معرفی اصلاحات عطف و پیرو در نامه نگاری همراه با نمونه هایی در این زمینه
عطف و پیرو چیست؟ احتمالاً شمایی که به سراغ این مطلب آمده‌اید اصطلاحات عطف و پیرو به گوشتان رسیده است و حالا به دنبال معنای این دو مورد در نامه اداری هستید. شاید هم اصلاً چیزی راجع به این موارد نمی‌دانید. با این اوصاف باید بگوییم از آنجایی که ممکن است نامه‌ها در جواب به نامه یا به دنبال نامه دیگری نوشته بشوند، در این میان یک زنجیره ارتباطی ایجاد می‌شود و درست همین جاست که استفاده از عطف و پیرو مطرح می‌شود. این‌ها هر کدام یک طوری نشان‌دهنده محتوا در نامه هستند. در ادامه این مقاله ما در شرکت نرم افزاری یگانه می‌خواهیم به این نامه‌های مرتبط که به دو شکل عطف یا پیرو ایجاد می‌شوند و نحوه اجرای آنها در اتوماسیون اداری بپردازیم. پس پیشنهاد می‌کنیم با ما همراه باشید.
اصطلاحات عطف و پیرو در نامه اداری
در ابتدا اجازه بدهید مطلب را از اینجا شروع کنیم که در بین نامه‌های اداری یک سری نامه‌ها برای اولین بار نوشته می‌شوند. حالا فرستنده نامه به همین دلیل که اولین بار است دست به نوشتن نامه زده است باید یک سری اطلاعات و توضیحات را هم وارد کند. مثلاً نمونه‌های زیر را بخوانید:
«با توجه به استقبال کم‌نظیر دانش‌آموزان دبستانی از طرح کتاب‌خوانی تابستانه و امکان افزایش ظرفیت کتابخانه‌های مدارس حومه شهر …»
«نظر به اتمام تحقیقات انجام شده در ارتباط با لای‌روبی کانال‌‌‌‌‌‌های قیام دشت …»
کاملاً مشخص است که این توضیحات برای تکمیل نامه نگاری است و آن را طولانی می‌کند. این مورد در نامه اول اجتناب‌ناپذیر و ضروری است. حالا فکر کنید که قرار است نامه دیگری که سابقه قبلی دارد، بنویسید. اینجاست که توضیحات کنار می‌رود و به جای آن از “عطف” و “پیرو” استفاده می‌شود که با توجه به شماره‌گذاری و تاریخ زدن توسط دبیرخانه و با کمک نرم افزار اتوماسیون اداری این کار به سهولت انجام می‌شود. با این توضیحات لازم است کاربرد هر کدام را بدانید.
اصطلاحات عطف و پیرو هر کدام بنا به کاربردشان در نامه‌های اداری به دنبال نامه قبلی می‌آیند و باعث می‌شوند توضیحات اضافه مربوط به نامه قبلی تکرار نشوند
عطف چیست؟ کاربرد به همراه مثال و نمونه عطف در نامه اداری
اکنون که با عطف و پیرو آشنا شدید قصد داریم هر کدام را جداگانه معنی کنیم. باید بدانید که خیلی‌ها واژه عربی عطف را معادل کلمه فارسی بازگشت می‌دانند. اما کاملاً در اشتباه هستند. چرا؟ چون کاربرد این دو تا یعنی عطف و بازگشت در نامه‌های اداری با هم فرق دارد. در واقع بازگشت در نامه برای جواب به دستور یا تقاضای رسیده شده، نوشته می‌شود. به زبان ساده نامه بازگشت یعنی همان جوابی که در مقام گیرنده، به فرستنده می‌دهیم و می‌تواند با کلمه “بازگشت”، “پاسخ به” یا “جوابیه” شروع شود. نکته اینجاست که در مورد بازگشت یک نفر فرستنده و یک نفر گیرنده وجود دارد. اما قضیه عطف فرق دارد و بیشتر در نامه‌های هماهنگی به کار می‌رود. می‌پرسید یعنی چه جور نامهای؟ یعنی جایی که نامه در پاسخ و جواب یک نامه ابلاغ شده از مقام بالا هم‌زمان به واحد یا شخص گیرنده و فرستنده نوشته شده است تا یک سری هماهنگی‌های لازم برای پیگیری بین واحدها یا افراد هم سطح انجام بشود. تازه می‌توانید برای اشاره به مصوبه‌ای خاص در پیگیری امور هم از عطف استفاده کنید. به نمونه‌های زیر توجه کنید:
«عطف به نامه کمیسیون حمل و نقل اتاق ایران در خصوص میزان حداکثر سپرده نقدی و سپرده غیرنقدی به عنوان تضمین پرداخت دیرکرد احتمالی کانتینر و برگشت کانتینر سالم …»
«عطف به مصوبه شماره … هیئت وزیران به تاریخ … در خصوص افزایش سن استخدام در رده‌های مختلف شغلی …»
پیرو چیست؟ کاربرد به همراه مثال و نمونه پیرو در نامه اداری
اکنون که با عطف و پیرو آشنا شدید قصد داریم هر کدام را جداگانه معنی کنیم. از اصطلاح پیرو زمانی باید استفاده کنید که بخواهید نامهای را به دنبال نامه دیگر بنویسید. در کل هدف از پیرو در نامه پیگیری موضوع نامه قبلی است. به زبان ساده برای پیگیری جواب نامهای که ارسال کرده‌اید یا اصلاح و تکمیل نامهای که قبلاً ارسال کرده‌اید، نامه بعدی را “پیرو” آن می‌نویسید و ارسال می‌کنید. نکته‌ای که وجود دارد این است ممکن است شما فرستنده نامه اول نبوده باشید و حالا پیگیری می‌کنید یا این‌که دریافت‌کننده، گیرنده اصلی نامه نباشد. یعنی نامه را به شکل رونوشت دریافت کرده باشد.
یک مثال: به فرض شما به عنوان شخص فرستنده قبلاً یک نامه درخواست انتقال را فرستاده‌اید. حالا می‌خواهید آن تقاضا را پیگیری کنید یا اصلاً مدارک تکمیلی جدیدی را که به نظرتان در قبولی درخواستتان کمک می‌کند، با نامه دیگری ارسال کنید. در این مورد برای ارجاع به نامه درخواست قبلی خود از کلمه ” پیرو” یا ” در تعقیب” در مقدمه نامه اداری استفاده کنید.
پیرو نامه شماره…… … مورخه…… در خصوص…………
در تعقیب نامه شماره ……. مورخه ……
نامه های عطف و پیرو در اتوماسیون اداری چگونه است؟
نرم افزار دبیرخانه و اتوماسیون اداری نرم‌افزاری است که در زمینه ایجاد و ذخیره نامه‌های اداری هم کاربرد دارد. بعضی وقت‌ها در اتوماسیون اداری نامهای که از سازمان صادر می‌شود، ممکن است در سازمان گیرنده، سابقه داشته باشد یا در پاسخ نامه مخاطب فرستاده شده باشد. خب در این صورت برای گردش نامه و بیرون کشیدن سوابق نامه باید به شماره مکاتبات و حتی تاریخ نامه های قبلی مخاطب اشاره بشود. سیستم اتوماسیون اداری قابلیت “ایجاد نامه‌های مرتبط” را آسان می‌کند. یعنی این نیاز کاربران به خصوص کاربران دبیرخانه را در نامه نگاری‌های خود و حفظ سوابق آنها بر طرف می‌کند. شما می‌توانید در قسمت کارتابل روی” یک نامه” کلیک کنید تا نامه باز شود. ممکن است با دیدن نامه تشخیص بدهید که این نامه علاوه بر سوابق ثبت شده موجود، دارای نامه مرتبط دیگری هم است. می‌توانید روی نامه مرتبط کلیک کنید و بعد از پیدا کردن سوابق، آن را به سوابق ثبت شده قبلی اضافه کنید. البته ممکن است به شکل تصادفی هم نامه‌های مرتبط دیگر نشان داده شود. در آخر با انتخاب گزینه عطف یا پیرو هر کدام از این موارد را که مد نظرتان است در نامه ایجاد کنید.
کلام آخر:
در نگارش نامه‌های اداری باید به اصطلاحات عطف و پیرو توجه داشته باشید. ما در این مقاله توضیح دادیم که اگر نامه شما به دنبال پاسخی است از لغت عطف و اگر برای پیگیری است از کلمه پیرو استفاده کنید و نحوه اجرای این دو مورد را در اتوماسیون اداری بیان کردیم.باید در نظر داشته باشید که شما در این راستا باید نحوه نوشتن نامه اداری را بلد باشید و رمز و پسورد نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب را به خاطر داشته باشید.