اثربخشی و کارایی به چه معنا بوده و چه ارتباطی با یکدیگر دارند؟

رشته‌های مدیریتی دارای اصطلاحات و عبارت‌هایی هستند که به صورت تخصصی برای انجام فعالیت‌های مدیریت مورد استفاده قرار می‌گیرند. سازمان‌های مختلف برای اجرای درست و به موقع پروژ‌ه‌های خود معیارهای مختلفی را در نظر گرفته و در طول پروژه اندازه‌گیری می‌کنند تا در نهایت میزان مطلوبیت پروژه را اندازه‌گیری کنند. در مقالات بهره وری چیست؟ درباره یکی از این اصطلاحات صحبت کردیم. در همین راستا در اینجا دو معیار اثربخشی و کارایی وجود داشته که بهره‌وری پروژه را نشان می‌دهند. در ادامه با این دو مفهوم به طور کامل آشنا شده و اهمیت هرکدام از آن‌ها را در راستای انجام پروژه بررسی می‌کنیم.برای آشنایی بیشتر با این دو معیار با شرکت نرم افزاری یگانه همراه باشید.

لازم است بدانید این دو مفهوم در بخش‌های مختلف اقتصاد، مهندسی و … یکسان نیست و در هرکدام از حوزه‌های گفته شده تفسیر مختلفی دارد. اثربخشی و کارایی موردبحث در این مقاله در حوزه مدیریت و پروژه‌های مدیریت کاربرد دارد.

تعریف اثربخشی Effectiveness چیست؟

اثربخشی به انگلیسی: Effectiveness می شود. عبارت اثربخشی به وفور در جلسات مدیریتی به کار می‌رود. صحبت در مورد اثربخشی یک پروژه، اثربخشی تبلیغات، اثربخشی روش به کار گرفته شده و … صورت می‌گیرد. اما اثربخشی واقعا به چه معناست؟ اثربخشی به میزانی گفته می‌شود که فعالیت‌های موردنظر انجام شده و هدف برنامه‌ریزی شده حاصل شده باشد. یعنی هر زمان که در مورد برنامه ریزی و زمان رسیدن به اهداف صحبت می‌کنیم، تعریف اثربخشی به کار می‌رود. برای آگاهی دقیق از مفهوم این عبارت به این مثال توجه کنید: اگر شما برنامه ریزی کنید که یک پروژه را در مدت زمان ۱۰ روز به اتمام برسانید و دقیقا در زمان گفته شده پایان یابد، اثربخشی شما ۱۰۰ درصد است. اثربخشی میزان دستیابی به اهداف را نشان می‌دهد و می‌توان آن را به صورت انجام درست کار تعریف کرد.

مثلا یک مسئول واحد بایگانی اگر از یک اسکنر حرفه ای برای اسکن اسناد سازمان استفاده کند می توان گفت که جمله انجام درست کار را پیاده کرده است.

اثربخشی در مدیریت به توانایی مدیریت برای دستیابی به اهداف موردنظر در زمان مشخص اشاره دارد. به انجام آنچه درست است یا آنچه باید انجام شود مربوط می‌شود.

اثربخشی را می‌توان در بسیاری از بخش‌های فعالیت‌های تجاری اعمال کرد. از دیدگاه مدیریتی، یک کسب‌وکار در صورتی مؤثر است که افراد آن وظایف مورد نیاز خود را انجام دهند. هرچه کارکنان به طور مداوم وظایف خود را به درستی انجام دهند، مؤثرتر هستند. این مورد شامل استفاده مناسب از ارتباطات، فناوری، دانش سازمانی و فردی و منابع است.

از معیارهای اثربخشی نیز می‌توان برای توصیف تولید در یک محیط تولیدی استفاده کرد. در این حالت، در صورتی که نتیجه به مشخصات موردنظر برسد، فرآیندی موثر در نظر گرفته می‌شود. به عبارت دیگر، آیا محصول به همان شکلی که سازمان در نظر گرفته است؟ در طی یک دوره زمانی، هر چه محصولات بیشتر با معیارهای مشخص شده بیرون بیایند، فرآیند مؤثرتر در نظر گرفته می‌شود. نکته مهم این است که اثربخشی میزان کارایی را اندازه نمی‌گیرد. به عبارت دیگر، اثربخشی میزان استفاده از زمان یا منابع را در تولید اندازه نمی‌گیرد.

مدل‌های اثربخشی سازمانی کدامند؟

برای ارزیابی عملکرد و اثربخشی سازمان‌ها، مدل‌های مختلفی ارائه شده‌اند. در ادامه با مهم‌ترین و پرکاربردترین این مدل‌ها آشنا می‌شویم:

۱. مدل هدف (Goal Model)

این مدل اثربخشی را معادل دستیابی به اهداف سازمان می‌داند. اگر سازمان به همه یا بخش عمده‌ای از اهداف خود برسد، اثربخش تلقی می‌شود. این رویکرد بیشتر در سازمان‌های سنتی با اهداف مشخص کاربرد دارد.

۲. مدل سیستمی (System Model)

در این مدل، تمرکز بر ورودی‌ها، فرآیندها و خروجی‌هاست. اثربخشی به توان سازمان در استفاده بهینه از منابع و تولید خروجی‌های مطلوب بستگی دارد. مزیت آن نگاه کلی‌نگر به عملکرد سازمان است.

۳. مدل ذی‌نفعان استراتژیک (Strategic Constituencies Model)

این مدل اثربخشی را بر اساس رضایت ذی‌نفعان کلیدی مانند کارکنان، مشتریان و سهام‌داران می‌سنجد. اگر سازمان بتواند انتظارات آن‌ها را برآورده کند، اثربخش محسوب می‌شود.

۴. مدل ارزش‌های متضاد (Competing Values Framework)

در این مدل، اثربخشی نتیجه تعادل بین چهار ارزش اصلی است: تمرکز داخلی/خارجی و پایداری/انعطاف‌پذیری. سازمان‌ها باید بین این ارزش‌ها تعادل برقرار کنند تا عملکردی اثربخش داشته باشند.

۵. مدل تلفیقی (Integrated Model)

این مدل با ترکیب رویکردهای مختلف، سعی دارد اثربخشی را به‌صورت چندبعدی بسنجد؛ شامل اهداف، رضایت ذی‌نفعان، کارایی سیستم و سازگاری با محیط. مناسب برای سازمان‌های پیچیده و نوآور است.

تعریف کارایی Efficiency چیست؟

کارایی به انگلیسی: Efficiency می شود. در مقابل مفهوم اثربخشی، عبارت دیگری به نام کارایی وجود دارد. رابطه‌ای که میان نتایج حاصل شده با منابع مورد استفاده وجود دارد را کارایی می‌گویند. مدیریت فرآیندی پویا برای انجام کارها توسط دیگران با هدف دستیابی به اهداف مشترک به طور مؤثر و کارآمد است. کارایی در مدیریت به معنای انجام فعالیت‌ها با حداقل اتلاف منابع است که به استفاده بهینه از منابع نیز اشاره دارد تا سازمان بتواند سود را به حداکثر برساند.

کارایی زمانی به کار می‌رود که صحبت از استفاده از منابع مختلف انسانی و غیر انسانی به میان می‌آید. یعنی شما برای انجام پروژه میزانی از هزینه‌ها و منابع انسانی را در نظر گرفته‌اید، اگر در نهایت این پروژه با هزینه بیشتری انجام شود، کارایی شما مطلوب نبوده است. کارایی مطلوب یعنی شما پروژه را با همان میزان هزینه و نیروی انسانی که در ابتدای کار برآورد کرده‌اید به پایان برسانید.

کارایی مستلزم کاهش تعداد منابع غیرضروری مورد استفاده برای تولید یک خروجی معین، از جمله زمان و انرژی شخصی است. این مفهوم یک مفهوم قابل اندازه گیری است که می‌تواند با استفاده از نسبت خروجی مفید به کل ورودی تعیین شود. اتلاف منابعی مانند مواد فیزیکی، انرژی و زمان را در حین دستیابی به خروجی موردنظر را به حداقل می‌رساند.

کارایی را می‌توان به روش‌های مختلفی برای توصیف فرآیندهای مختلف بهینه سازی استفاده کرد. به این ترتیب، تجزیه و تحلیل کارایی می‌تواند به کاهش هزینه‌ها و افزایش سود کمک کند. برای مثال:

• شرکت‌ها می‌توانند کارایی فرآیند تولید خود را اندازه گیری کنند، که به آن‌ها کمک می‌کند هزینه‌ها را کاهش داده و در عین حال تولید را افزایش دهند که منجر به فروش و درآمد بالاتر می‌شود.
• مصرف‌کنندگان می‌توانند با خرید وسایل کارآمد انرژی، مقدار قبض انرژی خود را کاهش دهند و در عین حال میزان انتشار گازهای گلخانه‌ای را کاهش دهند.
• سرمایه گذاران می‌توانند کارایی سرمایه گذاری خود را با استفاده از بازگشت سرمایه (ROI) تعیین کنند که بازده سرمایه گذاری را نسبت به هزینه آن‌ها مشخص می‌کند.

معرفی انواع کارایی

کارایی‌ها را می‌توان به دسته‌های مختلفی تقسیم کرد. ما برخی از انواع کلیدی کارایی را در زیر بیان کرده‌ایم.

کارایی اقتصادی

کارایی اقتصادی به بهینه سازی منابع برای خدمت رسانی به هر فرد در آن وضعیت اقتصادی اشاره دارد. هیچ آستانه تعیین شده‌ای کارایی یک اقتصاد را تعیین نمی‌کند، اما شاخص‌ها شامل کالاهایی هستند که با کمترین هزینه و نیروی کار ممکن به بازار عرضه می‌شوند که بیشترین بازده ممکن را نیز فراهم می‌کند.

کارایی بازار

کارایی بازار نشان می‌دهد که قیمت‌ها چگونه اطلاعات موجود را به خوبی یکپارچه می‌کنند. این بدان معناست که بازارها زمانی کارآمد هستند که تمام اطلاعات از قبل در قیمت‌ها گنجانده شده باشد.

کارایی بازار در سال ۱۹۷۰ توسط اقتصاددان یوجین فاما توصیف شد. فرضیه بازار کارا (EMH) بیان می‌کند که سرمایه گذار نمی‌تواند از بازار بهتر عمل کند. فاما همچنین اعلام کرد که ناهنجاری‌های بازار نباید وجود داشته باشد.

کارایی عملیاتی

کارایی عملیاتی میزان سود به دست آمده را به عنوان تابعی از هزینه‌های عملیاتی اندازه گیری می‌کند. هر چه بازده عملیاتی بیشتر باشد، شرکت یا سرمایه گذاری سودآورتر است. این موضوع به این دلیل است که واحد تجاری قادر است درآمد یا بازده بیشتری را با هزینه مشابه یا کمتر نسبت به یک جایگزین ایجاد کند. در بازارهای مالی، کارایی عملیاتی زمانی اتفاق می‌افتد که هزینه‌ها و کارمزدهای مبادله کاهش یابد.

تاثیرات کارایی

کارایی یک ویژگی مهم است زیرا همه ورودی‌ها مهم و حیاتی هستند. زمان، پول و مواد خام محدود هستند و حفظ آن‌ها در عین حفظ سطح قابل قبولی از بازده بسیار مهم است. یک جامعه کارآمد بهتر می‌تواند به شهروندان خود خدمت کند و عملکرد رقابتی داشته باشد. کالاهایی که کارآمد تولید می‌شوند با قیمت کمتری به فروش می‌رسند. پیشرفت‌های حاصل از بهره‌وری، استانداردهای بالاتر زندگی مانند تامین برق، آب لوله‌کشی خانه‌ها و امکان سفر به مردم را فراهم کرده است.

اهمیت اثربخشی در مقابل کارایی

با توجه به تعاریف گفته شده از دو مفهوم مهم اثربخشی و کارایی سوالی که برای افراد پیش می‌آید این است که کدام یک از این دو مفهوم مهم‌تر بوده و باید در پروژه به دنبال دستیابی به کدام مفهوم باشیم؟

این دو مفهوم هر دو به یک اندازه مهم و تأثیرگذارند. در سازمان‌های مختلف این دو شاخص به صورت مرتب اندازه‌گیری شده تا میزان اثربخشی و کارایی پروژه‌های مختلف سازمان اندازه‌گیری شوند. این دو شاخص هر دو باید در اندازه مطلوب گزارش شوند تا بتوان از بهره‌وری بالای سازمان صحبت کرد. زمانی که کارایی و اثربخشی هر دو در حالت ایده‌آل و مطلوب باشند، بهره‌وری سازمان نیز بالا خواهد بود. به زبان ساده کارایی به میزان استفاده درست و بهینه از منابع اشاره دارد، در مقابل اثربخشی میزان رسیدن به اهداف را مشخص می‌کند.

اثربخشی در مقابل کارایی

سوال: چه کاری باید انجام شود؟ در مقابل سؤال: چگونه باید کاری انجام داد؟

اثربخشی یعنی انجام کارهای درست. در مقابل کارایی یعنی انجام درست کارها.

کار مؤثر هدف‌محور است، یعنی استفاده از روش‌هایی که در جهت یک هدف تعیین‌شده کار می‌کنند. در مقابل کار کارآمد، صرفه جویی در منابع است، یعنی استفاده از روش‌هایی که با کمترین تلاش ممکن (زمان و/یا منابع) به هدف تعیین شده دست می‌یابند.

چرا کارایی و اثربخشی در مدیریت مهم هستند؟

کارایی یعنی انجام درست کارها با کمترین منابع و هزینه ممکن که باعث افزایش سودآوری می‌شود. اثربخشی یعنی انجام کارهای درست که به رشد و تحقق اهداف سازمان کمک می‌کند.

برای بهبود این دو، باید فرآیندها و سیستم‌ها را مستندسازی کنیم و تیم را به طوفان فکری دعوت کنیم تا راه‌حل‌های کارآمدتر پیدا کنیم. افزایش کارایی یعنی صرفه‌جویی در زمان و هزینه و در نتیجه سودآوری بیشتر برای کسب‌وکار.

فرمول کارایی چیست؟

کارایی معمولا به عنوان نسبت خروجی مفید به کل ورودی اندازه گیری می‌شود، که می‌تواند با فرمول ریاضی r=P/C بیان شود، که در آن P مقدار خروجی مفید (“محصول”) تولید شده به ازای مقدار C (“هزینه”) منابع مصرف شده است.

بازده انرژی خروجی است که بر انرژی ورودی تقسیم می‌شود و به صورت درصد بیان می‌شود. یک فرآیند عالی بازدهی ۱۰۰ درصدی خواهد داشت. Wout = کار یا انرژی تولید شده توسط یک فرآیند. واحدهای این مقادیر نیز با ژول (J) بیان می‌شوند.

تفاوت کارایی و اثربخشی

یک پاسخ کلیشه‌ای ولی کاربردی وجود دارد که می‌گوید:
کارایی یعنی انجام دادنِ درستِ کارها،
و اثربخشی یعنی انجام دادنِ کارهای درست.

اما اگر دقیق‌تر بخواهیم تفاوت این دو را توضیح دهیم، باید به دغدغه‌ها و تمرکز هر کدام توجه کنیم:

• کارایی دغدغه‌اش این است که همان کارهایی که الان انجام می‌دهیم را چگونه بهتر، سریع‌تر و با کمترین اتلاف منابع انجام دهیم. به عبارتی دیگر، کارایی روی بهینه‌سازی روش انجام کارها تمرکز دارد.

• اثربخشی اما بزرگ‌ترین دغدغه‌اش این است که آیا کارهایی که انجام می‌دهیم، واقعاً همان کارهایی هستند که باید انجام شوند تا به اهداف اصلی برسیم؟ به بیان ساده‌تر، اثربخشی یعنی انتخاب درست کارها و تمرکز روی فعالیت‌هایی که بیشترین تاثیر را دارند.

پس می‌توان گفت کارایی به کیفیت اجرای کارها مربوط است، در حالی که اثربخشی به محتوای درست و هدفمند بودن کارها اشاره دارد. یک سازمان یا فرد ممکن است خیلی کارا باشد و کارها را به بهترین شکل انجام دهد، اما اگر آن کارها نامربوط یا نادرست باشند، اثربخش نخواهد بود.

برای موفقیت واقعی، ترکیب این دو یعنی هم انجام دادن کارها به شکل صحیح و هم انتخاب درست کارها ضروری است.

نقش نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب در کارایی و اثربخشی فعالیت ها:

نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب ابزارهایی هستند که به ما کمک می کنند با رویکردی منسجم و ساختار یافته و مطمئن از منابع در دسترس از جمله زمان، انرژی و دانش خود حداکثر بهره برداری را داشته باشیم و به عبارتی دیگر کارایی فعالیت ها را افزایش دهیم و از طرفی به جهت یکپارچه سازی ها و تعاملات از پیش تعریف شده “درون نرم افزاری” و همچنین به جهت تمرکز بیشتر کاربر سیستم بر تجزیه و تحلیل خروجی ها به جای تمرکز روی اجرای مراحل انجام فعالیت ها، موجب می شود اثرات مطلوب و قابل پیش بینی را در نتایج مشاهده کنیم و اهداف مورد انتظار را بیش از پیش برآورده کنیم.

جمع‌بندی

“کار کارآمد” و “نتایج موثر” اصطلاحات رایج در مدیریت پروژه هستند، اما معنای آن‌ها چیست؟ وقتی صحبت از مدیریت زمان یا بهره‌وری می‌شود، مدیران پروژه بیشتر در مورد فرآیندهایی صحبت می‌کنند که باید در آینده کارآمدتر اجرا شوند یا در بدترین حالت، می‌شنوید که می‌گویند:

“شما به طور موثر کار می‌کنید اما نه کارآمد”. این صحبت‌ها به این معناست که پروژه شما باید هم میزان کارایی و هم میزان اثربخشی را در حد مطلوبی داشته باشد.