مدیریت امور مالی شرکت دشوار است، به همین دلیل به نرم افزار حسابداری نیاز دارید تا به شما کمک کند پول خود را هنگام ورود و خروج از حساب‌هایتان ردیابی نمایید. نرم‌افزارهای حسابداری با کیفیت دارای چندین گزینه برای صرفه جویی در زمان هستند که زمان صرف شده برای وارد کردن داده‌ها به سیستم را کاهش می‌دهد. همچنین، شرکت‌هایی که به کارکنان خود وام قرض‌الحسنه می‌دهند، می‌توانند برای آساسن شدن امور مالی این بخش از نرم‌افزار مدیریت صندوق قرض‌الحسنه استفاده نمایند.
برخی از سازمان‌ها فکر می‌کنند می‌توانند از یکی از این نرم‌افزارها برای تمام امور مالی خود استفاده کنند که در اشتباه هستند. در این مقاله تفاوت نرم‌افزار حسابداری و نرم‌افزار صندوق قرض‌الحسنه را به همراه معرفی کامل هر کدام ارائه کرده‌ایم.
نرم افزار حسابداری چیست؟
نرم افزار حسابداری، تراکنش‌های مالی روزانه یک سازمان از جمله مدیریت دارایی‌های ثابت، مدیریت هزینه‌ها، مدیریت درآمد، حساب‌های دریافتنی، حساب‌های پرداختنی، حسابداری فرعی و گزارشگری و تجزیه و تحلیل را مدیریت و ثبت می‌کند. یک سیستم حسابداری کامل، دارایی‌ها، بدهی‌ها، درآمدها و هزینه‌های سازمان را پیگیری می‌کند. سپس این تراکنش‌ها دفتر کل را در زمان واقعی پر می‌کنند و به مدیران مالی، خزانه‌داران و حسابرسان دسترسی فوری به داده‌های مالی دقیق می‌دهند.
ثبت سیستماتیک این تراکنش‌های مالی امکان تهیه صورت‌های مالی سه ماهه و سالانه، شامل ترازنامه، صورت سود و زیان، صورت جریان‌های نقدی و صورت‌های حقوق صاحبان سهام را فراهم می‌نماید. نرم افزار حسابداری جزء کلیدی سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) است. سیستم ERP عملکردهای ضروری کسب و کار، مانند حسابداری، برنامه ریزی مالی و تجزیه و تحلیل، زنجیره تأمین، مدیریت موجودی و تدارکات را یکسان می‌کند. این برنامه‌ها به صورت بومی با یک رابط کاربری و مدل داده مشترک ادغام می‌شوند و نیاز به جابجایی بین سیستم‌ها یا ادغام داده‌های siled برای مدیریت جنبه‌های مختلف کسب‌وکار شما را از بین می‌برند.
مزایای نرم افزار حسابداری
نرم افزار حسابداری برای کمک به سازمان‌ها در اجرای فرآیندهای تجاری روزمره خود بسیار مهم است. این سامانه به رهبران کسب و کار اجازه می‌دهد تا انگشت خود را روی نبض سلامت مالی شرکت خود نگه دارند.
دفتر کل (GL) و دفترچه فرعی
نرم افزار حسابداری مدرن به گونه‌ای طراحی شده است که هم ورودی‌های مجله و هم ورودی‌های خودکار فرعی دفتر کل را به طور خودکار پر کرده و به مدیران مالی و کنترل کننده‌ها اجازه می‌دهد تا در زمان واقعی اطلاعات مالی خود را مشاهده نمایند.
حساب‌های پرداختی و حساب‌های دریافتی
یک نرم افزار حسابداری کامل چیزی فراتر از یک حسابداری اساسی را انجام می‌دهد. این نرم‌افراز به سازمان‌ها کمک می‌کند تا افزونگی سوابق را کاهش دهند، بودجه بندی و پیش بینی بهتری ارائه کنند و مدیریت هزینه‌ها را به طور کامل و به درستی طبقه بندی نمایند. علاوه بر این، ادغام یکپارچه با سیستم‌های بانکی و امکان حسابرسی دقیق‌تری را فراهم کرده و سوابق ردیابی دقیق همه دارایی‌ها و بدهی‌ها را نگه می‌دارد.
مدیریت پول نقد
قابلیت‌های مدیریت وجه نقد در نرم‌افزار حسابداری با تطبیق خودکار تراکنش‌های نقدی با صورتحساب بانکی، موقعیت‌های نقدی دقیقی را فراهم می‌کند. این قابلیت شرکت‌ها را قادر می‌سازد تا سرمایه‌گذاری، استقراض و سایر تصمیمات نقدی به‌موقع را با پیش‌بینی خودکار وجه نقد بر اساس بدهی‌ها، مطالبات، زیر دفترچه‌های حقوق و دستمزد و تراکنش‌های خارجی اتخاذ کنند.
مدیریت دارایی
یک نرم‌افزار حسابداری مدرن به شما کمک می‌کند تا کل چرخه مالی دارایی‌ها از جمله خرید، سرمایه فکری، سرمایه گذاری، استهلاک و بازنشستگی را مدیریت کنید. داشتن این دید کامل به کسب و کارها کمک می‌کند تا صورت‌های مالی دقیق مربوط به ارزش گذاری و استهلاک را ارائه دهند.
مدیریت ریسک و انطباق
بهترین دفاعی که یک سازمان در برابر تقلب و دسترسی غیرمجاز کاربر دارد، نرم افزار حسابداری با امنیت داخلی، مدیریت ریسک و کنترل‌های حسابرسی است. این کنترل‌های داخلی و تفکیک وظایف به شما کمک می‌کند تا با مقررات مطابقت داشته باشید و یک منبع امن و واحد از حقیقت برای داده‌ها داشته باشید.
مدیریت مجموعه‌ها
مدیریت مجموعه‌هایی که شامل مشتریان می‌شود یک قابلیت مهم نرم افزار حسابداری است. با مدیریت جامع مجموعه‌ها می‌توانید کارهایی مانند، رتبه‌بندی مشتریان، ایجاد استراتژی‌های جمع‌آوری، مدیریت پرداخت‌های مجموعه و مدیریت مشتریان ورشکسته را آسان‌تر انجام دهید.
مدیریت درآمد
قابلیت‌های مدیریت درآمد تعبیه‌شده در نرم‌افزار حسابداری، فرآیند استفاده از تجزیه و تحلیل را برای به حداکثر رساندن درآمد و سودآوری خودکار می‌کند.
گزارش و تحلیل
یک سیستم حسابداری کامل نه تنها تراکنش‌های مالی را ثبت می‌کند، بلکه شامل قابلیت‌های گزارش دهی و تجزیه و تحلیل نیز می‌شود. این داشبوردهای از پیش ساخته شده به رهبران مالی کمک می‌کنند تا سلامت مالی سازمان خود را بررسی کرده و اطلاعات دقیق‌تر را به دست آورند. این داشبوردها KPI های مالی مهم را در زمان واقعی اندازه گیری می‌کنند؛ از جمله نسبت فعلی، نسبت سریع، نسبت بدهی به حقوق صاحبان سهام، سرمایه در گردش خالص و گردش موجودی.
نرم افزار حسابداری چه ویژگی‌هایی دارد؟
اکنون که با نرم افزار حسابداری آشنا شدید، مهم است که بدانید هنگام انتخاب یک سیستم به دنبال چه ابزارها و ویژگی‌هایی باشید. تقریباً همه نرم افزارهای حسابداری آنلاین از دوبار حسابداری استفاده می‌کنند تا از صحت و داشتن ویژگی‌های حساب‌های دریافتنی، حساب‌های پرداختنی، بانکی و گزارش اطمینان داشته باشند.
برخی نیز شامل مدیریت موجودی، مدیریت پروژه، ردیابی زمان و ابزارهای حقوق و دستمزد هستند؛ اگرچه این ویژگی‌ها معمولاً در طرح‌های سطح بالاتر یا افزونه‌هایی هستند که هزینه اضافی دارند. در اینجا برخی از عناصر اصلی نرم افزار حسابداری آورده شده است:
- حساب‌های دریافتنی: سیستم‌های نرم‌افزار حسابداری باید بتوانند صورتحساب را مدیریت کنند، بدهی‌های مشتریان (حساب‌های دریافتنی) و پرداخت‌هایشان را پیگیری نمایند.
- پردازش فاکتور: حداقل نرم افزار حسابداری باید بتواند صورتحساب را مدیریت کند. وقتی پولی طلبکار هستید، باید بدانید که از چه کسی، چقدر و چه زمانی باید انتظار پرداخت داشته باشید. همه سیستم‌های حسابداری به شما امکان چاپ فاکتورها را می‌دهند و اکثر آنها به شما امکان می‌دهند آنها را ایمیل کنید. سیستم شما باید اطلاعات اولیه مشتری مانند نام، آدرس، شماره حساب و شرایط استاندارد را به خاطر بسپارد.
- صورتحساب خودکار: این ویژگی تضمین می‌کند که درآمد هرگز به تأخیر نمی‌افتد، زیرا فراموش نخواهید کرد که فاکتور ارسال کنید. علاوه بر این، نرم افزار حسابداری با داشتن اظهارنامه‌های خودکار و یادآوری‌های دیرهنگام، به عنوان بخشی از مجموعه شما عمل می‌کند و به مشتریان یادآوری می‌نماید که قبوض خود را پرداخت کنند.
نکات مهم در انتخاب بهترین نرم‌افزار حسابداری
انتخاب نرم‌افزار حسابداری مناسب یکی از مهم‌ترین تصمیمات مالی هر کسب‌وکاری است که می‌تواند تاثیر زیادی بر روند مدیریت مالی و موفقیت سازمان داشته باشد. برای انتخاب بهترین نرم‌افزار حسابداری، باید چند نکته کلیدی را در نظر بگیرید:
-
نیازهای کسب‌وکار خود را دقیق بشناسید
قبل از هر چیز، باید بدانید چه امکانات و قابلیت‌هایی برای کسب‌وکار شما ضروری است. آیا به گزارش‌گیری پیشرفته نیاز دارید؟ مدیریت حقوق و دستمزد برایتان اهمیت دارد؟ یا بیشتر به مدیریت حساب‌های دریافتنی و پرداختنی نیاز دارید؟ شناخت دقیق نیازها به شما کمک می‌کند نرم‌افزاری انتخاب کنید که مناسب‌ترین امکانات را ارائه دهد. -
سهولت استفاده و رابط کاربری
نرم‌افزار حسابداری باید کاربرپسند باشد تا کاربران با کمترین آموزش بتوانند از آن استفاده کنند. رابط کاربری ساده و واضح، به افزایش سرعت و دقت در ورود داده‌ها و مدیریت امور مالی کمک می‌کند. -
امکانات گزارش‌گیری و تحلیل مالی
یکی از مهم‌ترین مزایای نرم‌افزار حسابداری، امکان تولید گزارش‌های مالی دقیق و متنوع است. نرم‌افزاری انتخاب کنید که بتواند گزارش‌های متناسب با نیازهای شما ارائه دهد و به تصمیم‌گیری‌های مالی بهتر کمک کند. -
قابلیت یکپارچه‌سازی با سیستم‌های دیگر
کسب‌وکارها معمولاً از چندین سیستم نرم‌افزاری استفاده می‌کنند. نرم‌افزار حسابداری باید قابلیت اتصال و یکپارچه‌سازی با سایر سیستم‌ها مانند سیستم فروش، مدیریت انبار یا نرم‌افزار حقوق و دستمزد را داشته باشد تا فرآیندها یکپارچه و هماهنگ پیش برود. -
امنیت داده‌ها
حسابداری بخش حساس هر سازمان است و محافظت از داده‌های مالی اهمیت زیادی دارد. نرم‌افزار باید استانداردهای امنیتی قوی داشته باشد و امکان پشتیبان‌گیری و کنترل دسترسی کاربران را فراهم کند. -
پشتیبانی و به‌روزرسانی نرم‌افزار
نرم‌افزاری را انتخاب کنید که پشتیبانی فنی مناسبی ارائه دهد و به‌روزرسانی‌های منظمی داشته باشد تا همواره با تغییرات قوانین مالی و نیازهای بازار همگام باشد. -
مقیاس‌پذیری نرم‌افزار
کسب‌وکار شما ممکن است رشد کند و نیازهای مالی‌اش تغییر کند. نرم‌افزار حسابداری باید قابلیت توسعه و اضافه کردن امکانات جدید را داشته باشد تا با رشد کسب‌وکار هماهنگ شود.
با در نظر گرفتن این نکات، می‌توانید نرم‌افزاری انتخاب کنید که به طور موثر مدیریت امور مالی شرکت شما را ساده‌تر و دقیق‌تر کند و زمینه رشد و موفقیت سازمان را فراهم نماید.
بدون دیدگاه