همه چیز درباره تفاوت مدیریت پروژه (PM) با مدیریت فرایند کسب و کار (BPM)

تعریف مدیریت فرایندها(BPM) و مدیریت پروژه(PM) چیست؟

مدیریت فرایند کسب و کار یا BPM و مدیریت پروژه یا PM به عنوان دو رویکرد مدیریتی در کسب و کار شناخته می شوند. مدیریت فرایند کسب و کار به مجموع فعالیت هایی اطلاق می شود که این روش ها با هدف بهینه سازی فرایندهای کاری در کسب و کارها انجام می گیرد.

فعالیت هایی که به صورت مدام و با رویکرد سازمانی برای دسترسی به یک هدف انجام می گیرد را نیز فرایند کسب و کار می گویند. هدف از BPM کاهش خطاهای انسانی، افزایش یا بهبود عملکرد، افزایش کیفیت در ارائه خدمات از طریق شناسایی، مدل سازی و تجزیه تحلیل فرایندها می باشد. همینطور از جمله نرم افزارهای مرتبط با روال ها و فرایند ها و همینطور اتوماتیک سازی آنها می توان به نرم افزار اتوماسیون اداری و نرم افزار بایگانی اسناد اشاره کرد.

مدیریت پروژه یا (Project Management Software) نیز به عنوان یک مجموعه از ابزارهای مختلف، فرایندها و روش هایی است که جهت دسترسی به هدف های مشخص در پروژه ها انجام می گیرد. این مجموعه در چارچوب های از پیش تعیین شده ای قرار گرفته اند. از دیدگاه دیگر می توانیم بگوییم که هر پروژه اهدافی را دنبال می کند که لازم است در یک محدوده زمانی با بودجه مشخص تحویل داده شوند. در حقیقت مدیریت پروژه به این معنا است که اعضای گروه در جهت رسیدن به این اهداف و تحویل موارد درخواست شده در یک بازه زمانی مشخص فعالیت می کنند. بنابراین مدیریت پروژه همانطور که از نام آن مشخص است برای اجرای موفقیت آمیز یک پروژه استفاده می شود. این قابلیت بر مسئولیت های متعددی که در یک تیم وجود دارد نظارت خواهد داشت.

به عبارت ساده تر مدیریت پروژه سر و سامان دادن وظایف و مدیریت آن ها بر مبنای یک سری اصول مشخص است. براساس یک ساختار مشخص صفر تا ۱۰۰ یک پروژه و وظایف را میتوان مدیریت کرد.

تفاوت‌های نرم افزار مدیریت فرایندها با مدیریت پروژه کدامند؟

برای اینکه درک بهتری از تفاوت هایی که میان مدیریت فرایندها و مدیریت پروژه وجود دارد برسیم قصد داریم به بررسی نرم افزارهایی که در این زمینه وجود دارد بپردازیم. نرم افزارهایی که برای مدیریت فرایندها به کار می روند به شکل ابزارهایی هستند.کارکرد اصلی این ابزارها شامل اتوماتیک سازی، مدل سازی انواع مختلف فرایندها و گردش های کاری متداول در سازمان ها می باشد. این نرم افزارها نقش بسیار تاثیرگذاری در بهینه سازی و تسریع فعالیت های سازمانی بر عهده دارند.

نرم افزارهای مدیریت پروژه به عنوان ابزار هایی شناخته میشوند که از آنها در جهت مدیریت مربوط به پروژه ها و هدایت اعضای گروه در مراحل مختلف استفاده می شود. استفاده از این نرم افزارها موجب می شود تا تیم اجرایی از عملکرد بهینه برخوردار شوند و بتوانند به سمت موفقیت گام بردارند. با کمک این نوع نرم افزار می توانید برای اجرای پروژه منابع لازم را سازماندهی کنید. سپس مراحل اجرای آن را با دقت زمان بندی نمایید. همچنین می توانید وظایف و مسئولیت های هر کدام از اعضای تیم را مشخص کنید و بین آن ها هماهنگی های لازم را به وجود بیاورید.

• مدیریت فرایند به دنبال افزایش بهره وری و کاهش خطاهای انسانی است اما هدف Project Management Software ضمانت موفقیت در یک پروژه است.
• BPM به دنبال اتوماتیک سازی روال ها و فرایندهای جاری است. اما PM دنبال هماهنگی و ایجاد نظم مابین اعضای ذینفع در پروژه است.
• مدیریت فرایند ها کل فرایندها و روال های موجود در سازمان را پوشش میدهد. اما مدیریت پروژه فقط کارهای یک پروژه خاص را پوشش میدهد.
• فرایندها همیشه و به طور مداوم در سازمان جاری و ساری هستند و به طور مداوم به دنبال بهبود فرایندها هستند. اما مدیریت پروژه فعالیت ها فقط یک بار اتفاق می افتد.
• پروژه ها دارای یک زمان شروع و پایان هستند و ممکن است در زمان های مختلف بسته به شرایط برخی فعالیت های از پیش تعریف شده تغییر کنند. اما مدیریت فرایندها روال ها از پیش تعریف شده اند و تغییر نمیکتتد.
• یکی دیگر از تفاوت هایی که در ۲ نرم افزار یاد شده وجود دارد این است که نرم افزارهای مدیریت پروژه داده ها را به شکل دستی میان افراد و اعضای گروه تبادل ایجاد می کند. در حالی که نرم افزار مدیریت فرایندها داده ها را به صورت کاملا اتوماتیک در کل سیستم جا به جا می شوند.

مدیریت پروژه و مدیریت فرایندها و ارتباط آنها با هم

مدیریت پروژه (PM) چه ارتباطی با مدیریت فرایند دارد؟ مدیریت فرایندها و مدیریت پروژه اگرچه به عنوان دو مقوله متفاوت از روش ها و کارها شناخته می شوند. اما لازم است که برای موفقیت سازمان ها از هر دو کمک بگیریم. در حقیقت مدیریت فرایند کسب و کار برای مدیریت پروژه ها بستری را ایجاد می کند و بر روی آن تاثیر زیادی بر جای می گذارد. برای درک بیشتر این موضوع یک مثال می آوریم. زمانی که یک تیم برای اجرای پروژه لازم است منابع مورد نیاز خود را تهیه نماید. لازم است از فرایندهای سازمانی جهت درخواست بودجه، هماهنگی کارها و دریافت تاییدیه ها کمک بگیرد.

همچنین اگر نیاز باشد فردی را برای اضافه شدن به گروه استخدام کنند. لازم است که مدیر پروژه از فرایندها و رویه های شرکت برای استخدام عضو جدید کمک بگیرد. از سوی دیگر در سازمان ها فرایند هایی تعریف می شوند که این فرایندها را با عنوان فرایندهای خرد می شناسند. این فرایندها در نهایت جریان پروژه ها را به افراد یادآوری می کنند. در صورتی که مدیریت پروژه ها در یک سازمان انجام بگیرد که فاقد فرایندهای دقیق و منظم باشد بی تردید با شکست و عدم موفقیت مواجه می شود. بنابراین نتیجه می گیریم که مدیریت فرایندها بر سرعت و خروجی پروژه ها تاثیر زیادی می گذارند. برای اینکه بتوانیم به از طریق پروژه ها به اهداف کوتاه مدت و بلند مدت سازمان دست پیدا کنیم اجرای صحیح مدیریت فرایندهای کسب و کار الزامی است.

دیگر ارتباط های میان فرایندها

مدیریت فرایندها و مدیریت پروژه ها رابطه ی دیگری با هم دارند این است که بعضی از پروژه ها به مرور زمان برای تبدیل شدن به فرایندهای سازمانی باید از یک برنامه اختصاصی استفاده کنند این برنامه ها از ابتدا تهیه می شوند. از نگاه دیگر می توانیم بگوییم پروژه های پر تکرار به تدریج الگوی ثابتی را دنبال می کنند. این الگوها زمانی که متغیرهای پروژه به صورت یکسان باشند می توانند بارها و بارها توسط سازمان ها مورد استفاده قرار بگیرند. این امر موجب می شود که کارها با سرعت بیشتر و به شکل قابل پیش بینی تری انجام بگیرد. در این موقعیت است که الگوی پروژه ها می توانند به مرور زمان به صورت یک فرایند ثابت در بیایند. این امر قابلیت تکرار پذیری را به دفعات را به وجود می آورد.

چه زمانی از مدیریت پروژه و مدیریت فرایند کسب و کار استفاده میکنیم؟

در ابتدا سعی کردیم که تعریفی از مدیریت پروژه و مدیریت فرایند ارائه بدهیم. و بعد از آن هم تفاوت های هرکدام را ذکر کردیم. در ادامه قصد داریم که یک سری شرایط و چارچوب برای استفاده از هر کدام از این دو موضوع را ارئه کنیم.

شرایط و زمان استفاده از مدیریت فرایند کسب و کار:

• زمانی که قصد کاهش هزینه ها و افزایش درآمد را داریم
• زمانی که می خواهیم کیفیت خدمات را افزایش دهیم و همینطور به بهبود عملکرد برسیم.
• زمانی که در سازمان یک سری فرایند ها و روال های ثابت و تکراری وجود دارد.
• زمانی که قصد افزایش سرعت و دقت در انجام کارهای را داریم.

شرایط و زمان استفاده از مدیریت پروژه:

• زمانی که کار جدید هست و و ترکیبی از چند پروژه دیگر می باشد.
• زمانی که کارها تکراری و پیوسته نیستند.
• برای کارهایی که یک شروع و پایان دارند و ممکن نیست تکرار شوند.

 

کلام آخر

مدیریت فرایندها و مدیریت پروژه ها هر دو برای سازمان ها از مزیت های قابل توجهی برخوردار هستند. معمولا از مدیریت فرایندها برای ارتقاء و بهبود عملکردها در سازمان ها استفاده می شود. مدیریت پروژه ها نیز برای موفقیت و بهبود عملکرد در پروژه ها به کار می گیرند. با توجه به همه موارد لازم است که اولویت مدیران در نهادهای مختلف با مدیریت فرایندهای سازمانی باشد. به این دلیل که هر اندازه که کسب و کار شما کوچک یا بزرگ باشد مشتریان شما انتظار دارند که ارائه خدمات و تولید محصولات شما به شکل قابل اعتماد و با کیفیت بالایی انجام بگیرد.

انجام فرایندهای استاندارد جهت رسیدن به این اهداف ضروری است. فراموش نکنید که مدیریت پروژه ها زمانی موفقیت آمیز است که فرایندهای فعلی آن به درستی مدیریت شوند. همانطور که قبلا اشاره کردیم مدیریت فرایند را به شکل معمول برای افزایش فرایندهای سازمانی انجام می گیرد. همچنین مدیریت پروژه احتیاج به تفکر خارج از چارچوب دارد. این امور در کنار هم به بهبود عملکرد کسب و کارها منجر می شوند.

لازم به ذکر است که شرکت نرم افزاری یگانه در حوزه تولید و پشتیبانی نرم افزار های اداری از جمله نرم افزار اتوماسیون اداری و نرم افزار بایگانی اسناد فعالیت می نماید. برای دریافت مشاوره و اطلاعات بیشتر می توانید از اینجا با کارشناسان ما در ارتباط باشید.