امحاء اسناد و مدارک مهم یکی از کارهایی است که سازمان را از شر بایگانی اسناد بی ارزش رها می کند. روش ها و سلسله مراتب خاصی برای امحای اسناد وجود دارد که در ادامه به معرفی و همینطور بررسی آنها خواهیم پرداخت. و با هم میبینیم که برای امحای یک سند چه مراحلی باید طی شود.
در هر اداره، سازمان یا حتی کسب‌وکار کوچک، نگهداری اسناد حقوقی، پرسنلی و هر نوع مدرک معتبر، یکی از اصلی‌ترین وظایف به شمار می‌آید. در ادارات بزرگ، بخش بایگانی یکی از مهم‌ترین و پرکارترین بخش‌هاست که وقت و انرژی زیادی صرف مرتب‌سازی و نظام‌دهی به اسناد می‌شود. با این حال، بسیاری از این مدارک ممکن است هیچ‌گاه مورد استفاده قرار نگیرند، و این موضوع دلایل مختلفی دارد.
گاهی یک سند با سند دیگر همپوشانی دارد و نگهداری یکی از آنها کافی است. گاهی هم تاریخ مصرف یا اعتبار سند گذشته و دیگر کاربرد قانونی یا عملی ندارد. در چنین مواردی، امحاء اسناد میتواند به سازمان کمک کند تا فضای بایگانی خود را بهینه کرده و از پیچیدگی و ازدحام مدارک غیرضروری رها شود.
مدت زمان نگهداری اسناد و قوانین مربوط به امحاء
۱. اوراق بازرگانی و دفاتر بانکی:
بانک مرکزی جمهوری اسلامی ایران دستورالعمل‌ها و قوانین مشخصی برای نگهداری و امحاء اوراق بازرگانی و دفاتر بانکی اعلام کرده است. این دستورالعمل‌ها شامل مدت زمان نگهداری هر نوع سند، نحوه طبقه‌بندی و شرایط امحاء است. فایل مربوط به «مدت و طرز نگهداری اسناد و دفاتر بانک‌ها» منبع اصلی برای اطلاع دقیق از این قوانین است.
۲. اسناد و اوراق آموزش و پرورش:
طبق دستورالعمل مصوب جلسه شماره ۲۱۳ مورخ ۸۴/۰۹/۱۲ شورای اسناد ملی سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران، مدت زمان نگهداری اسناد و اوراق مرتبط با سنجش و ارزشیابی مشخص شده است. همچنین نمونه برگ درخواست مجوز امحاء نیز به پیوست ارائه شده است تا واحدهای مربوطه بتوانند با رعایت وحدت رویه، اسناد منقضی یا غیرضروری را به شکل قانونی امحاء کنند.
چه اسناد و اوراقی را می توانیم امحا کنیم؟
به طور کلی، تمام اسنادی که عمر مفید آنها به پایان رسیده باشد قابل امحاء هستند. عمر مفید اسناد میتواند متفاوت باشد؛ برخی ۵ سال، برخی ۱۰ سال و حتی ۲۰ سال باشد. نکته مهم این است که امحاء اوراق و مدارک باید همواره براساس دستورالعمل‌ها و ضوابط از پیش تعریف‌شده انجام شود تا از بروز مشکلات قانونی و اداری جلوگیری گردد.
مثال‌هایی از اسناد قابل امحاء
-
مکاتبات و نامه‌های اداری قدیمی: نامه‌ها و مکاتباتی که دیگر کاربرد عملی یا قانونی ندارند.
-
صورتجلسات منقضی: جلسات گذشته که دیگر ارجاعی به آنها صورت نمی‌گیرد.
-
برگ‌های تکراری پرونده پرسنل: مدارک اضافی و نسخه‌های تکراری که نگهداری آنها ضرورتی ندارد.
-
اسناد مالی: اسناد حسابداری و مالی که می‌توانند با تبدیل به میکروفیلم یا نسخه دیجیتال بایگانی شوند.
-
گزارش‌های کاری گذشته: گزارش‌هایی که تاریخ آنها گذشته و دیگر مورد استفاده نیستند.
-
پرونده پزشکی بیماران: پرونده‌هایی که مطابق ضوابط نگهداری بیمارستان یا مرکز درمانی دوره نگهداری آنها به پایان رسیده است.
-
ایجاد آرشیو دیجیتال: بسیاری از اسناد فیزیکی پس از اسکن و تبدیل به فرمت دیجیتال قابل نگهداری هستند و می‌توان نسخه فیزیکی آنها را امحاء کرد.
چرا امحا اسناد انجام می شود!؟
همانطور که پیشتر نیز اشاره کردیم، وقتی سندی در اداره ای نگهداری می شود، اداره برای نگهداری این سند باید نیروی انسانی و همینطور فضای خود را در نظر بگیرد. شاید در مورد یک برگ کاغذ به نظر برسد که چقدر از منابع سازمان اشغال شده و چه میزان به هم ریختگی در کار ایجاد می شود. اما وقتی در ابعاد بزرگتر به قضیه نگاه کنیم، این اتفاق به هیچ عنوان کوچک نخواهد بود. وقتی سازمان بخواهد از این دردسر ها رهایی پیدا کند امحاء اسناد به میان می آید.
مزایای امحاء اسناد ازین قرار است:
- آزاد شدن فضای بایگانی
- کمتر شدن حجم پرونده ها
- تسریع در کار
- از بین رفتن اطلاعاتی که میتواند مورد استفاده دوباره قرار گیرد
- سهولت دسترسی به اطلاعات مهم
امحاء اسناد در سازمان های مختلف روال های مختلفی را نیز دنبال می کند که در ادامه به آنان خواهیم پرداخت.
در صورت نیاز می توانید با قابلیت ها و امکانات اتوماسیون اداری یگانه در لینک زیر آشنا شوید.
امحاء اسناد چگونه انجام می شود!؟
هر اداره و سازمانی برای خود یک روند و روش خاص را در مورد امحاء اسناد بر عهده دارد. در بعضی از اداره ها، سازمان ها و یا کسب و کارهای عادی، ریز ریز کردن اسناد و ریختن آنها در سطل زباله توسط مسئول بایگانی کفایت می کند. اما در بیشتر سازمان های بزرگ خصوصا مراکز دولتی و نظامی امحاء پرونده از یک روند پیچیده و ملزم به اجرا برخوردار است که شاید کمی تعجب آور باشد.
اینکه بخواهیم بگوییم امحاء اسناد چگونه انجام می گیرد، خود به دو دسته تقسیم می شود:
- روال کاری امحاء
- روش امحاء اسناد
روال کاری امحاء اسناد
در سازمان های مختلف روال های مختلفی هم برای امحاء اسناد وجود دارد. اما آنچه که در بین تمامی آنها تقریبا مشترک می باشد این است که در ابتدا برای اسنادی که باید نابود شده و دیگر کارایی ندارند و نگهداری از آنها لزومی ندارد، فهرستی تهیه می شود. این فهرست توسط مسئول بایگانی تنظیم شده و به مسئول اسناد سپرده می شود. مسئول اسناد تاییدیه های لازم را از سلسله مراتب اداری سازمان دریافت می کند. این سلسله مراتب عبارتند از مسئول امور اداری، مدیر اداری سازمان، ریاست و یا قائم مقام سازمان. همینطور نماینده حراست نیز باید این فهرست را تایید کرده و در زمان امحا نیز حضور داشته باشد.
روش امحاء اسناد
وقتی فهرستی که از آن صحبت کردیم و تایید شد و مشخص شد که چه اسنادی باید نابود شود، اسناد مود نظر جدا شده و در روز مشخصی که تعیین شده بود برای اما از بایگانی خارج می شود. امحاء اسناد در بیشتر ادارات یک کار سیستماتیک است که مراسلات خود را دارد. بسته به اینکه امحاء با چه روشی انجام میگیرد، محلی که این اسناد به آن منتقل می شوند می تواند متفاوت باشد. اما آنچه که اهمیت دارد خصور بخشی از سلسله مراتب امضا کننده فهرست و همینطور نماینده حراست است.
امحاء میتواند به صورت سوزاندن آنها و یا با دستگاه های کاغذ خردکن انجام گیرد. این کار به هر کدام از روش ها که انجام گیرد باید به صورت مرحله ای و از روی فهرست باشد تا اشتباها سند مهمی نابود نشود.
بعد از اینکه تمامی اسناد از بین رفته و به یک کپه خاکستر و یا کاغذ خورده تبدیل شدند، نماینده حراست سازمان می باید امحاء اسناد طبق فهرست و همینطور بر اساس اصول را تایید نماید. این تایید صحت عملیات امحاء پرونده ضروری خواهد بود و در تمامی سازمان ها یک امر مهم به شمار می رود.
بهترین روش برای بایگانی و نسخه برداری از اسناد استفاده از اسکنر بایگانی مخصوص و نگهداری آنها در نرم افزار بایگانی اسناد می باشد.
قوانین مجازات اسلامی مربوط به امحا اسناد
براساس قوانین جمهوری اسلامی ایران، قانونگذار مقررات مشخصی برای محافظت از اسناد و جلوگیری از امحا یا تخریب غیرمجاز تعیین کرده است. رعایت این قوانین هنگام امحاء اسناد برای سازمان‌ها ضروری است. در ادامه به دو ماده کلیدی اشاره می‌کنیم:
ماده ۵۴۴
اگر برخی یا تمام نوشته‌ها، اسناد، اوراق، دفاتر یا مطالبی که در دفاتر رسمی یا اماکن دولتی محفوظ هستند، ربوده، تخریب یا برخلاف مقررات معدوم شوند، مسئولیت آن بر عهده افراد مرتبط است.
-
افراد مسئول: دفتردار، مباشر ثبت و ضبط اسناد و سایر اشخاصی که به دلیل اهمال آنها جرم رخ داده است.
-
مجازات: حبس از شش ماه تا دو سال.
ماده ۵۴۶
اگر شخصی برای برداشتن یا امحای اسناد وارد یک مجموعه پلمپ شده شود، مطابق مجازات‌های ماده ۵۴۴ محکوم خواهد شد.
-
حتی در صورتی که اسناد بدون شکستن پلمپ و از طریق روش‌های غیرقانونی معدوم شوند، شخص خاطی مسئول خواهد بود.
-
این ماده شامل جرایمی که ناشی از قهر یا تشدید شرایط بوده باشد، نمی‌شود.
امحاء اسناد دیجیتال
وقتی شما از یک نرم افزار بایگانی برای کارهای خود استفاده کنید، امحاء اسناد امر متفاوتی خواهد بود. در اینجا شما با اسناد کاغذی سر و کار ندارید که آنها را بسوزانید و یا خرد کنید. فایل های کامپیوتری برای امحا حذف می گردند. اما همانطور که اطلاع دارید فایل های حذف شده قابل بازیابی است. و این موردی است که از نظر امنیتی می تواند سازمان را دچار مشکل کند.
یک سیستم بایگانی الکترونیک خوب این اطمینان را به شما می دهد که از ساز و کاری استفاده نماید. که اسناد و اوراق شما پس از امحاء فیزیکی هر زمان که اراده نمایید به راحتی در دسترس شما قرار گیرد. همچنین در بایگانی دیجیتال هم امکاناتی برای امحاء اسناد دیجیتال در اختیار شما قرار میگیرد. نرم افزار بایگانی یگانه امکانات فراوانی دارد که اکثر ادارات دولتی و شرکت های خصوصی در حال استفاده از آن می باشند.
بدون دیدگاه