آیا تا به حال حجم انبوهی از نامه‌ها، ارجاع‌ها و مکاتبات کاغذی، وقت و انرژی زیادی از شما گرفته؟ یا در پیگیری وضعیت یک نامه، مجبور شدید بین اتاق‌های مختلف سرگردان شوید؟ این‌جاست که دبیرخانه الکترونیک به‌عنوان یک راهکار مدرن، وارد میدان می‌شود. سیستمی که با حذف کاغذبازی‌های سنتی، فرآیند ثبت، ارسال، پیگیری و بایگانی نامه‌ها را به‌شکل دیجیتال و دقیق انجام می‌دهد. در این مقاله با ما همراه باشید تا ببینیم دبیرخانه الکترونیک چگونه می‌تواند بهره‌وری سازمان شما را افزایش دهد، خطاهای انسانی را کاهش دهد و مسیر مکاتبات اداری را هوشمندانه‌تر و سریع‌تر کند.

در مقالات قبلی توضیح دادیم که دبیرخانه چیست؟ و بهترین نرم افزار دبیرخانه را معرفی کردیم. در این مقاله قصد داریم دبیرخانه الکترونیک را معرفی کنیم. آن را با دبیرخانه سنتی مقایسه نماییم.

دبیرخانه الکترونیک چیست؟

به واحد دبیرخانه ای که عملیات های ثبت نامه، بایگانی نامه، شماره گذاری نامه، توزیع نامه، صدور نامه را به صورت الکترونیک انجام می دهد، دبیرخانه الکترونیک می گویند.

با توجه به افزایش روز افزون مکاتبات اداری، سازمان ها لزوم استفاده از یک نرم افزار  را برای ایجاد دبیرخانه های الکترونیک احساس کردند. می توان گفت دبیرخانه قلب واحد های اداری هر سازمانی می باشد. سازمان ها همیشه دغدغه ایجاد یک سیستم جامع دبیرخانه را داشته اند. تنها راه حل موجود خرید نرم افزار دبیرخانه می باشد.

در دبیرخانه الکترونیک کنترل، عملیات و مدیریت امور دبیرخانه به صورت الکترونیک انجام می شود. بدیهی است که میزان خطای انسانی کاهش یابد و رضایت شغلی افزایش یابد.

دبیرخانه سنتی چیست؟

در گذشته، واحد دبیرخانه سازمان‌ها با روش‌های دستی و کاغذی، مسئول ثبت، شماره‌گذاری، بایگانی، صدور و توزیع نامه‌ها بود؛ به این روش سنتی، دبیرخانه سنتی گفته می‌شود. در این مدل، تمامی عملیات مکاتبات اداری توسط نیروی انسانی و با استفاده از ابزارهایی مانند دفتر اندیکاتور انجام می‌شد. به‌عنوان مثال، وقتی نامه‌ای به سازمان وارد می‌شد یا از آن صادر می‌گردید، مسئول دبیرخانه موظف بود مشخصات آن را در دفتر اندیکاتور به‌صورت دستی ثبت کند.

اما این روش‌ها چالش‌های زیادی داشت. از افزایش خطاهای انسانی در ثبت اطلاعات گرفته تا دشواری در جستجو و بازیابی نامه‌ها. همچنین، فرایندها زمان‌بر بودند و پیگیری وضعیت نامه‌ها اغلب با اتلاف وقت همراه می‌شد. با توجه به این مشکلات، سازمان‌ها به‌تدریج به سمت راهکارهای مدرن‌تری مثل دبیرخانه الکترونیک حرکت کردند تا بتوانند فرآیندهای اداری را هوشمند، سریع و قابل‌اعتمادتر کنند.

مقایسه دبیرخانه الکترونیک با دبیرخانه سنتی

در دبیرخانه‌های سنتی، انجام عملیات‌هایی مانند ثبت، جستجو، بایگانی، دسترسی و توزیع نامه‌ها کاملاً دستی و وابسته به نیروی انسانی بود.

• ثبت نامه‌ها: فرآیند ثبت اطلاعات نامه‌های وارده و صادره به‌صورت دستی در دفاتر فیزیکی انجام می‌شد که زمان‌بر و مستعد خطای انسانی بود.

• جستجوی نامه‌ها: یافتن یک نامه خاص در میان انبوهی از اسناد کاغذی، کاری دشوار و وقت‌گیر بود. نبود سیستم جستجوی هوشمند، پیگیری نامه‌ها را کند می‌کرد.

• بایگانی نامه‌ها: اسناد فیزیکی باید در پوشه‌ها و قفسه‌ها نگهداری می‌شدند. این نوع بایگانی نه‌تنها فضای زیادی اشغال می‌کرد، بلکه در برابر آسیب‌های محیطی هم آسیب‌پذیر بود.

• دسترسی به نامه‌ها: دسترسی به نامه‌ها تنها برای افراد خاص و در زمان‌های محدود ممکن بود و اغلب نیاز به حضور فیزیکی در محل بایگانی داشت.

• توزیع نامه‌ها: توزیع نامه‌های داخلی و ارجاع آن‌ها به واحدهای مختلف، به‌صورت دستی و از طریق پیک یا مراجعه حضوری انجام می‌گرفت که با تأخیر و بی‌نظمی همراه بود.

این چالش‌ها باعث شد سازمان‌ها به فکر راهکاری هوشمند و سریع بیفتند؛ و اینجاست که دبیرخانه الکترونیک به‌عنوان راه‌حل کارآمد وارد میدان شد.

ثبت نامه‌ها؛ از دفتر اندیکاتور تا سیستم الکترونیک

در سیستم‌های سنتی، ثبت نامه‌های وارده و صادره به‌صورت دستی در دفتری به نام دفتر اندیکاتور انجام می‌شد. این دفتر تنها قابلیت ثبت اطلاعات محدودی مانند شماره نامه، تاریخ، نوع نامه، فرستنده و گیرنده را داشت. نبود جزئیات بیشتر و وابستگی کامل به نیروی انسانی، باعث افزایش احتمال خطا و کاهش دقت در ثبت اطلاعات می‌شد.

اما در دبیرخانه الکترونیک، تمام این فرایندها به شکل سیستمی و دقیق، در بستر نرم‌افزار دبیرخانه یا اتوماسیون اداری انجام می‌گیرد. در این سامانه‌ها امکان ثبت کامل و جزئی اطلاعات نامه فراهم است؛ از جمله:

• نوع نامه (اداری، اطلاعیه، محرمانه و…)

• فرستنده و گیرنده

• شماره و تاریخ نامه

• شماره اندیکاتور

• نحوه دریافت (حضوری، پستی، الکترونیکی و…)

• سطح محرمانگی

• ارجاعات و پیگیری‌ها

علاوه بر این، تصویر اسکن‌شده نامه و پیوست‌های آن نیز به‌صورت دیجیتال در سیستم ذخیره می‌شوند. این مزیت باعث می‌شود تا در هر زمان، بدون نیاز به نسخه کاغذی، به نامه‌ها و اطلاعات دقیق آن‌ها دسترسی داشته باشید.

جستجوی نامه ها در دبیرخانه سنتی

در سیستم‌های سنتی، جستجوی یک نامه ممکن بود ساعت‌ها زمان ببرد و در نهایت هم به نتیجه نرسد. خطای انسانی، گم‌شدن نامه‌ها یا ثبت ناقص اطلاعات، مشکلات رایجی بود که بارها تکرار می‌شد. اما در دبیرخانه الکترونیک، جستجوی نامه‌ها تنها چند ثانیه زمان می‌برد. کافی‌ست شماره، تاریخ، فرستنده یا هر مشخصه‌ای از نامه را وارد کنید تا نرم‌افزار، اطلاعات کامل به‌همراه فایل و پیوست‌ها را به شما نمایش دهد. این قابلیت، سرعت کار را بالا می‌برد و باعث می‌شود هیچ نامه‌ای گم نشود.

بایگانی نامه‌ها

در دبیرخانه سنتی، بایگانی بر پایه زونکن‌های کاغذی انجام می‌شد که دسترسی به آن‌ها سخت و پرخطا بود. اما در سیستم الکترونیک، زونکن‌های دیجیتال به‌صورت ساختار درختی ایجاد می‌شوند و امکان دسته‌بندی دقیق و بازیابی سریع نامه‌ها را فراهم می‌کنند.

مدیریت سطح دسترسی

دسترسی بدون محدودیت در سیستم‌های سنتی ممکن بود باعث نشت اطلاعات شود. در دبیرخانه الکترونیک می‌توان برای هر نامه سطح دسترسی تعیین کرد تا فقط افراد مجاز بتوانند آن را مشاهده یا ویرایش کنند.

توزیع نامه‌ها

در گذشته توزیع نامه زمان‌بر و دستی بود، اما امروز با نرم‌افزار دبیرخانه، نامه‌ها بلافاصله پس از ثبت در کارتابل فرد مربوطه قرار می‌گیرند؛ حتی اگر خارج از سازمان باشد. در دبیرخانه الکترونیک به لطف نرم افزار اتوماسیون اداری عملیات توزیع نامه ها به صورت الکترونیک انجام می شود. اگر مدیر یا کارشناس هم خارج سازمان باشند می توانند از طریق کارتابل الکترونیک خود نامه ها را در بستر اینترنت دریافت نمیاند. از زمان ورود نامه تا آماده شدن جواب آن چند کلیک ساده زمان می برد.

مزایای دبیرخانه الکترونیک

استفاده از دبیرخانه الکترونیک در سازمان‌ها، تنها یک تغییر نرم‌افزاری نیست، بلکه یک تحول در مدیریت مکاتبات و اطلاعات اداری است. این سیستم با حذف فرآیندهای دستی، بهره‌وری را افزایش داده و امنیت اطلاعات را تا حد زیادی ارتقا می‌دهد. از مهم‌ترین مزایای آن می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• افزایش سرعت ثبت، ارجاع و پاسخ‌گویی به نامه‌ها

• جستجوی سریع و پیشرفته با فیلترهای متنوع (شماره، فرستنده، تاریخ و…)

• دسته‌بندی و بایگانی ساخت‌یافته در قالب زونکن‌های دیجیتال

• امکان ثبت و نگهداری جزئی‌ترین اطلاعات هر نامه شامل پیوست‌ها، تصاویر، عطف و پیرو

• دسترسی لحظه‌ای به مکاتبات از طریق کارتابل شخصی کاربران حتی خارج از سازمان

• شماره‌گذاری خودکار و هوشمند نامه‌های وارده و صادره

• قابلیت مدیریت همزمان مکاتبات چند شرکت یا شعبه در یک سامانه یکپارچه

• ثبت خودکار تاریخچه اقدامات کاربران برای پیگیری دقیق‌تر

• تعیین سطوح دسترسی برای جلوگیری از افشای اطلاعات محرمانه

• افزایش امنیت با قابلیت پشتیبان‌گیری منظم و رمزنگاری اطلاعات

• کاهش مصرف کاغذ و هزینه‌های چاپ، بایگانی و نیروی انسانی

در مجموع، دبیرخانه الکترونیک ابزاری کاربردی برای سازمان‌های مدرن است که می‌خواهند مکاتبات خود را سریع‌تر، ایمن‌تر و با نظم بیشتری مدیریت کنند.

برای خرید نرم افزار دبیرخانه میتوانید از چک لیست ارزیابی نرم افزار دبیرخانه استفاده نمایید.