شناسه ملی سند یا به اختصار شمس، یک شناسه مخصوص است که شامل اطلاعاتی مربوط به سند می باشد و در سند نهاده می شود. این شناسه ملی سند برای ایجاد یک هویت معتبر در فعالیت های مکاتباتی اداری و نیز در اسناد دولتی به کار می رود. این نظام به وسیله سازمان های مربوطه تنظیم و پیگیری می شود و در آن تمامی اطلاعات مرتبط با سند به صورت دقیق و معتبر ثبت می گردد. همچنین مدیران برای جمع آوری این اطلاعات از نرم افزار اتوماسیون اداری استفاده می کنند.
شناسه ملی سند چیست و چگونه آن را ایجاد کنیم؟
به منظور ایجاد یک شناسه منحصر به فرد و یکتا برای هر سند، مفهوم شناسه ملی سند (شمس) مطرح شده است که به طور اختصاری از عبارت “شناسه ملی سند” به دست آمده است. این شناسه، بر اساس اطلاعات مربوط به هر سند تشکیل شده و به صورت یک بارکد دو بعدی طراحی و بر روی سند قرار می گیرد. در واقع، این شناسه یک الگوی منحصر به فرد را برای هر سند فراهم می آورد که امکان دسترسی و پیگیری آن را برای افراد مختلف راحت تر می سازد. ارزش این شناسه در این است که با استفاده از یک کد QR، به راحتی می توان آن را بر روی اسناد یا نامه های اداری مختلف درج کرد و همچنین آن را به‌عنوان یک ابزار ارتباطی مؤثر در فرایند های اداری به کار برد.
دلایل متعددی وجود دارد که باعث تصمیم به طراحی و ایجاد شناسه ملی سند یا به طور کوتاه شناسه شمس بر روی اسناد و مکاتبات اداری در حال حاضر گردیده است. در ادامه، به برخی از مهم‌ترین این دلایل اشاره خواهیم کرد:
- بهبود امنیت اسناد
- تسهیل در فرآیند ثبت اسناد اداری
- استقرار یک شناسه یکتا برای هر سند دولتی
- سهولت در پیگیری اسناد مختلف سازمان ها
شناسه ملی سند شامل چه موارد اطلاعاتی می باشد؟
شناسه ملی سند، مجموعه ای از اطلاعات متعدد است که در زیر به این اقلام اشاره شده است:
- شماره نامه: حداکثر شامل 20 کاراکتر است، توسط نهاد یا سازمان ایجاد کننده نامه تولید می شود و در بخش سربرگ نامه قرار می گیرد. این شماره از ترکیب اعداد، حروف و علامت هایی همچون / و – تشکیل شده است.
- کد ملی امضا کننده نامه: این مولفه نیز محدودیتی دارد که حداکثر باید شامل 20 کاراکتر باشد. در صورتی که سند یا نامه دارای دو امضا باشد، 10 کاراکتر از کد ملی به امضا کننده اول و 10 کاراکتر دیگر نیز به امضا کننده دوم اختصاص داده می شود.
- تاریخ و ساعت ثبت و صدور: مطابق با استاندارد ISO8601، قسمت های تاریخی و زمانی شناسه شمس باید به صورت روز، ماه، سال و ساعت تعریف گردد. به‌علاوه، تاریخ و زمان ثبت و صدور سند که یکی از قسمت های اطلاعاتی است، متشکل از 19 کاراکتر است و بر پایه تقویم شمسی به صورت [YYYY]-[MM]-[DD]T[hh]:[mm]:[ss] پیاده سازی می‌شود.
- شناسه یکتای عمومی: شناسه یکتای عمومی توسط نرم افزار های اتوماسیون اداری به وجود می آید. علاوه بر این، این سیستم ها توانایی ایجاد و نگهداری پروتکل ECE را دارند. این شناسه منحصر به فرد، که از 36 کاراکتر تشکیل شده است، در اسناد ECE 4 ثبت و استفاده می شود.
- پست الکترونیک سازمان ایجاد کننده سند: آدرس پست الکترونیک (ایمیل) نهاد یا سازمان ایجاد کننده نامه، که می بایست حاوی حداکثر 30 کاراکتر باشد و به دقت در شبکه دولت ثبت شده است.
- شناسه ملی سازمان اجرایی ایجاد کننده سند: شناسه ملی سازمان، یک کد 11 کاراکتری است، توسط سازمان ثبت اسناد و املاک کشور به هر سازمان تخصیص داده می شود. این شناسه، به عبارت دیگر، یک شناسه ملی یا حقوقی است که به هر سازمان و موسسه داده شده و به عنوان یکی از اقلام اطلاعاتی شناسه شمس در نظر گرفته می شود.
چگونه شناسه ملی سند را فعال کنیم؟
اقداماتی که باید انجام شود شامل:
1. اخذ نرم افزار اسکن مخصوص بارکد از نهاد ریاست جمهوری.
2. راه اندازی شبکه دولت (در صورتی که سیستم اتوماسیون سازمان به شبکه دولت وصل نباشد).
3. فعال سازی و بروزرسانی سیستم جامع پرگار یا اتوماسیون اداری Eorg به جدید ترین نسخه موجود.
مزایای استفاده از شناسه ملی سند (شمس) در سازمان‌ها
به‌کارگیری شناسه ملی سند یا همان شمس، یکی از گام‌های اساسی در بهبود فرآیندهای اداری و افزایش شفافیت سازمانی به شمار می‌آید. این شناسه، علاوه بر اینکه به هر سند یک هویت منحصر به فرد اختصاص می‌دهد، مزایای متعددی را نیز برای سازمان‌ها و نهادهای مختلف به همراه دارد.
یکی از مهم‌ترین مزایای شناسه ملی سند، افزایش امنیت و جلوگیری از جعل اسناد است. از آنجا که هر سند دارای یک کد یکتا می‌شود، امکان سوءاستفاده یا دستکاری در اطلاعات به شکل چشمگیری کاهش می‌یابد. این موضوع به‌ویژه در مکاتبات رسمی سازمانی اهمیت زیادی دارد و باعث می‌شود اعتماد بین دستگاه‌های اجرایی و نهادهای مختلف تقویت شود.
مزیت دیگر شمس، سهولت در پیگیری اسناد و مکاتبات اداری است. با ثبت دقیق اطلاعات سند و کد یکتای اختصاصی، کاربران می‌توانند به راحتی تاریخچه و وضعیت یک سند را مشاهده و بررسی کنند. این موضوع باعث می‌شود فرآیندهای طولانی و پیچیده پیگیری کاغذی از میان برداشته شده و در وقت و هزینه سازمان صرفه‌جویی شود.
همچنین، شناسه ملی سند باعث ایجاد نظم و انسجام بیشتر در مدیریت اسناد می‌شود. سازمان‌ها با استفاده از شمس می‌توانند از پراکندگی و بروز خطا در آرشیو اسناد جلوگیری کنند و تمامی مکاتبات را در یک چارچوب واحد ثبت و نگهداری نمایند.
از دیگر مزایای مهم، می‌توان به یکپارچگی سیستم‌های اتوماسیون اداری و شبکه دولت اشاره کرد. شمس به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که ارتباطات میان نهادی خود را ساده‌تر و سریع‌تر انجام دهند و در نهایت کارایی سیستم‌های دولتی و خصوصی به میزان قابل توجهی ارتقا یابد.
سوالات متداول
عناصر تشکیل دهنده شناسه ملی سند کدامند؟
این عناصر شامل شماره نامه، کد ملی امضا کننده نامه، تاریخ و ساعت ثبت و صدور، شناسه یکتای عمومی، پست الکترونیک سازمان ایجاد کننده سند و شناسه ملی سازمان اجرایی ایجاد کننده سند.
روش تشکیل کد QR شناسه ملی سند به چه صورت است؟
کد QR شناسه ملی سند، طبق استانداردهای مشخصی تشکیل می‌شود که شامل اطلاعات متنوعی از جمله شماره نامه، زمان ثبت، کد ملی امضاکننده، و شناسه سازمان ایجادکننده سند است. این اطلاعات به صورت مناسب در قالب یک بارکد دو بعدی (QR code) نمایش داده می‌شود تا امکان دسترسی سریع و دقیق به اطلاعات مربوط به سند فراهم شود.
بدون دیدگاه