اتوماسیون اداری (Office Automation) به مجموعه‌ای از ابزارها و نرم‌ افزارها گفته می‌شود که به منظور مکانیزه کردن فعالیت‌ها، فرآیندها و گردش کارهای اداری سازمان طراحی شده‌اند. هدف اصلی اتوماسیون اداری، افزایش سرعت، دقت و کارایی در مدیریت امور داخلی سازمان است.
امروزه سازمان‌ها برای بهینه‌سازی مدیریت مکاتبات، نامه‌ها، فرم‌ها و گردش کار دبیرخانه‌ای، به نرم‌افزارهای تخصصی اتوماسیون اداری نیاز دارند. اگر به دنبال نرم افزاری کارآمد برای سازماندهی بهتر مکاتبات و فرآیندهای داخلی خود هستید، پیشنهاد می‌کنیم صفحه نرم افزار اتوماسیون اداری را مشاهده نمایید و با امکانات اتوماسیون اداری یگانه آشنا شوید.

تعریف اتوماسیون اداری :

نرم‌افزار اتوماسیون اداری یک سیستم پیشرفته اطلاعاتی است که با استفاده از فناوری‌های کامپیوتری، فرآیندهای اداری و گردش کار در سازمان‌ها را به شکل کارآمد و خودکار مدیریت می‌کند. این سیستم علاوه بر جمع‌آوری پیام‌های الکترونیکی، مستندات را ذخیره کرده و فرم‌های اداری را بین بخش‌ها و گروه‌های مختلف توزیع می‌کند. بخش‌های اصلی این سیستم شامل تصویربرداری مستندات، پردازش کلمات، تقویم کاری، مدیریت نامه‌ها و بسیاری امکانات دیگر است.

اگر شما به عنوان یک مدیر یا مسئول بخواهید فرآیندهای روزمره و اداری خود را به‌صورت سریع‌تر، دقت بیشتر و با کارایی بالا انجام دهید، به‌طور قطع به یک سیستم اتوماسیون اداری پیشرفته نیاز خواهید داشت. با توجه به اینکه حجم زیادی از زمان به نوشتن نامه‌ها و مکاتبات اداری اختصاص می‌یابد، سازمان‌ها و شرکت‌ها ممکن است با مشکل کمبود زمان مواجه شوند. به همین دلیل، استفاده از اتوماسیون اداری به شما این امکان را می‌دهد تا فرآیندها را سریع‌تر و با دقت بالاتر انجام دهید و در عین حال کاغذ را از سیستم‌های اداری حذف کنید.

اهمیت اتوماسیون اداری :

بسیاری از افراد شاید در مورد اهمیت تهیه اتوماسیون اداری تحت وب اطلاعاتی نداشته باشند و به همین دلیل این سیستم را برای خود تهیه نکنند. ولی باید بدانید استفاده کردن از یک سیستم اداری علاوه بر اینکه در زمان صرفه جویی بسیاری برای شما دارد، هزینه‌هایتان را هم تا حد بسیاری کاهش می‌دهد. تمامی سازمان‌ها و اداره‌ها برای اینکه ابلاغیه‌ها و نامه را به کارمندان خود برسانند باید از کاغذ استفاده کنند که استفاده بیش از حد کاغذ برای محیط زیست بسیار ضرر دارد و به جامعه آسیب وارد می‌کند.

با توجه به این مسئله که حجم نامه‌ها و مکاتبات اداری در سازمان‌ها روز به روز بیشتر می‌شود، بهتر است یک سیستم اداری مناسب برای سازمان تهیه کنید تا هزینه‌ها را کاهش دهید. در واقع تنها یک سیستم سریع و مناسب می‌تواند حجم بسیار عمده از پاسخ‌های سازمان‌های اداری را کاهش دهد و برای صرفه جویی اقتصادی مناسب باشد.

در هر یک از سازمان‌ها و شرکت‌هایی که از اتوماسیون اداری استفاده کرده و به طور کامل آن را پیاده سازی می‌کنند، عکس العمل های آن سازمان رشد کرده و در روند صحیح خود پیش روی می‌نماید. زمانی که شما از یک سیستم الکترونیکی مناسب استفاده کنید بدون شک انرژی و زمان زیادی را حفظ خواهید کرد.

سیستم‌های اتوماسیون اداری قدرتمند داده‌های زیادی را در فضای کوچک ذخیره می‌کنند و در عین حال کار دستی را کاهش می‌دهند. آن‌ها علاوه بر ساده سازی وظایف روزانه، بازیابی اطلاعات را نیز سرعت می‌بخشند.

انواع ابزارهای اتوماسیون اداری:

ابزارهای اتوماسیون اداری مجموعه متنوعی از برنامه‌های کاربردی را در بر می‌گیرند که برای ساده‌سازی و بهبود جنبه‌های مختلف عملیات روزانه در محل کار طراحی شده‌اند. در ادامه با این ابزار کلیدی آشنا می‌شوید:

• ابزارهای ارتباطی: تسهیل تبادل اطلاعات کارآمد از طریق مشتریان ایمیل و پلتفرم‌های پیام‌رسانی فوری، افزایش همکاری بین اعضای تیم.
• ابزارهای مدیریت اسناد: ایجاد، ویرایش، ذخیره سازی و به اشتراک گذاری سند را ساده می‌کند و از همکاری روان و کنترل نسخه اطمینان می‌دهد.
• نرم افزار مدیریت پروژه: وظایف را سازماندهی می‌کند، منابع را تخصیص می‌دهد و پیشرفت پروژه‌های پیچیده را پیگیری می‌کند و به اجرای مؤثر آنها کمک می‌نماید.
• صفحه گسترده و ابزار تجزیه و تحلیل داده‌ها: اطلاعات عددی را پردازش و تفسیر کرده و به تصمیم گیری مبتنی بر داده کمک می‌کند.
• نرم افزار مدیریت مالی: به بودجه بندی، صورتحساب و ردیابی هزینه‌ها برای عملیات مالی ساده کمک می‌کند.
• سیستم‌های مدیریت ارتباط با مشتری (CRM): تعاملات مشتری را مدیریت کرده و فرآیندهای فروش را برای افزایش تعامل با مشتری بهینه می‌کند.
• برنامه‌ریزی و برنامه‌های تقویم: از مدیریت زمان و هماهنگی مؤثر بین اعضای تیم اطمینان حاصل می‌نماید.
• ابزارهای اتوماسیون منابع انسانی: وظایف مدیریت پرسنل، از استخدام تا ارزیابی عملکرد آنها را ساده می‌کند.
• ابزارهای امنیتی: از دارایی‌های دیجیتال و اطلاعات حساس در برابر تهدیدات بالقوه محافظت می‌نماید.
• ابزارهای دورکاری و جلسات مجازی: همکاری در تنظیمات کار از راه دور از طریق جلسات مجازی و بسترهای ارتباطی را آسان می‌کند.

فواید استفاده از اتوماسیون اداری :

اگر  می‌خواهید از اتوماسیون اداری در سیستم سازمان‌ها و شرکت‌های خود استفاده کنید باید با مزایای اتوماسیون اداری آشنایی داشته باشید که برخی از مهمترین مزیت‌های آن عبارتند از :

حذف کاغذ در اتوماسیون اداری :

یکی از مهمترین و اصلی‌ترین ویژگی‌هایی که اتوماسیون اداری دارد این است که، حجم قابل ملاحظه‌ای از نامه‌ها و مکاتبه‌های اداری را حذف می‌کند. در گذشته بایگانی‌های هر یک از سازمان‌های دولتی و یا خصوصی همیشه سراسر از دفاتر و مدارک بوده است که باید بین آنها چندین ساعت می‌گشتید تا نامه و مدرک مورد نظر خود را پیدا کنید. اما با وجود این سیستم الکترونیکی شما می‌توانید تمامی نامه‌ها و مدارک خود را در این سیستم ذخیره کرده و کار بایگانی‌ها را بسیار  راحت‌تر کنید.

دسترسی نامحدود به داده‌های اداری:

یکی از دیگر مزیت‌هایی که می‌توانیم برای اتوماسیون اداری بیان کنیم این است در هرکجا و هر زمانی می‌توانید به تمامی مکاتبات و داده‌های اداری خود دسترسی داشته باشید و آنها را پیگیری کنید. برخی از افرادی که مایل هستند به صورت دورکاری به انجام امور شغلی خود بپردازند، می‌توانند از این سیستم استفاده کنند.

استفاده بهینه از زمان :

از دیگر مزیت‌هایی که این اتوماسیون دارد این است که تمامی فرآیندهای اداری در کمترین زمان انجام می‌شود. در واقع از آنجایی که در محیط کاری بهینه سازی از زمان اهمیت زیادی دارد، باید به عملیات خودکار سازی فرآیندهای اداری هم توجه زیادی داشته باشید و با استفاده از این سیستم این امکان برای شما فراهم خواهد شد

نگهداری و ذخیره سازی داده‌ها:

بدون شک در سازمان‌ها اطلاعات بسیار مهمی وجود دارد و نیاز است که این اطلاعات به خوبی حفظ و بایگانی شود. با استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب شما می‌توانید آن اطلاعات را درون حافظه سیستم خود نگهداری کنید. همچنین باید بدانید ایمنی این سیستم بسیار بالا است و به همین دلیل شما با خیالی آسوده می‌توانید اطلاعات خود را درون آن قرار دهید. اطلاعات هر چقدر که سنگین هم باشد در این سیستم با حجم کمتری ذخیره می‌شود و مراجعه کردن به آن بسیار آسان است.

تعامل الکترونیکی :

شما زمانی که از این سیستم در سازمان خود استفاده می‌کنید، می‌توانید با دیگر سازمان‌ها به راحتی تعامل داشته باشید. بسیاری از سازمان‌های اداری هستند که با یکدیگر رابطه زیادی دارند و برای اینکه بخواهند سرعت اطلاع رسانی خود را با یکدیگر بیشتر کنند، می‌توانند از اتوماسیون اداری استفاده نمایند.

در گذشته سازمان‌هایی که با یکدیگر در تعامل بودن مکاتبه‌هایشان بیشتر به نامه‌های اداری خلاصه می‌شد و همین مسئله به محیط زیست آسیب جدی وارد می‌کرد. ولی با وجود این سیستم اداری دیگر نیازی نیست آنها نامه نگاری کنند و زمان خود را صرف ارسال آن نمایند.

راحتی ارباب رجوعان :

در گذشته بسیاری از ارباب رجوعان برای پیگیری کارهای اداری خود مجبور بودند دوندگی‌های بسیاری را انجام دهند و از یک اتاق به اتاق دیگری مراجعه کنند. اینکه ارباب رجوعان با کارکنان شرکت و سازمان‌ها مواجه می‌شدند مشکلات زیادی را در پی داشت.

امروزه ارباب رجوعان به وسیله اتوماسیون اداری به راحتی می‌توانند به اسناد و مدارک مربوط به خودشان در سازمان‌ها دسترسی داشته باشند و هر مشکلی در آنها وجود دارد رفع نموده تا روند پیگیری کارهای اداری آنها به سرعت انجام شود. آن‌ها می‌توانند هر لحظه از شبانه روز که مایل هستند پرونده خود را مشاهده کنند تا از روند پیگیری کارهای خود اطلاع بیشتری پیدا نمایند.

مدیریت دقیق :

از دیگر مزیت‌هایی که در نرم افزار اتوماسیون اداری آنلاین وجود دارد این است که مدیریت سازمان به خوبی می‌تواند عملکرد کارکنان خود را مورد بررسی قرار دهد و اگر آنها در روند کاری خود دچار وقفه و یا اشتباهی شده باشند به آنها گوشزد دهد. دیگر نیازی نیست مدیریت مانند گذشته برای بررسی روند کارهای کارکنان، به سرکشی در اداره بپردازد؛ بلکه تنها در اتاق خود می‌نشیند و با استفاده از سیستم آنها را مورد نظارت قرار دهید و به طور دقیق شرکت و سازمان را مدیریت می‌کند.

به حداقل رسیدن اشتباهات:

از دیگر مزیت‌هایی که برای اتوماسیون اداری می‌توانیم معرفی کنیم این است که، به دلیل الکترونیکی بودن آن، درصد خطای انسانی کاهش پیدا می‌کند. زمانی که عملیات ثبت اسناد و مدارک در سیستم به درستی انجام شود، میزان خطای انسانس در وارد کردن و یا گم کردن اطلاعات بسیار کم خواهد شد.

چالش‌های اتوماسیون اداری :

هر نوع اتوماسیون اداری در کنار مزیت‌های بسیار زیادی که دارد و برای رسیدن به بهبود و توسعه اهداف سازمانی از آن استفاده می‌شود، امکان دارد که دارای چالش‌هایی هم نیز باشد. پیچیدگی و سختی کار کردن با سیستم و یا نادیده گرفتن روابط اجتماعی از جمله مهم‌ترین این چالش‌ها است.

البته پیش از اینکه چالش‌های نرم افزار اتوماسیون اداری را بیان کنیم باید بدانید با کمی تحقیق و آگاهی، می‌توانید آنها را از بین ببرید. برخی از مهمترین معایبی که در سیستم‌های اتوماسیون وجود دارد عبارتند از :

1. در محیط انسانی و یا همان محیط کاری امکان دارد که تغییراتی ایجاد شود و این تغییرات در سیستم‌های سنتی وجود ندارد.
2. برخی از کاربران امکان دارد بعد از اینکه اتوماسیون اداری را خریداری کردند، به راحتی نتوانند با آن کار کنند و پیچیدگی‌های زیادی را درون آن مشاهده نمایند. آن‌ها می‌توانند مطالعه بیشتری در مورد این سیستم داشته باشند تا به راحتی بتوانند با آن کار کنند.
3. امکان دارد در کار کردن با رایانه و سیستم‌های الکترونیکی دچار مشکلات جسمی شوند که البته اگر نحوه نشستن آنها روی صندلی استاندارد باشد مشکلی برای آنها به وجود نمی‌آید.
4. برخی از کارکنانی که نمی‌توانند با سیستم‌های الکترونیکی کار کنند، امکان دارد مشکلات خود را که در کار برایشان به وجود می‌آید را به اتوماسیون اداری نسبت دهند.
5. برخی از روابط انسانی و اجتماعی امکان دارد نادیده گرفته شوند، چرا که فعالیت‌های اداری به طور کلی مکانیزه می‌شود. با اینکه سیستم‌های اداری به صورت الکترونیکی در بسیاری از سازمان‌ها به کار می‌رود، هنوز هم بسیاری از سازمان‌ها به رابطه اجتماعی خود اهمیت می‌دهند.

ویژگی‌های اتوماسیون اداری یگانه چیست؟

نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب یگانه با طراحی کاربرپسند و امکانات پیشرفته، علاوه بر ویژگی‌های استاندارد موجود در نرم‌افزارهای مشابه، چندین قابلیت کلیدی و منحصر به فرد دارد که باعث می‌شود این سیستم انتخابی عالی برای سازمان‌ها و شرکت‌ها باشد. برخی از ویژگی‌های برجسته این نرم‌افزار عبارتند از:

• یادآوری خودکار قرارهای کاری: به راحتی قرارهای مهم خود را مدیریت کرده و هرگز هیچ‌کدام را فراموش نکنید

• مدیریت قراردادها: فرآیندهای مرتبط با قراردادها را به‌صورت آنلاین پیگیری کرده و از تمام جزئیات آن‌ها مطلع شوید

• مدیریت فرآیندها و پروژه‌ها: تمامی پروژه‌ها و فرآیندهای کاری خود را به‌صورت هوشمندانه مدیریت کنید و مراحل پیشرفت آن‌ها را به‌سادگی دنبال کنید

• گزارش‌گیری هوشمند: با قابلیت‌های گزارش‌گیری پیشرفته، تحلیل‌های دقیق و لحظه‌ای از عملکرد سازمان خود داشته باشید

• نرم‌افزار چاپ چک: با این ویژگی، امور مالی خود را سریع‌تر و بدون نیاز به فرآیندهای پیچیده مدیریت کنید

عواملی که در باید پیش از اجرای سیستم‌های اتوماسیون اداری در نظر بگیرید:

نباید در پیاده‌سازی سیستم اتوماسیون اداری عجول باشید. عوامل حیاتی وجود دارند که باید قبل از خرید و راه‌اندازی این نرم‌افزار در نظر بگیرید. این عوامل عبارتند از:

ارزیابی نیازهای سازمانی

اولاً، درک کنید که تمام ادارات و شرکت‌ها مانند هم نیستند. از این رو، نیازهای شما از اتوماسیون متفاوت است. ساختار سیستم خود را به دقت ارزیابی کنید و بخش‌های مهمی که نیاز به بهبود دارند یا مواردی که مستعد خطای انسانی هستند را بررسی کنید.

شناسایی راه حل‌های الکترونیکی مناسب برای وظایف یا فرآیندهای خاص

پس از اینکه فهمیدید کدام بخش‌ها  در کسب‌وکارتان مشکل دارد، تمرکز خود را به شناسایی راه‌حل‌های قدرتمند متناسب با این آنها معطوف کنید. شاید نیاز باشد از ابزار یکپارچه‌سازی نرم‌افزار مدیریت پروژه برای تفویض وظایف به کارکنان استفاده کنید یا برای افزایش امنیت، داده‌ها را رمزگذاری کنید. به یاد داشته باشید هدف تقویت عملکرد اجرایی کارکنان و در عین حال کاهش هر گونه خطای انسانی است.

آموزش ابزارها و بسترهای جدید به کارکنان

کاربران نهایی این سیستم الکترونیکی، کارکنان و کارمندان اداری هستند. حتی اگر بهترین اتوماسیون اداری را بخرید، اگر کارکنان دانش کافی در مورد نحوه عملکرد آن نداشته باشند، به طور بالقوه به جای پیروزی، زمینه را برای شکست فراهم می‌کنید. قبل از اجرای کامل سیستم اداری خودکار انتخابی خود، اقدام به آموزش جامع کارکنان خود کنید. از کتابچه‌های راهنمای کاربر پسند یا مربیان حرفه‌ای برای آموزش‌های عملی بهره ببرید. این یک روش پایدار است که اطمینان می‌دهد کارمندان نحوه کار با سیستم‌های جدید را یاد می‌گیرند و در نتیجه شانس استفاده موفقیت آمیز از اتوماسیون اداری را افزایش می‌دهند.

سخن پایانی

حال که با مزایای اتوماسیون اداری و تأثیر آن در بهبود فرآیندهای سازمانی آشنا شدید، باید بدانید که هزینه خرید این سیستم‌ها به هیچ وجه برای سازمان‌ها و شرکت‌ها مانعی ایجاد نمی‌کند. هزینه اتوماسیون اداری به عوامل مختلفی بستگی دارد، از جمله اندازه و نوع سازمان شما و امکاناتی که نیاز دارید. به همین دلیل، این سیستم‌ها برای هر سازمانی با هر اندازه و نیازی قابل دسترسی هستند.
اگر شما قصد دارید هزینه‌های خود را کاهش دهید، می‌توانید از نسخه‌های ساده‌تر یا امکانات محدودتری استفاده کنید که در عین حال همچنان کارایی بالایی دارند. همچنین، انتخاب دقیق و آگاهانه امکانات مورد نیاز به شما کمک می‌کند تا از پرداخت هزینه‌های اضافی جلوگیری کنید. برای اطمینان از انتخاب بهترین گزینه و بهینه‌سازی هزینه‌ها، مشاوره با کارشناسان متخصص در این زمینه می‌تواند انتخاب مناسب‌تری برای شما فراهم آورد.