معرفی خودکارسازی فرآیند کسب و کار – چه فرآیندهایی را باید خودکار کرد؟
تا سال 2025، 80 درصد سازمان‌ها از اتوماسیون هوشمند یا خودکار سازی فرآیند کسب و کار استفاده خواهند کرد. این بدان معناست که خودکار کردن گردش کار اکنون یک گام ضروری برای شرکت‌هایی است که می‌خواهند به طور کامل با تحولات دیجیتالی همراه شوند و شرکت خود را برای آینده آماده کنند. اتوماسیون فرآیند کسب و کار، فرآیندها را ساده می‌کند و به شرکت‌ها کمک می‌نماید تا کارایی خود را افزایش دهند، بهره وری را بهبود بخشند و مدل‌های تجاری جدید را پیاده‌سازی کنند. با این حال بیش از 90 درصد از پروژه‌های اتوماسیون به دلایل متعددی از جمله مسائل فنی، هزینه‌های بالای اجرا، عدم استراتژی و مقاومت در برابر تغییر، با شکست مواجه می‌شوند.
درک خودکارسازی فرآیند کسب و کار و اینکه چگونه می‌توان با موفقیت به آن دست یافت، بهترین راه برای شروع است.
خودکارسازی فرآیند کسب و کار چیست؟
اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار (BPA) استفاده از فناوری پیشرفته برای تکمیل فرآیندهای تجاری با کمترین مداخله انسانی است. فرآیند کسب و کار یک فعالیت یا مجموعه‌ای از فعالیت‌ها است که برای انجام یک هدف سازمانی خاص مانند تولید محصول، جذب کارکنان و مشتریان جدید استفاده می‌شود. یک فرآیند تجاری معمولاً چندین بخش تجاری را در بر می‌گیرد که اغلب با یک اقدام شروع می‌شود. به عنوان مثال، سیستم مدیریت منابع انسانی و نیروهای متشکل از آن می‌تواند مجموعه‌ای از مراحل گردش کار از پیش تعریف‌شده را برای ارسال یک ایمیل خوش‌آمدگویی، پیکربندی اعتبارنامه‌های امنیتی و تنظیم جزئیات مالی در سیستم، راه‌اندازی کند.
خودکار کردن مراحل گردش کار در فرآیند کسب و کار معمولاً کارایی و دقت هر مرحله را بهبود می‌بخشد. BPA از انواع فناوری های پیشرفته، از جمله ابزارهای اتوماسیون، قابلیت‌های اطلاعاتی فرآیند و پلتفرم‌ها و فضای ابری بهره می‌برد. علاوه بر این، قابلیت‌های BPA اغلب در برنامه‌های سازمانی محبوب مانند نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی، نرم افزار اتوماسیون اداری، نرم افزار بایگانی اسناد، نرم‌افزار دبیرخانه تحت وب و سایر ابزارهایی که بهترین شیوه‌های صنعت را اجرا می‌کنند، گنجانده می‌شوند.
نمونه‌هایی از اتوماسیون فرآیند کسب و کار (BPA)
اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار (BPA) به استفاده از فناوری برای خودکارسازی وظایف تکراری و دستی در فرآیندهای کسب و کار اشاره دارد که منجر به بهبود کارایی، دقت و کاهش هزینه‌ها می‌شود.
نمونه‌هایی از BPA عبارتند از ورود کارکنان، سفارش‌های خرید، خدمات مشتری، فرآیندهای منابع انسانی، بازاریابی و فروش، حسابداری و امور مالی، ورود داده‌ها و مدیریت. برای درک بهتر اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار چند مثال ذکر می‌کنیم:
استخدام کارکنان
اگرچه ممکن است استخدام کارمندان یک فرآیند بی سر و صدا به نظر برسد، اما شامل وظایف متعددی است. پر کردن فرم‌های اطلاعات، تشکیل جلسات معارفه، تشکیل جلسات آموزشی، راه‌اندازی حساب‌های بانکی، جمع‌آوری اسناد مربوطه و تعیین مربیان تنها تعدادی از فعالیت‌های مربوطه است.
بدون اتوماسیون، کل فرآیند می‌تواند کاملاً آشفته شود و منجر به موارد زیر شود:
- کاغذبازی بی پایان
- از دست دادن برخی وظایف
- نارضایتی کارکنان
- بهره وری پایین
بکارگیری خودکارسازی فرآیند کسب و کار، انتقال روان از یک کار به کار دیگر را تضمین می‌کند، کارمندان مربوطه را در جریان نگه می‌دارد و وضعیت فرآیند را قابل مشاهده می‌نماید.
سفارشات خرید
درخواست‌های سفارش خرید در اکثر سازمان‌ها فرآیندهای تکراری هستند. تیم درخواست کننده فرمی را پر کرده و برای تیم خریدار ارسال می‌کند. مرجع تصویب کننده درخواست را بررسی می‌کند و در صورت ناکافی بودن اطلاعات یا وجود محدودیت‌های بودجه، درخواست را رد می‌نماید.
سپس فرم به تیم درخواست کننده بازگردانده می‌شود. در صورت تأیید، سفارش خرید ایجاد می‌شود و نسخه‌هایی برای تأمین کننده و همچنین تیم موجودی ارسال می‌گردد. بدون اتوماسیون، ممکن است مشکلات زیر را تجربه کنید:
- تأخیر در تأیید درخواست خرید
- بهره‌وری ناقص
- سوابق ناقص
- خطاها در پر کردن فرم
- خطا در هنگام تحویل گرفتن لوازم
یک پلتفرم اتوماسیون فرآیند کسب و کار می‌تواند به بهبود پاسخگویی، شفافیت و امکان ضبط دقیق داده‌ها کمک کند، که در صورت لزوم توسط ذینفعان مربوطه قابل دسترسی است. همچنین تمام ارتباطات مربوط به فرآیند را در جریان کار حفظ می‌کند تا اجرای آن را آسان‌تر و سریع‌تر نماید.
اتوماسیون بازاریابی
نرم‌افزار اتوماسیون بازاریابی به شرکت‌ها اجازه می‌دهد تا مشتریان را با پیام‌های بازاریابی خودکار در سراسر کانال‌هایی مانند ایمیل، وب‌سایت‌ها، رسانه‌های اجتماعی و پیام‌های متنی هدف قرار دهند تا سرنخ‌های فروش تولید کنند. این فناوری بخشی از مدیریت ارتباط با مشتری یا CRM است و معمولاً توسط بخش‌های بازاریابی به عنوان راهی برای حذف وظایف تکراری از گردش کار کارکنان و افزایش کارایی کلی بازاریابی استفاده می‌شود.
اتوماسیون واحد مدیریت
همانطور که می‌دانید در هر کسب و کار فرایندهای متعددی وجود دارد که بر اساس تصمیم گیری مدیرانی که اصول مدیریت می دانند، انجام می‌گیرد. به عنوان مثال، فرایندهای تکراری و زمانبر مانند درخواست مرخصی کارکنان، اغلب نیازمند تأیید مدیران است. با استفاده از نرم افزارهای اتوماسیون این قابلیت وجود دارد که فرایند خودکارسازی را برای این فرآیند انجام دهید.
با استفاده از خودکارسازی کارکنان درخواست‌های خود را به شکل الکترونیکی و به وسیله یک پورتال تحت وب ارسال می‌نمایند. پس از آن این درخواست‌ها می‌توانند برای تأیید به سرپرستان و مدیران سازمان‌ها ارجاع داده شوند.
اتوماسیون واحدهای مالی
اتوماسیون اداری در واحدهای مالی تغییرات زیادی را به وجود آورده‌اند. همانطور که می‌دانید در گذشته‌ها این فرایندها به شکل دستی و در قالب فایل‌های اکسل انجام می‌شد. اما در حال حاضر با ایجاد نرم افزارهای اتوماسیون، امکان خودکار سازی بخش قابل توجهی از کارهای روزانه مانند طراحی، ایجاد، دریافت و ارسال فاکتورهای دیجیتال وجود خواهد داشت.
خودکارسازی باعث می‌شود در زمان صرفه‌جویی شده، خطاها به میزان قابل ملاحظه‌ای کاهش یابند و گزارش‌ها با دقت بیشتری در اختیار شما قرار بگیرد. با استفاده از این امکانات ارسال و دریافت اطلاعات مالی از دیگر واحدها به شکل ساده‌ای انجام می‌گیرد.
اتوماسیون واحد دبیرخانه
در هر سازمانی روال‌ها و فرآیندهای اداری زیادی وجود دارد. مهمترین آن فرآیندهای واحد دبیرخانه است. چون نامه نگاری در سازمان‌ها زیاد است و ثبت و مدیریت آنها به روش سنتی در دفتر اندیکاتور دشوار است. بنابراین سازمان‌ها به دنبال ابزار مناسب برای مدیریت و خودکارسازی امور دبیرخانه هستند. یکی از مهمترین و کاربردی‌ترین ابزارها نرم افزار دبیرخانه یگانه است. این ابزار تأثیر مهمی در خودکارسازی فرآیندهای دبیرخانه دارد. ثبت، بایگانی و جستجوی نامه های اداری با این نرم افزار تحت وب بسیار ساده است.
مزایای خودکارسازی فرآیند کسب و کار
BPA باعث کارایی و استانداردسازی می‌شود که به نوبه خود مزایای تجاری زیادی را به همراه دارد، از جمله موارد زیر:
- بهره‌وری بیشتر.
- هزینه‌های پایین‌تر.
- کاهش نرخ خطای انسانی.
- رضایت شغلی کارکنان.
- درآمد بالاتر.
- بهبود خدمات به مشتریان.
- بینش موفقیت و شکست فرآیند.
- حسابرسی و انطباق بهتر.
- مدیریت انطباق آسان.
جایگزینی انسان با ماشین‌ها برای انجام کارهای تکراری باعث صرفه جویی در زمان و کاهش خطا می‌شود. کسب و کارها برای انجام این کار باید مراحل فرآیندهای خود را به دقت تعریف کرده و آنها را تحت تفسیر محدود قرار دهند. علاوه بر این، سیستم اتوماسیون فرآیند باید هر استثنایی را که در آن مداخله انسانی مجاز است، در نظر بگیرد. اتوماسیون گردش کار وظایف کم اهمیت کارمندان را آزاد می‌کند تا کارهایی با ارزش بالاتر انجام دهند.
سازمان‌ها نیز با متمرکز کردن فرآیند کسب و کار از طریق اتوماسیون، شفافیت را در جریان کار خود به دست می‌آورند. نرم‌افزار BPA به شرکت‌ها این امکان را می‌دهد که تمام مراحل فرآیند را در یک داشبورد مشاهده کنند، وضعیت فعالیت‌های فرآیند، شامل بررسی وظایف و تأیید را مشاهده کنند. اتوماسیون همچنین می‌تواند اطمینان حاصل کند که مقررات انطباق رعایت می‌شود.
چالش‌های اتوماسیون فرآیند کسب و کار
با وجود تمام مزایای BPA، هر فرآیندی کاندیدای خوبی برای خودکارسازی نیست. BPA برای کارهایی که حجم بالا دارند، تکرار می‌شوند، حساس به زمان هستند و افراد متعددی را درگیر می‌کنند، مناسب‌تر است. همچنین، از آنجایی که اتوماسیون یک تلاش یکباره نیست، شرکت‌ها باید به طور دوره‌ای بررسی کنند که چگونه فرآیندهای خودکار تحت تأثیر تغییرات در الزامات مدیریتی، مقررات، امنیت و سایر عوامل قرار می‌گیرند. چالش‌هایی که احتمالاً کسب‌وکارهای دارای BPA با آن مواجه هستند، شامل موارد زیر است:
- پوسته پوسته شدن: یک کسب و کار ممکن است از ابزارهای BPA برای یک کار یا مجموعه‌ای از وظایف خاص استفاده کند. مقیاس بندی BPA برای سایر اهداف در آینده سازمان آسان نخواهد بود.
- هماهنگ سازی: هنگامی که سیستم‌های اتوماسیون و ربات‌ها کار را با انسان‌ها به اشتراک می‌گذارند، برای اینکه به طور مؤثر عمل کنند، باید به افراد آموزش داده شوند. اما آموزش افراد برای کار با ابزارهای اتوماسیون و ارائه تمام اطلاعات مورد نیاز دشوار است.
- غلبه بر موانع: اغلب، ابزارهای BPA برای تسریع فرآیندها به کار گرفته می‌شوند، اما اختلالات احتمالی که می‌تواند کار ابزارهای BPA را کند یا متوقف کند، در نظر نمی‌گیرد.
- اسناد ناکافی: ابزارهای BPA باید با فرآیندهای مستند شفاف، به صورت گام به گام ارائه شوند. کسب و کاری که فاقد مدارک کافی است باید قبل از استفاده از BPA بر این مانع غلبه نماید.
ویژگی‌های اتوماسیون فرآیند کسب و کار
- مدیریت گردش کار: کارها را برای اجرای کارآمد ساده و سازماندهی می‌کند.
- زمان بندی وظایف: برنامه ریزی خودکار، وظایف و فرآیندها را بر اساس قوانین از پیش تعریف شده فعال می‌نماید.
- نظارت بر فرآیند: پیشرفت را ردیابی می‌کند و بینش در زمان واقعی را در مورد فرآیندهای در حال انجام ارائه می‌دهد.
- یکپارچه سازی: به طور یکپارچه به نرم افزارها و ابزارهای موجود متصل می‌شود تا داده‌ها و فرآیندها را یکسان کند.
- گزارش و تجزیه و تحلیل: گزارش‌های مبتنی بر داده را برای حمایت از تصمیم گیری و بهینه سازی فرآیند ارائه می‌دهد. برای مثال شما می توانید از آن به عنوان یک ابزار برای صورتجلسه و رونوشت استفاده کنید.
- نقش‌ها و مجوزهای کاربر: کنترل دسترسی ایمن و تفویض وظایف را در سیستم تضمین می‌کند.
- هشدارها و اعلان‌ها: به‌روزرسانی‌های به‌موقع را برای ذینفعان ارسال می‌کند و آنها را از پیشرفت یا مسائل مطلع می‌نماید.
- رسیدگی به خطا: برای حفظ اجرای روان، مشکلات را شناسایی و حل می‌کند.
- قالب‌های قابل تنظیم: الگوهای از پیش ساخته شده‌ای را ارائه می‌دهد که می‌توانند با نیازهای خاص تجاری سازگار شوند.
- کنترل نسخه: تغییرات ایجاد شده در فرآیندها را مدیریت و ردیابی می‌کند و از سازگاری و قابلیت حسابرسی اطمینان حاصل می‌نماید.
چه فرآیندهای تجاری را باید خودکار کنید؟
اتوماسیون فرآیند کسب و کار به تعداد کمی از عملکردها محدود نمی‌شود. برخی از عواملی که می‌توانند نیاز به اتوماسیون را نشان دهند عبارتند از:
- حجم بالای وظایف
- افراد متعددی برای اجرای وظایف مورد نیاز است
- طبیعت حساس به زمان
- تأثیر قابل توجه بر سایر فرآیندها و سیستم‌ها
- نیاز به انطباق و مسیرهای حسابرسی
اگر یک فعالیت تمام معیارهای ذکر شده در بالا را برآورده می‌کند، به احتمال زیاد می‌توانید از این اتوماسیون برای آن استفاده کنید. برای اینکه تصویر واضح‌تری به شما ارائه دهیم، در اینجا برخی از فرآیندهای معمول خودکار در سازمان‌ها را مثال زده‌ایم:
- ایمیل و اعلان‌ها
- پشتیبانی میز کمک
- ایجاد مطالعات موردی مشتری
- تجمع و مهاجرت پایگاه داده
- پشتیبان گیری و بازیابی
- درخواست مرخصی کارمندان
- تدارکات
- فرآیندهای مرکز تماس
- سفارش‌های فروش
- ردیابی زمان و حضور و غیاب
- حقوق و دستمزد
- صورتحساب
- راه اندازی محصول
چگونه فرآیندهای کسب و کار را خودکار کنیم
قبل از شروع یک پروژه BPA، بسیار مهم است که بدانید فرآیند موجود چگونه کار می‌کند، چرا کاندیدای خوبی برای اتوماسیون است و چگونه باید تغییر نماید. در اینجا برخی از اقدامات اولیه ضروری وجود دارد:
اشتهای شرکت برای اتوماسیون فرآیند کسب و کار را تجزیه و تحلیل کنید.
خودکارسازی فرآیند کسب و کار نحوه انجام کار را تغییر می‌دهد، بنابراین نیاز به خرید سهامداران کلیدی دارد. کارمندانی که باید از اتوماسیون استفاده کنند، به آموزش نیاز دارند و باید ارزش تجاری فناوری BPA را درک کند.
فرآیندهای خود را درک کنید و نامزدهای بالقوه برای اتوماسیون را شناسایی نمایید.
اگر ندانید از کجا شروع می‌کنید، رسیدن به جایی که می‌خواهید سخت است. قبل از استقرار یک ابزار اتوماسیون، بسیار مهم است که بدانید فرآیند موجود شامل چه مواردی است. با این حال، درک فرآیندهای تجاری موجود و قوانین تجاری حاکم بر آنها برای بسیاری از سازمان‌ها آسان نیست.
محدوده پروژه خود را بر اساس بلوغ اتوماسیون تعیین کنید.
شرکت‌ها معمولاً بیشترین بازدهی را در پروژه‌های BPA دارند که فرآیندهای پیچیده و حیاتی تجاری و مدیریت پرونده را خودکار می‌کنند. کارشناسان به شرکت‌هایی که تجربه محدودی در اتوماسیون دارند توصیه می‌کنند که کارهای کوچک، مانند سفارش‌های خرید، که در آن مراحل بدون ابهام و به خوبی قابل درک هستند را شروع نمایند.
از ذینفعان کلیدی اطلاعاتی در مورد مراحل فرآیند حذف، بهینه سازی و خودکارسازی دریافت کنید.
ایده این است که خودکار کردن یک فرآیند موجود بدون بررسی اینکه کجا می‌توان آن را بهبود بخشید یا اینکه چگونه باید تغییر کند، باعث بوجود آمدن نقص‌هایی در آن می‌شود. بحث‌هایی در مورد حکمت این هشدار وجود دارد، به خصوص برای شرکت‌هایی که به دنبال گرفتن نتیجه از اتوماسیون هستند.
به طور کلی، کارشناسان BPA بر این باورند که یک فرآیند موجود باید تنها پس از تجزیه و تحلیل اینکه چگونه می‌تواند مؤثرتر باشد، خودکار گردد. به گفته مهندس نرم‌افزار James Highsmith III، نویسنده پرکار در زمینه توسعه نرم‌افزار و یکی از نویسندگان اصلی مانیفست چابک، پروژه‌های اتوماسیون موفق منابع متعددی، از جمله تحلیلگران تجاری، تیم‌های توسعه و IT ورودی دارند.
ابزارها و نرم افزارهای اتوماسیون فرآیند کسب و کار یگانه‌سافت
BPA شامل مجموعه گسترده‌ای از فناوری‌های اتوماسیون کسب‌وکار تثبیت شده و همچنین در حال تکامل است، که عبارتند از:
- نرم‌افزار اتوماسیون اداری
- نرم‌افزار دبیرخانه
- نرم‌افزار بایگانی اسناد
- نرم افزار مدیریت مستندات
- نرم افزار صندوق قرض الحسنه