در جهان پرچالش اجرای پروژه‌ها، به خصوص پروژه‌های بزرگ زیرساختی یا توسعه‌ای، تامین به موقع و با کیفیت مواد، تجهیزات و خدمات خارجی، نقش مهمی در تعیین سرنوشت کل پروژه دارد. یک وقفه کوچک در زنجیره تامین یا اختلاف با پیمانکاران، می‌تواند به طور فاجعه‌باری، برنامه زمانی و بودجه را تحت تاثیر قرار دهد؛ به همین دلیل است که مدیریت تدارکات پروژه، به یک مهارت و دانش اساسی برای هر مدیر پروژه، تبدیل شده است.
شما به عنوان یک مدیر پروژه، مسئول تدارکات یا حتی عضو تیم PMO، دقیقا به دنبال چارچوب عملی و گام به گامی هستید که ریسک‌های خرید را به حداقل برساند، شفافیت قراردادها را افزایش دهد و در نهایت، مطمئن شوید، منابع مناسب، در زمان درست و با هزینه معقول به دست پروژه می‌رسند.
در این مقاله از یگانه سافت، ما نه تنها تعریف این فرآیند مهم را بررسی می‌کنیم، بلکه یک دیدگاه کاربردی و حرفه‌ای در مورد مراحل، استانداردها و نکات کلیدی آن، از جمله در پروژه‌های پیچیده EPC، ارائه می‌دهیم، تا شما بتوانید، به راحتی این دانش را در پروژه‌های خود اجرا کنید.
مدیریت تدارکات پروژه چیست؟
مدیریت تدارکات پروژه، یک فرایند منسجم و سازمان‌یافته است، که در آن، تمام اقدامات لازم، برای دستیابی به کالاها و خدمات از خارج از تیم پروژه، انجام می‌شود. به بیان ساده‌تر، این فرآیند، تمام فعالیت‌هایی را شامل می‌شود که در آن، سازمان به عنوان خریدار یا مشتری، عمل می‌کند و طرف مقابل به عنوان فروشنده، پیمانکار یا تامین‌کننده، شناخته می‌شود.
هدف اصلی مدیریت تامین پروژه، تضمین این است که، تمام منابع مورد نیاز، چه مواد خام، تجهیزات سنگین، خدمات تخصصی یا حتی نیروی انسانی ماهر باشند، با بالاترین کیفیت ممکن، در زمان دقیق و با کمترین هزینه، به پروژه تحویل داده شوند.
این فرآیند، فقط شامل امضای قرارداد نیست، بلکه از لحظه شناسایی نیاز، در پروژه آغاز شده و تا زمان بستن کامل قرارداد و ارزیابی عملکرد فروشنده، ادامه پیدا می‌کند. یک مدیریت تدارکات کارآمد، ریسک‌های مربوط به تاخیر تامین، اختلاف کیفیت و هزینه‌های اضافی را، به شکل چشمگیری کاهش داده و تأثیر مستقیمی بر سودآوری و موفقیت کلی پروژه می‌گذارد. در نهایت، مدیریت تدارکات، فراتر از یک وظیفه اداری، یک استراتژی کلیدی برای حفظ بودجه و زمان‌بندی پروژه محسوب می‌شود.
مراحل خرید در پروژه
فرآیند تدارکات در پروژه‌ها، یک سلسله مراتب منطقی از فعالیت‌ها است که باید با دقت و نظم اجرا شود. این مراحل تضمین می‌کنند، تصمیمات خرید بر اساس نیاز واقعی، بودجه مصوب و اهداف پروژه گرفته شوند.
برنامه ریزی تدارکات پروژه
این مرحله نقطه شروع کل فرآیند است و اهمیت حیاتی دارد. تیم پروژه باید مشخص کند که کدام بخش از کار باید توسط منابع داخلی انجام شود و کدام بخش نیاز به تامین یا خرید از خارج دارد. در این گام، مستنداتی مثل بیانیه محدوده پروژه، WBS (ساختار شکست کار)، برنامه زمانی و بودجه بررسی می‌شوند. خروجی اصلی این مرحله، سندی است که به صراحت بیان می‌کند چه چیزهایی (کالاها یا خدمات) باید خریداری شوند، چه زمانی مورد نیاز هستند، چه روش قراردادی مناسب است (مثلاً قیمت ثابت، هزینه قابل بازپرداخت، زمان و مواد) و چه معیارهایی برای ارزیابی فروشندگان استفاده می‌شود. تدوین درست این برنامه، تضمین می‌کند که فرآیند خرید با استراتژی کلی پروژه همسو باشد.
انتخاب محصول یا خدمت
در این مرحله، اسناد مناقصه آماده می‌شود که شامل شرح کار دقیق، شرایط قرارداد و معیارهای ارزیابی است. این اسناد برای تأمین‌کنندگان بالقوه ارسال می‌شود. پس از دریافت پیشنهادها، تیم پروژه آن‌ها را بر اساس قیمت، تجربه، توانایی فنی و مدیریت ریسک ارزیابی می‌کند. مذاکرات نهایی با تأمین‌کننده یا پیمانکار منتخب انجام می‌شود و نهایتاً قرارداد منعقد می‌گردد. تمرکز در این گام باید بر شفافیت فرآیند انتخاب و حصول اطمینان از انتخاب بهترین گزینه بر اساس ارزش کلی، نه صرفاً کمترین قیمت، باشد.
کنترل و نظارت بر روند تامین تدارکات
پس از امضای قرارداد، نظارت مستمر بر عملکرد پیمانکار یا فروشنده ضروری است. این نظارت شامل پیگیری دقیق برنامه زمانی تحویل، بررسی کیفیت کار و اقلام تحویل داده شده و مدیریت هرگونه تغییر در محدوده قرارداد است. مدیر تدارکات یا قرارداد باید مطمئن شود که هر دو طرف به تعهدات قراردادی خود پایبند هستند و هرگونه اختلاف یا تأخیر به سرعت و طبق مفاد قرارداد حل و فصل می‌شود. همچنین، مدیریت پرداخت‌ها بر اساس پیشرفت کار در این مرحله انجام می‌گیرد.
پایان کار تدارکات
این مرحله رسمی کردن خاتمه قراردادها است. تیم پروژه باید تأیید کند که تمامی کالاها یا خدمات مورد نیاز به طور کامل دریافت شده، کار به اتمام رسیده و تمامی تعهدات قراردادی طرفین اجرا شده است. تسویه حساب نهایی، مستندسازی درس‌های آموخته شده از فرآیند تدارکات و بایگانی اسناد قرارداد، بخش‌های اصلی این مرحله را تشکیل می‌دهند. این خاتمه رسمی، جلوی هرگونه ادعا یا تعهد مالی آتی را می‌گیرد.
چک لیست مدیریت پروژه
فرایند مدیریت تدارکات پروژه، لازمه بررسی دقیق بخش‌های مختلف و شناسایی ریسک‌های احتمالی است. برای اطمینان از اجرای صحیح این فرایند، تهیه یک چک لیست جامع، ضروری بوده و باید تمامی موارد آن، به صورت مرحله‌به‌مرحله کنترل شود. استفاده از چک لیست باعث می‌شود، مدیریت تدارکات، با نظم و دقت بیشتری صورت پذیرد. موارد کلیدی که بهتر است در این لیست لحاظ شوند، عبارت‌اند از:
- تهیه و تنظیم اسناد تدارکات برای هر تأمین یا بسته
- تدوین برنامه جامع مدیریت تدارکات
- تصمیم‌گیری درباره خرید یا ساخت اقلام مورد نیاز
- تنظیم شرایط عمومی و اختصاصی قراردادها
- تعیین معیارهای انتخاب تأمین‌کننده
- شناسایی تأمین‌کنندگان بالقوه
- ارسال اسناد تدارکات به تأمین‌کنندگان منتخب
- برگزاری جلسات هماهنگی و توجیهی
- دریافت و بررسی پیشنهادهای تأمین‌کنندگان
- انجام مذاکرات با طرف‌های منتخب
- انعقاد و نهایی‌سازی قراردادها
- بررسی و ارزیابی جنبه‌های حقوقی قرارداد
- مدیریت تعارض‌ها، اختلافات و دعاوی احتمالی با تأمین‌کنندگان
- تهیه گزارش‌های دوره‌ای از عملکرد تأمین‌کنندگان
- بررسی و تایید صورت‌حساب‌ها
- پرداخت‌ها و تسویه‌حساب نهایی
- ثبت و بایگانی گزارش پایانی
مدیریت تدارکات در پروژه های EPC
فرایند مدیریت تدارکات در پروژه‌های EPC (نظیر: پروژه‌های نفت، گاز، پتروشیمی و طرح‌های زیربنایی) تفاوت‌های چشمگیری با پروژه‌های معمولی دارد. در این نوع پروژه‌ها لازم است، مجموعه‌ای از فعالیت‌های تخصصی مدنظر قرار گیرد؛ از جمله:
- پیگیری روند ساخت تجهیزات
- ترخیص کالا
- تحویل نهایی همراه با جزئیات فنی
- پیگیری حمل‌ونقل
- انجام انواع بازرسی‌ها
علاوه بر این، مدیران و کارشناسان باید با دامنه گسترده‌ای از مفاهیم و اسناد مرتبط، آشنا باشند؛ مفاهیمی همچون: انواع بارنامه، اعتبار اسنادی، شرایط عمومی قراردادهای فیدیک، اینکوترمز، ضمانت‌نامه‌ها و قطعات یدکی.
استاندارد مدیریت تدارکات در PMBOK
استاندارد PMBOK به‌عنوان شناخته‌شده‌ترین مرجع مدیریت پروژه در جهان، مطرح است. این استاندارد، هر چهار سال یک‌بار بازبینی و به‌روزرسانی می‌شود، تا همگام با نیازهای روز، باقی بماند. چارچوب PMBOK ترکیبی از روش‌های سنتی اثبات‌شده و رویکردهای نوآورانه در مدیریت پروژه، می‌باشد. این استاندارد شامل 10 حوزه دانشی است که 5 تا از مهم‌ترین آن‌ها عبارتند از:
- مدیریت محدوده
- مدیریت هزینه
- مدیریت یکپارچگی
- مدیریت تامین
- مدیریت ریسک
استفاده از PMBOK در مدیریت تدارکات و سایر بخش‌های پروژه، به مدیران کمک می‌کند، فرآیندها را ساختارمند و کارآمد پیش ببرند. مدیریت پروژه بر اساس این استاندارد، مجموعه‌ای از مراحل کلیدی، مثل: برنامه‌ریزی، اجرا، نظارت و کنترل را در بر می‌گیرد، که تضمین‌کننده موفقیت پروژه هستند.
نحوه برنامه ریزی تدارکات پروژه
برنامه ریزی مؤثر تدارکات، تضمین‌کننده این است که پروژه، منابع لازم را در زمان مقرر به دست می‌آورد. این مرحله، سنگ بنای موفقیت در کل حوزه مدیریت خرید است و باید با دقت بالا انجام شود. گام‌های کلیدی در برنامه ریزی تدارکات پروژه شامل موارد زیر است:
- تحلیل تولید یا خرید: نخستین گام تعیین این است که، آیا بهتر است یک محصول یا خدمت را درون سازمان تولید کنیم یا آن را از خارج خریداری نماییم. این تصمیم بر اساس عواملی مانند: هزینه، زمان، تخصص موجود و ریسک‌پذیری گرفته می‌شود.
- تعریف محدوده کار: باید به وضوح مشخص شود، چه کاری باید انجام شود و خروجی مورد انتظار چیست. این کار با تهیه بیانیه کار تدارکات یا مشخصات فنی دقیق، انجام می‌شود.
- تعیین نوع قرارداد: انتخاب ساختار قراردادی مناسب بر اساس میزان ریسکی که پروژه مایل است بپذیرد و سطح تعریف محدوده کار، بسیار مهم است.
- ایجاد مستندات تدارکات: آماده‌سازی اسنادی مانند: درخواست پیشنهاد، درخواست قیمت یا دعوت‌نامه مناقصه، برای ارسال به فروشندگان بالقوه.
- تدوین معیارهای انتخاب: قبل از دریافت پیشنهادها، باید مشخص شود، تأمین‌کنندگان بر اساس چه معیارهایی ارزیابی خواهند شد.
کاربردهای مدیریت تدارکات پروژه
- کنترل بودجه و هزینه: با مذاکرات حرفه‌ای و انتخاب تأمین‌کنندگان رقابتی، می‌توان هزینه‌های مستقیم پروژه را کاهش داد و در نتیجه، حاشیه سود را زیاد کرد.
- مدیریت ریسک‌های تامین: شناسایی تأمین‌کنندگان جایگزین، استفاده از قراردادهای با ضمانت اجرایی بالا و نظارت مستمر، ریسک‌های مربوط به تاخیر در تحویل یا مشکلات کیفی را به حداقل می‌رساند.
- تضمین کیفیت: فرآیند تدارکات تضمین می‌کند، مواد و خدمات خریداری شده، مطابق با استانداردهای فنی و کیفی مورد نیاز پروژه باشند و از بروز مشکلات کیفی در مراحل بعدی کار، جلوگیری می‌کند.
- بهبود روابط با تأمین‌کنندگان: مدیریت حرفه‌ای قرارداد و تعامل عادلانه با فروشندگان، باعث ایجاد روابط بلندمدت و قابل اعتماد می‌شود، که می‌تواند در پروژه‌های آتی، مزیت رقابتی ایجاد کند.
- افزایش کارایی عملیاتی: با تحویل به موقع تجهیزات و مواد، تیم پروژه می‌تواند بدون وقفه کار کند و برنامه زمانی کلی پروژه را حفظ نماید.
ویژگی های مدیریت تدارکات پروژه
- ماهیت قراردادی: هسته اصلی این مدیریت، قرارداد است. درک عمیق اصول حقوقی، مدیریت تغییرات و الزامات قانونی مربوط به قراردادها یک ویژگی اساسی به شمار می‌آید.
- برنامه‌ریزی آینده‌نگر: این فرآیند، فعالانه است نه واکنشی. مدیران تدارکات، باید نیازهای آینده پروژه را پیش‌بینی و اقدامات لازم برای تأمین آن‌ها را از پیش آغاز کنند.
- مخاطره‌پذیری کنترل‌شده: مدیریت تدارکات، درگیر انتقال ریسک به طرف مقابل (فروشنده) از طریق قرارداد است، اما باید ریسک‌های خود سازمان را نیز در این فرآیند کنترل کند.
- تمرکز بر ارزش کلی: در این فرآیند، تمرکز، بر کسب بهترین ارزش برای پروژه است، نه فقط کمترین قیمت. این موضوع، شامل: تعادل بین کیفیت، زمان‌بندی، ریسک و هزینه است.
- فرایند تکرار شونده: مدیریت تدارکات، در طول چرخه عمر پروژه تکرار می‌شود و با پیشرفت پروژه و نیازهای نو، خریدهای جدید انجام شده و قراردادهای قبلی، کنترل می‌شوند.
کلام آخر
موفقیت در مدیریت پروژه، به ندرت بدون یک سیستم مدیریت تدارکات قوی و کارآمد، حاصل می‌شود. از تدوین دقیق برنامه تا نظارت مستمر بر قراردادها، هر گام در این فرآیند اهمیت ویژه‌ای دارد. ما در این مقاله سعی کردیم تمام جنبه‌های کلیدی از این حوزه دانش، از اصول پایه و مراحل خرید تا الزامات ویژه در پروژه‌های پیچیده EPC و چارچوب PMBOK، را مورد بررسی قرار دهیم.
با پیاده‌سازی این رویکردهای حرفه‌ای، شما به عنوان مدیر پروژه یا مسئول تدارکات، می‌توانید ریسک‌ها را به حداقل برسانید، هزینه‌ها را کنترل کرده و اطمینان حاصل کنید، منابع حیاتی پروژه، به صورت بهینه و در زمان مقرر، به دست شما می‌رسند؛ در نتیجه، موفقیت کلی پروژه‌های خود را تضمین می‌کنید. برای تبدیل این دانش به عملکرد، توصیه می‌کنیم که چک لیست‌ها و قالب‌های مدیریت تدارکات را به صورت عملی در پروژه‌های خود به کار ببرید.
بدون دیدگاه