اگر صاحب یک مجموعه هستید یا در اداره، سازمان یا شرکت مشغول به کار هستید، حتماً هر روز با اسناد اداری سروکار دارید. چه به شکل کاغذی و چه دیجیتالی، این مدارک نقش حیاتی در پیگیری و مدیریت امور روزمره دارند و بدون آن‌ها انجام بسیاری از کارها تقریباً غیرممکن است.

اسناد و مدارک اداری انواع گوناگونی دارند و هرکدام نقش خاصی در گردش امور سازمانی ایفا می‌کنند. اگر می‌خواهید با مفهوم «اسناد اداری» بیشتر آشنا شوید و بدانید چه انواعی از مدارک در محیط‌های کاری وجود دارد و چگونه باید آن‌ها را بایگانی و نگهداری کرد، این مطلب را تا انتها بخوانید. در ادامه، به‌صورت جامع توضیح می‌دهیم که اسناد اداری چیست، چه انواعی دارد، و بهترین روش بایگانی و مدیریت آن‌ها کدام است.

اسناد اداری یا سازمانی چیست؟

درک مفهوم اسناد اداری چندان دشوار نیست. به‌طور خلاصه، اسناد اداری همان مدارکی هستند که برای پیشبرد و سامان‌دهی امور سازمانی به کار می‌روند. این اسناد می‌توانند نوشتاری، چاپی یا الکترونیکی باشند و در قالب‌های مختلفی تولید شوند. تفاوت اصلی آن‌ها با سایر انواع اسناد، در محتوای رسمی و کاربرد اداری‌شان نهفته است. به بیان دیگر، هر مدرکی که حاوی اطلاعات و داده‌هایی باشد که برای مقاصد رسمی و سازمانی استفاده می‌شود، در دسته‌ی اسناد اداری قرار می‌گیرد.

تعبیر دیگری از اسناد اداری وجود دارد و آن این است که به مدارک و اسنادی که در یک مجموعه کاری برای انجام امور مختلفی از جمله خرید، فروش، ارتباط با سایر مجموعه‌ها و غیره استفاده می‌شود، اسناد اداری گفته می‌شود.

انواع اسناد اداری و سازمانی کدامند؟

قبل از این که به معرفی انواع اسناد اداری بپردازیم، لازم است به این نکته مهم اشاره کنیم که هر سازمانی برای خودش اسناد و مدارک خاصی را نیاز دارد. بنابراین شاید نتوان به طور کلی، کاملاً دقیق و به شکل یک استاندارد جامع گفت که چه نوع اسناد و مدارکی در هر سازمانی وجود دارد.

واقعیت این است که اسناد و مدارک سنگ بنای یک سازمان محسوب می‌شوند و اگر قرار است یک مجموعه منظم و موفق داشته باشید، باید اسناد و مدارک جامع داشته باشید و از آن مهم‌تر این اسناد و اوراق را به شیوه درستی نگهداری کنید. به طور مثال لازم است برای سازمان خود، فارغ از این که چه ابعادی دارد و چه نوع اسناد و مدارکی را نگهداری می‌کند، یک نرم افزار آرشیو اسناد مناسب مانند نرم افزار بایگانی یگانه تهیه کنید تا همه امور مربوط به بایگانی و نگهداری از اسناد و اوراق را به صورت دیجیتالی و منظم به آن بسپارید.

۱- اسناد رسمی و غیر رسمی

این بزرگ‌ترین دسته بندی اسناد در سازمان‌هاست. یعنی اسناد فارغ از این که برای چه منظوری ذخیره شوند، حتماً در یکی از این دو دسته بندی قرار می‌گیرند. اسناد رسمی اسنادی هستند که توسط مؤسسه، سازمان یا مجموعه ای صادر شده باشد که دارای داده‌های اصلی است. اطلاعاتی که در این اسناد وجود دارد اغلب بسیار مهم است و اگر محتوای سند خلاصه شده باشد حاوی اطلاعاتی است که داده‌های سند اصلی پشتیبانی می‌کند. اسناد و داده‌های ارسال شده از طریق انتقال امن الکترونیکی هم ممکن است اسناد رسمی تلقی شوند. یعنی شیوه ارسال و دریافت یک سند در درجه رسمی و غیر رسمی بودن آن اهمیتی ندارد.

اسناد غیر رسمی در واقع کپی‌های غیررسمی از اسناد دیگر هستند. کپی‌هایی که عبارت‌اند از اسناد فتوکپی شده، فکس شده، اسناد چاپی از وب‌سایت‌ها یا سایر کپی‌هایی که مهر یا امضای رسمی مؤسسه را ندارند.

۲- اسناد مالی

یکی از کلیدی‌ترین انواع اسناد اداری، «اسناد مالی» هستند؛ این اسناد سابقه‌ای از هر رویداد یا فعالیت مالی را ثبت می‌کنند؛ بنابراین اهمیت‌شان از آن‌جا ناشی می‌شود که ثبوت، صحت و کامل بودن تراکنش‌های مالی را تضمین می‌کنند. محتوای اصلی اسناد مالی شامل اطلاعاتی چون هزینه‌ها، درآمدها، میزان موجودی‌ها، حقوق و دستمزد پرداخت‌شده یا پرداخت‌نشده کارکنان و سایر انواع معاملات است.

۳- اسناد علمی

نوع دیگری از اسناد که البته در سازمان‌ها و مجموعه‌های خاص مورد استفاده قرار می‌گیرد، اسناد علمی یا Scientific documents است. این اسناد در واقع مقالات علمی است که برای به اشتراک گذاشتن کار تحقیقاتی اصلی یک فرد، تیم یا مجموعه با دانشمندان دیگر یا تیم و مجموعه‌های دیگر تهیه می‌شود. این اسناد برای بررسی تحقیقات انجام شده توسط دیگران تهیه می‌شود و شامل ریز جزئیات مربوط به یک فعالیت علمی هستند. به این ترتیب آنها برای تکامل علم، که در آن کار یک دانشمند بر کار دانشمند دیگر بنا می‌شود بسیار مهم و حیاتی هستند. اطلاعاتی که در این اسناد ذخیره می‌شود باید بسیار منظم و البته کامل باشند.

۴- اسناد ایزو

اسناد ایزو به اسنادی اطلاق می‌شود که نشان می‌دهند یک سازمان موفق به دریافت گواهینامه ایزو شده است. ISO گواهی می‌دهد که یک سیستم مدیریت، فرآیند تولید، خدمات یا رویه مستندسازی تمام الزامات استانداردسازی و تضمین کیفیت را دارد.

۵- اسناد اداری ستادی

اسناد اداری ستادی عنوانی است که به اسنادی اطلاق می‌شود که در آن اطلاعات بسیار مهمی توسط مدیریت ایجاد شده است و در آن‌ها وظایف اداری، مالی، پرسنلی، مدیریتی، خط‌مشی‌ها، تصمیم‌ها، رویه‌ها، عملیات، سازمان یا سایر فعالیت‌های مجموعه به طور کامل مشخص شده است. از انواع اسناد اداری ستادی می‌توان به مواردی اشاره کرد که بیشترین استفاده را در مدیریت دولتی دارند. اسنادی مانند دعوت به مناقصه، موافقت نامه‌ها، رزومه‌ها، قطعنامه‌ها، نامه‌ها، بیانیه‌های سوگند یاد شده، دعوت نامه‌های رسمی و غیره.

۶- اسناد مهندسی

اسناد مهندسی یا Engineering Document اصطلاحی است که به اسنادی اطلاق می‌شود که توسط سازمان یا مجموعه‌ای که یک پروژه مهندسی را راه اندازی کرده، تهیه می‌شود. اسناد مهندسی معمولاً پس از اتمام یک چرخه بررسی موفقیت آمیز آماده شده و تایید بعدی، توجیهی برای توسعه مهندسی و یا شرح کاری می‌شود که باید انجام شود.

۷- اسناد منابع انسانی

اسناد منابع انسانی یا HR Documents مدارکی هستند که برای ثبت و مدیریت اطلاعات مربوط به رابطه‌ی استخدامی میان کارمند و کارفرما به‌کار می‌روند. این اسناد از زمان جذب و استخدام تا پایان همکاری فرد در سازمان کاربرد دارند.

نمونه‌هایی از این مدارک شامل قراردادهای کاری، فرم‌های حقوق و مزایا، ارزیابی عملکرد، مرخصی‌ها و سوابق بیمه است. وجود این اسناد به سازمان‌ها کمک می‌کند تا ارتباطی شفاف با کارکنان داشته باشند و فرآیندهای منابع انسانی خود را منظم و قابل پیگیری نگه دارند.

۸- اسناد فنی پروژه‌ها

اسناد فنی پروژه که به آن‌ها Technical documentation نیز گفته می‌شود، مستندات فنی هستند که کاربرد، عملکرد، ایجاد یا معماری یک محصول را توضیح می‌دهند. از آن‌ها به عنوان راهنمای «چگونه» برای کاربران، کارمندان جدید، مدیران و هر کس دیگری که نیاز دارد بداند یک محصول چگونه کار می‌کند؟ استفاده می‌شود.

نحوه بایگانی اسناد اداری در آرشیو اسناد یگانه سافت

همانطور که مشاهده کردید، اسناد اداری انواع مختلفی دارند. اگر این اسناد کاغذی باشند برای نگهداری از آن‌ها نیاز به فضای کافی و مسئول بایگانی وجود دارد. تازه این موارد جزو بدیهیات و اولین نیازمندی‌هایی است که برای آرشیو اسناد اداری به آن‌ها نیاز دارید.

در عوض می‌توان از کمک‌های یک نرم افزار عالی برای این منظور استفاده کرد. ابزاری مانند نرم افزار آرشیو اسناد یگانه. این نرم افزار قادر است اسناد سازمان شما را، از هر نوعی که باشند، از اسناد متنی تا فایل‌های تصویری، همه را بایگانی کند. البته این همه توانمندی‌های نرم افزار آرشیو اسناد یگانه نیست. این نرم افزار قادر است:

• همه اطلاعات و جزئیات مربوط به پرونده‌ها را بایگانی کند.
• برای یک پرونده بی نهایت فیلد به منظور تعریف در سیستم در نظر بگیرد.
• اطلاعات پرونده‌ها را بر اساس نیازهای کاربر مرتب کند.
• از روی اطلاعات پرونده‌ها بر اساس هر فیلدی که کاربر اراده کند، گزارش تهیه کند.
• اسناد را به افرادی که مجوز لازم را دارند، امانت بدهد.
• به منظور طبقه بندی بهتر اسناد و مدارک برای آن‌ها زونکن تعریف کند.

این موارد بخش بسیار جزئی و محدود امکاناتی بود که به واسطه تهیه نرم افزار آرشیو اسناد یگانه به آن‌ها دسترسی خواهید داشت. رابط کاربری این نرم افزار بسیار ساده است و هر کسی با هر سطحی از سواد کامپیوتری قادر است با یک دوره چند ساعته از آموزش نرم افزار بایگانی اسناد یگانه، کارکردن با آن را بیاموزد.

یکی از ویژگی‌های مهم این نرم افزار آن است که شیوه بایگانی کردن اسناد در آن با استفاده از دانش حداقل ۲۰۰ کارمند بایگانی انجام شده است. نکته دیگر این است که قوانین بایگانی اسناد اداری در این نرم افزار بر اساس چیزی است که در کشور ما به عنوان قانون یا عرف بایگانی اسناد، پذیرفته شده است.

کلام آخر

آنچه در این مقاله در خصوص آن خواندید، در مورد آرشیو اسناد اداری در سازمان‌ها بود. مهم نیست که ابعاد سازمان شما چقدر باشد یا تعداد و نوع اسنادی که نگهداری می‌کنید، از چه مدل و چه تعداد باشد؟ به هر حال برای آرشیو اسناد اداری به منظور داشتن سازمانی چابک و کارآمد نیاز به نرم افزار آرشیو اسناد دارید. نرم افزاری که بهترین نوع آن را در شرکت یگانه سافت خواهید یافت.