سیاست‌های سازمان باید مشخص کنند که اسناد شرکتی، پرسنلی و مشتری چگونه، کجا، چه زمانی و برای چه مدت نگهداری و مدیریت می‌شوند. این یک الزام حیاتی برای همه نوع سازمان‌ها است. اینجاست که داشتن آیین نامه نگهداری اسناد می‌تواند سیاست‌های مربوط به نگهداری از مدارک را دیکته کند. این آیین نامه مواردی مانند نحوه توزیع، ذخیره و از بین بردن اسناد محرمانه را مشخص می‌کند و یک خط مشی مشخصی را به سازمان برای مواجهه با حجم زیادی از اسناد ارائه می‌دهد. در این بررسی از شرکت نرم افزاری یگانه سافت در مورد اهمیت و نحوه ایجاد آیین نامه نگهداری اسناد صحبت می‌کنیم.
نگهداری اسناد چیست؟
نگهداری اسناد یا نگهداری سوابق، روشی است که سازمان شما اطلاعات مهم و محرمانه را در طول زمان ذخیره، نگهداری و بایگانی می‌کند. ذخیره داده‌های مهم در مکانی امن و قابل دسترس ضروری است. این اطلاعات می‌توانند اسناد اداری، گزارش‌های عملکرد مالی یا اسناد مربوط به معرفی تأمین‌کنندگان یا مشتریان باشند.
نگهداری اسناد تا زمانی که طبق رویه‌های نظارتی، آیین نامه‌ای و قانونی شرکت باشند، مجاز است؛ اما همیشه به یاد داشته باشید، اگر اسناد را با نرم افزار اتوماسین اداری ۱۰۰ درصد دیجیتالی می‌کنید و چه به شدت به فرآیندهای کاغذی وابسته هستید، باید یک آیین نامه مشخص برای ایجاد، ذخیره و حذف اسناد داشته باشید.
اهمیت ایجاد آیین نامه نگهداری اسناد
اهمیت آیین نامه نگهداری اسناد را نمی‌توان نادیده گرفت. پیاده‌سازی یک رویکرد قانونی برای مدیریت سوابق، از مدارک مهم و حساس محافظت می‌کند و خطرات مرتبط با نقض داده‌ها و دعاوی حقوقی را کاهش می‌دهد. عدم رعایت آیین نامه می‌تواند منجر به مجازات‌های شدید، جریمه‌ها و عواقب قانونی شود.
ایجاد آیین نامه به سازمان شما کمک می‌کند تا با شناسایی اسناد ضروری و تعیین دوره‌های نگهداری آنها، به بهینه‌سازی فضای ذخیره‌سازی و افزایش بهره‌وری عملیاتی کمک می‌کند. همچنین تضمین می‌کند که اسناد مهم در صورت نیاز به راحتی در دسترس هستند؛ بنابراین در زمان و تلاش برای یافتن فایل‌های خاص صرفه‌جویی کرده و بازیابی سریع اطلاعات را تسهیل می‌کند.
هدف از آیین نامه نگهداری اسناد
یک آیین نامه مدیریت اسناد می‌تواند اهداف زیر را پوشش دهد:
- انطباق با قوانین مالیاتی و حقوقی برای حفظ شفافیت اطلاعات
- فراهم کردن دسترسی به اسناد ارزشمند در صورت نیاز
- صرفه‌جویی در هزینه، فضا و زمان برای پیدا کردن اسناد
- اجتناب از ادعاهای مربوط به از بین بردن گزینشی اسناد
- مرور منظم اسناد غیرتجاری، غیرضروری و قدیمی برای حذف
نحوه ایجاد آیین نامه نگهداری اسناد
سیاست یا آیین نامه نگهداری سوابق، جزء حیاتی استراتژی مدیریت اطلاعات هر سازمانی است. این سیاست، دستورالعمل‌ها و رویه‌های مربوط به مدت زمان نگهداری انواع مختلف سوابق و روش‌های مناسب دفع آنها را مشخص می‌کند. یک آیین نامه نگهداری سوابق که به خوبی تعریف شده باشد، رعایت الزامات قانونی و نظارتی را تضمین می‌کند، خطرات را به حداقل می‌رساند، کارایی را بهبود می‌بخشد و هزینه‌ها را کاهش می‌دهد.
هنگام تدوین سیاست نگهداری سوابق، عناصر مهم زیر را در نظر بگیرید:
- شناسایی انواع سوابق: با شناسایی انواع مختلف اسناد شروع کنید که سازمان شما تولید یا دریافت می‌کند. این موضوع شامل سوابق مالی، پرونده‌های کارکنان، داده‌های مشتری، قراردادها و موارد دیگر می‌شود.
- تعیین دوره‌های نگهداری: الزامات قانونی و نظارتی هر نوع سابقه را برای تعیین دوره‌های نگهداری مناسب، مورد تحقیق و بررسی کنید.
- تعریف روش‌های ذخیره‌سازی و حذف: دستورالعمل‌هایی را برای نحوه ذخیره‌سازی، سازماندهی و محافظت از سوابق در طول دوره نگهداری آنها ایجاد کنید. روش‌های مناسب حذف را پس از پایان دوره نگهداری سوابق، تشریح کنید.
نحوه به‌روزرسانی آیین نامه نگهداری اسناد
ایجاد یک سیاست نگهداری سفارشی متناسب با نیازهای خاص سازمان شما بسیار مهم است. عواملی مانند مقررات خاص صنعتی که فعالیت می‌کنید، فرآیندهای داخلی و خطرات احتمالی دعاوی را در نظر بگیرید. یک رویکرد یکسان برای همه ممکن است به طور کافی نیازهای منحصر به فرد شما را برآورده نکند. پس از تدوین ایین نامه نگهداری سوابق، بررسی، نگهداری و به‌روزرسانی منظم آن مهم است.
بهترین شیوه‌ها برای نگهداری و به‌روزرسانی سیاست نگهداری سوابق عبارتند از:
- بررسی‌های منظم: انجام بازرسی و بررسی‌های دوره‌ای برای اطمینان از انطباق با سیاست و شناسایی هرگونه مشکل را در نظر بگیرید.
- آگاهی در مورد تغییرات قانونی: از تغییرات قوانین و مقرراتی که ممکن است بر الزامات نگهداری سوابق شما تأثیر بگذارد، اطلاع داشته باشید و سیاست خود را بر اساس آن تنظیم کنید.
- آموزش و آگاهی: به کارکنان آموزش دهید تا مطمئن شوند که آنها نقش‌ها و مسئولیت‌های خود را در مدیریت سوابق درک می‌کنند و مفاد داخل آیین نامه نگهداری اسناد را می‌دانند.
تدوین یک سیاست قوی برای نگهداری سوابق، سازمان شما می‌تواند سوابق خود را به طور مؤثر مدیریت کند، خطرات را کاهش دهد و از رعایت قوانین و مقررات مربوطه اطمینان دهد.
نحوه اجرای آیین نامه نگهداری اسناد
اجرای یک برنامه نگهداری سوابق برای سازمان‌ها جهت مدیریت مؤثر اسناد حیاتی مهم است. یک آیین نامه خوب می‌تواند در تعیین مدت نگهداری و استفاده از اسناد کمک کند و بین الزامات قانونی و عملیاتی تعادل برقرار می‌کنند. هنگام تدوین آیین نامه نگهداری اسناد، موارد زیر را در نظر بگیرید:
- بررسی اجزای آیین نامه: یک سیاست جامع نگهداری سوابق شامل شناسایی انواع مختلف اسناد در یک سازمان، مانند اسناد مالی، پرسنلی، مشتری و سایر موارد مرتبط است. هر نوع سند باید دسته‌بندی شده و بر اساس الزامات قانونی، نظارتی و عملیاتی، یک دوره نگهداری به آن اختصاص داده شود.
- تعیین دوره‌های نگهداری: دوره‌های نگهداری می‌تواند بر اساس عواملی مانند مقررات موجود در صنعت، تعهدات قانونی و نیازهای تجاری متفاوت باشند. برای تعیین دوره نگهداری مناسب برای هر نوع سند، یک تحلیل کامل انجام دهید. این تحلیل ممکن است شامل مشاوره با کارشناسان حقوقی و بررسی مقررات رقبا باشد.
- مدیریت استثنائات نگهداری: درحالی‌که آیین نامه نگهداری اسناد، دستورالعمل‌هایی برای مدیریت سوابق دارد، ممکن است استثنائات وجود داشته باشد که مستلزم نگهداری طولانی‌تر یا نامحدود سوابق خاص باشد. پس مهم در زمان اجرای آیین نامه به این استثنائات توجه داشته باشید.
مسائل رایج در مورد آیین نامه نگهداری اسناد
در ادلمه به برخی از مسائل رایج در مورد مقررات نگهداری اسناد اشاره می‌کنیم:
- دوره‌های نگهداری نامشخص: سازمان‌ها اغلب برای تعیین مدت زمان نگهداری انواع مختلف اسناد (مالی، حقوقی، منابع انسانی، عملیاتی) دچار مشکل می‌شوند، به خصوص زمانی که مقررات در کشور یا صنعت متفاوت است.
- رعایت قوانین متعدد: مشاغلی که در حوزه‌های قضایی مختلف فعالیت می‌کنند، با چالش‌هایی در تطبیق شیوه‌های نگهداری اسناد با قوانین محلی، ملی و بین‌المللی مختلف مواجه هستند.
- خطر نگهداری بیش از حد: نگهداری اسناد در مدت زمان طولانی می‌تواند هزینه‌های ذخیره‌سازی و خطرات قانونی را افزایش دهد، به خصوص اگر اسناد قدیمی در دعاوی استفاده شوند.
- دفع نامناسب: عدم امحای ایمن اسناد حساس یا منقضی شده می‌تواند منجر به نقض داده‌ها، نقض حریم خصوصی و مجازات‌های نظارتی شود.
- سوابق دیجیتال در مقابل فیزیکی: تصمیم‌گیری در مورد نگهداری نسخه‌های کاغذی پس از دیجیتالی شدن یک مسئله رایج است، زیرا برخی از مقررات به نسخه‌های چاپی اصلی نیاز دارند.
- دسترسی و امنیت: اطمینان از اینکه اسناد نگهداری شده در صورت نیاز به راحتی قابل دسترسی هستند و از دسترسی غیرمجاز محافظت می‌شوند، ممکن است دشوار باشد.
- فقدان سیاست‌های استاندارد: بسیاری از سازمان‌ها فاقد سیاست‌های داخلی روشن برای نگهداری اسناد هستند که منجر به ناهماهنگی‌ها و شکاف‌های بین قوانین و آیین نامه می‌شود.
- آگاهی کارکنان: ممکن است کارکنان در مورد قوانین نگهداری آموزش ندیده باشند و این موضوع باعث حذف تصادفی سوابق مهم یا بایگانی نادرست شود.
کلام آخر
ایجاد و اجرای آیین نامه نگهداری اسناد به سازمان شما در ساده سازی فرآیندهای مدیریت اطلاعات، کاهش هزینه‌های ذخیره‌سازی، کاهش خطرات قانونی و انطباق با مقررات کمک می‌کند. شما با یک آیین نامه جامع و بهترین نرم افزار بایگانی اسناد می‌توانید از سوابق مهم کسب‌وکارتان محافظت کرده و نحوه ایجاد، توزیع، ذخیره و حذف آنها را طبق قوانین خاصی مدیریت کنید.
سوالات متداول
اسناد تا چه مدت باید نگهداری شوند؟
مدت زمان نگهداری اسناد بسته به نوع آن متفاوت است. برای مثال، اسناد مالی معمولاً بین ۱۰ تا ۱۵ سال باید نگهداری شوند، در حالی که اسناد حقوقی و قراردادهای اصلی تا پایان اعتبار حقوقی و حتی پس از آن باید در آرشیو باقی بمانند. برخی اسناد دائمی مثل اساسنامه و صورت‌جلسات مهم باید بدون محدودیت زمانی نگهداری شوند.
آیا می‌توان اسناد کاغذی را پس از اسکن و دیجیتال‌سازی معدوم کرد؟
بله، در بسیاری از سازمان‌ها پس از دیجیتال‌سازی و تأیید صحت نسخه الکترونیکی، اسناد کاغذی غیرضروری معدوم می‌شوند. با این حال، برای اسناد اصلی و حیاتی (مانند قراردادهای رسمی و مدارک هویتی) معمولاً نگهداری نسخه فیزیکی الزامی است. آیین‌نامه داخلی هر سازمان این موضوع را مشخص می‌کند.
چه کسی مسئول نگهداری و بایگانی اسناد در سازمان است؟
مسئولیت اصلی نگهداری اسناد بر عهده واحد بایگانی یا مدیریت اسناد سازمان است. این واحد موظف است با رعایت استانداردهای امنیتی، محرمانگی و شرایط نگهداری، از دسترسی غیرمجاز و آسیب‌دیدگی اسناد جلوگیری کند. در سازمان‌های بزرگ معمولاً کمیته‌ای ویژه نیز بر روند نگهداری و امحای اسناد نظارت می‌کند.
بدون دیدگاه