اگر می‌خواهید به جستجوی بی‌پایان میان انبوهی از پوشه‌ها و کاغذها پایان دهید، مدیریت اسناد الکترونیکی را انتخاب کنید. این نرم‌افزار به شما کمک می‌کند تا اسناد دیجیتالی را یک سیستم واحد ذخیره، ویرایش، پردازش و بازیابی کنید. همچنین امنیت و سرعت دسترسی به اطلاعات را افزایش می‌دهد و امکان بازیابی نسخه‌های قبلی، تعیین سطح دسترسی و به‌اشتراک‌گذاری آسان داده‌ها را فراهم می‌کند. درحقیقت، مدیریت اسناد الکترونیکی را باید مغز دیجیتالی مدیریت اسناد دانست که نظم را به شاهرگ عملیاتی سازمان تزریق می‌کند. در این بررسی از از شرکت نرم‌افزاری یگانه در مورد چیستی و کاربردهای نرم افزار مدیریت اسناد الکترونیکی صحبت می‌کنیم.
مدیریت اسناد الکترونیکی چیست؟
مدیریت اسناد الکترونیکی (Electronic Document Management) یک نرم‌افزار کامپیوتری برای مدیریت اسآتمناد دیجیتال است. این سیستم امکان ذخیره‌سازی، سازماندهی و بازیابی اطلاعات شرکت در قالب سوابق الکترونیکی را فراهم می‌کند. هدف از این نرم‌افزار را باید بهینه کردن مدیریت اسناد، افزایش امنیت اطلاعات و در عین حال، امکان همکاری تیمی یکپارچه است. مدیریت اسناد الکترونیکی می‌تواند چالش‌های زیر را برطرف کند:
- وجود کارهای دستی و وقت‌گیر در مدیریت اسناد فیزیکی
- دشواری در مدیریت و پردازش حجم زیادی از مدارک
- ناتوانی در سرعت جستجو و بازیابی اسناد مورد نیاز
- نبود سیستمی واحد برای آنالیز سریع اطلاعات در لحظه
از طرفی، این نرم‌افزار می‌تواند فرآیندهای زیر را برای شما فراهم کند:
- ذخیره‌سازی، فهرست‌بندی و سازماندهی اسناد الکترونیکی
- حفظ محرمانگی و افزایش امنیت داده‌های مربوط به اسناد دیجیتالی
- جستجو، پردازش و بررسی اسناد الکترونیکی و تبادل اطلاعات
- بایگانی الکترونیکی سندها و مدارک در طول دوره نگهداری آنها
مزایای مدیریت اسناد الکترونیکی
مزایای زیادی برای پیاده‌سازی نرم‌افزار مدیریت اسناد الکترونیکی در سازمان شما وجود دارد. در ادامه به مهمترین این فواید اشاره می‌کنیم:
- دقت و سرعت در یافتن اسناد: به لطف ویژگی فهرست‌بندی EDM براساس نام، شماره و غیره، یافتن اسناد بسیار سریع‌تر می‌شود و خطا کاهش پیدا می‌کند.
- کاهش هزینه‌های اضافی: با کاهش نیازها به چاپ و کپی‌های غیرضروری، صرف هزینه اضافی برای خرید کاغذ از بین می‌رود و اسناد دیجیتالی ذخیره می‌شوند.
- کاهش فضای فیزیکی: مدیریت اسناد به‌صورت دیجیتالی، فضای فیزیکی که قبلاً برای ذخیره‌سازی کاغذ استفاده می‌شد را آزاد می‌کند.
- خودکارسازی فرآیندهای اسناد: سیستم EDM یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری است، زیرا اسناد را به‌صورت خودکار مدیریت و پردازش می‌کند.
- بهینه کردن زمان: زمانی که کارهای دستی از میان برداشته شوند، زمان کمتر تلف می‌شود و نیروی کاری بهره‌وری بیشتری خواهد داشت.
مدیریت اسناد الکترونیکی می‌تواند مزایای زیر را نیز به سازمان شما بدهد:
- داشتن یک مزیت رقابتی نسبت به رقبا
- از بین بردن خطر دستکاری یا گم شدن اسناد
- امکان بررسی همزمان یک سند توسط چندین نفر
ویژگی‌های سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی
انواع مختلفی از سیستم‌های مدیریت اسناد الکترونیکی در بازار هستند، اما اکثر آنها ویژگی‌های مشترکی دارند. اول و مهمتر از همه، این نرم‌افزار وسیله‌ای برای ثبت دیجیتالی اسناد از کاغذ یا منابع فیزیکی دیگر است. این کار معمولاً با اسکنر یا فرآیند OCR (تشخیص نوری کاراکتر) انجام می‌شود. سپس فایل دیجیتالی در سیستم ذخیره می‌شود. ثانیاً، یک نرم‌افزار مدیریت اسناد الکترونیکی باید امکان فهرست‌بندی و جستجو در اسناد را فراهم کند. این ویژگی معمولاً شامل برچسب‌گذاری اسناد با ابرداده، مانند کلمات کلیدی و اطلاعات نویسنده است.
ثالثاً، یک EDM امکان ذخیره ایمن اسناد را در اختیارتان قرار می‌دهد، به‌طوری‌که فقط کاربران مجاز بتوانند به آنها دسترسی داشته باشند. در نهایت، این سیستم امکان ردیابی تغییرات در اسناد را در طول زمان را فراهم می‌کند. این موضوع شرکت‌ها را قادر می‌سازد تا نظارت کامل‌تری روی اسناد داشته باشند. در ادامه به ویژگی‌های دیگر نرم‌افزار مدیریت اسناد الکترونیکی اشاره می‌کنیم:
| معیار | توضیحات |
| افزایش امنیت اطلاعات | رمزنگاری اسناد، پشتیبان‌گیری منظم و ثبت تاریخچه دسترسی‌ها |
| امکان به‌اشتراک‌گذاری | ارسال اسناد بین کاربران داخلی یا خارجی به‌صورت کنترل‌شده |
| پشتیبانی از انواع فرمت‌های فایل | مدیریت انواع فایل‌ها مانند PDF، Word، Excel، تصاویر و غیره |
| سازگاری با فرآیندهای اداری | خودکارسازی گردش کار برای بررسی، تأیید و بایگانی اسناد |
کاربردهای نرم‌افزار مدیریت اسناد الکترونیکی
نرم‌افزار مدیریت اسناد الکترونیکی امکان بهینه‌سازی فرآیند در حوزه‌های مختلف را فراهم می‌کند و با نیازهای هر بخش سازگار است. در ادامه به چند مورد از کاربردهای اصلی این سیستم در صنایع اشاره می‌کنیم:
صنعت
در بخش صنعت، EDM به سازماندهی، ذخیره‌سازی، اشتراک‌گذاری و مدیریت اسناد ضروری مانند فرم‌های عملیاتی، گزارش‌های کنترل کیفیت، قراردادها و اسناد قانونی کمک می‌کند. این نرم‌افزار زمان جستجو بین مدارک را کاهش می‌دهد و سازماندهی را بهبود می‌بخشد. در نتیجه، هزینه‌های عملیاتی به مرور زمان کاهش می‌یابد.
مخابرات
شرکت‌های مخابراتی با حجم زیادی از قراردادها، سوابق مشتریان و اسناد فنی سروکار دارند. پیاده‌سازی EDM امکان متمرکز کردن این اطلاعات، تسهیل دسترسی به داده‌های مشتری و قراردادها، امکان مدیریت کارآمد مدارک و کاهش نیاز به فرآیندهای دستی را فراهم می‌کند. این موارد، در کاهش خطاها و افزایش بهره‌وری موثر هستند.
انرژی
مدیریت اسناد الکترونیکی در شرکت‌های انرژی به مدیریت اسناد حیاتی مانند مجوزهای زیست‌محیطی، گزارش‌ها و قراردادها کمک می‌کند. این سیستم دسترسی به اطلاعات را بهبود می‌بخشد، زیرا داده ها در یک مکان واحد ذخیره شده‌اند؛ بنابراین، این سیستم در افزایش کارایی عملیاتی و کاهش خطرات مربوط به گم شدن اسناد تاثیرگذار است.
مالی
نرم‌افزار EDM در بخش مالی به مدیریت موثر اسنادی مانند قراردادها، فاکتورها و رسیدهای پرداخت رسیدگی می‌کند. با دیجیتالی کردن و سازماندهی این فایل‌ها، مؤسسات مالی می‌توانند زمان صرف شده برای جستجوی اسناد و پیدا کردن اطلاعات ضروری جهت تحلیل‌های مالی را کاهش دهند. همچنین امنیت اطلاعات و بهبود خدمات مشتری در پی دارد.
بهداشت و درمان
در بخش بهداشت و درمان، مدیریت سوابق پزشکی، معاینات و پرونده‌های بیماران بسیار مهم است. در چنین شرایطی، سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی به دسترسی سریع به این سوابق کمک کرده و امکان مشاوره فوری در مورد سوابق پزشکی را فراهم می‌کند. همچنین امنیت، حریم خصوصی و محرمانگی اطلاعات را بالا می‌برد.
ساخت و ساز
شرکت‌های ساختمانی معمولاً پروژه‌های پیچیده‌ای هستند که در آنها، اسناد مختلفی مانند نقشه‌ها، قراردادها و گزارش‌ها وجود دارند. سیستم EDM به سازماندهی این پرونده‌ها، متمرکز کردن اطلاعات در یک سیستم واحد و بهود همکاری بین تیم‌ها کمک می‌کند؛ بنابراین، شرکت‌های ساختمانی می‌توانند فرآیند کنترل پروژه خود را بهینه کنند.
آموزش و پرورش
مدیریت اسناد الکترونیکی اقداماتی مانند ذخیره و دسترسی آسان به سوابق مدرسه، مدارک تحصیلی، دیجیتالی کردن ثبت‌نام‌ها، اسناد دانش آموزان و دانشجویان و سایر فرآیندها را فراهم می‌کند. همچنین، سیستم EDM در به‌اشتراک گذاری کارآمد اطلاعات بین بخش‌های مختلف (برای مثال، بین دانشکده‌ها) بسیار مفید خواهد بود.
انتخاب بهترین سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی
هنگام انتخاب نرم‌افزار مدیریت اسناد الکترونیکی، چند نکته مهم وجود دارد که باید در نظر بگیرید. در ادامه به نکات مهم اشاره می‌کنیم:
- به نوع اسنادی که با آنها سروکار دارید، فکر کنید. از خود بپرسید: «آیا عمدتاً اسناد متنی، اسناد PDF یا تصاویر، ویدیوها یا سایر رسانه‌های چندرسانه‌ای هستند؟»
- پس از تعریف نیازهای خود و نوع اسنادی که می‌خواهید پردازش کنید، گزینه‌های خود را محدود کنید نرم افزار مناسب اسناد خود را انتخاب کنید.
- نکته مهم دیگر، امنیت است. امنیت اسناد شما چقدر مهم است؟ مطمئن شوید که EDM انتخابی شما سطح امنیتی مورد نیازتان را به‌خوبی فراهم می‌کند.
- برخی از سیستم‌ها بسیار گران قیمت هستند و ممکن است در مقیاس کسب‌وکارتان نباشند؛ بنابراین قبل از تصمیم‌گیری، حتماً ویژگی‌ها و قیمت‌ها را مقایسه کنید.
کلام آخر
در محیط کسب‌وکار امروز، کارایی از اهمیت بالایی برخوردار است. توانایی دسترسی و اشتراک‌گذاری سریع و آسان اسناد می‌تواند تفاوت بین موفقیت و شکست را رقم بزند. سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی نرم‌افزاری است که به شرکت‌ها کمک می‌کند تا اسناد را خیلی راحت به‌صورت الکترونیکی ذخیره، سازماندهی و بازیابی کنند. علاوه‌براین، این سیستم می‌تواند با ساده‌سازی اشتراک‌گذاری اسناد و کاهش هزینه‌های جانبی مانند نیاز به نسخه‌های چاپی، به کسب‌وکار شما مزیت رقابتی بزرگی بدهد.
سوالات متداول
سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی (EDM) چه کاربردی دارد؟
برای ذخیره‌سازی، سازماندهی، بازیابی و مدیریت اسناد به‌صورت دیجیتال طراحی شده است و به افزایش بهره‌وری، امنیت اطلاعات و کاهش استفاده از کاغذ کمک می‌کند.
آیا استفاده از EDM فقط برای سازمان‌های بزرگ مناسب است؟
خیر، سیستم‌های EDM در نسخه‌های مختلف برای شرکت‌های کوچک، متوسط و بزرگ طراحی شده‌اند و هر مجموعه‌ای با هر سطح نیاز می‌تواند از آن بهره‌مند شود.
آیا امکان تعریف سطح دسترسی کاربران در سیستم EDM وجود دارد؟
بله، در اکثر سیستم‌های EDM می‌توان برای هر کاربر یا گروه مشخصی از کاربران، سطح مشخصی از دسترسی تعریف کرد تا امنیت و محرمانگی اطلاعات حفظ شود.
بدون دیدگاه