معرفی مدیریت اسناد و کاربرد DMS
پیش از ظهور نرم افزار هایی که با هدف بایگانی و آرشیو اسناد به بازار عرضه شدند، اسناد و مدارک در سازمان ها به صورت کاغذی بایگانی می شدند. این بایگانی بر اساس استانداردی صورت می گرفت که از ابتدا برای آن تعریف شده بود. استاندارد معین که به مسئولین بایگانی کمک می کرد تا اسناد و مدارک را بر اساس یک نظم خاص مرتب کرده و هر زمان که پرونده ای مورد درخواست بود، این اسناد را بر اساس فیلد های مورد جستجو قابل دسترسی سازند. این نظام بایگانی اسناد و مدارک، سازمان ها را قادر می ساخت تا اطلاعات مورد نیاز خود را به دقت و سرعت لازم استخراج نمایند، که این امر باعث بهبود عملکرد و کارایی سازمانی می گردد.
آیا سیستم مدیریت اسناد (DMS) فقط سیستم بایگانی اسناد است؟
در آغاز، سیستم مدیریت اسناد (DMS) به عنوان یک راه برای تبدیل اسناد کاغذی به اسناد دیجیتال به بازار معرفی شد. این ابزار ابتدایی عمدتاً به عنوان یک راه حل الکترونیکی برای بایگانی اسناد و اوراق شناخته می شد. با این حال، DMS های امروزی به عنوان ابزارهای پیشرفته ای شناخته می شوند که امکانات بیشتری را به سازمان ها ارائه می دهند.
این ابزارها از قابلیت های گسترده ای برخوردارند که از جمله مدیریت و دسترسی به اسناد، امنیت اطلاعات، همکاری چند کاربره، جستجوی پیشرفته و انجام فعالیت های مدیریتی دیگر می باشند. با توجه به پیشرفت فناوری، DMS ها به عنوان ابزار های اساسی برای بهبود عملکرد و کارایی سازمان ها در مدیریت اسناد و اطلاعات مورد استفاده قرار می گیرند. در ادامه برخی قابلیت های DMS های مدرن ذکر شده اند:
- گردش کار مبتنی بر قانون
- رابط ها و ادغام سیستم های شخص ثالث
- بنیاد حقوق و مدیریت نقش از جمله ویرایش مرتبط با موقعیت
- ضبط داده های ساخت یافته و بدون ساختار
- نسخه سازی
- بایگانی مبتنی بر قواعد کسب و کار
- مبنای مشترک اطلاعات از طریق دسترسی مبتنی بر وب / فضای ابری
- نمایه سازی و بهبود خودکار با متا دیتا
- نظارت بر فرآیند
- امضای دیجیتال مطابق قانونی
- ارائه تضمینی اطلاعات
نرم افزار مدیریت اسناد چه کاری باید انجام دهد؟
دیجیتال سازی، ایجاد، اشتراک گذاری، مدیریت و بایگانی اسناد از جمله فعالیت های اساسی یک سیستم مدیریت اسناد بوده و برای تمام ارائه دهندگان نرم افزار، به طریق مشابهی قابل ارائه است. عملکرد های اتوماسیون فرآیند، که ممکن است بسته به ارائه دهنده سیستم مدیریت اسناد (DMS) متفاوت باشد، تعیین می کند که چگونه مراحل میانی فرآیند، به طور خودکار و یکپارچه انجام شود.
سیستم مدیریت اسناد سازمانی چیست و چرا حائز اهمیت است؟
یک سیستم مدیریت اسناد سازمانی به منظور ذخیره، توزیع و ردیابی اسناد مورد استفاده در سازمان ایجاد می شود. یک سامانه مدیریت اسناد (DMS) قادر است مسئولیت مدیریت گردش کار های مرتبط با اسناد، سیستم های خروجی و سیستم های بازیابی اطلاعات را بر عهده بگیرد.
به عبارت دیگر، یک سیستم مدیریت اسناد سازمانی نرم افزاری است که روش های اتوماتیک برای ذخیره، مدیریت و ردیابی اسناد الکترونیکی ارائه می دهد. یکی از نکات حیاتی درباره سیستم مدیریت اسناد این است که این نرم افزار ها توانایی مدیریت هر نوع فایل را دارند، اعم از متنی، تصویری، ویدئویی یا صوتی، و با ارائه راهکار های هوشمندانه، اطمینان از نظم و سازماندهی بهتر اسناد را فراهم می سازند.
هر چند استفاده از سیستم مدیریت اسناد منجر به بهبود و سرعت بخشیدن به فرآیند بایگانی و دسترسی به اطلاعات می‌گردد، اما دلایل اساسی و مهم‌تری برای استفاده از این سیستم مدیریتی وجود دارد. مهم ترین دلایل استفاده از سیستم مدیریت اسناد به شرح زیر است:
- افزایش بهره وری: با استفاده از سیستم مدیریت اسناد، بهره وری کارکنان افزایش می یابد؛ زیرا زمان لازم برای جست و جو و دسترسی به اسناد کاهش می یابد و به راحتی می توانند به اطلاعات مورد نیاز دسترسی پیدا کنند.
- افزایش امنیت: اطلاعات درون سیستم مدیریت اسناد به خوبی محافظت می شوند و امکاناتی مانند سطوح دسترسی و ردیابی فعالیت ها به افزایش امنیت اطلاعات کمک می کند.
- بهبود هماهنگی: با استفاده از یک سیستم مدیریت اسناد، هماهنگی بین اعضای تیم افزایش می یابد؛ زیرا همه به راحتی می توانند به اطلاعات مورد نیاز دسترسی پیدا کنند و از یک پایگاه داده مشترک استفاده کنند.
- کاهش خطا ها: با استفاده از سیستم مدیریت اسناد، خطا های انسانی کاهش می یابد؛ زیرا اطلاعات به صورت دقیق و یکپارچه ذخیره و مدیریت می شوند که این باعث کاهش اشتباهات و نوسانات در دسترسی به اطلاعات می شود.
- ارتقاء شفافیت: با استفاده از سیستم مدیریت اسناد، شفافیت در فرآیند ها و تصمیم گیری ها ارتقاء می یابد؛ زیرا اطلاعات به صورت شفاف و قابل دسترسی برای همه اعضای سازمان در دسترس قرار می گیرد.
به طور کلی، استفاده از یک سیستم مدیریت اسناد نه تنها به بهبود و سرعت بخشیدن به فرآیند بایگانی و دسترسی به اطلاعات کمک می کند، بلکه به بهره وری، امنیت، هماهنگی، کاهش خطا ها و ارتقاء شفافیت در سازمان نیز کمک می نماید.
چرخه مدیریت اسناد چیست؟
در هنگام انتخاب یک سیستم مدیریت اسناد (DMS) به عنوان یک راه حل کارآمد برای فعالیت اسناد دیجیتال، ضروری است که چرخه عمر سند را در نظر بگیرید. می توانید از این چرخه برای ارزیابی اینکه آیا نرم افزار مدیریت اسناد انتخابی تمام عملکرد های لازم را فراهم می کند و به تحلیل و بررسی نیاز های شما پاسخ می دهد، استفاده نمایید.
- ایجاد یا تولید سند: در مرحله ابتدایی، کاربران یک سند را به صورت فیزیکی روی کاغذ یا در محیط دیجیتال به وسیله مانیتور یا دستگاه تلفن همراه ایجاد می نمایند. با استفاده از تکنولوژی تشخیص خودکار متن و ورود و پردازش داده ها از منابع مختلف، ممکن است یک سند را به صورت خودکار و بدون نیاز به دخالت انسانی، در سیستم مدیریت اسناد جمع آوری کند.
- پردازش و بهبود محتوا: در مرحله دوم، سند در سیستم مدیریت اسناد (DMS) برای استفاده توسط افراد دیگر در دسترس قرار می گیرد و اطلاعات تراز، انتقال، مستند سازی و نمایه سازی می شوند. چندین نفر یا بخش می توانند اسناد را با هم به صورت موازی یا متوالی پردازش نمایند. بنابراین، امنیت ویرایش، نسخه سازی و همگام سازی الزامات اساسی از نظر مدیریت اسناد دیجیتال است. ابزاری جست و جوی کارآمد، سیستم بایگانی تنظیم شده، پردازش ساختار یافته داده ها و کنترل های دسترسی نیز جزئیات حیاتی این فرآیند مدیریتی را تشکیل می دهند.
- توزیع سند: با تکمیل آماده سازی و پردازش داخلی، سند مجدداً به گردش در می آید. در این مرحله، اسنادی همچون دستور العمل ها یا روش های اجرایی در فایل های الکترونیکی در نرم افزار مدیریت اسناد (DMS) ذخیره می شوند، در حالی که قرارداد ها و صورت حساب های دریافتی از طریق فرآیند های کسب و کار پیچیده تری عبور می کنند که واحد های مختلف و مشارکت کنندگان را به هم مرتبط می کند. پیگیری ها نیز به صورت خودکار برنامه ریزی و اجرا می شوند، و اسناد از همه دستگاه ها قابل دسترسی هستند.
- استفاده فعال از سند: فاز چهارم مربوط به نحوه دسترسی و استفاده کاربران از یک سند است. در این فاز، دسترسی به سند می تواند به صورت دائمی یا موقت تنظیم شود، محتوای سند می تواند بار ها یا فقط یک بار بازیابی شود، و سابقه مشاهده و انتشار نیز در سیستم مدیریت اسناد ذخیره می شود. در صورتی که تغییراتی در یک سند ایجاد شود، آن را به فاز سه بر می گردانیم تا بتوانیم همه تغییرات را ردیابی کنیم. نرم افزار مدیریت اسناد (DMS) از شرکت ها، به ویژه با اسناد قانونی، پشتیبانی می کند و در برابر دستکاری و تغییرات بعدی محافظت می کند.
- بایگانی ثابت یک سند: در این مرحله، بایگانی طولانی مدت و بدون بازنگری در سیستم مدیریت اسناد تضمین می کند که سند مطابق دستور العمل های قابل اجرا نگهداری شود و در برابر دستکاری محافظت گردد. یک سیستم مدیریت اسناد (DMS) اسناد را بر اساس مشخصات قانونی و مهلت های حذف در یک آرشیو دیجیتال ذخیره می کند. تمام دسترسی به سند به صورت یکپارچه بایگانی می شود. این سند را می توان در عرض چند ثانیه پیدا کرد و به لطف جست و جو های متن کامل یا کلید واژه های یکپارچه از آرشیو به اشتراک گذاشت.
- معدوم نمودن سند طبق قانون: در مرحله پایانی چرخه عمر سند، حذف سند مطابق با قواعد کسب و کار، نقطه ای را مشخص می کند که در آن یک سند دیگر هیچ ارزش افزوده ای برای شرکت ندارد. آرشیو های دیجیتال در سیستم های مدیریت اسناد، به طور دائم یک سند و تمام داده های مرتبط را حذف می کنند.
سوالات متداول
سیستم مدیریت اسناد چیست؟
سیستم مدیریت اسناد، که به صورت کوتاه به DMS نیز اشاره می شود، یک نرم افزار یا سامانه ای است که به منظور ذخیره، مدیریت و بهره وری از اسناد و اطلاعات الکترونیکی در یک سازمان به کار می رود. این سامانه ها از قابلیت های گسترده ای برخوردارند که شامل ذخیره سازی، جست و جو، دسترسی، به اشتراک‌گذاری، نسخه بندی، امنیت، و بایگانی اسناد می باشد. با بهره گیری از سیستم مدیریت اسناد، اسناد متنوع به صورت الکترونیکی ذخیره، مرتب و به طور کار آمد مدیریت می شوند. این اقدام به بهبود بهره وری، کاهش هزینه ها و افزایش سرعت در فرآیند ها کمک می‌کند.
مهم ترین دلایل استفاده از سیستم مدیریت اسناد چیست؟
مهم ترین دلایل استفاده از سیستم مدیریت اسناد عبارتند از: افزایش بهره وری، افزایش امنیت، بهبود هماهنگی، کاهش خطا ها و ارتقاء شفافیت.