آشنایی با رایجترین وسایل و ابزار بایگانی | جعبه ابزار بایگانی در سال ۱۴۰۰

برای انجام هر کاری نیاز به یک سری ابزار و ملزومات هست که مثل یک جعبه ابزار برای انجام اون کار باید همیشه در دسترس باشه. مثلا یک نقاش نیاز به قلم نقاشی، رنگ، بتونه و… داره که این وسایل و ابزارها اگر نباشن نقاشی انجام نخواهد شد. بایگانی هم همینطوره برای ایجاد یک بایگانی منظم و دقیق مسئول بایگانی نیاز به یک سری ابزار و وسایل بایگانی داره که ما به اون جعبه ابزار بایگانی می گیم و قصد داریم در اینجا برخی از این ابزار و وسایل را به شما معرفی کنیم. در ادامه با شرکت نرم افزاری یگانه همراه باشید.

این ابزارها و وسایل به ما کمک می کند تا بتوانیم تعداد پرونده ها، دسته بندی آنها از نظر نوع و … ، روش های ایجاد بایگانی و… را به ورت دقیق و منظم تنظیم کنیم.

اسکنر برای بایگانی و آرشیو اسناد:

اسکنر بایگانی مهمترین وسایل و ابزار واحد بایگانی سازمان می باشد. واحد بایگانی به دلیل وجود حجم زیاد اسناد و مدارک نیاز به یک اسکنر حرفه ای و مخصوص برای اسکن اسناد دارد.

پوشه پرونده چیست؟

از رایجترین وسایل و ابزار بایگانی می باشد که به جهت نگداری یک یا چند برگ نامه، سند، مدرک از آن استفاده می شود. پوشه پرونده دارای رنگ بندی های مختلف می باشد و انواع مختلفی دارد که برخی از انواع پرکاربرد پوشه پرونده را بیان می کنیم.

 

 

 انواع کاربرد استفاده پوشه پرونده در بایگانی:

پوشه پرونده به صورت آویزان:

پوشه آویز فایل دارای دو قلاب در بالای پوشه می باشد که برای آویزان شدن داخل کشوها یا کمدهای بایگانی استفاده می شوند.

پوشه پرونده به صورت عمودی:

همانطور که از نام آن مشخص است پوشه ای است که به صورت عمودی قابل استفاده می باشد.

پوشه پرونده به صورت افقی:

همانطور که از نام آن مشخص است پوشه ای است که به صورت افقی قابل استفاده می باشد.

گیره پرونده:

از پرکاربردترین وسایل و ابزار بایگانی می باشد که برای نگهداری اسناد و مدارک داخل پرونده استفاده می شود. بدین صورت که برگه ها را با استفاده از پانچ سوراخ کرده و با استفاده از گیره پرونده آنها را به پوشه پرونده فیکس می کنند تا اسناد داخل پوشه گم نشوند.

 

زونکن:

نوعی دیگر از پوشه می باشد برای نگهداری و بایگانی اسناد و مدارکی که تعداد آنها زیاد می باشد و داخل پوشه جا نمی شوند و جنس آن ضخیم تر از پوشه می باشد. در داخل یک زونکن امکان نگهداری چند پوشه پرونده که هم موضوع یا هم نام و اسم باشند وجود دارد. اگر پرونده هایی را دارید که چند جلدی می باشند می توانید از زونکن استفاده کنید.

 

کارتن:

وسیله ای است که معمولا از دو قطعه مقوای ضخیم درست شده و در وسط آن هیچگونه گیره ای نصب نمی گردد.

پانچ:

جهت ایجاد سوراخ درسند و قرار دادن آن در گیره ی پرونده به کار می رود.

منگنه:

این وسیله ی ساده جهت الصاق پیوست و ضمائم نامه های اداری به یکدیگر ویا نسخ متعدد نامه ها ی اداری به کار برده می شود.

چسب نواری:

از جمله چسب های حساس به فشار می باشد که به صورت نواری می باشد و جزء وسایل و ابزار بایگانی می باشد. این چسب ها بر روی نوار خود دارای یک مواد چسبنده می باشد که با مقداری فشار عمل چسابندن دو کاغذ روی هم را انجام میدهند.

 

برچسب:

در بایگانی برای نظم و ترتیب دهی اسناد و پرونده ها استفاده می شود. روی برچسب ها معمولا نام، شماره، موضوع، … نوشته می شود.

انواع مهر و استامپ:

یکی از پرکاربردترین وسایل و ابزار بایگانی می باشد که با استفاده از آن یک سری اطلاعات را روی برگه و اسناد درج می کنند و انواع آن عبارتند از: مهر اسکن شد، مهر بایگانی شد، مهر برگ شمار پرونده و …

کلام آخر:

در نهایت به انتهای مقاله وسایل و ابزار بایگانی رسیدیم. در این مطلب تلاش کردیم که ابزار و وسایل مربوط به واحد بایگانی را شرح دهیم.

البته مهمترین ابزار یک مسئول بایگانی نرم افزار بایگانی اسناد می باشد که به وسیله این سیستم به راحتی میتواند یک بایگانی الکترونیکی در سازمان ایجاد نماید.

امیدوارم از مطالعه این مقاله لذت برده باشید. اگر سوال یا نکته ای در مورد هر کدام از مراحل وجود دارد آن را در بخش نظرات مطرح کنید تا سایر بازدید کنندگان هم استفاده کنند.