معرفی اتاق بایگانی اسناد و شرایط نگهداری مدارک در آن
امروزه با وجود پیشرفت هرچه سریع‌تر فناوری، اتاق بایگانی یا آرشیو هنوز هم امن‌ترین و پرکاربردترین روش برای ذخیره و بایگانی اسناد و مدارک مهم است. اصلاً خیلی از شرکت‌ها، سازمان‌ها، بیمارستان‌ها و حتی اشخاص با موقعیت کاری مختلف علاوه بر آرشیو دیجیتالی و استفاده از نرم افزار آرشیو اسناد هنوز پایبند آرشیو سنتی هم هستند. اتاق بایگانی اسناد، در واقع مکانی با قفسه های بزرگ است که اسناد و مدارک مرتبط به هر بخش، به صورت جداگانه در آن نگه داری می شود. بیایید بیشتر به این مسئله رسیدگی کنیم.
اتاق بایگانی چیست؟
اتاق بایگانی، اتاقی است که اسناد و مدارک شخصی محرمانه شرکت و همچنین کارمندان در آن قرار می گیرد. درست است که امروزه، شیوه های دیجیتالی رواج یافته اما یک سری پرونده‌ها به دلیل محرمانه بودن و اعتبار بیشتری که دارند، به شکل کاغذی یا حتی در مواردی DVD و فلش در می آیند. این مدارک، در صورت نیاز باید به صورت فیزیکی نگهداری شوند و حفاظت از آن ها در اتاق بایگانی انجام می شود.
حتی اگر همه موارد یک سند و مدرک را با تعداد تغییراتش آرشیو دیجیتال هم بکنند به همان دلایلی که گفتیم گاهی اوقات مقدم‌تر و درست این است که آن را به شکل کاغذی یا همان فیزیکی نگهداری بکنند. حال این سؤال پیش می‌آید که کجا؟ پاسخ این است که در یک اتاق مخصوص این کار که معمولاً به دلیل وزن سنگین پرونده‌ها و بیشتر شدن تعدادشان به مرور زمان، مناسب‌ترین محل برای استقرار این اتاق یا در واقع اتاق بایگانی، طبقات پائین‌تر ساختمان است.
استاندارد های اتاق بایگانی
مهم‌ترین استانداردهایی که یک اتاق بایگانی باید داشته باشد عبارتند از:
- فضای کافی برای طبقه بندی مدارک و اسناد مخصوص هر بخش
- آب و هوای مناسب برای جلوگیری از پوسیدگی کاغذها
- در دسترس بودن اتاق به منظور مراجعه راحت تر
- امکان نظارت و محافظت از اتاق بایگانی باید فراهم باشد.
- ارتفاع فضای مد نظر باید بین ۲ متر الی ۲٫۳۰ متر باشد.
- استاندارد تحمل محل نگهداری اسناد و مدارک باید حداقل ۱۰۰۰ کیلوگرم باشد که این وزن بر اساس حجم اسناد، تعداد و نوع اسناد و مدارک است.
- بهتر است اتاق با موکت یا سنگ و سرامیک کف‌پوش شود که قابل شستشو و ضدسایش باشد. برای جلوگیری از پخش گرد و خاک حتماً بدون کفش در این فضا رفت و آمد بشود.
- تمام عایق‌بندی‌ها از جمله در دیوارها و پوشش داخلی و خارجی حتماً ضد آتش و ضد رطوبت باشند.
اتاق بایگانی مهم‌ترین بخش از ساختمانی است که به موضوع حفظ و نگهداری سوابق، اختصاص داده می‌شود، چون یک سری پرونده‌ها به دلیل محرمانه بودن و اعتبار بیشتر باید به شکل فیزیکی و کاغذی نگهداری بشوند.
نحوه نگهداری اسناد در اتاق بایگانی
موقعیت مکانی و شرایط محیطی در بایگانی اسناد تأثیر زیادی دارد. ابعاد محیط، رطوبت و آب، آلایندگی و گرد و خاک و حرارت و آتش دقیقاً به امنیت اتاق بایگانی هم مرتبط است. به طور کلی شما باید:
به کم نور بودن اتاق توجه کنید.
نور و روشنایی اتاق بایگانی نباید زیاد باشد. همچنین اتاق نباید نورگیر باشد چون نور خورشید باعث از بین رفتن و پوسیدن پرونده‌ها می‌شود. اگر اتاق بایگانی پنجره نورگیر دارد نگران نباشید. چاره آن استفاده از پرده و کرکرههای ضد نور است. حواستان باشد برای جلوگیری از انعکاس نور، پوشش داخلی اتاق بایگانی را به رنگ روشن در بیاورید و برای لامپ‌ها از تایمر استفاده کنید.
توجه لازم به میزان رطوب اتاق بایگانی
- مهم‌ترین عواملی که مدارک بایگانی شده شما را از بین می‌برد، رطوبت و آتش هستند. پس در زمان ساخت و چیدمان اتاق بایگانی عوامل تشدیدکننده در این دو مورد را باید کنترل کنید.
- به طور کلی اتاق بایگانی شما باید به دور از لوله‌کشی‌های آب و یا سیم‌کشی‌های اصلی ساختمان باشد. از طرفی سیستم و تجهیزات تشخیص آتش‌سوزی و سیستم اطفای حریق برای اتاق بایگانی ضروری است.
- علاوه بر این، اگر فضا محدود است از قفسه‌های متحرک استفاده کنید البته اگر محدودیت در فضا ندارید و ابعاد و حجم اسناد و مدارک شما بزرگ یا سنگین هستند، منطقی‌تر این است که از قفسه‌های ثابت استفاده کنید.
- نگهداری محل بایگانی شبیه نگهداری بعضی از مواد غذایی است که باید کاملاً خشک و خنک باشد. بالا و پایین شدن یک‌باره دمای اتاق بایگانی یک آفت بزرگ برای اسناد و مدارک است. تغییرات در میزان حرارت هوا باعث بالا رفتن سرعت از بین رفتن اسناد می‌شود. فراموش نکنید که ۱۲ درجه سانتی‌گراد میزان دمای مناسب برای اتاق بایگانی است که اسناد بایگانی از جنس CD یا DVD و … هستند. ۱۸ تا ۲۰ درجه سانتی‌گراد هم میزان دمای محل اتاق بایگانی برای اسناد کاغذی است و این‌که استفاده و نصب ابزارهای سنجش میزان دما اتاق بایگانی اسناد و مدارک هم در این زمینه الزامی است.
- کپک هم یک آفت اساسی دیگر است که باعث تخریب اسناد و مدارک می‌شود. افزایش رطوبت در اتاق بایگانی مساوی است با ایجاد کپک. اینجاست که سیستم تهویه به داد می‌رسد. این سیستم، رطوبت و گرد و خاک را بیرون می‌ریزد و به کنترل دمای هوا کمک می‌کند. البته باید یک سری نکات رعایت شود که مهم‌ترین آن¬ها به شرح زیر است:
- باید از ابزارهای سنجش میزان رطوبت استفاده شود.
- از آنجایی که رطوبت مناسب برای کاغذ حدود ۵۵ درصد است، اگر این عدد کمتر یا بیشتر شد، حتماً فضا را بررسی کنید.
- در اتاق اسناد نباید لوله‌کشی آب سرد و گرم در دیوارها و سقف یا کف اتاق انجام شده باشد.
- بازدید و بررسی دوره‌ای و مستمر از طبقات بالایی یا پایینی محل نگهداری اسناد و مدارک هم جز کارهایی است که از بروز مشکلاتی چون انسداد لوله‌های فاضلاب یا نشت نم یا رطوبت از سایر طبقات جلوگیری خواهد کرد.
محل بایگانی و آرشیو مدارک و اسناد باید دارای استاندارها و شرایطی باشد، در صورت عدم توجه به آن‌ها اسناد و مدارک در مدت زمانی کوتاه از بین می‌روند.
- نسبت به ایمن‌سازی سقف، دیوار و کف‌پوش‌ها در برابر آتش به فکر باشید، یعنی نصب دستگاه آتش خاموش کن، آتش یاب و در واقع استفاده از کپسول‌های آتش‌نشانی و تهیه سطل شن در اتاق بایگانی اسناد و مدارک ضروری است.
- ممنوع بودن استعمال دخانیات در فضای اتاق بایگانی
- به تعبیه آبپاش سقف و زنگ هشدار آتش‌سوزی توجه کنید.
- از کلیدهای برق اصلی در خارج از فضای بایگانی اسناد و مدارک استفاده شود.
بایگانی دیجیتال بهتر است یا سنتی؟
تا اینجا ما درباره بایگانی به شکل فیزیکی و کاغذی مطالبی را گفتیم اما نباید از این موضوع گذشت که ذخیره‌سازی و بایگانی دیجیتالی امروزه رایج‌ترین شیوه آرشیو کردن است. خب در مورد انتخاب بایگانی سنتی یا دیجیتالی کاملاً بستگی به نوع مدارک و اهمیت نگهداری آن اسناد و مدارک دارد. اکثر مدارک را می‌شود به شکل دیجیتالی بایگانی کرد. شما به جای تلنبار کردن کلی مدارک و اسناد، می‌توانید از همه آن‌ها کپی‌های دیجیتالی بگیرید.
این فایل‌های دیجیتالی را می‌شود در سرورهای محلی، هاردها و فضای ابری یا هر سیستم دیگری دسته‌بندی و بایگانی کرد. مزایای جایگزینی آرشیو دیجیتالی نسبت به نوع سنتی آن در واقع به قابل‌دسترس بودن و کارآمدی بهتر آن است. البته در این نوع بایگانی هم باید حواستان باشد که چند کپی داشته باشید، زیرا ممکن است بنا به دلیلی پاک بشوند. از طرفی امروزه نرم‌افزارهایی که در بخش بایگانی کاربرد دارند کار را برای آرشیو بسیار راحت کرده‌اند. نمونه ای از آن ها نرم افزار بایگانی اسناد است. این نرم افزار تحت وب، کمک بزرگی به شما می کند تا مدارکتان را بهتر و به صورت امن تر آرشیو کنید.
امروزه آرشیو مدارک و اسناد بیشتر به شکل دیجیتالی انجام می‌شود. اما گاهی اوقات لازم است بعضی از اسناد و مدارک به شکل فیزیکی و کاغذی در اتاق بایگانی نگهداری بشوند. در این صورت باید در اتاق بایگانی شرایط مناسبی ایجاد شود. این شرایط نکاتی را از استانداردها تا ایمنی و حرارت در بر می‌گیرد.