کاملترین چک لیست ارزیابی نرم افزار بایگانی اسناد در ایران ۱۴۰۰
راه های زیادی برای خرید و ارزیابی نرم افزار بایگانی اسناد که جوابگوی نیازهای سازمان ما باشد وجود دارد. برای مثال می تونیم به شرکت ارائه کننده نرم افزار بایگانی بگیم کاتالوگ و مشخصات فنی نرم افزار بایگانی را برای ما ارسال کند تا بتونیم بررسی کنیم. یا میتونیم از اون شرکت بخواهیم که نرم افزار بایگانی اسناد را برای ما دمو کنند. یا بخواهیم اون شرکت لیست قیمت به ما بدهد. تمام این کارها به ما کمک میکند.
اما سوال اساسی اینجاست که ما با چه معیار و خط کشی می توانیم بهترین نرم افزار بایگانی اسناد را برای سازمان خودمان انتخاب کنیم؟ برای خرید نرم افزار بایگانی اسناد چه مسیری را باید طی کنم؟
پاسخ به این سوالات را بر اساس نظر شخصی خودم می باشد:
- نیاز سنجی و تحلیل وضعیت کنونی سازمان
- تهیه یک چک لیست کامل از امکاناتی نیاز سازمان من را مرتفع میکند
- استخراج لیست شرکت های برتر ارائه کننده نرم افزار بایگانی
- درخواست کاتالوگ و مشخصات فنی نرم افزار بایگانی اسناد از شرکت ها
- هماهنگی جلسه دمو با شرکت ها
- درخواست لیست قیمت نرم افزار بایگانی اسناد
- جمع بندی مقایسه چک لیست پرشده شرکت ها و انتخاب نرم افزار بایگانی
- مذاکره با شرکت نرم افزاری جهت عقد قرارداد
قرار است در ادامه این مطلب مراحل بالا را شرح دهیم و از همه مهم تر کاملترین چک لیست ارزیابی نرم افزار بایگانی اسناد را بیان کنیم و در انتهای مقاله هم فایل دانلودی این چک لیست را در اختیار شما می گذاریم. در اصل این مطلب یک نقشه راه برای خرید نرم افزار بایگانی اسناد می باشد.
چک لیست ارزیابی نرم افزار بایگانی اسناد
چک لیست این مقاله به بررسی نکات مهم و اساسی در خرید نرم افزار بایگانی پرداخته است و بر اساس تجربه شخصی می باشد. با توجه به اینکه بعضی از بخش های آن نیاز به مهارت دارد سعی کرده این تا جای ممکن مفاهیم ساده سازی شوند تا قابل استفاده برای تمام افراد باشد.
پیشنهاد میکنم این مقاله را در مرورگر خودتان بوکمارک کنید تا هر موقع نیاز بود، بتوانید از آن به عنوان یک چک لیست نرم افزار بایگانی اسناد استفاده کنید.
خب به سراغ اولین قدم از برای خرید نرم افزار بایگانی می رویم:
۱- نیازسنجی و تحلیل وضعیت کنونی سازمان:
در این مر حله هدف از نیاز سنجی و تحلیل وضعیت سازمان، شناخت وضعیت کنونی و نقاط قوت و ضعف های سازمان می باشد. در این مرحله باید بفهمیم که کجا هستیم و به کجا قصد داریم برسیم. یعنی باید فاصله بین وضعیت موجود تا وضعیت مطلوب سنجیده شود. شکاف بین وضعیت موجود تا وضعیت مطلوب می تواند به ما بگوید که نرم افزار بایگانی مورد نظر ما باید دارای چه ویژگی ها و امکاناتی باشد.
برای شناخت و درک درست از وضعیت کنونی سازمان باید نقاط ضعف در حوزه بایگانی اسناد را شناسایی کنیم و همچنین تهدید هایی که ممکن است نقاط ضعف ما ایجاد کند را شناسایی کنیم. فرقی ندارد که سازمان ما یک سازمان نوپا یا سازمان قدیمی باشد به هر حال یک جا این مسائل گریبان گیر سازمان ما خواهد شد.
تجربه شخصی مهم:
اگر بهترین نرم افزار بایگانی اسناد دنیا را با هزینه بالا بیاورید در سازمان خود نصب و راه اندازی کنید اما قبل از آن نیاز سنجی انجام نداده باشید، به احتمال زیاد آن نرم افزار برای سازمان شما کارایی مناسب نخواهد داشت. چون هر نرم افزاری کارکرد های خودش را دارد و متناسب با یک نیاز خاص است، بله درست است همه نرم افزار های بایگانی اسناد وظیفه اصلی آنها بایگانی اسناد و مدارک است. پس چطور هر نرم افزاری کارکرد خودش را دارد؟
برای مثال من اگر بدانم که در واحد های مختلف سازمان اسناد و مدارک مختلفی تولید می شود که از نظر ماهیت، سطح دسترسی، گردش کار و… با هم متفاوت هستند یک نرم افزار بایگانی با ویژگی های خاص تهیه میکنم. یا اگر بدانم من یک شرکتی هستم که شعبه های مختلفی در سطح کشور دارم و اسناد تولیدی من فرایند های خاصی باید داشته باشند، نرم افزار بایگانی اسناد با ویژگی های متفاوتی انتخاب می کنم.
ابزارهای نیاز سنجی و تحلیل وضعیت:
اولین قدم در ارزیابی نرم افزار بایگانی اسناد ، نیاز سنجی بود که برای نیاز سنجی هم ما چند ابزار به شما معرفی میکنیم:
ترسیم ماتریس SWOT: یکی از ابزارهایی که در مدیریت همیشه کاربرد دارد ترسیم ماتریس SWOT می باشد. با استفاده از این ماتریس می توانیم نقاط قوت، نقاط ضعف، تهدید ها و فرصت هایی را که مربوط به حوزه اسناد و مدارک سازمان هست را شناسایی کنیم.
مشاهده: اولین کاری که برای نیازسنجی و تحلیل وضعیت می توانیم انجام دهیم مشاهده می باشد. یعنی من با استفاده از دوربین یا یک گروه از کارشناسان سازمان را بفرستیم در واحد هایی که اسناد و مدارک تولید می کنند به مدت محدود کارهایی که در آن واحد انجام می شود را مشاهده و بررسی کنند و گزارش آن را ارسال نمایند. برای مثال:
- میانگین زمان پیدا کردن سندهای قدیمی چه قدر است؟
- چند نفر برای پیدا کردن یک سند یا مدرک درگیر می شوند؟
- چه فرایندی طی می شود تا یک سند یا مدرک پیدا شود؟
- در هر واحد به چه جزئیاتی از اسناد نیاز است؟
- و…
مصاحبه: مصاحبه هم یکی از ابزارهای کاربردی در شناسایی نیاز می باشد. برای این کار لیست سوالاتی که می خواهیم از مدیران واحد ها و کارشناسان بپرسیم را آماده نماییم و افراد مربوطه را برای مصاحبه هماهنگ کنیم و در نهایت نتیجه جلسات مصاحبه را جمع بندی نماییم.
پرسشنامه: پرسشنامه هم یکی از روش هایی است که برای نیاز سنجی در سازمان کاربرد دارد. تحلیل پاسخ های پرسشنامه می تواند در انتخاب نرم افزار بایگانی راهگشا باشد.
ابزارهای دیگری هم برای نیاز سنجی وجود دارد اما ابزارهای بالا پرکاربردها هستند. نکته مهم در ابزارهای بالا هرچه تعداد استفاده همزمان از این ابزارها بیشتر باشد، نتایج آن کارایی و دقت بیشتری دارد.
۲- تهیه چک لیست نرم افزار بایگانی اسناد:
دومین قدم از خرید نرم افزار بایگانی اسناد، تهیه یک چک لیست از امکانات و قابلیت های نرم افزار مورد نیاز می باشد. در این مرحله باید لیست امکاناتی که نرم افزار باید داشته باشد را تهیه کنیم و بررسی کینم چقد می تواند نیازهای سازمان را پوشش دهد.
| امکانات نرم افزار | دارد | ندارد | امکان ایجاد وجود دارد؟ | میزان سازگاری با نیازهای سازمان (1 الی 5) |
|---|---|---|---|---|
| امکان ثبت سند و پرونده ها | ||||
| امکان پیوست تصاویر | ||||
| امکان پیوست PDF | ||||
| امکان پیوست بی نهایت فایل با فرمت های مختلف | ||||
| امکان امانت دهی فیزیکی اسناد | ||||
| امکان امانت دهی الکترونیکی اسناد | ||||
| فرم ساز | ||||
| جستجو و گزارشگیری | ||||
| امکان ارجاع اسناد و مدارک | ||||
| و... |
برای دریافت و مشاهده کامل چک لیست نرم افزار بایگانی اسناد به انتهای مقاله مراجعه فرمایید.
ما در این فایل سعی کرده ایم تمام امکانات مورد نیاز سازمان ها را بگنجانیم و به راحتی با استفاده از فایل دانلودی می توانید یک مقایسه و ارزیابی خوب داشته باشید.
۳- استخراج لیست شرکت های برتر ارائه کننده نرم افزار بایگانی:
پس از اینکه چک لیست ارزیابی نرم افزار بایگانی اسناد ما آماده شد، نسبت به تهیه لیست شرکت های برتر نرم افزار بایگانی اسناد در ایران اقدام میکنیم. تعداد شرکت های حاضر در این لیست حد اقل ۵ و حد اکثر می تواند ۱۰ باشد. هر چه تعداد بیشتر باشد پروسه انتخاب سخت تر و طولانی تر خواهد بود. بنابراین سعی میکنیم ۵ شرکت را انتخاب کنیم و به بررسی آنها بپردازیم که در اینجا نام برخی از آنها را بیان میکنیم. برای مطالعه بیشتر در خصوص بهترین نرم افزارهای بایگانی اسناد در مقالات قبلی سعی کردیم ۷ نرم افزار بایگانی اسناد برتر در ایران را بررسی نماییم.
- نرم افزار بایگانی اسناد یگانه
- نرم افزار بایگانی اسناد چارگون
- نرم افزار بایگانی اسناد ایران رایانه
- نرم افزار بایگانی اسناد فراگستر
- نرم افزار بایگانی اسناد پرنیان
۴- درخواست کاتالوگ و مشخصات فنی نرم افزار بایگانی اسناد از شرکت ها:
در مرحله چهارم پس از استخراج نام شرکت ها، با آنها تماس گرفته و درخواست کاتالوگ و مشخصات فنی نرم افزار آنها را می نماییم. و به هر کدام از آنها زمانی را اختصاص می دهیم تا بتوانند ویژگی های کلیدی و امکانات نرم افزار بایگانی مورد نظرشان را دمو نمایند. در جلسه دمو می توانیم از شرکت بخواهیم که براساس نیاز و کار ما چند نمونه مثال بزند تا بهتر بتوانیم امکانات سیستم بایگانی را درک کنیم.
در جلسه دمو می توانیم از کارشناسان و مدیران سازمان خود درخواست کنیم که در جلسه حضور داشته باشند و از نظرات کارشناسی آنها نیز استفاده کنیم.
۵- قیمت نرم افزار بایگانی اسناد:
پس از برگزاری جلسه دمو درخواست میکنیم که قیمت نرم افزار بایگانی اسناد برای ما به صورت مکتوب و رسمی ارسال شود. نکاتی که در لیست قیمت مهم است و باید از فروشنده درخواست شود:
- قیمت نرم افزار بایگانی اسناد چه قدر است؟
- آیا نصب نرم افزار بایگانی اسناد هزینه دارد یا رایگان است؟
- آیا آموزش نرم افزار بایگانی رایگان است؟ یا هزینه دارد؟
- نحوه محاسبه آموزش چگونه است؟
- و…
۶- جمع بندی و مقایسه چک لیست نرم افزار بایگانی:
در این مرحله ما تا جایی که ممکن بود داده ها را جمع آوری کردیم و چک لیست ارزیابی نرم افزار بایگانی اسناد خودمان را براساس داده هایی که ارائه کنندگان نرم افزار بایگانی به ما دادند پر کردیم. در این مرحله میتوانیم داده های دیگری نیز به داده های قبلی اضافه کنیم. مثل:
بررسی سابقه فعالیت شرکت
بررسی مجوزهای رسمی و حقوقی شرکت
بررسی لیست مشتریان
بررسی میزان رضایت مشتریان قبلی نرم افزار بایگانی اسناد
و…
در نهایت وقت آن است که داده های به دست آمده را تحلیل و ارزیابی کنیم و تصمیم بگیریم کدام نرم افزار بایگانی جوابگوی نیاز های ما است.
۷- مذاکره و عقد قرارداد:
در مرحله آخر پس از انتخاب نرم افزار بایگانی اسناد مورد نظر جهت خرید و عقد قرارداد با فروشنده ارتباط برقرار میکنیم و درخواست پیش نویس قرارداد می دهیم. و پیش نویس قرارداد ارسالی را برای بررسی بیشتر به واحد حقوقی داده یا به رویت مدیرعامل می رسانیم تا اصلاحات انجام شود. نکات مهم در خصوص قرارداد فروش نرم افزار بایگانی اسناد:
- موضوع قرارداد باید روشن باشد.
- مدت زمان انجام تعهدات مشخص باشد.
- مبلغ قرارداد شفاف و نحوه پرداخت آن مشخص باشد.
- شرایط نصب آموزش و راه اندازی نرم افزار کامل با جزئیات بیان شود.
- تعهدات فروشنده شفاف بیان شود.
- شرایط و مدت زمان پشتیبانی کامل بیان شود
- تعهدات خریدار بیان شود.
- و…
عقد قرارداد یک مرحله مهم از مراحل خرید نرم افزار بایگانی اسناد می باشد که برای اینکار اگر واحد حقوقی ندارید می توانید با یک وکیل یا یک کارشناس حقوقی به صورت موردی مشورت کنید.
کلام آخر:
شاید به نظر برسد که طی مراحل بالا برای انجام یک خرید موفق بسیار زمان بر است. تا حدودی موافقم که زمان بر است اما وقتی نگاه کنیم که قرار است در آینده چه اتفاقی برای سازمان رخ بدهد می بینیم که ارزش گذاشتن مقداری زمان را دارد. این موضوع از آنجایی برای ما اهمیت دارد که قرار است اطلاعات، اسناد و مدارک سازمان خود را در ان ثبت و ذخیره نماییم. بنابراین باید برای ما مهم باشد هزینه و زمانی که میکنیم بیهوده نباشد و بتوانیم حد اکثر بهره را از نرم افزار بایگانی اسناد خود ببریم.
امیدواریم توانسته باشیم در ارائه چک لیست ارزیابی نرم افزار بایگانی اسناد موفق عمل کرده باشیم. اگر معیار و یا نکته ای در ارزیابی نرم افزار بایگانی را می دانید که در لیست ما نیست خوشحال می شویم که آن را در قسمت نظرات بیان کنید. تا سایر بازدید کنندگان هم استفاده نمایند.