دفتر اندیکاتور یا اندکس چیست؟

در گذشته مدیران شرکت ها برای ثبت و نگهداری نامه ها از دفتر اندیکاتور استفاده می کردند. دفتر اندیکاتور را می توان به عنوان یک جزء جدایی ناپذیر از لوازمات و ارکان اداری یک سازمان دانست که همیشه برای ثبت مکاتبات از آن استفاده شده است. در این مطلب قصد داریم به معرفی کارکردها و همینطور نحوه استفاده از این عضو مهم ملزومات اداری بپردازیم.

امور اداری در ادارات، شرکت ها، سازمان ها و به طور کلی کسب و کارهای مختلف یکی از اصلی ترین و مهمترین ارکانی به شمار می آید که مسئولیت های زیادی را خواهد داشت و مدیریت آن نیاز به آشنایی با مواردی دارد که ممکن است از عهده هر کسی برنیاید. یکی از این مسئولیت ها که می تواند در زمره مهمترین مسئولیت های امور اداری قرار بگیرد، ثبت ورود و خروج نامه ها و همینطور کلیه مکاتبات دریافتی و ارسالی است که عموما توسط دبیرخانه ها انجام میگیرد. یکی از ابزار هایی که برای این کار مورد استفاده قرار میگیرد دفتر اندیکاتور است. اجازه دهید تا در ادامه این مطلب به بررسی این دفتر بپردازیم و ببینیم که دفتر اندیکاتور در سازمان ها چه استفاده هایی دارد و قرار است چه چیزهایی در آن ثبت شود.

البته در حال حاضر دفاتر اندیکاتور به صورت سنتی جای خود را به نرم افزار دفتر اندیکاتور الکترونیک داده است.

دفتر اندیکاتور چیست؟ کاربرد دفتر اندیکاتور

اگر بخواهیم یک تعریف کتابی از این دفتر ارائه دهیم می توانیم بگوییم، دفتر اندیکاتور دفتری بزرگ است که تمامی مکاتبات یک اداره، سازمان و یا یک کسب و کار، اعم از نامه های وارده، صادره، نامه های درون سازمانی جهت پیگیری ها و همینطور نامه های ارجاعی در آن ثبت شده و سندی است که از طریق آن می توان ابلاغیه های مختلف را پیگیری و یا اثبات نمود.

شاید در ابتدا برای کسانی که تازه در سازمان مشغول شده اند این دفتر یک دفتر بی ارزش به نظر برسد و آن را دردسری بیش نبینند که باعث می شود تا کار آن ها زیاد شده و یک کار اضافی روی دوش آنها انداخته شود. اما همین دفتر و تکمیل آن ممکن است روزی آن ها را از یک موقعیت فوق العاده خطرناک نجات دهد. آنچه در دفتر اندیکاتور ثبت می شود این است که چه کسی به چه کسی چه نامه ای داده و چه موضوع رسمی ای را ابلاغ کرده است. در اینجا اگر اشتباهی رخ دهد یا مساله ای پیش آید ممکن است مسئولیت یک موضوع مهم به طور کل به گردن کس دیگری بیفتد و نجات آن در گرو این دفتر باشد. اما سوال اساسی اینجاست که از این دفتر چگونه می توان استفاده نمود. در بخش بعدی به بررسی این موضوع خواهیم پرداخت.

دفتر اندکس یا دفتر راهنمای دبیرخانه چیست؟

در زمان هایی که تعداد نامه های وارده در سازمان ها زیاد باشد طوری که دسترسی سریع به دفتر اندیکاتور امکانپذیر نباشد سازمان ها راه حل دیگری را جایگزین کردند که در زمان مواجه با چنین شرایطی استفاده نمایند. به این صورت که مسئول دبیرخانه باید علاوه بر اینکه نامه را در دفتر اندیکاتور ثبت می نماید یک بار دیگر نامه را در دفتری به نام دفتر اندکس ثبت و شماره گذاری نماید. همچنین به دفتر اندکس، دفتر راهنمای دبیرخانه هم گفته می شود.

نمونه دفتر اندکس

نحوه استفاده از دفتر اندیکاتور

اگر به ظاهر بزرگ دفاتر اندیکاتور نگاه کنیم احتمالا این تصور را ایجاد می کند که کار با آن بسیار مشکل است اما اینطور نیست. وقتی صفحه های این دفتر را مورد بررسی قرار دهید خواهید دید که در هر صفحه جدولی با چند دستور وجود دارد که سطر های زیادی دارد.
هر کدام از این سطر ها مربوط به یکی از نامه ها می باشد. کلیه مکاتبات یک سازمان، با بیرون و یا نامه هایی که از بیرون به سازمان و بخش های مختلف آن ارسال می شود درون این برگه ها و جداول ثبت خواهند شد.

برای اینکار اطلاعات مربوط به تاریخ، موضوع نامه، خلاصه ای از متن نامه، شخصی که نامه مربوط به آن است(در صورت شخصی بودن نامه ها، در غیر اینصورت بخش و یا قسمت مربوطه نوشته خواهد شد، صادره یا وارده بودن نامه و زمانی که نامه به اداره رسیده است و برای اقدام به مسئول مربوطه ابلاغ شده است یادداشت خواهد شد.

در بین مفاهیم گفته شده ممکن است صادره یا وارده بودن نامه کمی برای شما ابهام ایجاد کند. منظور از نامه های صادره تمامی نامه هایی است که از اداره برای سایر ارگان ها و اشخاص دیگر صادر شده و نویسنده آن اداره خواهد بود. اما نامه های در وارده نقطه متضاد این تعریف قرار دارند. به این صورت که یک نامه وارده نامه ای است که از محلی خارج از سازمان برای اداره و سازمان ارسال شده و فرستنده آن ارگان دیگری می باشد. در اینگونه نامه ها عموما ثبت به صورتی انجام میگیرد که کلیه اطلاعات مربوط درج گردد تا در آینده مشکلی برای پیگیری این مکاتبات وجود نداشته باشد.

نحوه تکمیل دفتر اندیکاتور چگونه است؟

در ابتدا بسیاری از افراد که تجربه نوشتن و پرکردن دفتر اندیکاتور را ندارند. احساس میکنند که استفاده از و تکمیل دفتر اندیکاتور دشوار است! اما آشنایی و یادگیری آن کمتر از ۵ دقیقه زمان می برد. در این دفتر کلیه مکاتبات اداری و نامه های سازمان ثبت می شود. در ادامه نمونه نوشتن و طریقه پرکردن دفتر اندیکاتور آشنا می شوید.

نمونه نوشتن دفتر اندیکاتور

در تصویر زیر شما میتوانید نمونه ای از دفتر اندیکاتور را مشاهده کنید. در این دفتر بعد از ردیف ستونی به عنوان ذکر شماره های گذشته وجود دارد که در صورتی که نامه مربوط به پیگیری سری نامه های قبلی باشد، پر خواهد شد. در ستون های بعدی تاریخ، صاحبان نامه و شرح نامه قرار دارد که مشخص کننده این است که این نامه به چه منظوری و برای چه کسی ارسال شده است و این نامه به چه کسی تحویل داده می شود. ستون بعدی پیوست ها هستند که در صورتی که نامه رسیده پیوستی داشته باشد باید ذکر شود. پیوست ها ممکن است چند برگ کاغذ به صورت مکتوب و یا حتی یک بسته پستی بزرگ باشند.

در صورت عدم وجود پیوست این موضوع ثبت خواهد گردید. و در آخرین بخش، شماره خود سازمان برای این نامه ثبت می گردد و امضای مسئول تکمیل کننده این اطلاعات که اندیکاتور نویس نام دارد پای آن نقش خواهد بست.

نمونه دفتر اندیکاتور

دفتر اندیکاتور عموما به خاطر زیاد بودن تعداد نامه ها در ساز هایی بزرگ چاپ و صحافی میگردند. این دفاتر در حداقل سایز A4 چاپ و با جلد های ضخیم و گالینگور صحافی می شوند. در خیلی از ادارات از پلمپ هایی برای نگهداری برگه های این دفتر استفاده می کنند.

شماره ردیف در دفتر اندیکاتور به چه معناست؟

شماره ردیف که به آن شماره اندیکاتور یا شماره اندکس نیز گفته می شود. شماره اندیکاتور به صورت قراردادی می باشد. معمولا از شماره یک شروع می شود و تا هر عددی که نامه ها ثبت شوند ادامه می یابد. برخی هم برای نامه های وارده از اعداد فرد و برای نامه های صادره از اعداد زوج (یا برعکس) برای شماره اندیکاتور یا شماره ردیف استفاده می کنند.

تاریخ ورود: 

زمان دقیق ورود نامه ها به دبیرخانه شرکت می باشد. یعنی مسئول دبیرخانه موظف است روز،ماه،سال حتی ساعت ورود نامه های وارده را در فرم دفتر اندیکاتور وارد نمایند.

شماره و تاریخ نامه وارده:

در این بخش مشخصاتی که روی نامه نوشته شده است شامل شماره نامه، تاریخ نامه در فرم دفتر اندیکاتور وارد می شود.

موضوع نامه:

در این قسمت مسئول دبیرخانه باید یک یا چند کلید وازه اصلی که بیانگر موضوع اصلی نامه می باشد را وارد کند.

فرستنده نامه:

مسئول دبیرخانه نام سازمان و نام شخصی که فرستنده نامه می باشد را در دفتر اندیکاتور وارد می نماید.

گیرنده نامه:

مسئول دبیرخانه نام سازمان و نام شخصی که گیرنده نامه می باشد را در دفتر اندیکاتور وارد می نماید.

فیلم ثبت نامه های ارسالی یا صادره در دفتر اندیکاتور یگانه:

فیلم ثبت نامه های دریافتی یا وارده در دفتر اندیکاتور یگانه:

دانلود رایگان دفتر اندیکاتور تحت اکسل

دفتر اندیکاتور تحت اکسل یک فرم اکسل است که به صورت یک برنامه درامده و این قابلیت را دارد تا اندیکاتور نویس به جای استفاده از دفاتر کاغذی که احتمال خرابی آنها وجود داشته و عواملی مانند خطاهای انسانی و بد خط نوشته شدن ممکن است به آن ها آسیب برساند، از این فرم ها استفاده می شود.

علاوه بر فرم های تحت اکسل برای دفتر اندیکاتور این امکان وجود دارد که از برنامه هایی که برای این کار تولید شده است استفاده کرد. شما در هر دو صورت امکان ویرایش ستون ها و تایید اینکه چه اطلاعاتی برای شما مورد نیاز است را خواهید داشت. این اطلاعات و ستون های جدول ممکن است برای سازمان های مختلف فرق داشته باشد. هر سازمانی بنا بر مکاتبات خود جداول خود را به نحو مورد نیاز طراحی می نماید. به طور کلی دفتر اندیکاتور تحت اکسل یکی از مفیدترین موارد نرم افزاری برای یک سازمان است که می تواند مورد استفاده قرار گیرد.

شرکت نرم افزاری یگانه یک نمونه قالب خام فرم دفتر اندیکاتور را به صورت رایگان برای دانلود در زیر قرارداده است. علاوه بر این امکان مشاهده فیلم دمو نرم افزار دبیرخانه نیز برای شما فراهم است.

دانلود رایگان دفتر اندیکاتور تحت اکسل یگانه