بهره‌وری چیست؟ اتوماسیون اداری و تأثیر آن بر بهره‌وری سازمان
اتوماسیون اداری و تأثیر آن بر بهره‌وری سازمان بسیاری از سازمان برای افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌های مختلف به اتوماسیون اداری در محل کار روی می‌آورند. بسیاری از این سازمان‌ها از مزایای اتوماسیون آگاه هستند و با استفاده از برنامه‌ها یا نرم‌افزارهای مختلف فعالیت‌های اداری خود را انجام می‌دهند. با این حال، این بدان معنا نیست که با انجام این کار به تنهایی یک سازمان به اتوماسیون دست یافته است. اتوماسیون تمام عیار از طریق پیاده سازی یک نرم افزار اتوماسیون اداری به دست می‌آید. این سیستم مزایای زیادی برای سازمان به همراه خواهد داشت.
یکی از مهم‌ترین مزیت‌های آن افزایش بهره‌وری سازمان و کاهش خطاهای انسانی است. در این مقاله به طور مفصل در مورد اتوماسیون اداری و مزیت‌های آن برای بهره‌وری سیستم صحبت می‌کنیم.
بهره‌وری Productivity چیست؟
بهره‌وری براساس تعریف ویکی پدیای فارسی: «مقدار کالا یا خدمات تولید شده در مقایسه با هر واحد از انرژی یا کار هزینه شده بدون کاهش کیفیت یا به این شکل: اثربخشی به همراه کارایی».
به عبارت دیگر بهره‌وری یعنی میزان خروجی و سود سازمان نسبت به هزینه ها. یعنی سازمان ها اگر بتوانند با ثابت نگه داشتن کیفیت از میزان هزینه های خود کم کنند به عبارتی باعث افزایش بهره‌وری شده اند.
بهره وری = اثربخشی + کارایی
بهره‌وری یعنی کسب سود حداکثری با استفاده بهینه از نیروی کار، مهارتهای نیروی انسانی، تجهیزات، پول و… . بنابراین هرچیزی که به ما کمک کند تا بتوانیم هزینه ها را کاهش دهیم و باعث افزایش سود شود را میتوان در راستای افزایش بهره وری قرار داد.
هدف هر سازمان یا هر کسب و کاری در وحله اول رضایت مخاطبان، مشتریان و افزایش بهره وری می باشد. که سیستم اتوماسیون اداری به آسان و سریع تر شدن انجام فعالیت ها کمک می کند.
اتوماسیون اداری چیست؟
قبلا در مقاله اتوماسیون اداری چیست؟ به طور کامل در این باره صحبت کرده ایم و اینجا برای پیش زمینه مقداری توضیح می دهیم.
اتوماسیون اداری در واقع به معنای یکپارچه سازی امور اداری و تمام عملیاتی است که در یک سازمان صورت می‌گیرد. استفاده از سیستم‌های رایانه‌ای تأثیر زیادی در پیشرفت‌های اتوماسیون اداری دارد. اتوماسیون اداری فرآیند مشاهده جریان داده‌ها بدون هیچ گونه دخالت انسانی، عدم دقت و خطا است. این فرآیند استفاده از یک ابزار اتوماسیون برای ایجاد، جمع‌آوری، ذخیره، تجزیه و تحلیل و اشتراک‌گذاری داده‌های محرمانه اداری است که برای انجام کارها و فرآیندهای روزمره به طور موثر مورد نیاز است.
فناوری تأثیر جدی بر کارهای روزمره مدیریت اداری گذاشته است. ایمیل‌ها جایگزین یادداشت‌ها شده‌اند، درایوهای مشترک از کابینت‌های بایگانی حذف شده‌اند و بیومتریک بر مهر کردن برگه‌های زمانی کارمندان تأثیر گذاشته است. بسیاری از کسب‌وکارها فکر می‌کنند که صرفاً بدون کاغذ به اتوماسیون اداری رسیده‌اند. اما مفهوم اتوماسیون اداری پیچیده‌تر از حذف کاغذ به تنهایی است.
یک جریان یکپارچه و ثابت ارتباط در سراسر یک سازمان باعث بهبود بهره وری در سازمان می‌شود. ارتباطات بیش از هر زمان دیگری چالش برانگیز شد زیرا سازمان‌ها مجبور شدند برای انجام فعالیت‌های سازمان به روش‌های دورکاری روی بیاورند. بر اساس یک نظرسنجی گالوپ، حدود ۷۰ درصد از کارگران ایالات متحده گزارش دادند که در آوریل ۲۰۲۰ “همیشه” یا “گاهی” از راه دور کار می‌کردند. ۵۶٪ از کارگران نیز تقریباً یک سال پس از شروع همه گیری ویروس کرونا به صورت دورکاری کار می‌کردند.
به همین دلیل سازمان‌ها به طور فزاینده‌ای به راه حل‌های اتوماسیون اداری روی می‌آورند که ارتباطات را ساده می‌کند. برخی از نمونه‌های رایج عبارتند از راه‌حل‌های ویدئو کنفرانس مانند زوم یا تیم‌های مایکروسافت یا پلتفرم‌های همکاری مانند Slack. اما علاوه بر این ابزارهای نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب، ابزارهای دیگری مانند نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) به سازمان‌ها کمک می‌کند تا گردش کار خود را بهبود بخشند.
نرم افزار مدیریت مستندات و افزایش بهره وری
راه‌حل‌های پردازش تصویر و ذخیره‌سازی اسناد شامل فناوری‌هایی مانند سیستم‌های مدیریت گردش کار اسناد و ابزارهای تصویربرداری مانند اسکنر ها و کارت‌های ضبط ویدیو می‌شوند. سازمان‌هایی که همچنان به فرآیندهای مبتنی بر کاغذ یا غیراستاندارد تکیه می‌کنند، هزینه‌های گزاف، بهره‌وری بسیار پایین، خطاهای پرهزینه و مسائل مربوط به انطباق را تجربه می‌کنند.
یک سیستم مدیریت گردش کار اسناد، ذخیره، جستجو و بازیابی اسناد را آسان می‌کند. اما نکته مهم‌تر این است که از طریق ویژگی‌هایی مانند تشخیص کاراکتر نوری (OCR) و تشخیص کاراکتر هوشمند (ICR) مشکلات مختلف ورود دستی داده‌ها را از بین می‌برد.
افزایش بهره وری در سازمان با استفاده از اتوماسیون اداری
در عصر دیجیتال امروزی، سیستم‌های اتوماسیون اداری مزایای بسیار زیادی را برای سازمان‌های مختلف به همراه دارند. سیستم‌های اتوماسیون اداری قدرتمند انجام فعالیت‌ها به صورت دستی را کاهش می‌دهند و حجم زیادی از داده‌ها را در فضای کم ذخیره می‌کنند. آن‌ها نه تنها کارهای روزمره را ساده می‌کنند بلکه بازیابی اطلاعات را نیز سرعت می‌بخشند.
علاوه بر این، این ابزارها به کسب‌وکارها کمک می‌کنند تا مشکلات و خطاهای به وجود آمده در سیستم را به سرعت تشخیص دهند. همچنین با استفاده از اتوماسیون جریان داده‌ها نیز قابل مشاهده است. مهم‌ترنی مزیت‌های استفاده از اتوماسیون اداری به صورت زیر هستند:
• کاهش تلاش دستی برای تکمیل کارهای روزمره
• کاهش خطاهای دستی
• کاهش زمان پردازش فعالیت ها
• صرفه‌جویی در زمان و هزینه
• ذخیره سازی و مدیریت داده‌ها
• بهبود فرآیند کسب‌وکار
• دریافت بینش در مورد معیارهای مختلف عملکرد فرآیند
• به دست آوردن دید بیشتر فرآیند و شناسایی مشکلات سیستم
• اتخاذ تصمیمات تجاری صحیح بر اساس داده‌های موجود
• افزایش کارایی سیستم
بهره‌وری سازمان به چه عواملی بستگی دارد؟
افزایش بهره‌وری سازمان ازجمله موارد بسیار مهم در سازمان است که باید همواره مورد توجه افراد و مدیران سازمان قرار بگیرد. کارمندان، مدیران، استراتژی و برنامه‌های مورد استفاده، نحوه تعیین وظایف افراد سازمان، تعیین اهداف، پشتیبانی از اعضا و … ازجمله مهم‌ترین مواردی هستند که در افزایش بهره‌وری سازمان تأثیر بسیار زیادی دارند.
اتوماسیون اداری از راهکارهای مفید برای انجام فعالیت‌های مختلف درون سازمان استفاده می‌کند، تأثیر زیادی بر کاهش هزینه‌ها و صرفه‌جویی در منابع سازمان دارد. علاوه بر آن فعالیت‌های سامان با سرعت بسیار بیشتری انجام گرفته و مدیریت فعالیت‌های مختلف راحت‌تر می‌شود. سیستم اتوماسیون اداری روشی بسیار نوین است که علاوه بر سرعت بخشیدن به انجام فعالیت‌های سازمان، اطلاعات کاملی از فعالیت‌های انجام شده جمع‌آوری می‌کند.
اتوماسیون اداری چه تأثیری بر بهره‌وری سازمان دارد؟
هنگامی که با کمک سیستم‌های اتوماسیون اداری فعالیت‌های سازمان درست و به موقع و با کیفیتی بالا صورت گیرند، هم سازمان به اهداف خود نزدیک شده و هم درصد رضایت بالایی برای ارباب رجوع حاصل می‌شود. همین امر باعث افزایش میزان رضایت افراد و بهره‌وری سازمان می‌شود.
اتوماسیون اداری نه تنها بر کارایی بلکه بر اثربخشی سیستم نیز تأثیر می‌گذارد. بهره‌وری سازمان نیز تحت تأثیر اثربخشی و کارایی سازمان است و با بهبود این دو عامل قطعا بهره‌وری سیستم نیز افزایش می‌یابد.
استفاده از فناوری اطلاعات و اتوماسیون اداری باعث افزایش سرعت انجام کارها و افزایش سرعت دسترسی به اطلاعات شده و باعث افزایش میزان اثربخشی سیستم می‌شود. طبق تحقیقات انجام شده میزان بهره‌وری سازمان با میزان استفاده از اتوماسیون اداری رابطه مستقیمی دارد و هرچه استفاده از سیستم‌های فناوری اطلاعات بیشتر باشد بهره‌وری افزایش می‌یابد. علاوه بر آن استفاده از این سیستم باعث افزایش رضایت و اشتیاق کارکنان می‌شود. همچنین باعث کاهش میزان شکایت‌های ارباب رجوع می‌شود که یکی از عوامل مهم در موفقیت سازمان به شمار می‌رود.
جمع‌بندی
همان‌طور که گفته شد سیستم‌های اتوماسیون اداری با کمک فناوری اطلاعات و نرم‌افزارهای مفید انجام فعالیت‌های مختلف سازمان را راحت‌تر می‌کنند و مزایای زیادی برای سازمان‌ها به همراه دارند. سیستم‌های اتوماسیون اداری در انواع مختلفی دسته‌بندی می‌شوند که هرکدام مزیت‌های خاص خود را برای سیستم به همراه دارند. استفاده از این موارد نه تنها بر کارایی سیستم تأثیر مثبت داشته بلکه باعث افزایش میزان اثربخشی نیز می‌شود. بهبود این موارد باعث افزایش میزان بهره وری سازمان و افزایش رضایت کارکنان و ارباب رجوع می‌شود.
منابع
https://kissflow.com/workflow/workflow-automation/5-essentials-in-office-automation/
https://www.processmaker.com/blog/implementing-an-office-automation-system/
https://papers.ssrn.com/sol3/papers.cfm?abstract_id=1290223
https://www.processmaker.com/blog/4-types-of-office-automation/