختصاص زمان برای بررسی کاغذی رزومه‌ها را کاهش می‌دهد و نیاز به کارهای دستی را کم می‌کند.
- انتخاب موثر متقاضیان: کمک می‌کند تا کاندیدهای شغلی واجد شرایط با سرعت بیشتری انتخاب شوند تا عملیات اجرایی سازمان متوقف نشود.
انواع سیستم مدیریت فرآیند استخدام ATS
دو نوع معمول از پلتفرم ردیابی متقاضی، شامل سیستم مبتنی بر ابر (Cloud) و سیستم درون سازمانی (نرم‌افزار داخلی) است. سیستم مبتنی بر ابر از فضای کلود برای مدیریت استخدام بهره می‌برد و به نصب و نگهداری سخت‌افزار و نرم‌افزار نیاز ندارد؛ اما سیستم درون سازمانی، یک نرم افزار شخصی است که در کامپیوتر نصب می‌شود. در جدول زیر می‌توانید تفاوت هر دو پلتفرم را مشاهده کنید:
| ویژگی | نرم افزار ATS ابری | نرم افزار ATS سازمانی |
| زمان استقرار | فوری | چند روز یا چند هفته |
| دسترسی | هر دستگاهی، هر مکانی | محدود به دفتر |
| نگهداری | توسط ارائه‌دهنده انجام می‌شود | نیازمند تیم فناوری اطلاعات در سازمان است |
| هزینه | مبتنی بر اشتراک | سرمایه‌گذاری اولیه بالا |
| به‌روزرسانی‌ها | خودکار | ارتقاء دستی |
| مقیاس‌پذیری | زیاد | محدود |
| مناسب برای | تیم‌های دورکار، استارتاپ‌ها | شرکت‌های بزرگ |
نکت مهم در انتخاب نرم افزار ATS
در انتخاب سیستم ردیابی متقاضی مناسب، بهتر است به نکات مهم زیر توجه داشته باشید تا نرم‌افزاری مطابق با نیازهایتان را پیدا کنید.
اندازه شرکت و حجم استخدام
برخی از پلتفرم‌های ATS می‌توانند استخدام‌ها با حجم بالا را با ویژگی‌هایی مانند آنالیز انبوه رزومه و اتوماسیون کامل انجام دهند. برخی دیگر، برای شرکت‌هایی مناسب‌تر هستند که هر ساله چندین استخدام استراتژیک انجام می‌دهند. بهتر است به این فکر کنید که چرخه‌های استخدام شما چگونه است. برای مثال، هر ماه استخدامی دارید یا هر سه ماه یکبار و اینکه تا چه اندازه رزومه دریافت خواهید کرد (با حدس و گمان).
سهولت استفاده و گزینه‌های سفارشی‌سازی
مطمئنا تیم منابع انسانی شما باید مشتاقانه منتظر استفاده از نرم افزار ATS است، زیرا کارشان را آسان‌تر می‌کند. برای مثال، رابط کاربری ابزارهای مدیریت فرآیند استخدام بصری است و شما با داشبوردها و روند کار ساده در تعامل هستید. این موضوع باعث افزایش راحتی در استفاده از نرم‌افزار می‌شود. به دنبال پلتفرم‌هایی باشید که استفاده از آنها راحت است و نیاز به صرف زمان یا آموزش تخصصی ندارند.
گزارش‌دهی و تجزیه و تحلیل
داده‌های خوب، تصمیم‌گیری‌های بهتری را فراهم می‌کنند. سیستم ردیابی متقاضی شما باید در یک نگاه، دیدی کلی از آنچه نیاز دارید را در اختیارتان قرار دهد. مواردی مانند تعداد رزومه دریافت شده، منبع استخدام (سایت کاریابی، شبکه‌های اجتماعی و غیره)، متقاضیان با سابقه و مهارت‌های مورد نظر و غیره را ارائه دهد. همچنین بررسی کنید که نرم‌افزار امکان ساخت گزارش‌ها و داشبوردهای سفارشی را مطابق با نیازهایتان به شما می‌دهد.
مقیاس‌پذیری و کیفیت پشتیبانی
آنچه امروز کاربرد دارد، ممکن است فردا به کار نیاید! با رشد یا گسترش شرکت‌تان به بازارهای جدید، ATS شما نیز باید با شما رشد کند. به دنبال سیستمی باشید که پشتیبانی قوی و پاسخگو، قابلیت‌های پیشرفته و امکان ادغام با قوانین سازمان شما را برای فرآیندهای استخدامی داشته باشد. درحقیقت، نرم‌افزار باید نقشه راه واضحی را برا شرایط فعلی و آینده، جلوی پای شما قرار دهد، وگرنه کاربردی نخواهد بود.
کلام آخر
سیستم ردیابی متقاضی یا نرم افزار ATS یک جزء حیاتی در فرآیند استخدام هر سازمانی است. این نرم‌افزار به تیم منابع انسانی کمک می‌کند مراحل استخدام نیروهای جدید را غربالگری، برنامه‌ریزی و پیگیری کنند. بدین ترتیب، می‌توانید متقاضیان واجد شرایط را پیدا کنید و از نظر زمان و کارایی، یک فرآیند استخدام بهینه‌شده داشته باشید. پس توصیه می‌کنیم خیلی زود از این سیستم برای بهبود فرآیند جذب نیروهای جدید استفاده کنید تا یک مزیت رقابت نسبت به رقبای خود داشته باشید.
سوالات متداول
آیا نرم افزار ATS برای کسب و کارهای کوچک مناسب است؟
بله. شرکت‌هایی که سالانه کمتر از ۱۰ کارمند استخدام می‌کنند، از صرفه‌جویی در زمان، کاهش خطاها و بهبود تجربه کار با این نرم‌افزار بهره‌مند می‌شوند.
آیا سیستم ردیابی متقاضی می‌تواند با ابزارهای حقوق و دستمزد یا منابع انسانی ادغام شود؟
اکثر پلتفرم‌های ATS ابری از ادغام با نرم‌افزار مدیریت منابع انسانی (HRMS)، حقوق و دستمزد و ابزارهای ارتباطی مانند Slack و Gmail پشتیبانی می‌کنند.
آیا سیستم ATS کاندیداهای خوب را به دلیل فیلتر کلمات کلیدی رد می‌کند؟
یک سیستم ردیابی متقاضی پیشرفته، از هوشمند مصنوعی و جستجوی متنی استفاده می‌کند، نه فقط فیلتر کلمات کلیدی خاص!
چگونه یک سیستم مدیریت فرآیند استخدام به تیم‌های دورکار کمک می‌کند؟
پلتفرم‌های ATS ابری، دسترسی در لحظه را از هر مکانی فراهم کرده و کار تیمی بین اعضای تیم منابع انسانی را تشویق می‌کنند.
بدون دیدگاه