چرخه دمینگ (PDCA): راهی برای بهبود مستمر در کسب و کارها
روش‌های مختلفی برای بهبود شرایط یک کسب و کار وجود دارد. گاهی اوقات افراد به دلیل برخورد با میزان رضایت پایین مشتریان، به دنبال استفاده از روش‌هایی برای بهبود شرایط هستند و در این موارد اقدام به استفاده از راهکارها و روش‌هایی در سطح کوچک می‌کنند. اگر روش استفاده شده نتیجه مثبتی به همراه داشته باشد، می‌توانید آن را برای تمام بخش‌های فعالیت در نظر بگیرید. این کار همان چرخه کوچک و ثابتی است که PDCA یا چرخه دمینگ نامیده می‌شود و نتایج مثبتی بر فعالیت شما دارد.
این چرخه دارای چهار مرحله اساسی، شامل برنامه‌ریزی، انجام دادن، بررسی کردن و اجرا است. با کمک این چهار مرحله هر ایده جدیدی را می‌توانید ابتدا در مقیاس کوچک و در صورت مثبت بودن نتیجه در مقیاس بزرگ اجرا نمایید. البته توجه داشته باشید اجرایی کردن ایده‌های مختلف به وسیله این چرخه به زمان مناسب و کافی نیاز دارد و برای فعالیت‌های فوری با زمان کم مناسب نیست.
چرخه دمینگ (PDCA) یا بهبود مستمر چیست؟
PDCA یا چرخه دمینگ که اولین بار توسط دکتر ویلیام دمینگ معرفی شد، یک روش بسیار ساده ولی دائمی و کارآمد برای ایجاد تغییر اثرگذار در فرایندهای مختلف کاری است. در این روش کارها در فرایندهای تکراری انجام می‌شوند و یک کسب و کار می‌تواند این چرخه را در بخش‌های مختلف فعالیت خود برای بازاریابی، افزایش میزان فروش، ایجاد یا توسعه محصولات و خدمات جدید، بالابردن رضایت مشتری، افزایش کیفیت محصولات و غیره استفاده کند.
امروزه این چرخه که بهبود مستمر نامیده می‌شود، بخش جدایی ناپذیر مدیریت ناب است و تأثیر مثبتی در روند پیشرفت محصولات و خدمات دارد، به گونه‌ای که کسب و کارها مدت‌هاست از آن بهره می‌برند. استفاده از این چرخه باعث بهبود و رشد تمام بخش‌های مختلف کسب و کار می‌شود. زمانی که شما قصد داشته باشید به صورت تدریجی رشد و رونقی را در کسب و کار خود ایجاد کنید که نتیجه آن نیز ثابت و دائمی باشد؛ می‌توانید از این چرخه استفاده نمایید.
مراحل اجرای چرخه دمینگ (PDCA)
PDCA مخفف چهار کلمه Plan، Do، Check و Act است. این کلمات به معنای برنامه‌ریزی، انجام دادن، چک کردن و عمل کردن هستند. با انجام این چهار مرحله می‌توانید مشکلات را حل کرده و راه‌حل‌ها را به روشی دقیق و کاربردی پیاده‌سازی کنید. این چهار مرحله در ادامه به صورت مفصل معرفی شده‌اند.
Plan _1 یا برنامه‌ریزی کردن
پیش از استفاده از چرخه دمینگ باید مشکلات و فرصت‌های مختلف را شناسایی و درک کنید. فرقی ندارد چه مشکلی در کدام بخش از فعالیت شما وجود دارد. به هر حال باید به طور دقیق شناسایی شود. اطلاعات را به طور کامل بررسی و ایده‌های مختلف را مطرح کنید. نکته مهمی که در این مرحله وجود دارد این است که معیارهای موفقیت و ایده‌هایی که مطرح می‌کنید باید قابلیت سنجش داشته باشند تا در مراحل بعد بتوانید از آنها استفاده کنید. قبل از اینکه به مرحله بعد بروید، باید بتوانید این سؤالات را پاسخ دهید:
- مشکل اصلی که باید در این مسیر حل کنیم چیست؟
- برای حل مشکل به چه منابعی نیاز داریم؟
- اکنون چه منابعی در اختیار داریم؟
- بهترین راه حل برای رفع مشکل با استفاده از منابع موجود چیست؟
- طرح در نظر گرفته شده در چه شرایطی موفق تلقی می‌شود؟
- اهداف اصلی برای اجرای این طرح چیست؟
Do _2 یا عمل کردن
در این مرحله از چرخه دمینگ باید راه حل احتمالی که پیدا کرده‌اید را در مقیاس کوچک به کار ببرید. با این کار متوجه می‌شوید این راه حل تا چه حدی می‌تواند بر بهبود فعالیت تأثیر داشته باشد. علاوه بر آن می‌توانید مشاهده کنید که این راهکار تا چه حد در بخش‌های مختلف سیستم تغییر یا اختلال ایجاد می‌کند.
پس از اجرای آزمایشی راه حل‌ها، باید داده‌های به دست آمده را جمع‌آوری کنید تا تحلیل و بررسی بیشتر روی آنها انجام دهید. این داده‌ها در مرحله بعد مورد استفاده قرار می‌گیرند.
Check _3 یا بررسی کردن
در این مرحله همان‌طور که از نامش پیداست، باید داده‌های به دست آمده از مرحله قبلی را تحلیل و بررسی کنید. پس از تحلیل باید نتایج را با تحلیل‌ها و انتظارات موجود در مرحله یک مقایسه کنید و ببینید آیا نتایج به دست آمده با انتظارات شما همخوانی دارد یا خیر. به این صورت می‌توانید میزان موفقیت ایده به کار گرفته شده را اندازه‌گیری نمایید. اگر نتایج موفقیت‌آمیز بود که به مرحله نهایی می‌روید. در غیر این صورت باید به گام یک چرخه دمینگ بازگردید و ایده‌های دیگری را امتحان کنید. این چرخه تا زمانی که نتایج مثبتی حاصل شود ادامه می‌یابد.
Act _4 یا اجراکردن
در مرحله نهایی راه‌حلی که نتایج مثبتی به همراه داشته را در مقیاس بزرگ‌تر اجرا می‌کنید. به این صورت می‌توانید فعالیت و کسب و کار خود را بهبود دهید. نکته‌ای که در این زمینه وجود دارد این است که با پیدا کردن راه حل و اجرای آن، این چرخه پایان نمی‌یابد، بلکه باید به صورت مداوم و به کمک آن، ایده‌ها و راه حل‌های جدید را پیدا کرده و اجرا کنید. به این صورت می‌توانید همواره به بهبود روند فعالیت و رونق کسب و کار خود در تمام زمینه‌ها کمک کنید.
زمانی که برای اولین بار از این روش استفاده می‌کنید، نباید تا زمانی که نتیجه مثبتی از ایده به کار گرفته شده در مقیاس کوچک را مشاهده نکرده‌اید، آن را در کل سیستم اجرا نمایید. یعنی باید این چرخه را هر بار از ابتدا آغاز کرده و زمانی که نتیجه مثبت دریافت کردید، ایده را در کل سازمان اجرا نمایید.
کاربرد چرخه دمینگ (PDCA)
همان‌طور که گفتیم چرخه بهبود مستمر می‌تواند در تمام زمینه‌های مختلف فعالیت و کسب و کارهای مختلف مورد استفاده قرار گیرد. می‌توانید با استفاده از این روش و شکستن فرایند به مراحل کوچک‌تر، هر فعالیتی را رونق دهید. به عنوان مثال، کیفیت محصولات را افزایش دهید؛ از روش‌های بازاریابی جدید استفاده کنید؛ تعداد مشتریان را افزایش دهید و همچنین به افزایش میزان رضایت مشتریان کمک نمایید.
چرخه دمینگ می‌تواند در هر فعالیت و سازمانی استفاده شود. البته از آنجایی که سرعت اجرای این چرخه نسبت به برخی دیگر از روش‌ها کمتر است، احتمال دارد در موارد مختلف و در مدیریت مسائل ضروری خیلی کاربردی نباشد.
بهترین زمان برای استفاده از این روش زمانی است که به بهبود تدریجی در فعالیت و کسب و کار احتیاج دارید. همچنین در زمان شروع اجرای پروژه‌های جدید نیز می‌توانید از این چرخه استفاده نمایید. زمانی که در اجرای پروژه صحبت از برنامه‌ریزی، جمع‌آوری اطلاعات، تجزیه و تحلیل، ریشه‌یابی مشکلات و به‌کارگیری ایده‌ها و روش‌های مختلف است، چرخه بهبود مستمر می‌تواند بسیار مفید و مؤثر باشد. به عنوان مثال، می‌توان از این چرخه برای بهبود فرایندهای سیستم اداری و نحوه استقرار نرم افزار اتوماسیون اداری و نرم افزار بایگانی استفاده نمود.
فواید استفاده از چرخه (PDCA)
چرخه دمینگ تمام بخش‌های کوچک و بزرگ یک کسب و کار را در نظر می‌گیرد و به طور مرتب ایده‌های مختلف را برای بهبود وضعیت آنها پیاده‌سازی می‌کند. به همین دلیل می‌تواند روشی بسیار عالی و کارآمد برای انجام تغییرات و بررسی و ارزیابی فعالیت‌های مختلف باشد.
یکی دیگر از فواید چرخه PDCA این است که به دلیل تکراری بودن فرآیندهای آن، می‌توان در شروع پروژه‌ها و فرایندهای مختلف از آن بهره برد. این روش با جمع‌آوری داده و بررسی و تجزیه و تحلیل آنها مشکلات مختلف را بررسی و اولویت‌بندی می‌کند و بنابراین در زمان وقوع ایراد می‌تواند به سرعت آن را برطرف نماید.
طبیعت این روش که به صورت چرخه‌ای است، باعث می‌شود کیفیت بخش‌های مختلف یک کسب و کار بهبود یابد و از تکرار اشتباهات جلوگیری شود. چهار مرحله تعریف شده در چرخه بهبود مستمر برای هر نوع هدف و ایده‌ای قابلیت تنظیم و اجرا دارند.
از مهم‌ترین مزیت‌های چرخه مورد نظر این است که ایده‌های جدید را ابتدا در مقیاس کوچک بررسی و اجرا کرده و در صورت مثبت بودن نتایج، آنها را در مقیاس بزرگ نیز اجرا می‌کند. به این صورت همواره روش‌ها و ایده‌هایی که واقعاً تأثیر مثبتی در روند فعالیت و کسب و کار دارند، مورد استفاده قرار می‌گیرند.
نکاتی که باید درباره PDCA بدانید
چرخه دمینگ رویکرد بسیار ساده و مؤثری برای انجام فعالیت‌های مختلف در یک سازمان است. از این رویکرد برای حل مسائل و مدیریت تغییرات مختلف استفاده می‌شود. به عنوان مثال، بهترین مواقع برای استفاده از این چرخه را در ادامه بیان کرده‌ایم:
- شروع یک پروژه جدید برای بهبود شرایط موجود
- توسعه یک طراحی جدید یا بهبود یافته از یک فرایند، محصول یا خدمات
- تعریف یک فرایند کاری تکراری
- برنامه‌ریزی، جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل داده‌ها به منظور تأیید و اولویت‌بندی مشکلات
- اجرای هرگونه تغییر سازمان
- کار در جهت بهبود مستمر
سؤالات متداول
- تفاوت بین PDCA و شش سیگما چیست؟
شش سیگما یک رویکرد بهبود کیفیت و فرآیند است که مجموعه‌ای از ابزارها و تکنیک‌ها را برای بهبود عملکرد کاری و افزایش کیفیت محصولات و خدمات در اختیار سازمان‌ها قرار می‌دهد. یکی از ابزارهای موجود در آن مجموعه، ابزار چرخه PDCA است. تفاوت این دو روش در اینست که شش سیگما چارچوبی را فراهم می‌کند که عوامل کند شدن روند کارها را تعیین می‌کند، اما PDCA مراحل را شناسایی و مشکلات را حذف می‌نماید.
- تفاوت بین PDCA و PDSA چیست؟
PDCA مخفف “Plan-Do-Check-Act” است، در حالی که PDSA مخفف “Plan-Do-Study-Act” است. اگرچه این دو مدل 4 مرحله‌ای برای ایجاد بهبود در فرآیندها طراحی شده‌اند، تفاوت بین آنها یک مرحله در هر چرخه است. در مرحله «بررسی» در PDCA، تیم باید اجرای طرح خود را بررسی کند و ببیند آیا طرح اولیه آن کارآمد بوده است یا خیر. در مقابل، مرحله “مطالعه” در PDSA نتایج هر تغییر اعمال شده در هر مرحله را به صورت عمیق تجزیه و تحلیل می‌کند تا از بهبودهای طولانی مدت فرآیند مطمئن شود.
- تفاوت بین PDCA و کایزن چیست؟
هم PDCA و هم کایزن برای بهبود مستمر از طریق تغییرات کوچک و تدریجی و ایجاد فرهنگ سازمانی متفکر و ناب به کار می‌روند. روش توسعه‌یافته کایزن شامل انجام آزمایش‌های کوچک و پایش نتایج، سپس تنظیم زمانی است که پیشرفت‌های جدید پیشنهاد می‌شوند. برای به کارگیری این مفهوم در عمل، چرخه PDCA چارچوبی را برای ارتقای مداوم بهبودها فراهم می‌کند.