در دنیای امروز که تکنولوژی با سرعتی بی‌سابقه در حال پیشرفت است، نگهداری از اسناد و مدارک کاغذی به روش‌های قدیمی، نه‌تنها زمان‌بر و پرهزینه است، بلکه ریسک بالایی هم دارد. اسنادی که روزی در پوشه‌ها، زونکن‌ها و بایگانی‌های فیزیکی نگهداری می‌شدند، امروز جای خود را به نسخه‌های دیجیتال داده‌اند. اینجاست که برون سپاری اسکن اسناد به‌عنوان یک راهکار کارآمد و مطمئن وارد عمل می‌شود.
اما نکته مهمی که در این فرایند مطرح می‌شود، قیمت اسکن است. هر فرد، شرکت یا سازمانی که قصد دارد اسناد کاغذی خود را دیجیتال کند، در وهله اول می‌خواهد بداند که این خدمات چه هزینه‌ای داشته و چه عواملی روی تعرفه نهایی آن تأثیر می‌گذارد. برخلاف تصور عموم، قیمت اسکن تنها به تعداد برگه‌ها و اندازه آنها وابسته نیست و فاکتورهای متعددی در تعیین آن نقش دارند؛ از نوع (جنس) و گرماژ کاغذ گرفته تا سایز، کیفیت مورد نیاز، خدمات جانبی و حتی محلی که فرایند اسکن در آن انجام می‌شود.
در این مقاله قصد داریم به‌صورت کامل و شفاف به بررسی تمامی عوامل مؤثر بر قیمت اسکن بپردازیم؛ از شرایط فیزیکی اسناد گرفته تا خدمات فنی و تخصصی. اگر شما هم به فکر دیجیتال کردن آرشیوها یا مدارک خود افتاده‌اید، این راهنما می‌تواند دید جامعی از تعرفه‌ها و جزئیات این خدمات در شرکت نرم‌افزاری یگانه به شما بدهد.
اسکن اسناد چیست و چرا به آن نیاز داریم؟
در واقع، اسکن به فرایندی گفته می‌شود که طی آن اسناد و مدارک کاغذی از طریق دستگاه‌های اسکنر، به فایل‌های دیجیتال تبدیل می‌شوند. این فایل‌ها می‌توانند در قالب تصویر (JPG، PNG و …)، فایل PDF یا حتی از طریق OCR ذخیره و آرشیو شوند. اسکن‌کردن باعث می‌شود که اسناد شما در فضایی ایمن و بدون محدودیت فیزیکی نگهداری شوند و هر زمان که بخواهید، در دسترستان قرار بگیرند.
اما اگر قصد دارید از اسناد کاغذی قدیمی خود محافظت کنید یا بایگانی‌های فیزیکی را به یک مجموعه دیجیتال تبدیل کنید، بهتر است ابتدا با عوامل مؤثر بر قیمت اسکن آشنا شوید و سپس مناسب‌ترین روش را برای دیجیتال سازی اسناد خود انتخاب کنید.
عوامل فیزیکی مؤثر بر قیمت اسکن چیست؟
احتمالاً برای شما هم این این پرسش پیش‌آمده که قیمت اسکن دقیقاً به چه پارامترهایی بستگی دارد؟ در ادامه به مهم‌ترین فاکتورهای فیزیکی که در تعیین این موضوع مؤثر هستند، اشاره می‌کنیم.
جنس کاغذ
جنس کاغذ نقش مهمی در فرایند دیجیتال سازی اسناد دارد. کاغذهای ضخیم، مقوایی یا کاغذهای شفاف (طلقی) نیاز به تنظیمات و دقت بیشتری دارند. همچنین، بیشتر اسناد و بایگانی‌ها قدیمی هستند و ممکن است در گذر زمان، آسیب‌پذیر و پوسیده شده و نیاز به دقت و صرف زمان بالاتری در فرایند اسکن داشته باشند. از همین رو، هرچه جنس کاغذ خاص‌تر و متفاوت‌تر باشد، زمان و دقت بیشتری صرف اسکن آن شده و در نتیجه هزینه آن، افزایش پیدا می‌کند.
محل اسکن اسناد (on-site یا off-site)
این‌که اسناد در محل مشتری اسکن شوند یا در محل مجموعه، در تعیین قیمت تأثیر دارد. اسکن در محل مشتری شامل هزینه ایاب‌وذهاب، حمل تجهیزات و نیروی انسانی می‌شود. اگر اسناد در آرشیوهای سخت دسترس یا شرایط خاص (مثلاً انبار مرطوب یا مکان پر از گردوغبار) باشند، سختی کار بیشتر و هزینه بالاتر می‌رود.
تعداد برگ
هرچه تعداد برگه‌ها بیشتر باشد، هزینه کلی بیشتر می‌شود؛ اما در اغلب پروژه‌ها، با افزایش تعداد، قیمت واحد کاهش پیدا می‌کند. یعنی در پروژه‌های چند هزار‌برگی، قیمت به‌ازای هر برگ کمتر از پروژه‌های کم‌حجم محاسبه می‌شود.
سایز کاغذ
سایز استاندارد اسکن معمولاً A4 است، که معیار قیمت‌گذاری قرار می‌گیرد. اسکن برگه‌های A3، A2 یا ابعاد بزرگ‌تر مثل نقشه‌ها، به دستگاه‌های پیشرفته نیاز دارد و معمولاً قیمت آن بیشتر است. اسکن اسناد کوچک‌تر از A5 نیز به دلیل نیاز به تنظیمات دقیق‌تر، ممکن است هزینه جداگانه داشته باشد.
زمان تحویل
زمان تحویل، یکی دیگر از عوامل مهم در تعیین قیمت اسکن است. اگر مشتری درخواست تحویل فوری یا پروژه‌های چندهزارصفحه‌ای در زمان کوتاه داشته باشد، هزینه اضافه بابت شیفت شب، اضافه‌کار نیروی انسانی و فشار بر تجهیزات لحاظ می‌شود. همچنین، بسته به تعداد روزهای انجام پروژه اسکن، هزینه‌های آن به‌صورت جداگانه محاسبه می‌شود.
خدمات آماده‌سازی اسناد برای اسکن
برای ردیابی فایل‌های اسکن‌شده و یافتن سریع سند فیزیکی متناظر هر کدام، لازم است تا روی تک‌تک صفحات مدارک مُهر زده و اطلاعات مورد نیاز به‌صورت دستی روی آنها نوشته شود.
خدمات اضافی (جداکردن منگنه، سیم و …)
بسیاری از اسناد به‌صورت منگنه شده، پانچ شده، سیمی یا مجلد هستند. برای اسکن آنها ابتدا باید منگنه و گیره‌ها جدا شوند. این کار زمان‌بر است و در پروژه‌های بزرگ می‌تواند به هزینه جداگانه منجر شود. همچنین به دلیل انجام‌شدن این کار به‌صورت دستی، هزینه نیروی انسانی برای انجام این کار نیز، محاسبه می‌شود.
نیاز به مرتب‌سازی
بسیاری از اسناد و مدارک، قبل از شروع فرایند اسکن، نیاز به مرتب‌سازی اولیه دارند که اگر این کار توسط افراد مجموعه انجام شود، مستلزم پرداخت هزینه‌های اضافی است. همچنین، گاهی مشتری درخواست می‌کند که اسناد بعد از اسکن به همان ترتیب اولیه بازگردانده شوند. این کار مستلزم دقت و زمان بالایی است و هزینه اضافه در پی دارد. گاهی نیاز به مرتب‌سازی بر اساس تاریخ، شماره یا موضوع هم هست که کارشناسان ما آن را با دقت انجام می‌دهند.
ورود اطلاعات به‌صورت دستی
در بعضی پروژه‌ها نیاز است بعد از اسکن، اطلاعاتی مانند: اطلاعات فردی و داده‌های دست‌نویس به‌صورت دستی در فایل ثبت شود. این فرایند زمان‌بر است و به نیروی متخصص نیاز دارد و بر روی قیمت نهایی تأثیر قابل‌توجهی می‌گذارد.
کیفیت اسکن
کیفیت اسکن بر اساس رزولوشن (DPI) و فرمت فایل خروجی متفاوت است. اسکن باکیفیت معمولی به‌مراتب هزینه کمتری نسبت به اسکن‌های باکیفیت بالا دارد؛ چرا که کیفیت بالا، مستلزم صرف زمان خیلی بیشتری است. همچنین، انتخاب فرمت‌های خاص مثل TIFF، PDF قابل‌جستجو یا JPEG باکیفیت بالا نیز در تعرفه اثر می‌گذارد.
هزینه ایاب و ذهاب و حمل تجهیزات
در بسیاری از پروژه‌های اسکن، مخصوصاً زمانی که حجم مدارک بالا باشد یا اسناد به دلایل امنیتی امکان خروج از سازمان را نداشته باشد، لازم است تیم اسکن به محل مشتری اعزام شود. در این شرایط، علاوه بر هزینه‌های معمول اسکن، مبلغی بابت جابه‌جایی نیروها و تجهیزات تخصصی در نظر گرفته می‌شود. این هزینه بسته به فاصله محل پروژه تا شرکت خدمات دهنده، تعداد دفعات مراجعه و نوع تجهیزات حمل‌شده متغیر است.
عوامل فنی و غیرفیزیکی مؤثر در قیمت اسکن
عوامل فیزیکی نقش مؤثری در تعیین قیمت اسکن دارند؛ اما باید در نظر داشته باشید که عوامل دیگری تحت عنوان فیچرهای فنی و غیرفیزیکی نیز در تعیین قیمت اسکن، تأثیرگذار هستند که در ادامه به برخی از آنها اشاره می‌کنیم:
OCR (تشخیص متن)
قابلیت OCR اسناد را از حالت تصویر به متن قابل ویرایش و جستجو تبدیل می‌کند. این فرایند نیاز به نرم‌افزارهای تخصصی و بررسی دقیق دارد، که انجام آن توسط مجموعه به هزینه اسکن می‌افزاید. در پروژه‌های بزرگ نیز، هزینه OCR به‌صورت جداگانه محاسبه می‌شود.
برچسب‌گذاری (Tagging)
بسیاری از مشتریان، تقاضا دارند تگ‌های مختلفی روی اطلاعات اسکن شده قرار بگیرد. در این سرویس، اطلاعات اسکن شده بر اساس کلیدواژه‌های مشخص (مثلاً نام، کد ملی، تاریخ) برچسب‌گذاری می‌شوند. این کار، بازیابی اسناد را سریع‌تر می‌کند. باید در نظر داشته باشید که تگ‌گذاری بسته به حجم و نوع اسناد تعرفه مجزا دارد.
مخفی‌کردن اطلاعات
در برخی موارد، مشتری درخواست می‌کند اطلاعات حساسی مثل نام، کد ملی یا شماره تلفن افراد در فایل نهایی حذف یا مخفی شود. این کار (Redaction) نیازمند ویرایش حرفه‌ای فایل‌ها با هوش مصنوعی است.
شرکت نرم‌افزاری یگانه؛ پیشرو در ارائه خدمات دیجیتال‌سازی اسناد
شرکت نرم‌افزاری یگانه با عرضه خدمات اسکن و دیجیتال‌سازی اسناد و باتکیه‌بر تجربه و تخصص خود به‌عنوان یکی از برترین‌های این صنعت شناخته شده است. یگانه سافت با استفاده از تجهیزات پیشرفته، تیم متخصص و توجه به نیازهای خاص مشتریان، به‌راحتی می‌تواند دیجیتال‌سازی تمامی اسناد و بایگانی‌های سازمان شما را با کیفیتی بی‌نظیر انجام دهد.
شما می‌توانید، برای کسب اطلاعات بیشتر در خصوص محاسبه قیمت اسکن و برآورد هزینه‌های پروژه خود با کارشناسان ما در ارتباط باشید.
بدون دیدگاه