نرم افزار نامه نگاری چیست و چه ویژگی هایی دارد؟
نرم افزار نامه نگاری چیست؟ نرم افزار نامه نگاری که با عنوان نرم افزار دبیرخانه یا نرم افزار اتوماسیون اداری نیز شناخته می شود. استفاده از این نرم افزار باعث می شود که کاربران بتوانند همه نامه های خود را به صورت الکترونیکی، ارسال، دریافت، پردازش و ذخیره سازی نمایند. همانطور که گفتیم به کارگیری این نرم افزار امکانات زیادی را در اختیار شما قرار می دهد. شما می توانید در کنار نگارش نامه و مدیریت آن ها از قابلیت های دیگری مانند دریافت پیوست نامه‌ها، ثبت اطلاعات نامه‌های وارده و صادره، اسکن نامه‌های کاغذی، امضای دیجیتالی نامه‌ها، طراحی قالب نامه‌ها و شماره گذاری اتوماتیک بهره ببرید.
با استفاده از این نرم افزار می توانید در کوتاهترین زمان ممکن انواع اسناد و نامه های اداری خود را با کمک قالب های از پیش تعریف شده نوشته و ارسال کنید. شما می توانید یک لیست از نامه های ارسالی و دریافتی را در اختیار داشته باشید و به سادگی در میان آن ها جستجو کنید. این نوع نرم افزارها امکانات زیادی را در اختیار سازمان ها قرار می دهند.
دلایل استفاده از نرم افزار نامه نگاری
نرم افزار نامه نگاری به این دلیل مورد توجه قرار گرفته است که یکی از مشکلات سازمان ها را حل کرده است. یکی از چالش هایی که همواره در سازمان ها و اداره ها و کلا کسب و کارها وجود دارد مدیریت و ثبت مکاتباتی است که در درون و بیرون از سازمان جریان دارند. این موضوع در سازمان هایی که مکاتبات آن ها بسیار گسترده است بسیار حائز اهمیت می باشد. در صورتی که مدیریت مکاتبات . نامه ها به درستی انجام نگیرد امکان مفقود شدن آن ها بسیار زیاد است. در صورتی که به این اسناد نیاز باشد باید زمان زیادی را صرف یافتن آن کنید.ثبت نامه ها به صورت دستی موجب می شود زمان زیادی تلف شود.
استفاده از نرم افزار نامه نگاری موجب می شود بتوانید به بهترین وجه ممکن مکاتبات خود را در سازمان ها مدیریت کنید. یکی دیگر از مهمترین ویژگی های این روش این است که شما نامه های خود را می توانید به صورت دیجیتالی و سرعت زیادی ارسال و دریافت کنید. استفاده از این شیوه امکاناتی را نظیر ارسال و ارجاع خودکار نامه ها، قابلیت اسکن اسناد و نامه ها همچنین امکان ردیابی نامه ها به سازمان ها این امکان را می دهد تا به سادگی از وضعیت نامه خود مطلع شوند و تا انتها بر آن نظارت داشته باشند. این کنترل و نظارت موجب می شود که قابلیت شناسایی و رفع گلوگاه ها برای سازمان ها ایجاد شود.
نرم افزار نامه نگاری چه ویژگی‌ها و مشخصاتی دارد؟
نرم افزار دبیرخانه یا نامه نگاری ادای دارای ویژگی های فوق العاده ای است. یکی از مهمترین ویژگی های استفاده این سیستم این است که یک کارتابل اختصاصی برای هر شخص می باشد. سازمان ها با استفاده از آن می توانند به امضای دیجیتالی را برای هر شخص تعریف کنند.
قابلیت ارسال نامه نگاری همراه با رونوشت می باشد. کاربران می توانند از قابلیت اس ام اس جهت اطلاع رسانی به گیرنده نامه ها استفاده کنند. سازگاری با پروتکل ECE،امکان پیوست انواع اسناد به نامه‌ها، امکان تهیه و گردش انواع فرم‌های اداری، قابلیت مشاهده گردش نامه و ارجاعات آن، ثبت نامه به صورت پیش نویس و …. از جمله ویژگی های استفاده از این نرم افزار به شمار می رود.
برخی ویژگی ها و امکانات نرم افزار نامه نگاری یگانه:
- امکان دسترسی به نرم افزار با استفاده از امکان تحت وب بودن
- ارائه خدمات پشتیبانی شامل نصب، آموزش و پشتیبانی رایگان به‌صورت حضوری یا آنلاین
- قیمت بسیار منصفانه نرم افزار و تناسب آن با کیفیت محصول و خدمات پس از فروش
- یک سال خدمات و پشتیبانی رایگان به همراه ارتقای سیستم
- تضمین کیفیت و امنیت اطلاعات سازمان
بهترین نرم‌افزار نامه نگاری اداری فارسی
بهترین نرم افزار نامه نگاری چیست؟ این پرسش را اکثر نهادها و سازمان ها مطرح می کنند. همانطور که در ابتدا اشاره کردیم این نرم افزارها با عناوین مختلفی نظیر نرم افزارهای اتوماسیون اداری و نرم افزار دبیرخانه شناخته می شوند. در سال های اخیر متوجه شدیم که این نرم افزار در میان سازمان ها و نهادهای ایرانی محبوبیت بسیار زیادی پیدا کرده است. انواع مختلفی از این نوع نرم افزار در بازار وجود دارد. اما باید بدانید که انتخاب بهترین نوع نرم افزار باید بر اساس نیاز و شرایط سازمان مورد نظر قرار بگیرد.
نرم افزار اتوماسیون اداری یگانه جزء بهترین و برترین نرم افزارهای اداری موجود در بازار ایران است. این نرم افزار به دلیل: سرعت بالا، محیط کاربری ساده و قابل سفارشی، تحت وب بودن و قابلیت ها و امکانات متنوع جزء بهترین نرم افزار ها می باشد.
نرم افزارهای نامه نگاری باید از سرعت بالایی برخوردار باشند و امکان پیگیری مکاتبات را در هر زمان و مکانی برای کاربران ایجاد کنند. این نرم افزارها امکانات خاصی را مانند جستجوی هوشمند، امکان رهگیری نامه‌ها از طریق کد USSD، قابلیت تبدیل گفتار به متن، داشتن API برای ارتباط با سایر سیستم‌های سازمان، نسخه موبایل PWA و موارد دیگر را در اختیار کاربران قرار می دهند.
کلام آخر
نرم افزار نامه نگاری را معمولا برای ارتقاء سطح سیستم اداری و تبدیل آن از سنتی به مدرن استفاده می کنند. استفاده از این سامانه ها باعث می شود که در کنار برخورداری از رابط کاربری ساده امنیت، سرعت و دقت نیز افزایش پیدا کند. با استفاده از این نرم افزار می توانید به بالاترین سطح بهره وری و مدیریت تاثیرگذار بر سطح مکاتبات دسترسی داشته باشید. سازمان ها می توانند با استفاده از این سیستم بر اساس یک پروسه بسیار ساده باعث صرفه جویی در زمان شوند.
کاربران می توانند سیستم دبیرخانه و اتوماسیون نامه نگاری اداری خود را به شکل سفارشی و منحصر به فرد مدیریت کنند. آن ها می توانند به کمک قالب ها و الگوها و فرم ها به تنظیم اسناد بپردازند. فراموش نکنید که مدیریت و کنترل مکاتبات باید به شکل استاندارد انجام بگیرد. با استفاده از این سیستم درون سازمانی می توانید امور مربوط به مشتریان را هر چه سریعتر پیگیری کنید و رضایت آن ها را جلب کنید. با توجه به اینکه دنیای امروز به شکل فزاینده ای به سمت دیجیتالی شدن پیش می رود ایجاد یک تجربه فوق العاده برای مشتری نه تنها به عنوان یک الزام است که به عنوان یک تفاوت آشکار میان شما و رقبایتان به شمار می رود. با استفاده از این ویژگی می توانید در محیط اداری فضای بیشتری داشته و در مصرف کاغذ نیز صرفه جویی کنید که این امر به عنوان صرفه جویی در هزینه ها به شمار می رود.
نرم افزار اتوماسیون نامه نگاری اداری باعث می شود که میان مسئولین و کارمندان سازمان ها ارتباط و هماهنگی بالایی ایجاد شود. با استفاده از این اتوماسیون می توانید مقررات نظارتی را رعایت کرده و فایل ها را در یک مخزن امن و متمرکز به صورت آرشیو نگهداری کنید.