زمانی که حرف از اسناد و مدارک فیزیکی به میان می‌آید، معمولاً با حجم زیادی از اطلاعات متنی، فاکتورها، فرم‌ها، قراردادها و گزارش‌هایی روبه‌رو هستیم که باید به‌دقت بررسی، طبقه‌بندی و وارد سیستم‌های سازمانی شوند. مسلماً این کار اگر به‌صورت دستی انجام شود، زمان‌بر، خسته‌کننده و مستعد خطا خواهد بود.
اینجاست که فناوری پردازش هوشمند اسناد (IDP) وارد می‌شود؛ راهکاری مدرن که با ترکیب هوش مصنوعی و یادگیری ماشین، فرایند خواندن و تحلیل اسناد را به شکلی خودکار، سریع و دقیق انجام می‌دهد. IDP فقط متن را نمی‌خواند؛ بلکه مفهوم را درک کرده، اطلاعات کلیدی را جدا می‌کند و در نهایت همه چیز را به‌صورت ساختاریافته در اختیار شما قرار می‌دهد.
در این مقاله، با مفهوم فناوری IDP آشنا می‌شویم، انواع اسنادی که با آن قابل‌پردازش هستند را بررسی می‌کنیم و مزایای مهمی که این فناوری برای کسب‌وکارها به همراه دارد را مرور خواهیم کرد.
IDP چیست و چه کاربردی دارد؟
فناوری پردازش هوشمند اسناد یا IDP (Intelligent Document Processing) یکی از نوآورانه‌ترین راهکارهای تحول دیجیتال در حوزه مدیریت داده‌ها و اسناد است. این فناوری با ترکیب تکنولوژی‌های پیشرفته‌ای مثل هوش مصنوعی (AI)، یادگیری ماشین (ML)، پردازش زبان طبیعی (NLP) و OCR پیشرفته، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا اطلاعات مورد نیازشان را به‌صورت خودکار از میان حجم بالایی از اسناد استخراج و پردازش کنند.
برخلاف روش‌های سنتی که فقط روی خواندن متن تمرکز داشتند، فناوری IDP فراتر از استخراج متن می‌رود. این سیستم می‌تواند:
- نوع سند را تشخیص دهد
- اطلاعات کلیدی را به‌صورت هوشمند استخراج کند
- متن و مفهوم را تحلیل کند
- صحت و اعتبار داده‌ها را بررسی کند
در نهایت، می‌توانید داده‌ها را در قالب‌های قابل‌استفاده برای سیستم‌های دیگر، مانند اکسل یا بانک اطلاعاتی، خروجی بگیرید.
انواع اسناد قابل‌پردازش با IDP
یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های فناوری پردازش هوشمند اسناد (IDP) توانایی آن در شناسایی و پردازش طیف گسترده‌ای از اسناد مختلف است. برخلاف روش‌های سنتی که فقط با اسناد ساختاریافته یا متنی قابل‌پردازش سروکار دارند، IDP قادر است اطلاعات مفید را از انواع اسناد ساختاریافته، نیمه‌ساختاریافته و حتی غیرساختاریافته استخراج کند. این قابلیت، IDP را به یک ابزار قدرتمند برای سازمان‌هایی تبدیل کرده که با تنوع بالای مدارک و مستندات روبه‌رو هستند.
در ادامه، برخی از رایج‌ترین انواع اسناد قابل‌پردازش توسط IDP را بررسی می‌کنیم:
اسناد مالی و حسابداری
اسنادی مثل فاکتورها، رسیدهای پرداخت، صورت‌حساب‌های بانکی، لیست حقوق و دستمزد و گزارش‌های مالی از جمله مهم‌ترین اسنادی هستند که IDP می‌تواند به طور دقیق آن‌ها را پردازش کند. این اسناد اغلب شامل داده‌های حساس و جزئیاتی مانند شماره‌حساب، مبلغ، تاریخ و نام اشخاص یا شرکت‌ها هستند که استخراج دقیق آن‌ها اهمیت بالایی دارد.
اسناد منابع انسانی (HR)
فرم‌های استخدام، رزومه‌ها، قراردادهای کاری، گزارش عملکرد کارکنان و فرم‌های ارزیابی عملکرد جزو اسنادی هستند که با ساختارهای مختلف در واحدهای منابع انسانی مورد استفاده قرار می‌گیرند و به‌راحتی توسط IDP طبقه‌بندی و تحلیل می‌شوند.
اسناد حقوقی و قانونی
قراردادها، توافق‌نامه‌ها، اظهارنامه‌ها، گزارش‌های دادرسی و احکام قضایی از دیگر اسنادی هستند که پردازش آن‌ها معمولاً پیچیده است IDP.با درک زبان حقوقی و اصطلاحات خاص می‌تواند داده‌های کلیدی را از این اسناد استخراج کند.
اسناد پزشکی و درمانی
نسخه‌های پزشکی، سوابق بیماران، نتایج آزمایش‌ها، گزارش‌های رادیولوژی و پرونده‌های بالینی توسط IDP قابل‌تحلیل هستند. این امر به مؤسسات درمانی و بیمه‌ها کمک می‌کند تا اطلاعات را سریع‌تر و بادقت بیشتری ثبت و ارزیابی کنند.
اسناد حمل‌ونقل و لجستیک
بارنامه‌ها، رسیدهای ارسال، فیش‌های تحویل کالا، فرم‌های ترخیص و مدارک گمرکی معمولاً ساختار یکنواختی ندارند IDP. می‌تواند، اطلاعات مهمی مثل شماره بارنامه، مقصد، فرستنده و دریافت‌کننده را از این اسناد استخراج کند.
فرم‌ها و پرسش‌نامه‌ها
فرم‌های نظرسنجی، درخواست خدمات، ثبت‌نام، سفارش کالا یا فرم‌های آنلاین و کاغذی دیگر نیز توسط IDP قابل خواندن و تبدیل به داده‌های ساختاریافته هستند. حتی اگر دست‌نوشته باشند!
ایمیل‌ها و پیوست‌های متنی
IDP می‌تواند محتوای ایمیل‌های رسمی و غیررسمی، به همراه فایل‌های پیوست، مانند PDF، Word یا Excel را تحلیل کرده و اطلاعات مورد نیاز را استخراج کند.
فناوری پردازش هوشمند اسناد IDP چه مزایایی دارد؟
مزایای استفاده از فناوری IDP فراتر از صرفه‌جویی در زمان و هزینه است. در ادامه به مهم‌ترین مزایای آن اشاره می‌کنیم:
- کاهش خطاهای انسانی
با اتوماسیون استخراج اطلاعات، دقت داده‌ها افزایش‌یافته و اشتباهات انسانی به حداقل می‌رسد. - افزایش بهره‌وری سازمانی
کارمندان دیگر وقت خود را صرف ورود دستی اطلاعات نمی‌کنند و می‌توانند روی فعالیت‌های مهم‌تر تمرکز کنند. - پردازش سریع‌تر اسناد
هزاران سند در مدت‌زمان بسیار کوتاهی تحلیل و پردازش می‌شوند. - پشتیبانی از مقیاس‌پذیری
با رشد سازمان، فناوری IDP می‌تواند بدون نیاز به منابع انسانی بیشتر، با حجم اسناد بیشتر نیز به‌خوبی کار کند. - افزایش امنیت داده‌ها
اطلاعات حساس در محیطی امن و مبتنی بر استانداردهای حریم خصوصی پردازش و ذخیره می‌شوند. - قابلیت یادگیری و بهبود مستمر
با یادگیری از داده‌های قبلی، دقت مدل‌های IDP در طول زمان افزایش می‌یابد.
چه اسنادی با فناوری IDP قابل‌پردازش هستند؟
فناوری IDP قادر است با ساختارهای متفاوت اسناد کار کند، حتی اگر سند:
- اسکن شده و کیفیت پایین داشته باشد
- شامل دستخط انسان باشد
- به زبان‌های مختلف نوشته شده باشد
- دارای جداول، نمودار یا اشکال گرافیکی باشد
به‌عبارت‌دیگر، اسنادی که از نظر OCRهای سنتی غیر قابل خواندن یا پردازش دشوار بودند با IDP به‌راحتی قابل‌استخراج و تحلیل هستند.
در نهایت، پردازش هوشمند اسناد نه‌تنها ابزاری برای بهینه‌سازی عملیات سازمانی است، بلکه گامی بزرگ به‌سوی تحول دیجیتال واقعی محسوب می‌شود. اگر به دنبال ارتقای سرعت، دقت و بهره‌وری در مدیریت اسناد خود هستید، حالا وقت آن رسیده که با IDP آشنا شوید و از آن بهره ببرید.
بدون دیدگاه