احتمالاً این سؤال برایتان پیش آمده که SharePoint دقیقاً چه کاری انجام میدهد و چرا بسیاری از سازمانها آن را به عنوان یکی از ابزارهای اصلی خود انتخاب میکنند؟ شیرپوینت (SharePoint) یکی از محصولات قدرتمند مایکروسافت است که بیش از دو دهه در خدمت سازمانها و شرکتها برای مدیریت اسناد، ارتباطات داخلی و همکاری تیمی بوده است.
در طول این سالها، شیرپوینت بهعنوان یک بستر جامع همکاری شناخته شده و توسط کسبوکارهای کوچک تا شرکتهای بزرگ بینالمللی مورد استفاده قرار گرفته است. برخی آن را صرفاً یک فضای ذخیرهسازی ابری برای اسناد و فایلها میدانند، در حالی که برای برخی دیگر، شیرپوینت به مثابه یک اینترانت کامل، پلتفرم مدیریت محتوا، انتشار اخبار داخلی و ایجاد گردشکارهای سازمانی است.
واقعیت این است که SharePoint یک ابزار چندمنظوره است که امکانات گستردهای در اختیار سازمانها قرار میدهد: از مدیریت مستندات و کنترل نسخهها گرفته تا ایجاد سایتهای تیمی، فرمهای دیجیتال و اتوماسیون فرآیندهای داخلی.
اگر تنها از بخشی از قابلیتهای آن استفاده شود، پتانسیل واقعی آن نادیده گرفته میشود. در این مقاله قرار است به این بپردازیم که SharePoint دقیقاً چیست، چه کاربردهایی دارد و چه انواعی از آن وجود دارد. اگر به دنبال راهی برای بهبود بهرهوری تیم خود و تسهیل ارتباطات داخلی هستید، این مقاله میتواند نقطه شروع مناسبی باشد.
Sharepoint چیست؟
شیرپوینت (SharePoint) یک بستر جامع همکاری سازمانی مبتنی بر وب است که با ترکیب ابزارهایی مانند گردش کار (Workflow)، پایگاه داده، مدیریت اسناد و کنترل سطح دسترسی، به کسبوکارها کمک میکند تا بهرهوری تیمهای خود را افزایش دهند و فرآیندهای داخلی را هوشمندانهتر مدیریت کنند.
این پلتفرم با پشتیبانی از سیستمهای اتوماسیون اداری، بایگانی اسناد و سایر ابزارهای ارتباطی، این امکان را فراهم میکند تا اطلاعات حیاتی سازمان بهصورت ساختیافته ذخیره شده و تنها افراد مجاز به آنها دسترسی داشته باشند. همچنین از طریق تعریف گردشکارهای خودکار، شرکتها میتوانند فرآیندهای روزمره مانند تأییدیهها، درخواستها و مکاتبات را با کمترین دخالت انسانی اجرا کنند.
شیرپوینت به سازمانها این توانایی را میدهد تا پیشرفت پروژهها را در لحظه رصد کنند، همکاری بین تیمها را تسهیل بخشند و دادهها را بهصورت امن، چه در داخل سازمان و چه با افراد یا شرکتهای بیرونی، به اشتراک بگذارند.
بسته به نیاز سازمان، SharePoint میتواند بهعنوان یک سیستم مدیریت اسناد (DMS)، اینترانت داخلی، اکسترانت شرکتی یا حتی پلتفرمی برای اجرای نرمافزارهای اختصاصی سازمانی مورد استفاده قرار گیرد. همین انعطافپذیری و مقیاسپذیری، شیرپوینت را به یکی از محبوبترین ابزارهای همکاری سازمانی در جهان تبدیل کرده است.
اهمیت استفاده از شیرپوینت
شیرپوینت (SharePoint) یکی از قدرتمندترین پلتفرمهای اینترانت سازمانی است که با اتصال کارکنان به ابزارها، منابع، اطلاعات و فرآیندهایی که هر روز با آنها کار میکنند، نقش کلیدی در بهرهوری سازمانها ایفا میکند. برخلاف ابزارهای جداگانهای که تنها یک کار خاص را انجام میدهند، شیرپوینت امکان یکپارچهسازی دادهها، جریان اطلاعات و ارتباطات را فراهم میسازد.
در این بستر، دادهها به صورت خودکار در فرآیندها، گزارشها و داشبوردها جریان مییابند و به تیمها دیدی کامل از عملکرد خود ارائه میدهند. این ویژگی باعث افزایش شفافیت و سرعت تصمیمگیری در سطوح مختلف سازمان میشود.
SharePoint تجربهای ساده و قابل فهم برای کاربران فراهم کرده که بهراحتی از طریق مرورگر یا دستگاههای مختلف به آن دسترسی دارند. قابلیتهایی مانند ویرایش همزمان اسناد، دستهبندی و برچسبگذاری فایلها، جستجوی پیشرفته و اتصال مستقیم به ابزارهای Microsoft 365 مثل Teams، Outlook و Planner، باعث میشود همکاری بین تیمها سریعتر و مؤثرتر انجام شود.
از لحاظ امنیتی نیز شیرپوینت در سطح بالایی قرار دارد. با بهرهمندی از زیرساخت امن مایکروسافت و کنترلهای پیشرفته امنیتی در Office 365، اطلاعات سازمانی در برابر نشت ناخواسته یا حملات سایبری محافظت میشوند. این ویژگیها، هم مدیران IT را آسودهخاطر میکند و هم امنیت دادهها را تضمین میکند.
شیرپوینت در سالهای اخیر با بهروزرسانیهای مدرنتر، از جمله طراحی رابط کاربری سادهتر، سرعت بارگذاری بهتر و قابلیتهای بصری جذابتر، به ابزاری قابل اتکا برای ساخت سریع سایتهای داخلی تبدیل شده است. دیگر لازم نیست برای راهاندازی یک پورتال سازمانی مدرن، به توسعهدهندگان وابسته باشید.
در نتیجه، چه سازمان شما کوچک باشد و چه بزرگ، SharePoint راهکاری منعطف، امن و یکپارچه برای بهبود همکاری، اشتراکگذاری اطلاعات و مدیریت دانش درونسازمانی است. با این پلتفرم میتوانید از هر کجا و با هر دستگاهی به فایلها دسترسی داشته باشید، آنها را ویرایش کنید و با همتیمیهایتان بهصورت همزمان روی یک پروژه کار کنید.
مزایای استفاده از پلتفرم Sharepoint
سازمانها برای مدیریت بهتر اطلاعات، بهبود همکاری درونسازمانی و افزایش بهرهوری، نیاز به پلتفرمی دارند که هم قدرتمند باشد و هم انعطافپذیر. شیرپوینت (SharePoint) یکی از ابزارهای کلیدی مایکروسافت است که بهواسطه قابلیتهای متنوع و یکپارچگی با سایر محصولات آفیس ۳۶۵، به گزینهای ایدهآل برای بسیاری از کسبوکارها تبدیل شده است.
ادغام با ابزارهای Office 365
شیرپوینت بهراحتی با سایر محصولات مایکروسافت مانند Outlook، MS Teams و OneDrive یکپارچه میشود و تجربهای منسجم و دیجیتالی را برای کاربران ایجاد میکند. این ادغام باعث صرفهجویی در زمان و کاهش خطاهای انسانی میشود. چند نمونه از کاربردهای این یکپارچگی:
-
با اتصال Outlook به SharePoint، کاربران میتوانند بدون خروج از محیط ایمیل، به اسناد و پیوستهای ذخیرهشده در شیرپوینت دسترسی داشته باشند.
-
امکان اتصال به سایر نرمافزارهای سازمانی مانند نرمافزارهای اتوماسیون اداری، بایگانی، دبیرخانه، حسابداری و سیستمهای دیگر وجود دارد.
-
با یکپارچهسازی OneDrive، کاربران میتوانند بهصورت آفلاین روی فایلها کار کرده و تغییرات بهصورت خودکار با SharePoint همگام شوند. فایلها از هر دستگاهی قابلدسترسی خواهند بود.
-
میتوان سایت شیرپوینت را مستقیماً به Microsoft Teams متصل کرد تا اعضای تیم بدون ترک محیط Teams، به اسناد پروژه دسترسی داشته باشند و فعالیتها را دنبال کنند.
در مجموع، شیرپوینت ابزارهای مختلف را بههم متصل میکند، سیلوهای اطلاعاتی را از میان برمیدارد و هزینه توسعه را کاهش میدهد.
مقیاسپذیر و قابل تنظیم بودن
SharePoint از سازمانهای کوچک با چند ده نفر تا مجموعههای بزرگ با هزاران کارمند پشتیبانی میکند. قابلیتهای آن قابل افزایش و شخصیسازی هستند. بدون نیاز به توسعهدهنده، میتوان از طریق افزودن وبپارتها، برنامهها و جریانهای کاری، محیط پلتفرم را گسترش داد. با رشد سازمان، شیرپوینت نیز بهراحتی قابل توسعه و هماهنگ با ساختار جدید خواهد بود.
عدم نیاز به کدنویسی
یکی از مزایای مهم شیرپوینت، سهولت استفاده و بینیازی از دانش برنامهنویسی برای راهاندازی اولیه است. کاربران حرفهای میتوانند با استفاده از Lookbook و الگوهای آماده، در کمترین زمان سایتهای کاربردی طراحی کنند. این ویژگی باعث افزایش نرخ پذیرش در بین کارکنان میشود.
شخصیسازی و هدفگذاری محتوا
شیرپوینت امکان ارائه محتوای هدفمند را برای هر کاربر فراهم میکند. کارمندان میتوانند اطلاعات متناسب با نقش، واحد سازمانی یا سابقه خود را ببینند. البته این هدفگذاری به معنی تغییر در مجوزها نیست و دیگر محتواها همچنان در دسترس هستند.
همچنین در صورت ویرایش یا حذف اسناد، امکان بازیابی نسخههای قبلی وجود دارد.
کنترلهای امنیتی
مایکروسافت سالانه بیش از یک میلیارد دلار در امنیت فضای ابری سرمایهگذاری میکند. شیرپوینت نیز از این سرمایهگذاری بهرهمند است و امنیت پیشرفتهای ارائه میدهد. سازمانها میتوانند دسترسی کاربران را در سطح سایت، لیست یا حتی یک فایل مشخص کنترل کنند و سطح مجوزها را دقیق تنظیم نمایند. این ویژگی شیرپوینت را به گزینهای مطمئن برای سازمانهای دولتی و شرکتهای حساس به امنیت تبدیل کرده است.
تغییرات مداوم شیرپوینت
اگرچه نسخههای قدیمی شیرپوینت تجربه کاربری محدودی داشتند، اما نسخههای جدید بهشدت بهبود یافتهاند. SharePoint Modern اکنون سریعتر، قابل استفاده در موبایل، کاربرپسند و سازگار با ابزارهای رایج مانند MS Teams و Power Automate است. کاربران بدون نیاز به آموزش تخصصی، میتوانند از آن بهرهبرداری کنند و تجربهای روانتر از همیشه داشته باشند.
Sharepoint فناوری پیشرو در شبکههای داخلی
در حال حاضر بیش از ۱۷ سال است که شیرپوینت در بازار موقعیت خود را به عنوان پرکاربردترین راهحل همکاری حفظ میکند. حدود ۸۰ درصد از شرکتهای Fortune 500 از SharePoint برای اینترانت، ارتباطات داخلی و همکاری استفاده میکنند. همچنین با پیشرفتهایی که این پلتفرم داشته است، به احتمال زیاد به این زودی از بین نمیرود. مایکروسافت نحوه گوش دادن به نظرات مشتریان را تغییر داده است. ده سال پیش، اگر ایده فوقالعاده ای برای ویژگی یا پیشرفت داشتید، باید از افراد خودی یا MVP باشید تا توجه مایکروسافت را به خود جلب کنید. حتی در آن زمان، هرگز نمیدانستید که چه اتفاقی برای پیشنهاد شما میافتد. حالا اوضاع تغییر کرده و شما میتوانید هزاران پیشنهاد ویژگی منحصر به فرد را مشاهده کنید و برای مواردی که به آنها اهمیت میدهید، کامنت جمع آوری کنید.
در صورت نیاز می توانید با قابلیت ها و امکانات نرم افزار اتوماسیون اداری یگانه آشنا شوید.
شیرپوینت چگونه برای همکاری مفید است؟
SharePoint فضایی مبتنی بر وب را فراهم میکند که در آن کاربران میتوانند یک سند را بارگذاری کنند تا بلافاصله با سایر افرادی که نیاز به دیدن آن دارند به اشتراک گذاشته شود. آنها همچنین میتوانند فضای ذخیرهسازی شخصی خود را به نام OneDrive داشته باشند که در آن هیچکس نمیتواند سند یا فایلی را که بارگذاری میکند، مشاهده کند. تا زمانی که “به اشتراک نگذارد” یا اجازه دسترسی به آن سند را با سایر کاربران ندهد. این امر باعث میشود بخشی از همکاران خود بتوانند یک سند منتشر شده را یک فرآیند یک مرحلهای ببینند. اما لازم نیست. ویژگیهای تأیید و گردش کار میتواند نحوه به اشتراکگذاری اسناد و نحوه کار کارکنان بر روی اطلاعات در سازمانهای خود را کنترل کند.
پیوندها به اسناد مشترک یا فضاهای همکاری نیز میتوانند به راحتی از طریق ایمیل ارسال شوند. این امر باعث میشود تا کاربران بتوانند به سرعت به آنچه که میخواهند ببینند، هدایت شوند. سازمانها اغلب از SharePoint برای انتشار اطلاعات در سراسر شرکت مانند اسناد منابع انسانی، اطلاعیهها و یادداشتها استفاده میکنند.
کاربرد شیرپوینت و کارهایی که میتوان با آن انجام داد
SharePoint در ۱۷ سال گذشته در افزایش بهرهوری در ۵۰۰ شرکت به عنوان یک پلتفرم “اینترانت” که از همه بخشهای تجاری عبور میکند، یکپارچه بوده است. بسیاری از ویژگیهای این پلتفرم کار در پروژههای موقت و ایجاد فرآیندهای تجاری استاندارد برای به اشتراکگذاری اطلاعات، انتشار اسناد و ثبت دادهها را برای افراد بسیار آسان میکند. ویژگیهایی مانند کنترلهای امنیتی، نویسندگی مشترک، نسخه بندی و ادغام با Exchange ( برنامه های ایمیل Outlook ) به کاربران تجاری این امکان را میدهد که در زمان کمتری کارهای بیشتری انجام دهند و یکپارچگی کار تولید شده را حفظ کنند. شما با استفاده از Sharepoint میتوانید حول محورهای مدیریت محتوا، مدیریت اسناد، مدیریت دانش و مدیریت پروژه فعالیت داشته باشید. در این بخش هر کدام از این موارد را به مختصر برای شما عزیزان شرح میدهیم.
شیرپوینت به کاربران خود این امکان را میدهد تا پلتفرم را همانطور که میخواهند، سفارشیسازی کنند. کاربران میتوانند به وب سایت خود بخشهای اضافی مانند: اخبار، رویدادها و … را اضافه کنند.
مدیریت محتوا شیرپوینت
مدیریت محتوا به شما امکان میدهد اخبار، رویدادها، فرمها، خط مشیها، مقالات برای کارکنان، استخدامهای جدید و … را به راحتی ایجاد و تعدیل کنید. این به معنی همه چیز از انتشار صفحه تا بهروزرسانی یا تأیید آن است. شما میتوانید در بخش انتشار صفحات را از روی الگوها بسازید. تم و نام تجاری سایت را تنظیم کنید. تصاویر، فیلمها و نمودارها را اضافه کنید. از منابع مختلف مطالب را جمعآوری کنید. همچنین داشبورد نویسنده، مرحله تأیید و تعدیل بخشی از محتوا را ببینید.
مدیریت اسناد شیرپوینت
مدیریت اسناد به نحوه ذخیره اسناد و فایلها در شیرپوینت و نحوه دسترسی کارکنان به آنها مربوط میشود. شما میتوانید از طریق برچسبها و فراداده به اسناد سریعتر دسترسی پیدا کنید. همچنین قادر خواهید بود اسناد گروهبندی شده توسط یک برچسب خاص را به راحتی بیابید.
با استفاده از این پلتفرم میتوان مجوزها و کسانی ک به فایلها دسترسی دارند را مدیریت کنید و به صورت اختیاری اسناد را با دیگر کارمندان یا افراد خارج از شرکت به اشتراک بگذارید. از دیگر موارد کاربرد شیرپوینت در بخش مدیریت اسناد میتوان به بازیابی نسخههای قدیمی فایلها، بازیابی از سطل بازیافت، بازگرداندن کل کتابخانه فایلها، همگام سازی فایلها با رایانه با استفاده از OneDrive برای دسترسی آفلاین و پیدا کردن فرمها، الگوها، خط مشیها، روشهای استاندارد عملکرد (SOP) از یک نقطه اشاره کرد.
مدیریت دانش شیرپوینت
برای مدیریت دانش با استفاده از شیرپوینت میتوانید کارهایی از قبیل: مشاهده پیشرفت پروژهها و مشاهده روندها، جمعآوری اطلاعات از نظرسنجیها، کمک به بهبود روند از طریق اشتراکگذاری ایدههای کارکنان، به اشتراکگذاری اطلاعات مربوط به پروژه و پیگیری وظایف با استفاده از برنامهریز، به اشتراکگذاری دانش از طریق تصاویر (طرحها و نمودارها) و فیلمها، استفاده از نظرسنجی برای جمعآوری بازخورد کارکنان، کمک به کارکنان از طریق جستجو برای یافتن داراییهای موردنیازشان در کار، تجزیه و تحلیل کارکنان از این نظر که بیشتر بر روی چه قسمتهایی متمرکز هستند و از کدام لینکها بیشتر استفاده میکنند و کمک به بهبود فرآیندها از طریق مشاهده روندها و ایدههایی که بیشترین توجه را به خود جلب کردهاند، را انجام دهید.
مدیریت پروژه شیرپوینت
ویژگیهای مدیریت پروژه شامل کلیه ویژگیهای همکاری و مدیریت دانش با تأکید بر یک پروژه خاص است. علاوه بر این ویژگیها، شیرپوینت به قابلیتهایی دسترسی دارد که میتواند به شما در مدیریت پروژهها کمک کند. در سایتهای تیم؛ میتوانید ذخیرهسازی متمرکز برای همه تحویلها و ارائههای مربوط به پروژه ایجاد کنید. برای زمانبندی پروژه و کار؛ میتوانید به گزارش وظایف و برنامه هفتگی، تغییر گزارش ردیابی، گزارش مسائل و گزارش تصمیمگیری دسترسی داشته باشید. برای مدیریت جلسات؛ میتوانید تقویم نقطه عطف پروژه، تقویم مهلت و تقویم جلسات را تهیه کنید. تحویل و تصویب تصمیم، مجموعه امضا، جمعآوری بازخوردها و در کل گردش کارها را پردازش کنید. همچنین با پروژه MS ادغام شده و طرح پروژه و WBS را در سایت پروژه SharePoint خود مشاهده کنید.
برنامههای موجود در شیرپوینت ادغامهایی هستند که ویژگیهایی را به فضاهای استاندارد همکاری در پلتفرم اضافه میکنند. برخی از برنامهها خارج از جعبه هستند و با پلتفرم ارائه میشوند. اما بسیاری دیگر وجود دارند که ویژگیها و گزینههایی را اضافه میکنند که با پلتفرم معمولی SharePoint ارائه نمیشود. اینها میتوانند هر چیزی باشند از کتابخانهای که در آن کاربران میتوانند اسناد و پروندهها را ذخیره و به اشتراک بگذارند، تا افزونههای تقویم، برنامههای گردش کار قدرتمند مانند Nintex که بسیاری از اقدامات منطقی قابل تکرار را در SharePoint به راحتی فعال میکنند.
شیرپوینت با برنامههای بسیاری مانند: Microsoft Exchange Server، CRM، Office 365 Suite و even Microsoft OneDrive ادغام شود.
نگاهی به SharePoint 2025
در سال ۲۰۲۵، SharePoint با نسخه جدید خود وارد مرحلهای از تکامل هوشمند شده که نهتنها ابزار مدیریت اسناد و همکاری تیمی است، بلکه به بستری برای اتوماسیون، یکپارچگی داده و بهرهوری سازمانی تبدیل شده است. SharePoint 2025 با تمرکز بر تجربه کاربر، قدرت هوش مصنوعی، و سازگاری بیشتر با فضای ابری طراحی شده تا نیازهای سازمانهای مدرن را بهطور کامل پاسخ دهد.
تجربه کاربری مبتنی بر هوش مصنوعی
SharePoint 2025 با کمک Copilot و فناوریهای هوش مصنوعی Microsoft 365، تجربه تعامل با محتوا را متحول کرده است. اکنون کاربران میتوانند:
-
با دستیار هوشمند، اسناد را سریعتر پیدا کنند
-
خلاصهای از محتواها، جلسات یا فایلها را بهصورت خودکار دریافت کنند
-
محتوای پیشنهادشده براساس فعالیتها و تعاملات قبلی ببینند
-
با دستورات متنی ساده، صفحات جدید بسازند یا لیستها را گسترش دهند
اتوماسیون و Power Platform یکپارچه
SharePoint 2025 بهصورت بومی با Power Automate و Power Apps ترکیب شده است. این یعنی:
-
ساخت فرآیندهای بدونکدنویسی برای گردش کار، تایید اسناد یا اعلانها
-
طراحی فرمهای تعاملی با Power Apps برای استفاده در صفحات سایت
-
اتصال مستقیم به منابع داده مانند SQL، Dynamics یا اکسل برای نمایش داشبوردهای تحلیلی
امنیت تطبیقی و کنترل پیشرفته محتوا
با افزایش حساسیت دادهها و الزامهای قانونی، SharePoint 2025 بر امنیت تطبیقی (Adaptive Security) تمرکز ویژهای دارد:
-
برچسبگذاری خودکار اطلاعات حساس با کمک Microsoft Purview
-
اعمال سیاستهای DLP (جلوگیری از نشت اطلاعات) بر اساس موقعیت کاربر، دستگاه و رفتارهای مشکوک
-
گزارشگیری لحظهای از دسترسیها و تغییرات روی اسناد و دادهها
یکپارچگی کامل با Microsoft Teams و Viva
SharePoint دیگر یک سیستم ایزوله نیست؛ بلکه هستهی مرکزی تجربه دیجیتال کارکنان در Teams و Viva است:
-
نمایش صفحات SharePoint در تبهای Teams
-
اتصال اخبار و محتوا به Viva Connections برای اطلاعرسانی یکپارچه
-
استفاده از Viva Topics برای برچسبگذاری هوشمند محتوا و افراد و ساخت بانک دانش سازمانی
طراحی جدید و انعطافپذیر برای سایتها
با SharePoint 2025، ساخت سایتها بسیار آسانتر و حرفهایتر شده:
-
قالبهای آماده برای پورتال منابع انسانی، مدیریت پروژه، یادگیری و غیره
-
تجربه drag & drop برای ساخت صفحات بدون نیاز به دانش فنی
-
طراحی رسپانسیو پیشفرض برای نمایش در دسکتاپ، تبلت و موبایل
عملکرد بهتر و معماری مبتنی بر ابر
در نسخه ۲۰۲۵، تمرکز بر SharePoint Online و زیرساخت ابری بسیار بیشتر شده است:
-
سرعت بارگذاری بالا، حتی در ساختارهای پیچیده
-
مقیاسپذیری سریع بدون دغدغههای زیرساختی
-
بکآپگیری هوشمند، مدیریت نسخهها و بازیابی آسان دادهها
SharePoint 2025 فقط یک ابزار برای مدیریت اسناد نیست؛ بلکه پلتفرمی استراتژیک برای ایجاد فضای کاری دیجیتال یکپارچه است.
شرکت نرم افزاری یگانه، مرکزی معتبر در زمینه ارائه خدمات نرمافزاری برای سازمانها، ارگانها و … است که سیستمهای مناسبی را برای نرم افزار دبیرخانه، نرم افزار بایگانی اسناد، نرم افزار اتوماسیون ، صندوق قرضالحسنه، خدمات اسکن اسناد و … به مشتریان خود ارائه میدهد. برای دانلود مشخصات و دمو این نرمافزارها میتوانید به آدرس سایت www.yeganehsoft.com مراجعه کنید.
بدون دیدگاه