به طور عمومی، تمامی کسب و کار ها، به ویژه سازمان های بزرگ و گسترده، برای ساده سازی فرآیند های کار، افزایش بهره وری، کاهش خطا ها و تاخیر ها و بهبود کلی عملیات، علاوه بر نرم افزار اتوماسیون اداری، از نرم افزار های مدیریت گردش کار نیز بهره می برند. این سیستم ها با ایجاد خودکار سازی و مدیریت فرآیند های ضروری، موجب حفظ پروژه ها در مسیر صحیح می شوند. بنابراین، هر شرکت و سازمانی نیازمند یک نرم افزار گردش کار است تا بتوانند عملکرد موثرتری داشته و به اهداف تعیین شده خود برسند.
معرفی 3 مورد از بهترین نرم افزارهای گردش کار
-
زایپر | Zapier
زایپر به عنوان یک نرم افزار تحت وب، شرکت ها را قادر می سازد تا گردش کار های مختلف خود را به طور خودکار، به منظور افزایش بهره وری به یکدیگر متصل نمایند. این نرم افزار، مجموعه ای از ابزار های مناسب را به تیم ها ارائه می دهد تا از طریق استفاده از آنها، با کمترین تلاش و خطا، توانایی انجام کار های بیشتر را پیدا نمایند. یکی از ویژگی های منحصر به فرد زایپر، داشبورد توانمند آن است که به تیم ها امکان می دهد تا به راحتی برنامه های خود را مدیریت نمایند.
زایپر، سیستم ها و فرایند هایی را فراهم می سازد که به تیم ها اجازه می دهد که تخصص و توانایی خود را در زمینه هایی که در آنها بهتر عمل می کنند، به کار ببندند. این روش، حرکت داده ها بین صفحات وب مختلف را ساده می کند، تا تیم ها بتوانند بر روی مسائل اساسی تمرکز نمایند و به بهترین شکل ممکن عمل کنند.
-
گرویتی فلو | Gravity Flow
گرویتی فلو، به عنوان یکی از ابزار های معتبر مدیریت گردش کار، توانایی سریع و آسان ایجاد گردش کار های چند مرحله ای را برای کاربران فراهم می کند. این نرم افزار به کسب و کار ها و تیم های آنلاین کمک می کند، به ویژه در زمینه هایی که تمرکز آنها بر روی بازاریابی آنلاین است و تلاش دارند بازدید کنندگان را به شکل موثری به سوی هدف خود هدایت کنند.
گردش کار های ایجاد شده با استفاده از گرویتی فلو، ایده آل برای استفاده در بازاریابی موجود با استفاده از فرم ساز ساده برای جمع آوری اطلاعات و انتقال آنها به CRM و سایر ابزار های بازاریابی است. این ابزار به تیم ها کمک می کند تا همه اعضا در جریان باشند و مشارکت در گردش کار را برای همه (از جمله مدیران، تیم ها و مشتریان) آسان نماید.
در اصل، هدف هر ابزاری این است که زندگی کاری را آسان تر کند و زمان و انرژی کاربران را صرفه جویی کند. بنابراین، هنگام انتخاب یک ابزار گردش کار یا هر ابزار دیگری، مهم است که اطمینان حاصل شود که تمامی کار های دستی کاربر را از بین می برد و به بهترین شکل ممکن در زمان و انرژی کاربر صرفه جویی می کند. به علاوه، یک چک لیست برای انتخاب بهترین ابزار ها و برنامه های مدیریت گردش کار برای تیم ها و سازمان ها نیز می تواند مفید باشد.
-
پایپ درایو | Pipedrive
این برنامه، به عنوان یک نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری، ابزار های قدرتمند اتوماسیون گردش کار را فراهم می کند و به تیم ها در کاهش کار های دستی کمک می کند. به عنوان مثال، با استفاده از این نرم افزار، هر بار که فرمی پر شود، به طور خودکار یک ایمیل ارسال می گردد و کاربر مورد نظر به لیست مشتریان اضافه می شود. طرح های پایپ درایو با هزینه 15 دلار برای هر کاربر در هر ماه در دسترس قرار دارند. اما ویژگی های اتوماسیون گردش کار فقط با طرح های 29 و 59 دلاری در دسترس افراد قرار می گیرد. این برنامه همچنین شامل قالب های ایمیل، ردیابی و برنامه زمان بندی خودکار برای قرار های مشتری می باشد. پایپ درایو برای تیم های فروش که به مدیریت گردش کار نیاز دارند، بسیار ایده آل است. تیم های فروش میدانی از این گردش کار به منظور کاهش زمان صرف شده برای کار های اداری بهره می برند.
گردش کار چیست؟
گردش کار، به عنوان یک مسیر دنباله دار از فرایند ها یا وظایف، در معمول ترین تعریف خود، به ترتیب خاصی از اقدامات و فعالیت ها ارجاع داده می شود که به منظور انجام یک وظیفه یا دستیابی به یک هدف خاص، به صورت متوالی یا موازی انجام می شود. این تعریف می تواند تصویری مطابق بازی های کامپیوتری مرحله ای باشد که در طول دوران کودکی مورد علاقه بسیاری از افراد قرار می گیرد؛ زیرا همان طور که در آن با انجام وظایف از یک مرحله به مرحله بعد پیش می رویم، در گردش کار نیز به همین شیوه، با اتمام وظایف متوالی، به سوی دستیابی به هدف نهایی پیش می رویم.
اما در محیط های اداری و تجاری، این مفهوم به گستره بسیار گسترده تری از فرآیند ها و فعالیت ها اشاره دارد که به صورت سازمان یافته و با رویکرد های متنوع، برای دستیابی به اهداف سازمانی به کار می روند. در این سناریو، مفهوم گردش کار به عنوان یک اصل مهم در مدیریت عملیات و بهره وری در سازمان ها تلقی می شود که با بهره گیری از اصول و مفاهیم مدیریتی مدرن، سعی در بهبود کارایی، کاهش هزینه ها و بهبود عملکرد سازمانی دارد.
ویژگی های نرم افزار مدیریت گردش کار
- توانایی ایجاد و سفارشی سازی تسک های مختلف در گردش کار، قابلیتی است که به مدیران و کاربران امکان می دهد تا به طور دقیق تر و مطابق با نیاز های خاص سازمان، فعالیت ها و مراحل مختلف را تعریف نمایند.
- همچنین، تخصیص وظایف و مسئولیت ها به اعضای تیم نیز از اهمیت ویژه برخوردار است. این اقدام موجب بهبود توزیع بار کاری، افزایش بهره وری و کاهش احتمال اشتباهات و سوء تفاهم ها می شود.
- تنظیم هشدار ها و یادآوری های مورد نیاز نیز از جمله وظایف مهم مدیریتی است که به کمک آنها می توان اطمینان حاصل نمود که همه فرآیند ها به موقع و با دقت انجام می شوند.
- به منظور پیگیری پیشرفت پروژه و اطمینان از مسئولیت پذیری افراد، نیاز است تا ابزار ها و مکانیزم های مناسبی در نظر گرفته شود که امکان مانیتورینگ و ارزیابی عملکرد اعضا را فراهم نمایند.
- همچنین، امکان مستند سازی شفاف فرآیند ها از اهمیت ویژه ای برخوردار است. این امر موجب افزایش شفافیت و قابلیت ارزیابی دقیق تر فرآیند ها می شود.
- دریافت گزارش از عملکرد فرآیندها نیز از ابزار هایی است که می تواند به مدیران کمک کند تا عملکرد سازمان را بهبود بخشند و در صورت نیاز، تغییرات مورد نیاز را در کار ها اعمال نمایند.
تفاوت میان گردش کار و فرآیند کسب و کار چیست؟
نرم افزار مدیریت گردش کار، به عنوان یک ابزار مدیریتی، متمرکز بر فراهم کردن گزینه هایی جهت سازماندهی بهینه گردش کار های سازمان است. این سامانه قادر است به وسیله امکانات و قابلیت هایی نظیر ایجاد مراحل شرطی، ایجاد ارتباط با دیگر نرم افزار ها و یا تعریف مسیر های موازی برای انجام کار ها، به سازمان کمک کند تا گردش کار های خود را بهبود بخشد و به شکل کارآمد تری مدیریت نماید.
در این راستا، نرم افزار مدیریت فرایند های کسب و کار (BPMS)، به عنوان یک قاب بسیار گسترده، تمامی فرایند های موجود در سازمان را در نظر می گیرد. این نرم افزار، علاوه بر امکانات مرتبط با بهبود گردش کار، به سازمان این امکان را می دهد که داده های پراکنده و مشترک داخل کسب و کار را سازماندهی کرده، گزارش های پیشرفته تهیه کرده و از طریق داشبورد های خود عملکرد تمامی فرایند ها را مورد بررسی و ارزیابی قرار دهد.
سوالات متداول
نرم افزار گردش کار چیست؟
نرم افزار گردش کار، یک فناوری است که به منظور اتوماسیون، ساماندهی و مدیریت بهینه فرآیند ها، وظایف و گردش کار های تجاری طراحی شده است. این نرم افزار به سازمان ها امکان می دهد تا مراحل متوالی مشخصی که برای انجام یک کار خاص یا دستیابی به یک هدف خاص لازم است، را به طور خودکار و کارآمد انجام دهند. با ارائه دیدگاه، کنترل و بهره وری، نرم افزار گردش کار به سازمان ها کمک می کند تا بهره وری را افزایش داده، خطا ها و تأخیر ها را کاهش داده و پیوستگی در عملیات خود را تضمین کنند.
نرم افزار گردش کار چه مزایایی دارد؟
نرم افزار گردش کار مزایایی از جمله اتوماسیون وظایف تکراری، ساماندهی فرآیند ها و افزایش بهره وری از طریق کاهش خطا های دستی و ناکار آمدی ها دارد. این نرم افزار، دیدگاهی به وضعیت وظایف ارائه می دهد و همکاری بهتر بین اعضای تیم را فراهم می کند که منجر به ارتقای ارتباط و هماهنگی میان آنها می شود. به علاوه، نرم افزار گردش کار، اطمینان از پیروی از سیاست ها و استاندارد های سازمانی را فراهم می کند و از رعایت یکپارچگی و پیروی از رویه های تعیین شده اطمینان حاصل می کند.
بدون دیدگاه