ما در عصر اطلاعات زندگی می‌کنیم و اسناد بخش مهمی از فرآیندهای سازمانی ما را تشکل می‌دهند. اسناد کاغذی خیلی سریع روی هم انباشته می‌شوند، از عکس‌ها و سوابق پزشکی گرفته تا قراردادها و فرم‌های مالیاتی که اکثر شرکت‌ها با آنها سروکار دارند؛ اما با افزایش انبوه از مدارک، موضوعی مانند ذخیره سازی و نگهداری اهمیت دوچندانی پیدا می‌کند. بنابراین، ذخیره سازی اسناد دقیقاً چیست و چگونه می‌توان این کار را به بهترین نحو ممکن است انجام داد؟ در این بررسی از شرکت نرم‌افزاری یگانه، در مورد اهمیت و روش‌های ذخیره‌ سازی و بایگانی اسناد صحبت می‌کنیم.

ذخیره‌ سازی اسناد چیست؟

ذخیره سازی اسناد صرفاً انباشتن کاغذها در یک کشو یا کابینت بایگانی نیست، بلکه یک رویکرد سیستماتیک برای محافظت از سوابق مهم، چه اسناد مالی، حقوقی، پرسنلی یا سایر موارد است. ذخیره سازی جایی است که هر سند مکان مشخص خود را دارد تا هم امنیت آن حفظ شود و هم اینکه قابل جستجو و بازیابی باشد. فرآیند ذخیره کردن اسناد در ظاهر ساده است؛ شما اسناد را جمع‌آوری می‌کنید و آنها در مکان امنی ذخیره می‌کنید؛ اما داشتن یک رویکرد مناسب برای بهینه کردن زمان، فضا و هزینه، چیزی که باید در نظر بگیرید.

اهمیت ذخیره سازی اسناد

فرض کنید شما یک کسب‌و‌کار در حال رشد هستید که با سفارشات خرید و فاکتورهای مختلف زیادی سروکار دارید. این اسناد به دلایل مختلفی مانند حسابرسی‌های مالی در آینده یا حتی برای محاسبه سرمایه در گردش، دوباره مورد استفاده قرار گیرند. مدیریت همه این اسناد می‌تواند دردسرساز باشد و وقتی نیاز به جستجوی یک سند خاص دارید، باید کل بایگانی را فقط برای یافتن دستی آن سد مرور کنید. این موضوع می‌تواند بسیار زمان‌بر، خسته‌کننده و هزینه‌بر باشد.

در سال ۲۰۰۵، شرکت بین‌المللی داده (IDC) گزارشی با عنوان «هزینه‌های پنهان کار اطلاعاتی» منتشر کرد. در این مطالعه، این شرکت تخمین زد که سالانه حدود ۲.۵ تا ۳.۵ میلیون دلار توسط شرکت‌هایی با حدود هزار کارمند هدر می‌رود، زیرا کارمندان در یافتن اسناد و مدارک ضروری خاص کوتاهی می‌کنند. این مبلغ هنگفتی است که صرفاً به این دلیل خرج می‌شود که نیروهای سازمان نمی‌توانند اسناد مناسب را در زمان مشخص پیدا کنند. پس توجه به بهترین شیوه در ذخیره سازی اسناد می‌تواند در بهبود فرآیندهای سازمانی موثر باشد.

روش‌های ذخیره‌ سازی اسناد

وقتی صحبت از ذخیره اسناد می‌شود، گزینه‌های مختلفی وجود دارند که هر کدام مزایا و چالش‌های خاص خود را خواهند داشت. درک روش‌های مختلف ذخیره اسناد می‌تواند به شما در انتخاب راهکار متناسب با نیازهایتان کمک کند. در ادامه به روش‌های ذخیره‌ کردن اسناد اشاره می‌کنیم:

1- ذخیره سازی فیزیکی اسناد

با وجود انقلاب دیجیتال، ذخیره سازی فیزیکی اسناد همچنان محبوب است، به‌خصوص برای اسنادی که به دلایل قانونی به نسخه‌های چاپی اصلی نیاز دارند. ذخیره سازی فیزیکی شامل روش‌های سنتی مانند کابینت‌ها و قفسه‌های بایگانی در دبیرخانه و با نگهداری و دسترسی به‌صورت دستی هستند. همچنین امکانات ذخیره سازی خارج از محل برای شرکت‌ها بزرگ امکان‌پذیر است. این روش برای سازمان‌هایی مناسب است که محلی برای نگهداری از اسناد خود ندارد. درنتیجه، شما باید مبلغی را برای اجاره فضا پرداخت کنید.

2- ذخیره سازی آنلاین اسناد

ذخیره سازی دیجیتال، نحوه مدیریت و دسترسی به اطلاعات را متحول کرده است. دو رویکرد برای این روش وجود دارد که شامل ذخیره سازی دیجیتالی در محل و ذخیره سازی ابری هستند. ذخیره سازی دیجیتال در محل شامل نگهداری اسناد روی سرورهایی است که در داخل سازمان شما قرار دارند و توسط سیستم و نرم‌افزار DMS (مدیریت اسناد)، قابل کنترل هستند. ذخیره سازی ابری به شما امکان می‌دهد اسناد را به صورت آنلاین در فضای ابر (Cloud) ذخیره کنید و از طریق اینترنت به اطلاعات دسترسی داشته باشید.

در جدول زیر می‌توانید مزایا و معایب این دو روش را مشاهده کنید:

نوع روش ذخیره سازی اسناد	مزایا	معایب
ذخیره سازی فیزیکی اسناد	حس مالکیت مستقیم بر اسناد عدم نیاز به فناوری پیشرفته برای دسترسی به اسناد قابل استفاده در محیط‌های فاقد برق یا اینترنت دسترسی به فایل‌های ضروی چاپی	اشغال فضای زیاد خطر آسیب‌دیدگی در برابر آتش، آب یا پوسیدگی زمان‌بر بودن جستجو و بازیابی نیاز به نیروی انسانی برای مرتب‌سازی
ذخیره‌سازی دیجیتالی اسناد	صرفه‌جویی در فضا دسترسی سریع و آسان از راه دور قابلیت جستجو و فهرست‌بندی پیشرفته پشتیبان‌گیری و امنیت بیشتر در برابر بلایای طبیعی	نیاز به تجهیزات و نرم‌افزار هزینه اولیه برای اسکن اسناد (خرید اسکنر) خطرات امنیتی و سایبری در صورت عدم محافظت مناسب

بهترین روش ذخیره‌ سازی اسناد

پاسخ به اینکه: «کدام روش نگهداری و مدیریت اسناد بهتر است؟» تا حدودی واضح به نظر می‌رسد. درست که ذخیره سازی فیزیکی هنوز هم در بسیاری از سازمان‌ها انجام می‌شود، اما این سیستم‌ها و نرم‌افزارها هستند که از نظر هزینه، عملکرد و زمان، تمامی فرآیندهای سازمانی شما را بهینه می‌کنند. پس بیایید ابتدا ویژگی‌های یک نرم‌افزار ذخیره‌ سازی آنلاین اسناد را بررسی کنیم:

• تمام اسناد شما در یک مکان امن و واحد قرار می‌گیرند.
• فایل‌ها به‌صورت فهرست‌بندی برای جستجوی راحت مرتب می‌شوند.
• تاریخچه تغییرات اعمال شده روی اسناد را حفظ می‌کند.
• دسترسی را فقط به افراد مجاز محدود می‌کند.
• با استفاده از کلمات کلیدی یا فراداده، اسناد را به سرعت پیدا می‌کند.
• به اعضای تیم اجازه می‌دهد، به‌طور همزمان روی اسناد کار کنند.

موارد فوق نشان می‌دهند که چرا یک سیستم دیجیتالی می تواند مفیدتر باشد. اگر با حجم زیادی اسناد طرف هستید و بیشتر این مدارک، فرم‌ها یا قراردادها از نظر فیزیکی قابل استفاده نیستند، نرم‌افزار بایگانی اسناد بهترین گزینه برای شماست؛ اما اگر به‌طور روزانه با اسناد کاغذی مهم مانند فیش پرداختی یا فرم‌های مالیاتی سروکار دارید، ترکیب سیستم ذخیره سازی فیزیکی و نرم‌افزاری توصیه می‌شود.

مزایای پیاده‌سازی ذخیره‌ سازی اسناد

پیاده‌سازی یک سیستم ذخیره سازی آنلاین اسناد، مزایای بی‌شماری را به همراه دارد. در ادامه به این مزایا اشاره می‌کنیم:

• بهبود کارایی: گردش‌ کار سازمان را بهبود می‌بخشد و فرآیندهایی مالی، حسابداری، حقوقی، سواق بیماران، اطلاعات دانشجویان، فروش و غیره را تسریع می‌کند.
• همکاری پیشرفته: اعضای تیم می‌توانند به راحتی به اسناد ذخیره شده در نرم‌افزار دسترسی داشته باشند و روی آنها کار کنند.
• افزایش بهره‌وری: فایل‌ها در یک نرم‌افزار اتوماسیون می‌توانند فهرست‌بندی شوند و به‌این‌ترتیب، دسترسی و جستجوی آنها راحت‌تر است.
• خدمات بهتر به مشتری: بخش خدمات مشتری می‌توانند به سرعت اسناد مربوطه را پیدا کنند، زمان انتظار را کاهش دهند و کیفیت خدمات را بالا ببرند.
• صرفه‌جویی در هزینه: هزینه‌های مرتبط با ذخیره سازی فیزیکی در محل یا در مکان دیگر را حذف می‌شوند و با کاهش کارهای خسته‌کننده، بهره وری افزایش می‌دهد.

کلام آخر

اتخاذ یک رویکرد مناسب برای ذخیره سازی اسناد، یک ضرورت استراتژیک برای سازمان‌هایی است که به دنبال بهینه‌سازی فرآیندهای مدیریت اطلاعات است. در این میان، داشتن نرم افزار مدیریت اسناد می‌تواند به شما مزیت رقابتی نسبت به دیگر بدهد و در دنیای فناوری، چند گام شما را جلوتر ببرید. دیجیتالی کردن این فرآیندها، عملیات اجرایی سازمان را بهبود می‌بخشد و با ارائه یک راه‌حل مقیاس‌پذیر و سازگار برای چالش‌های در حال تحول ذخیره‌سازی و مدیریت اسناد در عصر آنلاین، موفقیت سازمان را در آینده تضمین می‌کند.

 

سوالات متداول

بهترین روش برای ذخیره سازی اسناد چیست؟

ترکیبی از ذخیره سازی دیجیتال و فیزیکی بهترین روش است؛ اسناد مهم را دیجیتالی کرده و نسخه اصلی را در مکانی امن نگهداری کنید.

اسناد دیجیتالی چگونه باید ایمن‌سازی شوند؟

با استفاده از قرار دادن رمز عبور، پشتیبان‌گیری منظم، تعیین سطح دسترسی کاربران و ذخیره‌سازی در یک نرم‌افزار امن، می‌توان امنیت را بالا برد.

چه مدت باید اسناد را نگهداری کرد؟

بسته به نوع سند، مدت نگهداری متفاوت است. اسناد مالی و حقوقی معمولاً باید بین 5 تا 10 سال نگهداری شوند. برای اسناد حساس یا دائمی، نگهداری بلندمدت ضروری است.