خیلی وقت‌ها پیش آمده که روزمان را با لیست طولانی از کارهای مختلف شروع می‌کنیم، اما هر چقدر به غروب نزدیک‌تر می‌شویم، می‌بینیم بخش زیادی از آن‌ها، همچنان ناتمام مانده است. دلیل اصلی این اتفاق، نداشتن یک روش بهینه برای وظایف نیست، بلکه مشکل اصلی، در نحوه اجرای آن‌ها و میزان تمرکز ما است. اگر مدام بین چک کردن ایمیل‌ها، پاسخ دادن به تلفن‌ها و انجام کارهای اصلی، در حال جابه‌جایی باشیم، ذهن ما مجبور به تغییر دائم وضعیت می‌شود و انرژی زیادی هدر می‌رود.
در چنین شرایطی، متوجه می‌شویم که برای افزایش بهره‌وری، نیاز به یک چک لیست حرفه‌ای و ایده آل داریم. دسته بندی زمان (Time Batching) روشی کارآمد برای غلبه بر این پراکندگی ذهنی است، که به ما کمک می‌کند، وظایف مشابه را در بازه‌های زمانی مشخصی انجام دهیم و با تمرکز عمیق، در کوتاه‌ترین زمان، بهترین نتایج را بگیریم. این مقاله از یگانه سافت، راهنمای جامعی است تا با اصول این تکنیک آشنا شوید و آن را در زندگی و کارتان به کار بگیرید.
دسته بندی زمان چیست؟
دسته بندی زمان یا Time Batching، یک استراتژی مدیریت زمان است که بر اساس آن، به جای انجام دادن وظایف مختلف به صورت پیوسته و پشت سر هم، تمام کارهای مشابه را در یک بازه زمانی مشخص و متمرکز انجام می‌دهیم. به زبان ساده‌تر، به جای اینکه هر بار که نوتیفیکیشن ایمیل می‌آید، کار اصلی خود را متوقف کنیم و به آن پاسخ دهیم، یک بازه زمانی، مثلا ۱۵ دقیقه، در صبح و یک بار در عصر را فقط برای پاسخ به ایمیل‌ها اختصاص می‌دهیم. همین منطق، برای پاسخ دادن به تماس‌ها، تولید محتوا، جلسات یا کارهای دفتری تکراری نیز صدق می‌کند.
هدف اصلی این روش، کاهش مصرف انرژی برای تغییر وضعیت در مغز است. هر بار که ما از یک وظیفه کاملا متفاوت به وظیفه دیگری می‌رویم، مغز ما باید دوباره خود را تطبیق داده و انرژی ذهنی زیادی صرف می‌شود، اما وقتی کارهای مشابهی مانند: نوشتن، تحقیق یا برنامه‌نویسی را در یک بلوک زمانی انجام می‌دهیم، مغز در آن حالت، متمرکز باقی مانده و سرعت و کیفیت کار، به شکل چشمگیری افزایش می‌یابد. این رویکرد، برای هر کسی که با حجم زیادی از وظایف مختلف سروکار دارد، از دانشجویی که باید همزمان مطالعه کند و تحقیق بنویسد، تا مدیری که باید بین جلسات و کارهای اجرایی تعادل ایجاد کند، بسیار کارآمد است.
مزایای دسته بندی زمان
استفاده از تکنیک دسته بندی زمان، مزایای متعددی برای بهبود عملکرد فردی و حرفه‌ای به همراه دارد، که فراتر از فقط سازمان‌دهی وظایف است. اولین و مهم‌ترین مزیت، افزایش چشمگیر تمرکز و عمق کار است. وقتی وظایف مشابه را با هم دسته‌بندی می‌کنیم، به اصطلاح، وارد منطقه جریان می‌شویم؛ جایی که حواس‌پرتی، به حداقل می‌رسد و ذهن ما با تمام توان، روی کار پیش رو، متمرکز می‌شود.
این تمرکز عمیق، نه تنها باعث می‌شود، کارها با کیفیت بالاتری انجام شوند، بلکه زمان کمتری برای اتمام آن‌ها نیاز است. مزیت دیگر، کاهش استرس و اضطراب ناشی از حس غرق شدن در وظایف است. با مشخص کردن یک زمان ثابت برای هر دسته از کارها، می‌دانیم که کارها تحت کنترل ما قرار داشته و هر چیزی در جای خود قرار می‌گیرد.
به این ترتیب، دیگر لازم نیست نگران باشیم، آیا به ایمیل‌های مهم پاسخ داده‌ایم یا خیر؛ چرا که می‌دانیم یک ساعت مشخص برای آن اختصاص داده شده است. همچنین، این روش به ما کمک می‌کند، زمان دقیق مورد نیاز برای هر نوع کار را بهتر تخمین زده و برنامه‌ریزی‌های آتی را، واقع‌بینانه‌تر انجام دهیم؛ زیرا الگوی مشخصی از مصرف زمان، به دست آورده‌ایم.
روش دسته بندی زمان مناسب چه کسانی است؟
تکنیک دسته بندی زمان، یک روش عمومی برای مدیریت بهتر وظایف، محسوب می‌شود، اما برای برخی از گروه‌های شغلی و شخصیتی، تأثیر شگفت‌انگیزی دارد. این روش، به ویژه برای فریلنسرها و صاحبان کسب‌وکارهای کوچک، که مجبور هستند نقش‌های متعددی، مانند: بازاریاب، حسابدار و تولیدکننده محتوا را همزمان بازی کنند، مهم است. این افراد می‌توانند روز خود را، به بلوک‌هایی برای کارهای مالی، تعامل با مشتری و خلق محتوا تقسیم کرده و از آشفتگی نجات پیدا کنند.
مدیران و پژوهشگران نیز که کارشان، تلفیقی از جلسات، مطالعه اسناد طولانی و کارهای اجرایی است، با دسته‌بندی این فعالیت‌ها، از پراکندگی رهایی میابن؛. برای مثال، یک مدیر می‌تواند، تمام جلسات را در صبح و تمام تصمیم‌گیری‌ها و کارهای اجرایی عمیق را به بعد از ظهر موکول کند.
دانشجویان و پژوهشگران هم می‌توانند، زمانی را فقط برای خواندن مقالات، زمانی برای نوشتن پایان‌نامه و زمانی برای کارهای اداری دانشگاه اختصاص دهند. در کل، این روش، مناسب هر کسی است که به طور مداوم، در معرض حواس‌پرتی‌های دیجیتال قرار دارد و حس می‌کند در طول روز، همواره از این شاخه به آن شاخه می‌پرد؛ زیرا چارچوب مشخصی ایجاد کرده، که این پرش‌های ذهنی را کنترل می‌کند.
چرا دسته بندی زمان کارآمد است؟
کارآمدی دسته بندی زمان، ریشه در نحوه عملکرد مغز ما دارد. روانشناسان و متخصصان بهره‌وری، به اتفاق به این نتیجه رسیده‌اند که جابه‌جایی سریع و مداوم بین وظایف مختلف، باعث تحمیل یک بار شناختی اضافی به مغز می‌شود. وقتی بین نوشتن یک گزارش پیچیده و پاسخ دادن به یک پیام کوتاه، جابه‌جا می‌شویم، مغز باید فایل‌های ذهنی مربوط به گزارش را ببندد و فایل‌های مربوط به ارتباطات را باز کند و این تغییر وضعیت، انرژی زیادی مصرف کرده و زمان‌بر است.
این پدیده، به مالتی‌تسکینگ دروغین (False multitasking) معروف است؛ زیرا ما واقعا همزمان چند کار را انجام نمی‌دهیم، بلکه با سرعت زیادی، بین آن‌ها جابه‌جا می‌شویم. دسته بندی زمان با مقابله مستقیم با این پدیده، به مغز اجازه می‌دهد، برای مدت طولانی، در یک حالت ذهنی متمرکز باقی بماند. وقتی همه ایمیل‌ها را در یک زمان مشخص می‌خوانید، مغز شما به حالت پاسخگویی سریع می‌رود.
وقتی تمام زمانتان را به تحقیق اختصاص می‌دهید، مغز در حالت تحلیل عمیق فرو می‌رود. این تثبیت ذهنی، باعث می‌شود که کارها، نه تنها سریع‌تر، بلکه با خطای کمتر و خلاقیت بیشتر انجام شوند. در نتیجه، تمرکز عمیق تولیدشده در این بازه‌های زمانی، اثربخشی کلی شما را افزایش داده و احساس می‌کنید در طول روز، کارهای بیشتری، با کیفیت بالاتری انجام داده‌اید.
به چه طریقی اثرات مدیریت و دسته بندی زمان را افزایش دهیم؟
برای اینکه از تکنیک دسته بندی زمان، حداکثر استفاده را بکنید، لازم است چند عادت مکمل را در برنامه خود وارد نمایید. این اقدامات، نه تنها باعث موثرتر شدن دسته بندی‌هایتان می‌شود، بلکه مدیریت زمان کلی شما را بهبود می‌بخشند:
- اهداف خود را بنویسید: قبل از شروع هر بازه زمانی، مشخص کنید که می‌خواهید چه کاری انجام شود. یک بازه ۳۰ دقیقه‌ای برای پاسخ به ایمیل‌ها، باید یک هدف مشخص داشته باشد؛ مثلا پاسخ به تمام ایمیل‌های ضروری و آرشیو کردن باقی موارد. نوشتن هدف، مرزهای زمانی و ذهنی را شفاف می‌کند.
- واقع‌بینانه دسته‌بندی کنید: از اختصاص دادن زمان‌های بسیار طولانی، به یک کار خودداری کنید؛ زیرا می‌تواند منجر به خستگی ذهنی شود. اگر یک کار، نیازمند چندین ساعت تمرکز است، آن را به دو یا سه بازه زمانی کوتاه‌تر، با استراحت‌های کوتاه در میان، تقسیم کنید.
- برای از بین بردن عوامل مزاحم، مصمم باشید: در طول یک بازه متمرکز، باید با اراده‌ای قوی، تمام عوامل حواس‌پرتی را حذف کنید؛ این یعنی خاموش کردن نوتیفیکیشن‌های تلفن و دسکتاپ، بستن تب‌های غیرضروری مرورگر و حتی آویزان کردن تابلوی «لطفا مزاحم نشوید» روی در اتاق.
- از ابزارهای موجود کمک بگیرید: از ابزارهای برنامه‌ریزی دیجیتال یا دفترچه‌های ساده، برای برنامه‌ریزی و ردیابی زمان خود استفاده کنید. تقویم‌های آنلاین، ابزارهای فوق‌العاده‌ای برای ایجاد بازه‌های زمانی ثابت بوده و نرم‌افزارهای ردیابی زمان، می‌توانند به شما نشان دهند، واقعا چقدر روی هر دسته وقت گذاشته‌اید.
- دیگران را در مورد برنامه خود مطلع کنید: اگر در یک محیط کاری تیمی هستید، به همکاران یا خانواده خود اطلاع دهید، در یک بازه زمانی خاص پاسخگو نیستید. این کار باعث می‌شود، دیگران توقع نداشته باشند که بلافاصله ،به پیام‌هایشان پاسخ دهید و احترام بیشتری برای زمان تمرکز شما قائل خواهند بود.
اصول استفاده از دسته بندی زمان
پایه و اساس موفقیت در دسته بندی زمان، رعایت سه اصل مهم است، که ساختار لازم برای اجرای کارآمد این تکنیک را فراهم می‌کنند. این اصول به شما کمک می‌کنند، از حالت انجام کار، به حالت مدیریت و بهینه‌سازی کار ارتقاء پیدا کنید:
- لیستی از تمام کارهای ریز و درشت خود تهیه کنید: قبل از هر چیز، باید دید جامعی از وظایف پیش روی خود، داشته باشید. این لیست باید شامل همه چیز باشد؛ از تماس‌های تلفنی ۱۰ دقیقه‌ای گرفته، تا پروژه‌های تحقیقاتی چند ساعته. تا زمانی که ندانید، دقیقا چه کارهایی باید انجام شوند، نمی‌توانید آن‌ها را به درستی دسته‌بندی کنید.
- کارهای مشابه را دسته بندی کنید: پس از تهیه لیست، وظایف را بر اساس نوع، ابزار مورد نیاز، یا انرژی ذهنی لازم، گروه‌بندی کنید؛ مثلا:
- کارهای ارتباطی: شامل: ایمیل‌ها، تماس‌ها، پیام‌های تیمی و پاسخ به کامنت‌ها.
- کارهای اجرایی/روتین: شامل: فاکتور زدن، پرداخت‌ها، بایگانی اسناد و کارهای اداری تکراری.
- کارهای عمیق: شامل: برنامه‌نویسی، نوشتن مقاله، طراحی، و تحلیل داده‌ها.
- نتیجه را تحلیل کنید: این مرحله، اغلب نادیده گرفته می‌شود، اما مهم است. در پایان یک دوره زمانی (مثلا پایان روز یا هفته)، عملکرد خود را بررسی کنید. آیا زمان‌بندی‌هایی که برای هر دسته تعیین کرده بودید، واقع‌بینانه بودند؟ آیا بازه زمانی چک کردن ایمیل شما خیلی طولانی بود؟ آیا حواس‌پرتی‌ها باعث شد، از بلوک تمرکزی خارج شوید؟ تحلیل این نتایج به شما کمک می‌کند، در دفعات بعدی، زمان‌بندی‌ها را هوشمندانه‌تر تنظیم کرده و عملکرد خود را بهبود بخشید.
جمع بندی نهایی
دسته بندی زمان، بیش از یک تکنیک، یک تغییر اساسی در زندگی است. با دور شدن از چندوظیفگی سطحی و حرکت به سوی تمرکز عمیق، ما نه تنها کارها را سریع‌تر انجام می‌دهیم، بلکه کیفیت خروجی کارمان نیز به طور چشمگیری بهتر می‌شود. در این روش، ما به جای اینکه دائما واکنش نشان دهیم، کنترل زمان و تمرکز خود را به دست گرفته و آگاهانه انتخاب می‌کنیم که چه کاری را در چه زمانی انجام دهیم.
این رویکرد، برای هر شخصی، از مدیر پرمشغله تا دانشجویی که برای امتحان آماده می‌شود، یک ابزار قدرتمند برای تبدیل شدن به یک فرد اثربخش، است. اجرای اصول ساده این روش، شامل: گروه‌بندی وظایف مشابه، محافظت قاطعانه از بازه‌های زمانی و ارزیابی منظم عملکرد، می‌تواند شما را از درگیر شدن با چرخه حواس‌پرتی‌ها نجات دهد و به سوی یک زندگی کاری و شخصی هدفمندتر، هدایت کند.
بدون دیدگاه