واحد بایگانی اسناد، یکی از حیاتی‌ترین بخش‌های هر سازمان است؛ چرا که وظیفه نگهداری، طبقه‌بندی و حفظ اسناد و مدارک مهم و حساس را بر عهده دارد. این اسناد می‌توانند شامل قراردادها، سوابق مالی، مکاتبات رسمی، پرونده‌های پرسنلی، اسناد حقوقی و سایر اطلاعات حیاتی سازمان باشند. از این‌رو، تامین امنیت در این بخش نه‌تنها برای حفظ اطلاعات، بلکه برای تضمین تداوم عملکرد سازمان ضروری است.

در بسیاری از سازمان‌ها، هنوز هم بایگانی اسناد به‌صورت فیزیکی انجام می‌شود. این نوع بایگانی اگرچه رایج است، اما به‌دلیل خطراتی مانند آتش‌سوزی، سرقت، آب‌گرفتگی، یا دسترسی غیرمجاز همواره در معرض تهدید قرار دارد. بنابراین، اتخاذ تدابیر مناسب جهت حفظ امنیت بایگانی اسناد فیزیکی از اولویت‌های مدیریت سازمان به‌شمار می‌رود.

یکی از روش‌های مدرن و مؤثر برای ارتقای امنیت و کارایی در این بخش، راه‌اندازی بایگانی دیجیتال از طریق نرم‌افزار بایگانی اسناد است. این نرم‌افزارها به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا اسناد خود را به‌صورت ساختاریافته، طبقه‌بندی‌شده و با سطح دسترسی‌های کنترل‌شده ذخیره‌سازی کنند. با استفاده از رمزنگاری، نسخه‌برداری منظم (Backup)، سطح‌بندی کاربران و امکانات جستجوی پیشرفته، امنیت و بهره‌وری بایگانی دیجیتال به‌مراتب بالاتر از شیوه‌های سنتی خواهد بود.

با این حال، اگر در حال حاضر امکان استفاده از بایگانی دیجیتال در سازمان شما وجود ندارد، همچنان می‌توانید با رعایت برخی اصول و استانداردهای فیزیکی، امنیت اسناد خود را تا حد زیادی تضمین کنید. اقداماتی مانند نگهداری اسناد در قفسه‌های ضدحریق، کنترل دسترسی فیزیکی به محل بایگانی، مستندسازی ورود و خروج پرونده‌ها، استفاده از سیستم‌های نظارتی و آموزش کارکنان در زمینه امنیت اطلاعات، همگی در کاهش خطرات احتمالی نقش مؤثری دارند.

امنیت بایگانی اسناد

فرآیند نگهداری اسناد، مجموعه‌ای از فعالیت‌ها و اقدامات هدفمند است که به منظور حفظ اصالت، سلامت و ماندگاری اسناد و مدارک انجام می‌گیرد. این فعالیت‌ها شامل ایجاد شرایط محیطی مناسب، جلوگیری از عوامل مخرب و تدوین ضوابط اجرایی برای محافظت فیزیکی از اطلاعات سازمانی می‌شود. در حقیقت، نگهداری اصولی اسناد به سازمان کمک می‌کند تا در مواقع نیاز به‌راحتی به اطلاعات دسترسی داشته باشد و از خطر نابودی یا تغییر در محتوا جلوگیری شود.

یکی از نکات کلیدی در نگهداری ایمن اسناد، توجه به شرایط محیطی محل بایگانی است. عواملی مانند دمای اتاق، میزان رطوبت، تهویه هوا، نور، میزان گرد و غبار، و وجود یا عدم وجود حشرات موذی همگی در حفظ کیفیت اسناد تأثیرگذار هستند. برای مثال، دمای بالا یا رطوبت بیش از حد می‌تواند موجب پوسیدگی یا چسبیدن برگه‌ها به یکدیگر شود. همچنین عدم کنترل ورود حشرات و جوندگان می‌تواند منجر به جویده شدن کاغذها و تخریب فایل‌ها گردد.

بر اساس تحقیقات و گزارش‌های معتبر، دو عامل اصلی از بین رفتن یا آسیب‌دیدگی اسناد فیزیکی در سازمان‌ها عبارتند از: آتش‌سوزی و نفوذ رطوبت. به همین دلیل، محل بایگانی اسناد باید به‌گونه‌ای انتخاب و تجهیز شود که در برابر این دو عامل بسیار مقاوم باشد. استفاده از کمدهای ضدحریق، نصب سیستم‌های هشدار و اطفای حریق، استفاده از رطوبت‌گیرهای صنعتی، و بررسی منظم نشتی‌های احتمالی ساختمان از جمله اقدامات ضروری در این زمینه هستند.

علاوه‌بر این، جلوگیری از دسترسی غیرمجاز به اسناد نیز از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. قفل‌گذاری قفسه‌ها، استفاده از سیستم‌های ثبت ورود و خروج، و تعیین سطح دسترسی بر اساس مسئولیت پرسنل، همگی به محافظت بهتر از اطلاعات کمک می‌کنند.

فاکتورهای کلیدی در امنیت بایگانی اسناد

 

امنیت بایگانی اسناد یکی از مهم‌ترین دغدغه‌های هر سازمانی است، به‌ویژه زمانی که با اسناد فیزیکی و غیرقابل بازیابی سر و کار داریم. در این بخش به بررسی عوامل محیطی و فیزیکی مؤثر بر سلامت اسناد و مدارک می‌پردازیم و راهکارهایی برای بهبود شرایط نگهداری ارائه می‌دهیم.

۱. عوامل محیطی (رطوبت، تهویه و دما)

شرایط محیطی تأثیر مستقیم بر ماندگاری اسناد کاغذی دارد. از جمله مهم‌ترین این عوامل می‌توان به دما، رطوبت و تهویه اشاره کرد. محل بایگانی اسناد باید کاملاً مجزا از سایر بخش‌های سازمان و عاری از نوسانات شدید دما و رطوبت باشد.

افزایش یا کاهش ناگهانی دما می‌تواند موجب خشک شدن یا شکنندگی کاغذها شود. از سوی دیگر، رطوبت بیش از حد باعث رشد قارچ، کپک و باکتری می‌شود که به تدریج باعث پوسیدگی و تخریب اسناد خواهد شد. به همین دلیل توصیه می‌شود دمای اتاق بایگانی در محدوده ۱۸ تا ۲۲ درجه سانتی‌گراد و رطوبت نسبی بین ۳۰ تا ۵۰ درصد کنترل شود.

استفاده از سیستم‌های تهویه مطبوع و رطوبت‌گیرهای صنعتی از راهکارهای مؤثر برای کنترل دما و رطوبت محیط است. همچنین، طراحی مسیرهای گردش هوا و استفاده از فیلترهای هوا می‌تواند به کاهش گرد و غبار و ذرات مضر کمک کند.

۲. آتش‌سوزی

یکی از مهم‌ترین خطراتی که امنیت اسناد فیزیکی را تهدید می‌کند، آتش‌سوزی است. به همین دلیل، محل بایگانی باید مطابق با استانداردهای ایمنی و مقاوم در برابر آتش طراحی شود.

اقدامات پیشنهادی برای پیشگیری از آتش‌سوزی شامل موارد زیر است:

• ایمن‌سازی درها و پنجره‌ها در برابر نفوذ آتش

• استفاده از کمد و قفسه‌های ریلی مقاوم در برابر حرارت

• نصب سقف، دیوار و کف‌پوش‌های ضد حریق

• تجهیز اتاق بایگانی به کپسول‌های آتش‌نشانی، سطل شن و سیستم اطفای حریق اتوماتیک (آب‌پاش سقفی)

• نصب زنگ هشدار آتش‌سوزی و سیستم اعلام حریق هوشمند

این اقدامات کمک می‌کنند در صورت بروز حادثه، آسیب به حداقل برسد و اسناد باارزش حفظ شوند.

۳. آسیب ناشی از آب و نشت رطوبت

آب نیز همانند آتش، می‌تواند یکی از عوامل اصلی در تخریب اسناد باشد. نشت لوله‌های آب، رطوبت بالای محیط یا قرارگیری اتاق بایگانی در مجاورت موتورخانه یا دیگ‌های بخار می‌تواند خطر جدی برای مدارک سازمان ایجاد کند.

برای جلوگیری از این خطرات، رعایت نکات زیر ضروری است:

• انتخاب مکانی به دور از لوله‌های انتقال آب و تاسیسات رطوبت‌زا

• طراحی قفسه‌های بایگانی به‌گونه‌ای که از دیوار فاصله داشته و از کف یا سقف مهار شوند، نه دیوار

• فراهم کردن جریان هوای مناسب بین اسناد با استفاده از قفسه‌های فلزی مشبک

• بازبینی و سرویس دوره‌ای لوله‌کشی ساختمان

۴. روشنایی و نور

یکی دیگر از عوامل تخریب اسناد، نور مستقیم خورشید و تابش اشعه‌های مضر مانند ماوراء بنفش (UV) یا مادون قرمز (IR) است. این نوع نورها باعث زرد شدن و ترد شدن کاغذها می‌شوند و نوشته‌ها را به مرور زمان محو می‌کنند.

بهترین راهکار برای روشنایی ایمن در اتاق بایگانی، استفاده از لامپ‌های LED کم‌مصرف بدون اشعه مضر است. همچنین باید از ورود نور طبیعی شدید از طریق پنجره جلوگیری کرد؛ استفاده از پرده‌های ضخیم یا شیشه‌های ضد UV توصیه می‌شود.

۵. امنیت دسترسی و پیشگیری از سرقت

در کنار عوامل فیزیکی، محافظت از اسناد در برابر سرقت یا دسترسی‌های غیرمجاز نیز اهمیت دارد. اگرچه اغلب سازمان‌ها تمرکز اصلی خود را بر حفاظت فیزیکی می‌گذارند، اما امنیت دسترسی نباید نادیده گرفته شود.

راهکارهای پیشنهادی:

• استفاده از قفسه‌های هوشمند و مدرن با قابلیت قفل مرکزی

• نصب دوربین مداربسته با قابلیت ضبط دائم

• استفاده از درهای ضد سرقت و حفاظ‌های فلزی مقاوم

• تعیین سطوح دسترسی و ثبت ورود و خروج کاربران

نتیجه‌گیری: آیا بایگانی دیجیتال راه‌حل نهایی است؟

با وجود تمام راهکارهای ایمن‌سازی بایگانی فیزیکی، همچنان خطراتی نظیر آتش، سیل، سرقت و فساد محیطی تهدیدی جدی برای اطلاعات سازمانی محسوب می‌شوند. به همین دلیل، بسیاری از سازمان‌ها در حال حرکت به سمت بایگانی دیجیتال هستند. با استفاده از نرم‌افزارهای بایگانی اسناد، می‌توان نسخه‌های دیجیتالی اسناد را ذخیره، جستجو و مدیریت کرد و ریسک از بین رفتن اطلاعات را به‌طور کامل از بین برد.

در نهایت، ترکیب نگهداری اصولی اسناد فیزیکی با راه‌اندازی یک سیستم بایگانی دیجیتال، بهترین راهکار برای حفاظت همه‌جانبه از اطلاعات سازمانی خواهد بود.

برای این کار چک لیست ارزیابی نرم افزار بایگانی اسناد را مطالعه فرمایید.