• مشاهده ویدیو
  • دریافت کاتالوگ
  • درخواست دمو
  • مشتریان ما

نرم افزار بایگانی اسناد

در عصر ارتباطات، سرعت دسترسی به اسناد و اطلاعات نقش بسزائی ایفا می کند در اکثر سازمانها، شركتها و مراكز اطلاعاتی برای ایجاد، نگهداری و مراجعه سریع و آسان به گونه های مختلف اطلاعات از قبیل اسناد، نقشه ها، عکس ها، فیلم ها، فایل های مختلف و غیره… نیاز به سیستم بایگانی اسناد و مدارک احساس می شود.

چرا که اسناد به مرور زمان و استفاده بیش از حد فرسوده شده و از بین رفته و مسائلی دیگری همانند: امنیت اسناد در عصر اطلاعات، کمبود فضای بایگانی، کاهش هزینه ها (نیروی انسانی در بایگانی های سنتی) و دسترسی آسان و سریع به مدارک و اسناد باعث شده نسبت به گذشته احساس نیاز بیشتری به استفاده از سیستم های مكانیزه در مراكز بایگانی و چرخه مكاتباتی سازمان خود داشته باشید.

بایگانی اسناد یگانه نرم افزاری است پرسرعت، قدرتمند و با کاربری بسیار آسان، جهت استفاده در بایگانی سازمان ها، آموزشگاه ها و شركت های مختلف با قابلیت های مناسب.

امکانات نرم افزار

1- امکان ثبت پرونده با مشخصات اولیه (Header)

  • تاریخ و ساعت ثبت سند
  • شماره پرونده و زونکن
  • کاربر ثبت کننده سند در برنامه
  • کلمات کلیدی و خاص برای پیدا نمودن سند
  • خلاصه موضوع سند و مدرک
  • طبقه بندی پرونده
  • امکان جستجوی بر اساس کلیه مشخصات وارد شده در هر سند
  • ثبت فیلد دلخواه کاربری متناسب با آیتم های سند
  • امکان ارتباط بین سند های مرتبط به صورت گرافیکی
  • امکان ارتباط بین اسناد در بایگانی های مختلف

2- امکان دسته بندی پرونده ها بر اساس موضوع پرونده

  • مثال (پرونده دانشجویان، پرونده کارمندان، پرونده پروژه های تحقیقاتی (به صورت شاخه های درختی
  • امکان الصاق فیلدهای مورد نظر کاربر به هر موضوع و قابلیت ورود اطلاعات آن برای هر سند و مدرک

3- امکان الصاق پیوست های مختلف به یک پرونده

با فیلد های: توضیحات

فرمت پیوست ) عکس ، فایل Word ، فیلم و … (

نوع سند ) قرارداد ، فتوکپی شناسنامه و .. (

امکان پیوست نمودن فرم های اداری و دلخواه هر سازمان به سند (فرم ساز)

امکان دیدن آخرین تاریخ ویرایش پیوست های سند

4- امكان امانت دهی یك سند

  • ثبت تاریخ امانت دهی سند
  • ثبت مشخصات شخص امانت گیرنده
  • مشخص نمودن تاریخ بازگشت سند
  • ثبت تاریخ عودت سند
  • تغییر وضعیت سند هنگام امانت دهی

قابلیت ها:

  • امکان Scan تصاویر به دو فرمت jpg و Tiff از درون سیستم
  • امکان ویرایش تصویر در درون نرم و امكان چاپ هر سند در سایزهای مختلف
  • امکان ویرایش فایل و قالب های Word با نرم افزار (درج اتوماتیک فیلدهای یک سند در فایل Word)

5- تعریف فرمت پیوست ها

  • عنوان
  • پسوند فایل ها
  • امکان انتخاب اینکه فایلها در SQL server نگهداری شود یا خیر
  • امکان اضافه کردن فیلدهای دلخواه کاربر به پیوست ها
  • امکان تعیین ضروری بودن یک نوع سند در یک نوع پرونده

6- امکان دسته بندی پرونده ها در زونکن های مختلف

  • امکان تعریف زونکن ها و موضوعات به صورت درختی
  • امکان اختصاص یک پرونده به یك و یا چند زونکن
  • درج مکان فیزیکی و توضیحات زونکن های تعریف شده بایگانی
  • نمایش محل بایگانی سند در لیست صفحه اصلی برنامه (نوار وضعیت)

7- برخی از گزارشها

  • گزارش از پرونده های دسته بندی شده به صورت تفكیكی
  • گزارشهای پویا بر اساس تمامی آیتمهای درج شده اسناد
  • گزارش از یک سند خاص در کلیه پرونده ها
  • جستجوی مفهومی در متن فایل Word پیوستی سند
  • امكان تهیه گزارشات متنوع به صورت كلی، نموداری، آماری، جدولی
  • امكان صدور كلیه گزارش های پویا و آماری با نرم افزارهای Word و Excel . . .
  • گزارش از خروج و ورود کاربران به برنامه و همچنین کاربران فعال در برنامه

امکان مدیریت چند بایگانی مختلف در نرم افزار

  • تعریف چند بایگانی مختلف برای قسمتهای جداگانه از سازمان
  • امکان بایگانی پیوستهای (فایلهای) اسناد سالهای گذشته و خروج آن از سیستم برای افزایش سرعت در حجم اطلاعات بالا و عدم نیاز به سخت افزار بالاتر

9- امکانات مدیریت نرم افزار

  • امكان استفاده كاربران متعدد بطور همزمان از سیستم در شبکه
  • امكان تعریف كاربران و تعیین سطح دسترسی دقیق هر یك از آنها برای امنیت بیشتر
  • امکان جستجو در سطوح دسترسی
  • امكان تغییر تنظیمات پیش فرض و ظاهر سیستم برای سهولت كار کاربران
  • امكان پیگیری تغییرات اعمال شده روی اطلاعات ثبت شده، مشخصات ثبت كننده، تاریخ و زمان ثبت. (Log)
  • انتقال اطلاعات حذف شده (بازیابی) از لیست اسناد در حذف شده ها و استفاده مجدد آن
  • امكان تبدیل متن پیغامهای سیستم از انگلیسی به فارسی توسط مدیر سیستم جهت جلوگیری از خطاهای كاربر
  • تهیه نسخه پشتیبان(Backup) و همچنین بازیابی نسخه پشتیبان(Restore ) از داخل نرم افزار
  • قابل اجرا و نصب در كلیه سیستم عامل های ویندوز (xp, Seven, 8.1,10, Server2008, server2012)
  • تحت شبكه LAN و Windows Server(2008,2012) و پایگاه داده ایSQL Server
  • برنامه نویسی با استفاده از Borland Delphi 7.0و بر اساس استانداردهای بین المللی تولید نرم افزار
  • امکان جدا کردن فایل های پیوست در داخل فولدر