اهمیت و ویژگی های اتوماسیون اداری کوچک چیست؟
اتوماسیون اداری کوچک چیست؟ به مجموعه ای از فرآیندها و ابزارهایی که برای ایجاد، جمع آوری و پردازش اطلاعات در انواع کسب و کارها استفاده می‌شود، اتوماسیون اداری گفته می‌شود.
به زبان ساده‌تر در اتوماسیون اداری، این نرم افزارها و سیستم‌های پردازش گر هستند که امور اداری را مدیریت و نظارت می‌کنند. البته این به معنای حذف کامل نیروی انسانی نیست؛ استفاده از اتوماسیون اداری با هدف جلوگیری از خطای انسانی، سرعت بخشیدن به امور، افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌های کل در سازمان انجام می‌گیرد.
اتوماسیون اداری در کسب و کارهای کوچک به «اتوماسیون اداری کوچک» معروف است. بهره‌گیری از این شیوه در مشاغل کوچک، باعث صرفه‌جویی در زمان و انجام تعداد کارهای بیشتری در طول روز می‌شود.
اتوماسیون اداری در کسب و کارهای کوچک چه کاربردی دارند؟
نرم افزار اتوماسیون اداری کوچک می‌تواند با استفاده از برنامه‌های کاربردی و نرم افزارها وظایفی را برای شما به عنوان مدیر یک کسب و کار کوچک انجام دهند که عبارت‌اند از:
ذخیره اولیه داده‌ها
شرکت شما هرچقدر هم که کوچک باشد با تعداد زیادی از مدارک، اسناد و داده‌ها مواجه است. ذخیره این اطلاعات به صورت دیجیتال و در نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری کوچک مربوط، آن‌ها را از مفقود شدن و دست کاری در امان نگه می‌دارد. از سویی دیگر هر زمانی که بخواهید این مدارک را اصلاح کنید یا داده جدیدی به آن بی افزایید این کار را راحت تر انجام می‌دهید.
تبادل داده‌ها
شما همواره احتیاج دارید اطلاعات کسب و کار خود را بین کارمندان و حتی افراد بیرون از شرکت، مبادله کنید. تبادل اطلاعات می‌تواند از طریق پیام متنی، جدول‌های داده‌ها، فایل صوتی یا ویدیویی صورت گیرد. اتوماسیون اداری این امکان را فراهم می‌آورد که با اتصال به شبکه طراحی شده برای شرکت شما، این تبادل داده‌ها را به سهولت انجام دهید.
مدیریت داده‌ها
در یک سیستم اتوماسیون اداری، اطلاعات کسب و کار شما به صورت کامل قابل پیگیری و نظارت است. به این صورت که سیستم با پردازش و طبقه بندی اطلاعات اولیه، می‌تواند اطلاعات مفیدی را در زمینه مدیریتی به شما ارائه دهد. برای مثال می‌تواند بگوید که یک پروژه خاص چه مقدار هزینه و درآمد داشته و سود آن را برای شما محاسبه کند؛ یا می‌تواند با توجه به سابقه کاری شرکت، یک برنامه زمانی برای پروژه جدیدتان ارائه دهد.
در صورتی که مایل باشید برای انجام کار خاصی از شرکت دیگری هم کمک بگیرید این سیستم قابلیت این را دارد که شما را در جریان مراحل کار انجام گرفته، قرار دهد تا بتوانید کار خود را پیگیری و مدیریت کنید.
آیا کسب و کارهای کوچک هم نیازی به استفاده از اتوماسیون اداری دارند؟
شاید هنگامی که کسب و کار خود را آغاز کردید، در این فکر بودید که نوشتن اطلاعات کارتان داخل یک دفتر همه‌ی آن چیزی است که به آن نیاز دارید؛ ولی با پیشرفت کارتان و زیاد شدن و وقت گیر بودن نوشتن و پردازش اطلاعات به این نتیجه رسیدید که باید راه دیگری را انتخاب کنید. اتوماسیون اداری کوچک دقیقاً همان راه حلی است که به دنبال آن هستید.
نرم افزار اتوماسیون اداری به کارفرما این امکان را می‌دهد که به دور از خطای انسانی و در زمان کمتری اطلاعات را ذخیره کند و در زمان مناسب از آن‌ها بهره جوید. این کار هزینه‌ها و خسارت‌های بسیاری را کاهش داده و باعث پایداری و پیشرفت کسب و کار می‌گردد.
از سویی دیگر تغییر روش خرید و فروش و حرکت بازار به سمت دیجیتال مارکتینگ، رقابت شدیدی را بین صاحبان کسب و کارها به وجود آورده است. برای حفظ بقا در این بازار متنوع و پیشرو، باید از تکنولوژی‌های جدید مانند نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب نهایت استفاده را برد. مهم‌ترین کاری که شما باید انجام دهید انتخاب یک نرم افزار مناسب برای انجام امور کاری خود می‌باشد تا بتوانید با استفاده از آن به نتایج مطلوبتان، نزدیک و نزدیک تر شوید.
استفاده از اتوماسیون اداری کوچک چه قابلیت‌ها و ویژگی‌هایی دارد؟
آموزش آن بسیار ساده است.
نرم افزار اتوماسیون اداری اصولاً محیط ساده و با قابلیت یادگیری سریع دارند. نیروی اداری شما می‌تواند ظرف زمان کوتاهی با آن آشنا شده و کار خود را به شیوه‌ی نوینی ادامه دهد.
حجم کاری نیروی انسانی کاهش می‌یابد.
با ورود اتوماسیون اداری کوچک به شرکت شما، بسیاری از فرآیندهای تکراری و حجیم را می‌توان به نرم افزارها سپرد. بدین ترتیب نیروی شما می‌تواند با کیفیت کاری بالاتر، زمان خود را برای کارهای مهم‌تری اختصاص دهد.
خطای انسانی به صورت کارآمد حذف خواهد شد.
تا زمانی که وظیفه پردازش اطلاعات بر عهده نیروی انسانی باشد امکان خطا وجود دارد. مکانیزه کردن این وظایف درصد خطا را کاهش و دقت را بالا می‌برد؛ بنابراین بیشتر می‌توان به صحت اطلاعات اطمینان پیدا کرد.
هزینه‌ها کاهش چشمگیری خواهند داشت.
برنامه‌ریزی‌های خودکار این روش باعث می‌شوند تمام کارها طبق برنامه انجام شوند و هیچ موردی از عقب افتادگی در کارها رخ ندهد. ضمن اینکه با کاهش خطای انسانی، هزینه‌ها و خسارت‌های مربوط به این مورد هم به صفر می‌رسد. نکته حائز اهمیت دیگر این است که با مکانیزه شدن امور، نیاز به نامه‌های کاغذی، فاکتورهای چاپ شده و… به شدت کاهش می‌یابد و این مهم علاوه بر کمک به حفظ محیط زیست، سالانه هزینه قابل توجهی را کاهش می‌دهد.
ضریب اطمینان در فرایندها بالا می‌رود.
در شرایطی که وظیفه نگهداری و ذخیره مدارک و اطلاعات در دستان سیستم‌های کامپیوتری است، اطمینان از امنیت آن هم بالا می‌رود. در ادامه وقتی پردازش این داده‌ها به صورت خودکار انجام می‌گیرد، مطمئن هستیم که این کار به درستی صورت گرفته است و در هر مرحله‌ای هم می‌توانیم روند کار را پیگیری کنیم.
خریداران خدمت شما هم می‌توانند به صورت جداگانه این فرآیندها را مشاهده کنند و در صورت آماده شدن درخواستشان به شما مراجعه کنند. این امر باعث شفاف سازی بین طرفین می‌شود.
[irp posts=”26901″ name=”نرم افزار اتوماسیون اداری – نرم افزار اتوماسیون – اتوماسیون اداری تحت وب – BPMS و فرایندها”]
بررسی قیمت در اتوماسیون اداری کوچک
هزینه اولیه راه اندازی اتوماسیون اداری ممکن است زیاد به نظر برسد و کسب و کارها استفاده از آن را فاقد توجیه اقتصادی در نظر بگیرند؛ به علاوه محاسبه هزینه نگهداری از این سیستم‌ها، شاید کارفرما را در استفاده از آن مردد کند؛ ولی باید گفت که اتوماسیون اداری در بلندمدت با کاهش هزینه‌های عملیاتی و افزایش سود نهایی کسب و کار، علاوه بر جبران هزینه‌های اولیه می‌تواند به نفع کسب و کار شما باشد.