رونوشت چیست؟ چقدر راجع به رونوشت می‌دانید؟ منظورمان رونوشت در نامههای اداری است که به شکل ” رونوشت به: ” دیده می‌شود. حتماً این را می‌دانید که تمام نامههای رسمی و اداری یک گیرنده اصلی دارند. بالاخره فرستنده برای رساندن پیغامی آن را می‌نویسد تا به دست گیرنده اصلی برساند. مگر نه؟ اما این وسط یک وقت‌هایی لازم می‌شود به غیر از گیرنده اصلی و البته بایگانی، با ارسال یک نسخه دیگر اشخاص یا دیگر واحدها از متن نامه آگاه بشوند. خب درست همین‌جاست که قضیه رونوشت به میان می‌آید. یعنی اسم آن اشخاص یا واحدها با عنوان رونوشت در زیر آن نامه یا مکاتبه اداری نوشته می‌شود و بعد یک نسخه به آن‌ها ارسال می‌شود. این قضیه ظاهراً آسان است ولی بالاخره هر کاری آداب و رسوم خودش را دارد. اصلاً هیچ می‌دانید دقیقاً گیرندگان آن چه کسانی باید باشند؟ یا در نوشتن آن باید چه نکاتی را رعایت کنید؟ اصلاً فایده آن چیست؟ می‌دانید؟ خب پیشنهاد می‌کنیم در ادامه این مقاله همراه شرکت نرم افزاری یگانه باشید تا به طور جامع به بررسی رونوشت و پاسخ این سؤالات بپردازیم.
رونوشت چیست و چرا استفاده می‌شود؟
در اولین قدم، بیایید ببینیم «رونوشت» یعنی چه. اگر بخواهیم خیلی ساده بگوییم، رونوشت یعنی نسخه‌ای از یک نامه یا سند که عیناً برای افراد یا واحدهای دیگری هم ارسال می‌شود. در لغت‌نامه آمده: «نوشته‌ای که از روی نوشته‌ای دیگر بنویسند». اما در دنیای اداری، ماجرا کمی فراتر از یک تعریف ساده است.
رونوشت، به‌نوعی ابزار اطلاع‌رسانی در فرآیند مکاتبات رسمی است. فرض کنید نامهای خطاب به یک مدیر یا واحد خاص نوشته‌اید، اما لازم است افراد یا بخش‌های دیگری هم در جریان موضوع باشند یا اقدامی در این رابطه انجام دهند. در این مواقع، رونوشت وارد میدان می‌شود.
در واقع، ارسال رونوشت به این معناست که یک نسخه از نامه اصلی برای افراد دیگر هم ارسال شود؛ نه به‌عنوان مخاطب اصلی، بلکه به‌منظور اطلاع یا پیگیری‌های بعدی. این کار باعث می‌شود فرآیندها شفاف‌تر پیش برود و همه ذی‌نفعان در جریان قرار بگیرند.
در گذشته، زمانی که هنوز خبری از کامپیوتر نبود، برای تهیه رونوشت از کاغذ کاربن و ماشین تحریر استفاده می‌کردند. عبارت «رونوشت به:» در نامه‌ها می‌آمد و نسخه‌ای از نامه برای دیگر افراد ارسال می‌شد. در زبان انگلیسی هم از عبارت cc (مخفف carbon copy) استفاده می‌شود؛ چیزی که امروز هم در ایمیل‌ها می‌بینیم و کاربرد آن دقیقاً همان است: در جریان قرار دادن دیگران.
پس رونوشت، فقط یک کپی ساده نیست. ابزاری استراتژیک برای اطلاع‌رسانی و تسهیل هماهنگی میان واحدها، افراد یا تیم‌ها در سازمان.
فواید و کاربردهای رونوشت در مکاتبات اداری
یکی از اصلی‌ترین مزایای رونوشت، افزایش شفافیت در ارتباطات سازمانی است. وقتی از رونوشت استفاده می‌کنید، در واقع به همه افراد یا واحدهایی که نامه برایشان ارسال می‌شود، این پیام را می‌دهید که “شما در جریان این موضوع قرار دارید و دیگران هم می‌دانند که شما در جریان هستید.”
فرض کنید نامهای خطاب به یک مدیر نوشته‌اید، اما موضوع آن به بخش حقوقی و منابع انسانی هم مربوط می‌شود. با درج رونوشت برای این دو واحد، هم آن‌ها را در جریان می‌گذارید و هم به مدیر اصلی اطلاع می‌دهید که این بخش‌ها نیز از محتوای نامه باخبرند. همین موضوع باعث می‌شود هم‌راستایی و هماهنگی بین واحدها سریع‌تر و دقیق‌تر اتفاق بیفتد.
یکی دیگر از کاربردهای مهم رونوشت، ایجاد شفافیت در زنجیره ارتباطی است. وقتی گیرندگان بدانند که چه افراد یا واحدهای دیگری نامه را دریافت کرده‌اند، راحت‌تر می‌توانند برای پیگیری یا هماهنگی اقدام کنند. مثلاً اگر در نامهای به بخش فروش موضوعی مطرح شده باشد و رونوشت آن برای بخش مالی هم ارسال شده باشد، هر دو واحد می‌دانند که طرف مقابل هم در جریان قرار دارد. این یعنی کاهش سوءتفاهم و افزایش سرعت عمل در تصمیم‌گیری و اجرا.
از طرف دیگر، گیرنده هم حق دارد بداند چه کسانی نسخه‌ای از این نامه را دیده‌اند. این شفافیت از بروز برداشت‌های نادرست یا سوءتفاهم جلوگیری می‌کند و فضا را حرفه‌ای‌تر می‌سازد.
و البته، اگر صرفاً می‌خواهید یک نسخه از نامه برای اطلاع یک شخص یا واحد دیگر ارسال کنید، چرا این کار را در سکوت و پشت‌پرده انجام دهید؟ استفاده از رونوشت نه‌تنها حرفه‌ای‌تر است، بلکه نشان از شفافیت و صداقت در جریان مکاتبات دارد.
با گیرندگان رونوشت آشنا شوید
گیرندگان رونوشت که نامشان در پایین و سمت راست نامه درج می‌شود، در واقع افراد حقیقی یا حقوقی هستند که با توجه به موضوع مطرح شده در متن نامه با آن ارتباط دارند. اگر “رونوشت” را برای چند نفر ایجاد می‌کنید، نام هر شخص یا واحد را با علامت کاما جدا کنید.
می‌توانید نامهای دیگر را در زیر نام اول به صورت فهرست‌وار بنویسید. حواستان باشد در انتخاب گیرنده رونوشت باید حساسیت و تناسب و نکات لازم در ارتباطات تجاری را در نظر بگیرید. به طور مثال رونوشت را در نامه انتقادی ایجاد نکنید، اطلاع رسانی را به صورت رو در رو انجام بدهید. در مثال دیگر اگر قرار به ترک کار مشارکتی خود هستید، در اینجا ارسال کپی به وکیل ضروری است. در زیر به نمونه‌هایی از گیرندگان اشاره می‌کنیم.
مثلاً رونوشت به:
- امور کارکنان برای اطلاع
- اداره گزینش یا واحد فناوری اطلاعات برای اقدام
- اداره حقوق و دستمزد یا امور مالی برای اقدام
نکته‌هایی که باید در درج رونوشت بدانید
- بهتر است این را مثل قانون بدانید که فرستادن رونوشت غیرضروری و اضافه به واحدها و اشخاص ممنوع است.
- لازم است اسامی اشخاص و واحدهای گیرنده، همگی به ترتیب مقام و سمت اداری و یا درجه‌بندی واحدها درج شود.
- لازم است نوع اقدام و وظیفه گیرنده مثل نامه اصلی نوشته بشود.
- در تمام نسخه‌های رونوشت به ویژه آنهایی که برای خارج از سازمان تنظیم می‌شود باید امضا اصل وجود داشته باشد. این‌که از مهر استفاده می‌شود یک روش نادرست است که در بعضی از سازمان‌ها مرسوم است.
- نام کامل گیرندگان باید در نسخه اول وارد شود. البته درج نام کلی برای گیرندگان داخلی مثل بایگانی و اقدام‌کننده لازم نیست. از طرفی دیده می‌شود برای آراستگی نسخه اول نام گیرندگان از نسخه دوم به بعد نوشته می‌شود. خب در این مورد باید بگوییم حق گیرنده این است که خبر داشته باشد چه سازمان‌ها و اشخاصی از متن نامه اطلاع دارند.
- اگر گیرنده رونوشت مقامات بالا و عالی است و به طور کلی در صورت نیاز به آگاهی آن‌ها از متن نامه اداری، برای رعایت احترام بهتر است تصویر آن نامه به پیوست نامه جداگانه‌ای با عنوان آن مقام ارسال بشود. در این مورد از ارسال گپی به سبک گیرندگان رونوشت، دوری کنید.
- فونت را از فونت اصلی متن کوچک‌تر انتخاب کنید. به طور مثال فونت آن را دو تا سه سایز کوچک‌تر از فونت متن اصلی درج کنید.
- اگر نامه اداری جهت ارائه درخواست باشد، برای “اطلاع” به افراد ارسال می‌شود، اگر جهت انجام کار یا وظیفه‌ای باشد، برای “اقدام” رونوشت ایجاد می‌شود.
برویم سراغ مراحل نگارش رونوشت
ما در ابتدای این مطلب گفتیم که اضافه کردن رونوشت کار آسانی است ولی آدابی هم دارد. بعد از یادگیری نکته‌ها برویم که آدابش را بدانیم، البته مقدمات آن، یک نامه و آدرس گیرندگان است.
- در مرحله اول دقت کنید در نوشتن نامه از قالب نامه اداری درست و درمانی استفاده کنید. یعنی از قالب نامهای حرفه‌ای پیروی کند که دارای قسمت‌هایی برای وارد کردن نام کامل گیرنده، آدرس، رونوشت و موارد دیگر باشد.
- در مرحله دوم بروید انتهای نامه و سمت راست. زیر امضای خود و در کادر پایین نامه، از عبارت “رونوشت به: ” استفاده کنید. سپس نام گیرندگان آن را وارد کنید. در صورتی که از نرم افزار ایمیل یا اتوماسیون مکاتبات استفاده می‌کنید، کافی است تا نام گیرندگان را در قسمت مربوط به آن در نرم افزار وارد کنید.
- در مرحله سوم باید گیرندگان پنهان یا Bcc را تعیین کنید. در اینجا اگر از نرم‌افزارهای ایمیل یا اتوماسیون استفاده می‌کنید این کار را به راحتی می‌توانید انجام بدهید. البته فراموش نکنید که وقتی لازم دارید گیرنده رونوشت از محتوای نامه با خبر باشد، اما اطلاعات گیرنده یا اصلاً ارسال رونوشت را از مخاطب اصلی پنهان کنید، این مرحله به کارتان می‌آید.
- در مرحله چهارم حتماً یک نسخه از نامه اصلی را کپی کنید و با وارد کردن آدرس هر کدام از گیرندگان رونوشت، کار ارسال را انجام بدهید. در نرم‌افزارهای ایمیل و اتوماسیون این مرحله به شکل اتومات انجام می‌شود.
چند نمونه رونوشت در نامه های اداری
رونوشت در نرم‌افزار اتوماسیون اداری
احتمالاً می‌دانید که امروزه نرم‌افزار اتوماسیون با ایجاد سرعت در جمع‌آوری و ذخیره نامه‌ها و پیام‌ها در مکاتبات اداری هم کاربرد اساسی دارد. در زمینه رونوشت یادتان باشد که می‌توانید بدون در نظر گرفتن حیطه ارجاع، نام همه افراد سازمان را در قسمت گیرنده مشاهده کنید و برای آن‌ها کپی ارسال کنید. حالا می‌پرسید چطوری؟ می‌گوییم با کمک نرم‌افزار اتوماسیون، یعنی شما باید مدیر سیستم در آیکن تنظیمات مدیریتی کارتابل تنظیم “امکان انتخاب سایر گیرندگان” را فعال کنید. به این ترتیب که مسیر اتوماسیون اداری، تب منوی مدیریت، آیتم تنظیمات سازمانی را انتخاب و در صفحه باز شده تنظیم “امکان انتخاب سایر گیرندگان” را فعال کنید. با این کار می‌توانید در قسمت مربوط به رونوشت گیرنده نام افراد سازمان را ببینید و برای هر کدام از آن‌ها بدون محدودیت کپی ارسال کنید.
از طرفی نرم افزار اتوماسیون اداری این امکان را ایجاد می‌کند که رونوشت نامه خود را به صورت پنهانی برای افراد مد نظرتان ارسال کنید. تازه اگر یادتان باشد گفتیم که ایجاد کپی و ارسال نامه، اتوماسیون این کار را به شکل اتومات انجام می‌دهد.
کلام آخر:
در بعضی موارد که لازم است نامه اداری و رسمی به غیر از گیرنده اصلی و بایگانی به دست اشخاص یا واحدهای دیگر هم برسد، رونوشت وارد میدان می‌شود. در واقع رونوشت، نسخه سوم از نامه اداری است که برای اطلاع رسانی و اقدام‌کننده‌ها ارسال می‌شود. ارسال رونوشت نکاتی را در بر می‌گیرد. ما در این مقاله تلاش کردیم به توضیح در مورد رونوشت بپردازیم و مطالبی را در مورد مراحل ارسال و فواید آن بیان کنیم.
بدون دیدگاه