اگر یکی از دغدغه‌های شما در انتخاب نرم‌افزار اتوماسیون اداری، امکان ارسال و دریافت نامه با سازمان‌های دیگر است، باید بدانید که این فرآیند از طریق «تبادل الکترونیکی مکاتبات» یا همان Electronic Correspondence Exchange (ECE) انجام می‌شود.
پروتکل ECE نخستین پروتکل بومی کشور برای تبادل امن، سریع و استاندارد مکاتبات بین سازمانی است که با هدف کاهش کاغذبازی، افزایش سرعت تبادل اطلاعات و ارتقای امنیت طراحی شده است. این پروتکل نقش مهمی در نرم‌ افزارهای دبیرخانه و اتوماسیون اداری ایفا می‌کند و یکی از ویژگی‌های کلیدی نرم‌افزارهای حرفه‌ای در این حوزه، سازگاری کامل با پروتکل ECE است.
سازگاری با این پروتکل به سازمان شما اجازه می‌دهد تا بدون نیاز به راهکارهای جانبی، با دیگر سازمان‌های دولتی و خصوصی که از ECE پشتیبانی می‌کنند، به‌صورت مستقیم و دیجیتال مکاتبه کنید.

بنابراین اگر به دنبال انتخاب بهترین نرم‌افزار اتوماسیون اداری هستید، حتماً به پشتیبانی از پروتکل ECE به‌عنوان یکی از فاکتورهای مهم توجه داشته باشید.

ECE چیست؟

در دنیای امروز که ارتباطات دیجیتال نقش کلیدی در موفقیت سازمان‌ها ایفا می‌کنند، دیگر نمی‌توان تصور کرد که یک سازمان به‌صورت جزیره‌ای و بدون تعامل با دیگر نهادها فعالیت کند. اینترنت و شبکه‌های کامپیوتری، بستر تبادل اطلاعات را فراهم کرده‌اند و در این میان، پروتکل‌های ارتباطی نقش زیرساختی و حیاتی دارند.

یکی از این پروتکل‌های مهم در حوزه مکاتبات سازمانی، پروتکل ECE یا Electronic Correspondence Exchange است. این پروتکل با هدف استانداردسازی و تسهیل تبادل مکاتبات بین سازمان‌ها، توسط تعدادی از شرکت‌های تولیدکننده نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری تحت وب طراحی شد.

در سال‌هایی که اتوماسیون‌های اداری به‌سرعت در حال توسعه بودند و بیشتر مکاتبات درون‌سازمانی به‌صورت دیجیتال انجام می‌شد، هنوز یک چالش مهم باقی مانده بود: مکاتبات برون‌سازمانی همچنان وابسته به روش‌های سنتی و کاغذی بود. این مسئله باعث کاهش سرعت، افزایش هزینه‌ها و مصرف بی‌رویه کاغذ می‌شد.

پروتکل ECE برای حل همین مشکل به وجود آمد. با انجام آزمایش‌ها و دریافت بازخورد از کاربران سازمانی، نسخه نهایی این پروتکل در تیرماه سال ۱۳۸۴ به تصویب رسید و به‌سرعت در سازمان‌های مختلف مورد استفاده قرار گرفت. این پروتکل باعث شد تا ارسال و دریافت نامه‌های رسمی بین سازمانی نیز همانند مکاتبات داخلی، کاملاً دیجیتال، امن و سریع انجام شود.

امروزه ECE یکی از ارکان اصلی در ارتباطات بین‌سازمانی محسوب می‌شود و نقش مؤثری در بهبود کیفیت خدمات، افزایش بهره‌وری، کاهش هزینه‌ها و حتی کمک به حفظ محیط زیست داشته است.

نحوه کار پروتکل تبادل الکترونیکی مکاتبات (ECE)

پروتکلی که تولیدکنندگان بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری ایجاد کردند، نحوه کار ساده و کار‌آمدی دارد. آموزش این قابلیت برای پرسنل سخت نیست و با مقداری آموزش به‌راحتی آن‌را فراخواهند گرفت. این پروتکل به این صورت عمل می‌کند که با استفاده از انواع روش‌های کدگذاری، امکان مکاتبه و ارسال و دریافت نامه را فراهم می‌آورد. تولیدکنندگان نرم افزار دبیرخانه و اتوماسیون با استفاده از فرمت فایل مشخصی با نام XML اطلاعات و نامه‌ را بین دو اتوماسیون اداری مبادله می‌کنند.

با استفاده از این روش اگر دو سازمان، اتوماسیون اداری همسان نیز نداشته باشند، باز هم قابلیت مکاتبه بین یکدیگر را دارند. قابلیت مکاتبه بین دو یا چند سازمان به شرکت‌ها کمک بسیاری کرد. باعث افزایش بهره وری و بهبود کارایی کاری شد. هزینه‌های سازمان را به شدت کاهش داد. پس از اجرای این پروتکل دیگر سازمان‌ها مجبور نبودند مکاتبات خودرا با کاغذ انجام دهند. و همچنین اجباری برای اینکه در ارسال نامه‌ اداری خود از پست استفاده کنند، نداشتند.

استفاده از پست ممکن بود باعث ایجاد اختلالاتی شود مانند مفقود شدن نامه‌ اداری درخواست، دیر رسیدن و…. همه‌ی این مشکلات با استفاده از پروتکلECE برطرف شد. همچنین تولید کنندگان هنوز هم در حال طراحی راه‌هایی برای پیشرفت و گسترش این پروتکل هم‌گام با دیگر پیشرفت‌های تکنولوژی عصر جدید و سازمان‌ها هستند که این امر از سال ۱۳۸۹ شروع شده و همچنان ادامه دارد.

پروتکل ECE در نرم افزار دبیرخانه

 

امکانات کلیدی نرم افزار دبیرخانه را در مقاله‌های قبل به طور کامل توضیح داده‌ایم. اما به طور کلی دبیرخانه قسمتی از سازمان است که وظیفه‌ی ثبت و نگهداری از نامه‌ها و اسناد را برعهده دارد. از زمانی که پروتکل ECE به وجود آمد، نرم افزار دبیرخانه‌  سازمان ها نیز باید قابلیت‌های خود را ارتقا می‌دادند تا توانایی سازگاری با نامه‌هایی که از طریق ECE می‌رسد را داشته باشد. سازمان‌ها با ساخت یک ایمیل می توانند اطلاعات خود را تبادل کنند.

در صورت ارسال و دریافت مکاتبات، آن‌ها نیز همچون نامه‌های عادی باید در نرم افزار دبیرخانه و بایگانی نامه ذخیره و بایگانی شوند. نامه‌های وارده باید با شماره ثبت مشخص ارسال شوند و به این معنی است که در سازمان مبدا ثبت شده اند و به طور کامل در مراحل اداری سازمان به تایید نهایی رسیده است. همچنین نامه‌های صادره نیز باید نخست در دبیرخانه و سازمان ثبت نهایی شوند و سپس ارسال شوند.  علاوه بر همه‌ی این‌ها نیاز است که پس از انجام کارهای لازم بر روی نامه، رسید دریافت نامه برای سازمان فرستنده ارسال شود که این امر نیز توسط افرادی که نامه‌های وارده را بررسی می‌کنند از طریق دبیرخانه و پروتکل ECE انجام می‌شود. پشتیبانی و سازگاری استفاده از ECE از مواردی است که یک نرم‌ افزار دبیرخانه آنلاین باید آن را دارا باشد.

مزایای پروتکل تبادل الکترونیکی مکاتبات (ECE)

در نسخه فعلی پروتکل ECE یعنی نسخه(۱٫۰۱) مزایای زیر را در اختیار داریم:

• استقلال از معماری و فناوری‌های مورد استفاده در سامانه های مکاتبات
• استقلال از بستر انتقال معمول و عادی
• سهولت تولید نامه‌ها و اسناد

نسخه‌ای که پس از برنامه توسعه این پروتکل ایجاد می‌شود نیز مزایای زیر را به دنبال دارد، که به‌طور قطع باعث افزایش بیشتر کارایی مکاتبات بین سازمانی دارد:

• پشتیباتی از امضای نامه و اسناد
• رمزگذاری اطلاعات
• امکان صادر کردن درخواست و دریافت پاسخ درخواست

پروتکل ECE چه اطلاعاتی را در نرم افزار اتوماسیون اداری آنلاین جابجا می کند؟

• شامل مشخصات فرستنده یعنی شخص یا واحدی که نامه در آن به امضای نهایی رسیده است.
• مشخصات گیرنده یعنی واحد یا سازمانی که فایل به آن ارسال می‌شود.
• مشخصات سایر گیرندگانی که ممکن است نامه را دریافت کنند. یعنی نامه به قسمت‌های دیگر ارجاع شود.
• شماره نامه، شماره ای که فرستنده از دبیرخانه دریافت و روی آن درج کرده است.
• تاریخ نامه شامل ثبت روز و ساعت ثبت نامه که روی نامه درج شده است.
• اطلاعات نامه‌های مرتبط شامل عطف، پیوست و…
• موضوع نامه
• الویت نامه شامل فوری، عادی و….
• طبقه بندی نامه شامل محرمانه، عادی، سری و….

بخش اصلی فایل‌های پروتکل ECE:

• بخش اصلی شامل چند فایل و تصویر با فرمت‌های مختلف است. همچنین فایل‌های متنی و اصل پیام نامه در این قسمت درج می‌شود. همه‌ی اطلاعات اصلی، مقدمه و همچنین نتیجه گیری در این قسمت درج می‌شود.

پیوست‌ها:

• در صورت وجود فایل پیوست، این فایل همراه با نامه‌ها، طبق اطلاعاتی که در بالا و قسمت نامه‌های مرتبط ذکر شد به فایل بخش اصلی الصاق و همراه با نامه فرستاده می‌شود.

کلام آخر:

محتوایی که نوشته شد آنچه را که پروتکل ECE برای دبیرخانه و سهولت استفاده از آن به ارمغان آورد، بررسی کرد. دبیرخانه نیاز به سیستم دارد، که بتواند با انواع نامه ها سازگاری داشته باشد و همه‌ی آن‌چه که دبیرخانه به آن نیاز دارد را فراهم کند. انواع مکاتبه‌ها بین سازمان، امروزه به وسیله این پروتکل صورت می‌گیرد و نامه‌های وارده و صادره باید طبق مولفه‌های آن تهیه و تنظیم شود. همانطور که ذکر کردیم این نوع پروتکل که اولین پروتکل ایرانی بود توانسته است طی زمان کوتاهی به محبوبیت نزد سازمان‌ها برسد.

نرم‌افزار دبیرخانه یگانه با تکیه بر اعتماد مشتریانش، ویژگی‌هایی برای دبیرخانه خود قرار داده است که می‌تواند با انواع فایل‌هایی که به صورت ECE دریافت و فرستاده می‌شود سازگاری داشته باشد و بهترین‌هارا برای مشتریان خود به ارمغان آورد.