فرض کنید در یک سازمان بزرگ کار می‌کنید و روزانه صدها نامه بین بخش‌های مختلف رد و بدل می‌شود. حالا تصور کنید قرار است بعد از چند هفته یک نامه خاص را پیدا کنید یا روند پیگیری یک درخواست را بررسی کنید. بدون وجود شماره نامه، این کار مثل پیدا کردن یک سوزن در انبار کاه است!

شماره نامه دقیقاً برای همین ساخته شده. یک کد منحصربه‌فرد که به هر نامه اختصاص داده می‌شود تا بتوانید آن را راحت‌تر دسته‌بندی، پیگیری و بایگانی کنید.

مدیریت مکاتبات بدون شماره‌گذاری دقیق، فقط زمانی ساده به‌نظر می‌رسد که با حجم کمی از نامه‌ها روبه‌رو باشید. اما وقتی پای چندین بخش داخلی، افراد مختلف و نامه‌های متعدد وسط باشد، اوضاع پیچیده می‌شود. به همین دلیل سیستم‌های اداری و اتوماسیون‌ها، شماره نامه را به عنوان یکی از پایه‌های اصلی نظم در مکاتبات در نظر می‌گیرند.

در ادامه دقیق‌تر بررسی می‌کنیم که شماره نامه دقیقاً چیست، چه ساختاری دارد و چرا نقش مهمی در مدیریت ارتباطات اداری ایفا می‌کند.

شماره نامه چیست؟

در پاسخ به این سوال میتوان گفت که شماره یک عبارت چند بخشی است که عموما فقط از اعداد تشکیل نشده است و می تواند حروف دیگری را نیز در خود جای داده باشد. شماره نامه در دبیرخانه ها و اداره ها این اجازه را می دهد که نامه ها را طبقه بندی کرده و منظم کنند. شماره یک نامه در واقع هویت آن نامه است.

به نحوی میتوان آن را مانند کد ملی و یا شماره دانشجو معرفی نمود. در هر دانشگاهی دانشجویان شماره دانشجویی خاص خود را دارند. اگر به شماره دانشجویی های دانشگاه دقت کرده باشید اشتراکاتی را بین آن ها متوجه خواهید شد. به عنوان مثال دو رقم اول آن ها همیشه سال ورودی خواهد بود. رقم های بعدی به دانشکده های مختلف اختصاص دارد. رقم های بعدی نیز بر اساس حروف الفبا چیده شده اند و یا تاریخ و نوبت ثبت نام در آنها دخیل بوده است.

وقتی صحبت از نامه های اداری به میان می آید، شما بدون شک یک کاغذ را تصور میکنید متنی روی آن تایپ شده است، در پایین آن مهر و یا چند امضا قرار گرفته و سربرگ نامه یک طراحی خاص با لوگوی سازمان و یا اداره مربوطه را دارد و در نهایت در بالا و گوشه سمت چپ یک وضعیت جدولی کوچک قرار دارد که شماره و تاریخ نامه نوشته شده است. موضوع اصلی ما همان شماره بالای نامه است که در صورتی که شما را از یک اداره دیگر آورده باشید ممکن است یک شماره دیگر توسط دبیرخانه اداره مقصد نیز روی مکاتبات اداری شما درج شود.

نحوه شمار گذاری در نامه اداری به چه صورت است؟

وقتی پای نظم در مکاتبات اداری وسط باشد، فقط داشتن یک شماره برای هر نامه کافی نیست؛ مهم این است که این شماره چطور ساخته شده باشد. به‌طور کلی دو روش برای شماره‌گذاری نامه‌های اداری وجود دارد:

• شماره‌گذاری با فرمول

• شماره‌گذاری بدون فرمول

شماره‌گذاری با فرمول: نظم بر اساس الگو

در این روش، شماره هر نامه از ترکیب چند بخش مختلف ساخته می‌شود؛ مثل کد سازمان، تاریخ، شماره پرونده، بخش صادرکننده و… همه این‌ها طبق یک الگوی مشخص کنار هم قرار می‌گیرند که به آن «فرمول شماره‌گذاری» می‌گویند.

این فرمول معمولاً توسط مسئول دبیرخانه یا سیستم اتوماسیون تعریف می‌شود و یک ساختار یکسان برای همه نامه‌ها ایجاد می‌کند. نتیجه‌اش هم این می‌شود که فقط با نگاه به شماره نامه می‌توان فهمید از کجا آمده، چه زمانی صادر شده و مربوط به چه موضوعی است.

شماره‌گذاری بدون فرمول: ساده و ترتیبی

در روش بدون فرمول، خبری از ساختار پیچیده نیست. شماره‌ها فقط به‌صورت ترتیبی و پشت سر هم ثبت می‌شوند. این روش بیشتر در مکاتباتی دیده می‌شود که از بیرون سازمان یا از یک اداره بالادستی ارسال شده‌اند و شما فقط می‌خواهید ترتیب ثبت آن‌ها را حفظ کنید.

هرچند سیستم‌های اتوماسیون ممکن است حتی برای این حالت هم الگویی پیشنهاد دهند، اما در نهایت این روش ساده‌تر، سریع‌تر و مناسب شرایط خاص است.

بخش های مختلف شماره نامه

یک شماره می تواند چند بخش مختلف داشته باشد. این بخش ها عبارتند از:

تاریخ: یکی از مهمترین مواردی که می تواند در شماره گذاری نامه ها تاثیر داشته باشد تاریخ صدور نامه و یا تاریخ وارد شدن آن به اداره ی مقصد است. به اینصورت که علاوه بر ذکر تاریخ به صورت جداگانه بخشی از آن در شماره وارد می شود تا در صورت نیاز به پیدا کردن آن در بایگانی نامه ها بتوان راحت تر محدوده نامه و زونکنی که نامه مورد نظر در آن قرار دارد را بازیابی نمود.

صادر کننده نامه: بخش مهم دیگری که میتوان آن را از بخش های اصلی معرفی نمود بخش صادر کننده نامه می باشد. شما با مشاهده صادر کننده نامه می توانید به این نتیجه برسید که چه کسی آن را نوشته است. در بیشتر ادارت یک مراسلات خاص برای این بخش وجود دارد. این بخش که معمولا در ابتدای شماره نامه قرار میگیرد برای مدیر عامل شماره ۱، برای قائم مقام شماره ۲، مدیر داخلی شماره ۳ و به همین ترتیب ادامه پیدا می کند و به نحوی تعیین کننده سطح اهمیت نامه نیز می باشد.

شماره ردیف ثبت: شماره ردیفی که در دفتر اندیکاتور ثبت شده است نیز یکی دیگر از این موارد است. شما با استفاده از این بخش میتوانید به یک خلاصه خوب از نامه دسترسی داشته باشید.

به همین صورت موارد مختلفی هستند که می توانند به عنوان بخشی از نامه معرفی شوند و این ها همه بستگی به اداره ای دارد که نامه را صادر می کند و ممکن است از سیستم شماره دهی خاصی برای ایجاد و ثبت این شماره ها استفاده کند. اما این شماره ها از هر اجزایی که ایجاد شوند، دو روش کلی خواهند داشت، با فرمول و بدون فرمول که در ادامه به بررسی هر کدام خواهیم پرداخت.

فیلم آموزشی نحوه صحیح تعریف شماره نامه

در ویدیو آموزشی زیر نحوه صحیح شماره گذاری نامه یا تعریف یک قالب فرمول برای شماره گذاری اتوماتیک نامه ها در نرم افزار دبیرخانه یگانه بیان شده است.

نرم افزار دبیرخانه برای شماره گذاری نامه اداری

یک المان کار راه انداز و خوب که چند باری به آن اشاره کردیم نرم افزار دبیرخانه و نرم افزار اتوماسیون اداری است که برخی آن ها را با استفاده از پایتون می نویسند، میتواند کار شماره گذاری را انجام داده و مدیریت شماره نامه های مختلف را از زمان ایجاد این نامه ها تا زمانی که آنها کار خود را انجام داده و بایگانی شوند، به عهده می گیرد. نرم افزار دبیرخانه یگانه یکی از بهترین انواع این نرم افزار هاست که می تواند سیستم شماره گذاری بدون فرمول و با فرمول را به نحوی که خودتان آن را تنظیم می کنید برای شما پیاده سازی کند. . نرم افزار دبیرخانه یگانه در هر اداره ای با هر تعداد نامه میتواند یک گزینه بسیار ایده آل برای مدیریت دبیرخانه و تعیین شماره های شما باشد.