مقایسه share point (شیر پوینت) با نرم افزار بایگانی+ ویژگی های share point

share point چه تفاوتی هایی با نرم افزار بایگانی اسناد دارد؟ این دو سیستم به عنوان برنامه های مدیریتی شناخته می شوند که در سازمان ها مورد استفاده قرار می گیرند. اما همیشه این پرسش وجود دارد که برای هر کسب و کار کدام یک از این نرم افزارها کارایی بیشتری دارند. در ادامه قصد داریم به بررسی تفاوت هایی که در این دو نرم افزار وجود دارد بپردازیم.

تعریف نرم افزار بایگانی اسناد با سیستم share point

سیستم share point در حقیقت به عنوان یک پلتفرم مبتنی بر وب شناخته می شود. این نرم افزار از ابزارهای کاربردی مخصوص بایگانی اطلاعات برخوردار است. شما با استفاده از این نرم افزار می توانید پروسه و فرم سازی را با استفاده از یک رابط کاربری عالی داشته باشید. با استفاده از share point می توانید به فرم های سازمانی مورد نظرتان دسترسی داشته باشید. این فرم ها شامل: فرم هایی مربوط به ماموریت، مرخصی و …. می باشند. با استفاده از این سیستم می توانید به بایگانی همه اطلاعاتی که در سازمان جریان دارد بپردازید. شما فقط با یک مرورگر می توانید مدیریت مستندات را انجام دهید و بر آن ها نظارت و کنترل لازم را داشته باشید.

این سیستم به عنوان یکی از بهترین و پرکاربردترین برنامه ها جهت پیاده سازی سیستم های درون سازمانی به شمار می رود. با استفاده از شیرپوینت می توانید ایجاد فرم ها و فرایندهای مربوط به کسب و کار دسترسی داشته باشید. اما بیشترین کاربرد این سیستم در سازمان ها برای مدیریت و بایگانی فایل ها می باشد.

نرم افزار بایگانی به عنوان یکی از قدرتمند ترین برنامه ها در زمینه مدیریت Front-Office شناخته می شود. این برنامه در اصطلاح به عنوان خط مقدم سازمان ها به شمار می رود و ارتباط با مشتریان را ایجاد می کند. با استفاده از این نرم افزار می توانید به افزایش داده های ساختاری پیکربندی شده بپردازید. این برنامه به تیم های فروش اجازه می دهد تا به رصد روند فروش هر مشتری بپردازند. در کنار آن می توانند به قابلیت هایی مانند پیگیری و مدیریت فرصت فروش بپردازند. سپس بر اساس این موضوع استراتژی های مناسبی را برای فروش تدوین کنند.

بررسی تفاوت های میان این دو نرم افزار

معمولا از سیستم share point برای گردآوری داده های بدون ساختار کمک می گیرند. این سیستم را برای مدیریت فایل ها و ساخت اکسترانت، پورتال ها، اینترانت استفاده می کنند. می توانید فایل ها را بر اساس موضوعات شخصی دسته بندی کنید. از دیگر قابلیت های این سیستم امکان جستجوی میان داده ها را تقویت و تسهیل می کند. علاوه بر آن می تواند به هوشمند سازی مدیریت و اتوماتیک سازی فرایندها بر اساس جریان کار کمک کند.

سیستم share point را می توانیم به عنوان یک ابزار مناسب برای مدیریت قراردادها، محتوا، فروش و بازاریابی، پروژه و امکان گزارش دهی و بررسی عملکردها معرفی کنیم.در مقابل سیستم بایگانی اسناد قرار دارد که مهمترین ویژگی آن مدیریت مشتریان است. شما با استفاده از این نرم افزار می توانید به فعالیت هایی نظیر مدیریت بازاریابی به شکل ویژه ، مدیریت ارتباطات داخلی و خارجی، پیگیری ها، فرایند فروش و تیم فروش، فرصت های فروش را تحت کنترل داشته باشید. با استفاده از این برنامه می توانید امکان مدیریت پشتیبانی و ارائه خدمات به مشتریان را داشته باشید. علاوه بر هماهنگ سازی فرایندهای درونی سازمان می توانید ارتباطات داخلی و خارجی را نیز مدیریت کنید.

حوزه کارکرد

سیستم share point و نرم افزار بایگانی اسناد در واقع شباهت چندانی با هم ندارند. شیرپوینت به عنوان یک سیستم است که در زمینه دانش مدیریت به کمک سازمان ها آمده است. این سیستم مسئولیت مدیریت و نظارت بر مستندات و گردش کار را بر عهده دارد. با استفاده از آن می توانید به اشتراک گذاری، مقایسه، دسته بندی و در انتها انتشار موارد یاد شده بپردازید. در ایران از این سیستم به عنوان اتوماسیون مکاتبات نیز استفاده می شود.

سیستم بایگانی اسناد مواردی مانند ارتباط با مشتریان و مدیریت کمپین ها را به وجود می آورد. شما می توانید با استفاده از این نرم افزار قرارهای ملاقات و تماس ها را کنترل و یادآوری کنید. با پیگیری اطلاعات تماس از رضایت مشتریان اطلاع داشته باشید. از دیگر مسئولیت های این نرم افزار کنترل خرید و فروش و تراکنش های مالی می باشد.

پیچیدگی فرایندها

سیستم share point و نرم افزار بایگانی اسناد از لحاظ علم و کاربرد کاملا با همدیگر متفاوت هستند. در راستای این تفاوت باید بگوییم که نرم افزار بایگانی اسناد از پیچیدگی های زیادی در مقایسه با share point برخوردار است. استفاده از این نرم افزار احتیاج به آموزش، پشتیبانی و استقرار دارد.

مدیریت سند

جالب است بدانید که امکان ادغام کردن این دو نرم افزار وجود دارد. تعداد زیادی از شرکت ها از شیرپوینت برای مدیریت اسناد کمک می گیرند. این اسناد شامل همه اسناد تجاری، تماس های مشتریان و حساب ها می شود که نیاز به پیگیری دارند. در صورتی که سازمان ها این دو برنامه را با یکدیگر ترکیب کنند می توانند به راحتی بر مولفه های کسب و کار نظارت داشته باشند. از دیگر مزیت های ادغام سازی این دو نرم افزار ساده کردن بروزرسانی، مدیریت، اشتراک گذاری اسناد می باشد.

سیستم share point

نرم افزار آرشیو اسناد و سیستم share point در صورت ادغام شدن می توانند به بهبود عملکرد سازمان ها در راستای ارتباط با مشتری و همکاری تیمی منجر شوند. هر شرکت برای ساده سازی و اتوماسیون اداری و اتوماسیون فرایندهای مربوط به بازاریابی و فروش به یک سیستم مدیریتی قدرتمندی نیاز دارد. دستبابی به این هدف مستلزم عملکرد کاربران است. آن ها موظف هستند که اسناد گوناگون را در بخش های مختلف نگهداری کرده و به اشتراک بگذارند.

در انتها باید بگوییم که این دو نرم افزار معمولا با همدیگر استفاده می شوند. این امر باعث می شود که امکان دسترسی به فضاها و عملکرد کارکنان بهبود پیدا کند. شما می توانید با استفاده از این اتوماسیون به کنترل و مدیریت محتوا بپردازید. در صورتی که به دنبال یک نرم افزار فوق العاده برای ادغام داده ها و همکاری تیمی هستید share point به عنوان یک گزینه مناسب است که به شما فرصت می دهد به شیوه ای موثر با مشتریان خود در ارتباط باشید.