آشنایی با کارتابل اتوماسیون اداری

کارتابل سیستم اتوماسیون اداری، یک محیط فعال و توانمند است که کاربران آن از جمله مدیران، کارشناسان و کارمندان، برای مشاهده، بررسی و پیگیری امور جاری خود از طریق نامه‌ ها، یادداشت‌ ها، یادآوری ‌ها و دیگر ابزار های مرتبط، استفاده می کنند. در این چارچوب، ابزار کارتابل به صورت الکترونیک برای هر سطح اداری به‌ طور جداگانه تعریف و ارائه می‌ شود، تا کاربران با دسترسی به آن، امور جاری خود را به نحوی کارآمد و سریعتر به انجام برسانند. این سیستم نه تنها به بهبود انجام و رسیدگی به وظایف اداری کمک می کند، بلکه به بهره‌ وری و کارایی افراد در انجام وظایفشان نیز کمک می ‌کند.

در این فرآیند، هر سمت اداری به صورت الکترونیکی ابزار کارتابل خود را دارد که به کاربران اجازه می ‌دهد تا از طریق آن امور جاری خود را مدیریت کنند. این ابزار های کارتابل، امکاناتی مانند راحتی دسترسی، ثبت و ردیابی وضعیت امور، و امکان ارسال و دریافت پیام‌ ها را فراهم می‌ کنند. از این رو، نرم افزار اتوماسیون اداری با توجه به ابزار کارتابل الکترونیکی، به کاربران امکان می ‌دهد تا فعالیت ‌های خود را با دقت و به دست آوردن نتایج مطلوبتری انجام دهند.

کارتابل اتوماسیون اداری چیست؟

در چارچوب نرم افزار اتوماسیون اداری، تمامی سطوح سازمانی نیازمند فضایی هستند که امکان دسترسی به مدارک ورودی و خروجی، اسناد، فرم‌ ها، یادداشت ‌ها و سایر ابزار های مرتبط را فراهم کند. کارتابل اتوماسیون اداری عنصری اساسی در این راستاست که به‌ صورت جامع، موارد مذکور را در اختیار کاربران قرار می‌ دهد. این فضا امکان دستیابی به اطلاعات با دقت بالا را فراهم می‌ سازد تا کاربران بتوانند به‌ طور اثر بخش و کارآمد به موضوعات جاری خود رسیدگی و آنها را پیگیری کنند.

همچنین، کاربران اتوماسیون از طریق ورود به کارتابل شخصی خود، می‌ توانند به مدارک دریافتی دسترسی یابند و عملیات مختلفی از قبیل ارسال پاسخ، ارجاع، نگارش هامش، افزودن فایل پیوست، چاپ مدرک، تهیه پیش ‌نویس و سایر فعالیت‌ های مرتبط را بر روی آن انجام دهند. به این ترتیب، کارتابل اتوماسیون اداری به کاربران امکان می‌ دهد تا کار های خود را به شکلی منظم و مدیریت شده انجام داده و عملکرد خود را بهبود بخشند.

انواع کارتابل اتوماسیون اداری

کارتابل اتوماسیون اداری به چهار دسته جامع زیر تقسیم می شود:

کارتابل آفلاین: کارتابل آفلاین نرم‌ افزار اتوماسیون اداری، یک ابزار دیجیتال جامع است که جهت بهینه ‌سازی وظایف اداری و جریان‌ کار ها در سازمان ‌ها برای دسترسی آسان در هر مکان و زمان طراحی شده است. این افراد امکان مدیریت امور خود را از راه دور با استفاده از کارتابل آفلاین دارند، این امر به آنها امکان می ‌دهد تا به سرعت و به طریقی آسان از منابع موجود استفاده نمایند و وظایف خود را به بهترین شکل مدیریت نمایند.

کارتابل جاری: این بخش شامل تمام مکاتبات ورودی است که سایر افراد در سیستم اتوماسیون، اعم از نامه ‌های اداری، درخواست‌ های صورت جلسه، اطلاعیه‌ ها و موارد دیگر برای کاربر ارسال می‌ کنند.

کارتابل ارجاعی: این بخش شامل تمام مدارک و نامه ‌هایی است که کاربران برای سایرین ارسال می کنند.

کارتابل پیگیری: این بخش به ‌عنوان محلی برای پیگیری و نگهداری نامه‌ ها و اسنادی که شما ارسال نموده ‌اید، عمل می‌ کند.

مزایای استفاده از کارتابل در اتوماسیون اداری

سوالات متداول

کارتابل اتوماسیون اداری چیست؟

کارتابل اتوماسیون اداری، به منظور بهینه ‌سازی وظایف اداری در سازمان‌ ها طراحی شده است؛ این ابزار با مدیریت مرکزی اسناد، ردیابی وظایف و فرآیند های ارتباطی، امکان می ‌دهد تا کاربران نامه ‌ها و مکاتبات ورودی و خروجی را به طور کارآمد مدیریت نمایند. به ‌وسیله ایجاد یک پلتفرم مرکزی برای مدیریت وظایف و جریان ‌های کاری، کارتابل اتوماسیون اداری به بهبود بهره‌ وری و کارایی کاربران در سازمان ‌ها کمک می ‌کند.

استفاده از کارتابل اتوماسیون اداری چه مزایایی داری؟

استفاده از کارتابل اتوماسیون اداری مزایای چندگانه ‌ای را به همراه دارد. ابتدا، با فراهم نمودن یک سکوی مرکزی برای مدیریت اسناد، ردیابی وظایف و فرآیند های ارتباطی، موجب افزایش بهره‌ وری و کارآیی می‌ گردد. ثانیاً، این ابزار به توزیع سریع ‌تر و منظم ‌تر نامه ‌های ورودی بین گیرندگان داخلی در سازمان کمک می کند که به پاسخ‌ گویی سریع و بهبود فرآیند های کاری منجر می‌ گردد. علاوه بر این، کارتابل امکان ارجاع همزمان نامه ‌های ورودی به چندین واحد یا شخص را فراهم می‌ کند که همکاری و تصمیم‌ گیری مؤثر را تضمین می ‌نماید. ویژگی ‌های قابل تنظیمی همچون گزینه‌ های مرتب‌ سازی و کلید های میانبر، تجربه کاربری را بهبود می ‌بخشد و سازگاری با نیاز های خاص سازمان را ارتقا می‌ بخشد. در کل، اتوماسیون اداری کارتابل به بهینه ‌سازی مدیریت جریان کار، بهبود ارتباطات و افزایش بهره ‌وری کلی در سازمان کمک می کند.