اتوماسیون اداری و تأثیر آن بر بهره‌وری سازمان بسیاری از سازمان برای افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌های مختلف به اتوماسیون اداری در محل کار روی می‌آورند. بسیاری از این سازمان‌ها از مزایای اتوماسیون آگاه هستند و با استفاده از برنامه‌ها یا نرم‌افزارهای مختلف فعالیت‌های اداری خود را انجام می‌دهند. با این حال، این بدان معنا نیست که با انجام این کار به تنهایی یک سازمان به اتوماسیون دست یافته است. اتوماسیون تمام عیار از طریق پیاده سازی یک نرم افزار اتوماسیون اداری به دست می‌آید. این سیستم مزایای زیادی برای سازمان به همراه خواهد داشت.

یکی از مهم‌ترین مزیت‌های آن افزایش بهره‌وری سازمان و کاهش خطاهای انسانی است. در این مقاله به طور مفصل در مورد اتوماسیون اداری و مزیت‌های آن برای بهره‌وری سیستم صحبت می‌کنیم.

بهره‌ وری Productivity چیست؟

بهره‌ وری براساس تعریف ویکی پدیای فارسی: «مقدار کالا یا خدمات تولید شده در مقایسه با هر واحد از انرژی یا کار هزینه شده بدون کاهش کیفیت یا به این شکل: اثربخشی به همراه کارایی».

به عبارت دیگر بهره‌وری یعنی میزان خروجی و سود سازمان نسبت به هزینه ها. یعنی سازمان ها اگر بتوانند با ثابت نگه داشتن کیفیت از میزان هزینه های خود کم کنند به عبارتی باعث افزایش بهره‌وری شده اند.

بهره وری = اثربخشی + کارایی

بهره‌وری یعنی کسب سود حداکثری با استفاده بهینه از نیروی کار، مهارتهای نیروی انسانی، تجهیزات، پول و… . بنابراین هرچیزی که به ما کمک کند تا بتوانیم هزینه ها را کاهش دهیم و باعث افزایش سود شود را میتوان در راستای افزایش بهره وری قرار داد.

هدف هر سازمان یا هر کسب و کاری در وحله اول رضایت مخاطبان، مشتریان و افزایش بهره وری می باشد. که سیستم اتوماسیون اداری به آسان و سریع تر شدن انجام فعالیت ها کمک می کند.

اتوماسیون اداری چیست؟

قبلاً در مقاله «اتوماسیون اداری چیست؟» به طور جامع به تعریف و جزئیات این موضوع پرداخته‌ایم. اینجا برای ایجاد پیش‌زمینه، نکات کلیدی و به‌روز در مورد اتوماسیون اداری را مرور می‌کنیم.

اتوماسیون اداری به معنای یکپارچه‌سازی و هوشمندسازی فرآیندها و فعالیت‌های اداری در یک سازمان است. این سیستم‌ها با استفاده از فناوری‌های نوین اطلاعاتی و ارتباطی، کلیه امور اداری را به صورت خودکار، دقیق و بدون دخالت نیروی انسانی انجام می‌دهند. هدف اصلی اتوماسیون، افزایش سرعت، کاهش خطا، بهبود دقت و امنیت اطلاعات و تسهیل مدیریت گردش کار است.

با پیشرفت فناوری، نقش سیستم‌های رایانه‌ای، نرم‌افزارهای تخصصی و پلتفرم‌های تحت وب در اتوماسیون اداری بیش از پیش پررنگ شده است. از جمله تغییرات ملموس می‌توان به جایگزینی ایمیل‌ها به جای نامه‌ها و یادداشت‌های کاغذی، حذف آرشیوهای فیزیکی به نفع فضای ذخیره‌سازی ابری و استفاده از فناوری‌های بیومتریک برای ثبت دقیق حضور و غیاب کارکنان اشاره کرد. اتوماسیون اداری امروزه فراتر از حذف کاغذ است و به عنوان یک اکوسیستم دیجیتال کامل برای مدیریت جریان اطلاعات و همکاری تیمی تعریف می‌شود.

ارتباط مؤثر و بی‌وقفه میان واحدهای مختلف سازمان، به ویژه در شرایطی که دورکاری به یک الزام بدل شده است، از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. پژوهش‌ها نشان می‌دهد که پس از همه‌گیری کرونا، درصد قابل توجهی از نیروی کار به صورت دورکار فعالیت می‌کنند و این موضوع چالش‌های جدیدی را برای مدیریت سازمان‌ها به همراه داشته است.

در پاسخ به این چالش‌ها، سازمان‌ها به سمت راهکارهای اتوماسیون اداری با قابلیت پشتیبانی از همکاری آنلاین و ارتباطات چندکاناله رفته‌اند. ابزارهای ویدئوکنفرانس مثل Zoom و Microsoft Teams، پلتفرم‌های همکاری تیمی مانند Slack و نرم‌افزارهای مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) نمونه‌هایی از این فناوری‌ها هستند که به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا گردش کار را بهینه، زمان پاسخگویی را کاهش و هماهنگی میان تیم‌ها را افزایش دهند.

علاوه بر این، فناوری‌های نوظهور مثل هوش مصنوعی (AI)، یادگیری ماشین و رباتیک فرآیند اتوماسیون (RPA) به سرعت در اتوماسیون اداری ادغام شده‌اند تا با خودکارسازی پیچیده‌تر و تصمیم‌گیری‌های هوشمند، بهره‌وری سازمان‌ها را به سطح بالاتری برسانند.

در نهایت، اتوماسیون اداری مدرن نه تنها ابزاری برای حذف کاغذ است، بلکه زیرساختی حیاتی برای سازمان‌های چابک، هوشمند و رقابتی در دنیای امروز محسوب می‌شود

نرم افزار مدیریت مستندات و افزایش بهره وری

راه‌حل‌های پردازش تصویر و ذخیره‌سازی اسناد شامل فناوری‌هایی مانند سیستم‌های مدیریت گردش کار اسناد و ابزارهای تصویربرداری مانند اسکنر ها و کارت‌های ضبط ویدیو می‌شوند. سازمان‌هایی که همچنان به فرآیندهای مبتنی بر کاغذ یا غیراستاندارد تکیه می‌کنند، هزینه‌های گزاف، بهره‌وری بسیار پایین، خطاهای پرهزینه و مسائل مربوط به انطباق را تجربه می‌کنند.

یک سیستم مدیریت گردش کار اسناد، ذخیره، جستجو و بازیابی اسناد را آسان می‌کند. اما نکته مهم‌تر این است که از طریق ویژگی‌هایی مانند تشخیص کاراکتر نوری (OCR) و تشخیص کاراکتر هوشمند (ICR) مشکلات مختلف ورود دستی داده‌ها را از بین می‌برد.

افزایش بهره وری در سازمان با استفاده از اتوماسیون اداری

سیستم‌های اتوماسیون اداری نقش کلیدی در افزایش بهره‌وری و بهینه‌سازی فرآیندهای سازمان‌ها دارند. این سیستم‌ها با کاهش چشمگیر انجام فعالیت‌های دستی، نه تنها حجم بالای داده‌ها را در فضایی محدود و امن ذخیره می‌کنند، بلکه دسترسی سریع و بازیابی آسان اطلاعات را نیز ممکن می‌سازند.

علاوه بر این، اتوماسیون اداری با استفاده از فناوری‌های پیشرفته مانند هوش مصنوعی و تحلیل داده‌ها، به کسب‌وکارها کمک می‌کند خطاها و مشکلات احتمالی را به سرعت شناسایی و رفع کنند. جریان دقیق و شفاف داده‌ها در کل سازمان قابل رصد است که این امر، امکان تصمیم‌گیری هوشمندانه و مبتنی بر داده را فراهم می‌کند.

مهم‌ترین مزایای اتوماسیون اداری عبارت‌اند از:

• کاهش تلاش‌های تکراری و دستی در انجام امور روزمره
• کاهش خطاهای انسانی و افزایش دقت عملکرد
• کاهش زمان پردازش فعالیت‌ها و تسریع گردش کار
• صرفه‌جویی قابل توجه در زمان و هزینه‌های عملیاتی
• ذخیره‌سازی امن و مدیریت متمرکز داده‌ها
• بهبود مستمر فرآیندهای کسب‌وکار با کمک تحلیل داده‌ها
• دسترسی به گزارش‌ها و بینش‌های تحلیلی برای ارزیابی عملکرد
• شناسایی سریع مشکلات و گلوگاه‌های سیستم
• اتخاذ تصمیمات دقیق و هوشمندانه مبتنی بر داده‌های واقعی
• افزایش کارایی و انعطاف‌پذیری کل سیستم سازمانی
• ارتقاء امنیت اطلاعات و حفظ محرمانگی داده‌ها

این مزایا باعث می‌شود اتوماسیون اداری نه فقط یک ابزار کمکی، بلکه زیرساختی حیاتی برای سازمان‌های مدرن و رقابتی باشد.

بهره‌ وری سازمان به چه عواملی بستگی دارد؟

افزایش بهره‌ وری سازمان ازجمله موارد بسیار مهم در سازمان است که باید همواره مورد توجه افراد و مدیران سازمان قرار بگیرد. کارمندان، مدیران، استراتژی و برنامه‌های مورد استفاده، نحوه تعیین وظایف افراد سازمان، تعیین اهداف، پشتیبانی از اعضا و … ازجمله مهم‌ترین مواردی هستند که در افزایش بهره‌وری سازمان تأثیر بسیار زیادی دارند.

اتوماسیون اداری از راهکارهای مفید برای انجام فعالیت‌های مختلف درون سازمان استفاده می‌کند، تأثیر زیادی بر کاهش هزینه‌ها و صرفه‌جویی در منابع سازمان دارد. علاوه بر آن فعالیت‌های سامان با سرعت بسیار بیشتری انجام گرفته و مدیریت فعالیت‌های مختلف راحت‌تر می‌شود. سیستم اتوماسیون اداری روشی بسیار نوین است که علاوه بر سرعت بخشیدن به انجام فعالیت‌های سازمان، اطلاعات کاملی از فعالیت‌های انجام شده جمع‌آوری می‌کند.

اتوماسیون اداری چه تأثیری بر بهره‌وری سازمان دارد؟

هنگامی که با کمک سیستم‌های اتوماسیون اداری فعالیت‌های سازمان درست و به موقع و با کیفیتی بالا صورت گیرند، هم سازمان به اهداف خود نزدیک شده و هم درصد رضایت بالایی برای ارباب رجوع حاصل می‌شود. همین امر باعث افزایش میزان رضایت افراد و بهره‌وری سازمان می‌شود.

اتوماسیون اداری نه تنها بر کارایی بلکه بر اثربخشی سیستم نیز تأثیر می‌گذارد. بهره‌وری سازمان نیز تحت تأثیر اثربخشی و کارایی سازمان است و با بهبود این دو عامل قطعا بهره‌وری سیستم نیز افزایش می‌یابد.

استفاده از فناوری اطلاعات و اتوماسیون اداری باعث افزایش سرعت انجام کارها و افزایش سرعت دسترسی به اطلاعات شده و باعث افزایش میزان اثربخشی سیستم می‌شود. طبق تحقیقات انجام شده میزان بهره‌وری سازمان با میزان استفاده از اتوماسیون اداری رابطه مستقیمی دارد و هرچه استفاده از سیستم‌های فناوری اطلاعات بیشتر باشد بهره‌وری افزایش می‌یابد. علاوه بر آن استفاده از این سیستم باعث افزایش رضایت و اشتیاق کارکنان می‌شود. همچنین باعث کاهش میزان شکایت‌های ارباب رجوع می‌شود که یکی از عوامل مهم در موفقیت سازمان به شمار می‌رود.

جمع‌بندی

همان‌طور که گفته شد سیستم‌های اتوماسیون اداری با کمک فناوری اطلاعات و نرم‌افزارهای مفید انجام فعالیت‌های مختلف سازمان را راحت‌تر می‌کنند و مزایای زیادی برای سازمان‌ها به همراه دارند. سیستم‌های اتوماسیون اداری در انواع مختلفی دسته‌بندی می‌شوند که هرکدام مزیت‌های خاص خود را برای سیستم به همراه دارند. استفاده از این موارد نه تنها بر کارایی سیستم تأثیر مثبت داشته بلکه باعث افزایش میزان اثربخشی نیز می‌شود. بهبود این موارد باعث افزایش میزان بهره‌ وری سازمان و افزایش رضایت کارکنان و ارباب رجوع می‌شود.