آشنایی با مفهوم گردش کار و اهمیت آن در کسب و کار
گردش کار به عنوان یک دنباله از وظایف مشخص تعریف می شود که به منظور پردازش داده ها از طریق یک مسیر مشخص استفاده می شود. این وظایف می توانند برای ساختاردهی و اجرای هر نوع عملکرد تجاری، بدون توجه به صنعت مورد استفاده قرار گیرند. هر زمان که داده ها بین انسان ها یا سیستم ها به صورت مکرر انتقال می یابند، یک گردش کار ایجاد می شود. امروزه، با گسترش سازمان ها و اتوماسیون فرآیند های داخلی، ایجاد گردش کار ها و مدیریت آنها از اهمیت ویژه ای برخوردار است.
گردش کار چیست؟
گردش کار به عنوان سری عملیات متوالی بیان می شود که به منظور دست یافتن به نتیجه ای مطلوب، به ترتیب معینی انجام می شود. این عملیات، به‌عنوان یک فرآیند، برای اتوماسیون و ساده سازی فعالیت های تجاری، از قبیل تصویب اسناد، دریافت مشتری و ورود داده ها، به کار می رود. از این گردش کار ها می توان برای افزایش بهره وری سازمان ها، کاهش هزینه ها و افزایش رضایت شغلی کارکنان و مشتری بهره برد. علاوه بر این، می توان از آنها برای اطمینان از انطباق با مقررات و استاندارد ها استفاده نمود. این گردش کار ها، با استفاده از ابزار های گوناگونی از جمله نرم افزار اتوماسیون اداری، نرم افزار های تحت وب و حتی فرم های مبتنی بر کاغذ، قابل ایجاد و پیاده سازی هستند.
آیا گردش کار دارای انواع مختلف است؟
گردش کار یا فرآیند کاری می تواند در حوزه ها و صنایع متنوع وجود داشته باشد. همچنین، با توجه به نیاز ها و خصوصیات هر مجموعه یا سازمان، گردش کار ها به انواع مختلفی تقسیم و دسته بندی می شوند. در ادامه، سه نمونه از انواع گردش کار که حالت کلی تر و جامع تری دارند را عنوان می کنیم:
- گردش کار متوالی
- گردش کار ماشین حالت
- گردش کار قانون محور
گردش کار متوالی
در این نوع گردش کار، وظایف یا فعالیت ها به ترتیب خاصی تعیین و انجام می شوند و برای ادامه به مرحله بعدی، فعالیت قبلی باید تکمیل شود. در ادامه، جزئیات کامل این گردش کار توضیح داده شده است:
- تعیین فرآیند: ابتدا، فرآیند یا فعالیت های مورد نیاز برای انجام کار مشخص می شوند. این شامل تعیین گام های مختلف و ترتیب اجرای آنها است.
- تخصیص وظایف: پس از تعیین فرآیند، وظایف مربوط به هر گام از فرآیند به افراد یا گروه های مشخصی اختصاص داده می شود. این وظایف شامل انجام کار ها، تصمیم گیری ها و یا هر فعالیت دیگری است که برای اجرای فرآیند لازم است.
- شروع فرآیند: با تخصیص وظایف به افراد یا گروه ها، فرآیند آغاز می شود. این مرحله معمولاً با شروع اولین فعالیت یا گام از فرآیند همراه است.
- انجام وظایف: در این مرحله، افراد یا گروه های مسئول برای هر فعالیت به ترتیب مشخص، وظیفه خود را انجام می دهند. هر فرد یا گروه پس از تکمیل فعالیت مربوطه، آن را به فعالیت بعدی انتقال می دهد.
- بررسی و کنترل: پس از انجام هر فعالیت، ممکن است نیاز به بررسی و کنترل کیفیت و صحت اطلاعات باشد. در این مرحله، فعالیت های انجام شده بررسی شده و اطمینان حاصل می شود که به درستی انجام شده باشند.
- انتقال به فعالیت بعدی: پس از تکمیل هر فعالیت و بررسی صحت آن، فعالیت به فعالیت بعدی در فرآیند انتقال پیدا می کند و فرآیند ادامه می یابد.
- پایان فرآیند: فرآیند تا زمانی که تمام فعالیت ها به ترتیب مشخص انجام نشود، ادامه دارد. پس از تکمیل آخرین فعالیت و اطمینان از انجام صحیح فرآیند، فرآیند به پایان می رسد و تکمیل می شود.
این گونه گردش کار ها معمولاً در مواردی که نیاز به انجام فعالیت ها به ترتیب مشخص و به طور مرتبط باشد، مورد استفاده قرار می گیرند، مانند فرآیند های تولید، تجاری، و مدیریت پروژه. برای تسهیل در اجرای گردش کار متوالی، نرم افزار هایی طراحی شده اند که امکان مدیریت و اجرای این فرآیند را فراهم می کنند. به عنوان مثال، نرم افزار بایگانی اسناد با ساده ترین روش ممکن، به ثبت و بایگانی اسناد و مدارک مرتبط با یک پروژه، واحد تولیدی یا تجاری می پردازند. علاوه بر این، این نرم افزار امکان دسترسی به این اسناد را در کوتاه ترین زمان ممکن فراهم می کند.
گردش کار ماشین حالت
این الگوی گردش کاری معمولاً برای مواردی که نیاز به پیگیری دقیق و استاندارد فرآیند ها و اجرای آنها توسط ماشین آلات یا سیستم های خودکار داریم، استفاده می شود. در زیر، جزئیات کامل گردش کار ماشین حالت توضیح داده شده است:
- آغاز فرآیند: در این مرحله، فرآیند کاری توسط ماشین یا سیستم آغاز می شود. این مرحله ممکن است به صورت دستی توسط اپراتور یا به صورت خودکار توسط سیستم آغاز شود.
- تعیین و تنظیم پارامتر ها: پس از آغاز فرآیند، پارامتر های مربوط به فرآیند مشخص می شوند و تنظیمات لازم برای اجرای صحیح آن انجام می شود. این شامل تنظیماتی مانند سرعت، دما، فشار و سایر پارامتر های مرتبط است.
- شناسایی ورودی ها: در این مرحله، ورودی های مورد نیاز برای اجرای فرآیند توسط سیستم شناسایی می شوند. این ممکن است شامل مواد مورد استفاده، داده های ورودی یا دستور العمل های ورودی باشد.
- اجرای فرآیند: پس از تنظیمات و شناسایی ورودی ها، ماشین یا سیستم شروع به اجرای فرآیند می کند. در این مرحله، فعالیت های مختلف به ترتیب مشخص انجام می شوند.
- کنترل و نظارت: در طول اجرای فرآیند، سیستم به صورت مداوم عملکرد خود را کنترل و نظارت می کند. این شامل بررسی و کنترل پارامتر ها، تشخیص خطا ها و پیگیری صحت فرآیند است.
- پایان فرآیند: پس از اجرای کامل فرآیند و تکمیل تمامی فعالیت ها، فرآیند به پایان می رسد. در این مرحله، محصولات نهایی برای مرحله بعدی ارسال می شوند یا در صورت لزوم، ماشین یا سیستم به حالت آماده به کار در می آید.
گردش کار ماشین حالت به ویژه در صنایع تولیدی، خطوط تولید اتوماتیک و فرآیند های صنعتی کاربرد دارد که نیاز به اجرای دقیق و همگام فعالیت ها توسط ماشین آلات و تجهیزات خودکار دارند.
گردش کار قانون محور
در این الگو، هر فرآیند کاری بر اساس قوانین مربوطه تعریف می شود و اجرای صحیح آن توسط اعضای سازمان یا شرکای تجاری باید با رعایت قوانین مربوطه صورت گیرد. در زیر، جزئیات کامل گردش کار قانون محور توضیح داده شده است:
- تعیین قوانین و مقررات: در این مرحله، قوانین، مقررات، و دستور العمل های مرتبط با فرآیند مورد بررسی قرار می گیرد. این می تواند شامل قوانین داخلی سازمان، قوانین ملی یا بین المللی، و دستور العمل های حقوقی مرتبط با صنعت و فعالیت مورد نظر باشد.
- تعیین وظایف و مسئولیت ها: پس از تعیین قوانین، وظایف و مسئولیت های مرتبط با اجرای فرآیند بر اساس قوانین تعیین می شود. این شامل تعیین کارکرد های مختلف و افراد مسئول برای اجرای هر فعالیت مرتبط با فرآیند است.
- تصویب و بررسی قانونی: پیش از شروع هر فرآیند کاری، اطمینان حاصل می شود که فرآیند مورد نظر با قوانین و مقررات حقوقی مرتبط راه اندازی می شود. این مرحله شامل تصویب و بررسی قانونی فعالیت ها و فرآیند های مورد نظر است.
- اجرا و انجام فعالیت ها: پس از تایید قانونی، فعالیت ها بر اساس قوانین و مقررات تعیین شده اجرا می شوند. اعضای سازمان یا شرکای تجاری ملزم به رعایت قوانین و اجرای صحیح فرآیند بر اساس آنها هستند.
- مانیتورینگ و کنترل: طی اجرای فرآیند، مانیتورینگ و کنترل مداوم برای اطمینان از رعایت قوانین و مقررات انجام می شود. این شامل بررسی مداوم اطلاعات و فعالیت ها، تشخیص تخلفات قانونی و اعمال تصحیح کننده های مورد نیاز است.
- گزارش دهی و پیگیری: پس از اتمام فرآیند، گزارش های مربوط به عملکرد و رعایت قوانین تهیه و ارسال می شود. این گزارشات شامل میزان رعایت قوانین، شناسایی تخلفات و اقدامات اصلاحی مورد نیاز است.
گردش کار قانون محور به ویژه در صنایع حقوقی، مالی، امور مربوط به تنظیمات، و صنایع دارای قوانین و مقررات سختگیر، مورد استفاده قرار می گیرد.
اجزای اصلی و اساسی یک گردش کار چیست؟
سه مرحله یک گردش کار به طور معمول شامل موارد زیر است:
- تعریف: این مرحله متضمن تعیین و توضیح وظایف یا فعالیت هایی است که باید در یک فرآیند انجام شوند. این شامل شناسایی توالی اقدامات، منابع مورد نیاز، و هرگونه وابستگی بین وظایف می باشد.
- اجرا: پس از تعریف گردش کار، وظایف بر اساس توالی و دستور العمل های تعیین شده اجرا می شوند. هر وظیفه توسط افراد یا تیم های مشخصی که در فرآیند شرکت دارند، انجام می پذیرد.
- نظارت و کنترل: در این مرحله، پیشرفت گردش کار نظارت می گردد و هر گونه انحراف یا مشکلات شناسایی و به سرعت برطرف می گردند. این ممکن است شامل پیگیری شاخص های کلیدی عملکرد، اطمینان از رعایت استاندارد ها، و اعمال تنظیمات لازم برای بهینه سازی کارایی و کیفیت باشد.
آیا مدیریت کسب و کار و گردش کار دو معقوله متفاوت و مجزا هستند؟
مدیریت کسب و کار و گردش کار مفاهیم مرتبطی هستند اما اهداف مختلفی را خدمت می کنند:
| مدیریت کسب و کار | BPM | گردش کار | Work Flow |
| یک رویکرد جامع به مدیریت و بهبود فرآیند های کسب و کار در یک سازمان است. این شامل شناسایی، طراحی، اجرا، نظارت و بهینه سازی فرآیند های کسب و کار برای دستیابی به اهداف و اهداف سازمانی است. بر روی تطابق فرآیند ها با اهداف استراتژیک، بهبود کارایی، کاهش هزینه ها، بهبود کیفیت و ترویج نوآوری تمرکز دارد. اغلب شامل استفاده از روش ها، ابزار ها و فناوری ها برای مدل سازی، اتوماسیون و تجزیه و تحلیل فرآیند های کسب و کار در سراسر تمام سازمان است. در نظر می گیرد که چگونه فرآیند ها با یکدیگر تعامل دارند و چگونه به بهره وری کلی سازمان کمک می کنند. | به مجموعه ای از مراحل یا وظایفی اطلاق می شود که باید به ترتیب خاصی برای دستیابی به یک نتیجه یا هدف خاص انجام شوند. این یک زیر مجموعه از BPM است و بر روی جنبه های عملی مدیریت فرآیند ها یا وظایف فردی داخل یک فرآیند کسب و کار بزرگتر تمرکز دارد. گردش کار معمولاً شامل اتوماسیون و بهینه سازی وظایف تکراری یا معمولی است، تا اطمینان حاصل شود که آنها به طور موثر و مداوم انجام شوند. سیستم های مدیریت گردش کار یا ابزار های اتوماسیون گردش کار معمولاً برای بهینه سازی و مدیریت جریان وظایف، اسناد یا اطلاعات از طریق دنباله های تعیین شده استفاده می شوند. گردش کار ممکن است بخشی از یک فعالیت BPM گسترده باشد، اما همچنین می تواند به صورت مستقل در بخش ها یا عملکرد ها وجود داشته باشد تا به بهبود بهره وری و همکاری کمک کند. |
به طور خلاصه، مدیریت کسب و کار شامل مدیریت استراتژیک فرآیند های کسب و کار در سراسر سازمان است، در حالی که گردش کار بر مدیریت عملی وظایف یا فرآیند های فردی جهت اطمینان از بهره وری و سازگاری تمرکز دارد.
سوالات متداول
گردش کار چیست؟
گردش کار یک الگوی مدیریتی است که به ترتیب مشخصی از وظایف یا مراحل مشخص تشکیل شده است تا یک فرآیند را به صورت مداوم و موثر انجام دهد. این الگو معمولاً شامل چندین مرحله است که به ترتیب مشخص اجرا می شوند. یک گردش کار موفق معمولاً شامل شناسایی و تعریف دقیق فعالیت ها، تخصیص وظایف به افراد یا تیم ها، اجرای مراحل به ترتیب صحیح، نظارت مداوم و بهبود مداوم فرآیند می باشد.
مدیریت کسب و کار چیست؟
مدیریت کسب و کار یک فرآیند گسترده است که در آن، مجموعه ای از فعالیت ها و تصمیم گیری ها به منظور دستیابی به اهداف و مأموریت های سازمان مدنظر قرار می گیرد. این فعالیت ها شامل برنامه ریزی، سازماندهی، هدایت، کنترل و نظارت بر فعالیت های سازمان می باشد.