کاملترین چک لیست ارزیابی نرم افزار دبیرخانه در ایران ۱۴۰0
به نظر من بهترین راه برای خرید و ارزیابی نرم افزار دبیرخانه، مطالعه و بررسی چک لیست کامل و جامع است تا رفتن سراغ مقالات آموزشی پایه که باعث صرف زمان می شود. به دنبال چک لیست ارزیابی نرم افزار دبیرخانه بودنف نشان دهنده هوشمندی شما می باشد!
روش های زیادی برای انتخاب و ازیابی یک نرم افزار دبیرخانه و بایگانی مناسب وجود دارد، اما آیا همه این روش ها مناسب سازمان ما می باشد؟
ما با چه معیاری می توانیم بهترین نرم افزار دبیرخانه را برای سازمان خودمان انتخاب کنیم؟ برای خرید و دریافت قیمت نرم افزار دبیرخانه چه فرایندی باید طی شود؟
پاسخ به این سوالات را بر اساس نظر شخصی خودم بدین صورت می باشد:
- نیاز سنجی و تحلیل وضعیت سازمان
- تهیه یک چک لیست کامل
- استخراج لیست شرکت های برتر ارائه کننده نرم افزار دبیرخانه و بایگانی
- درخواست کاتالوگ و مشخصات فنی نرم افزار دبیرخانه
- هماهنگی جلسه دمو
- درخواست لیست قیمت نرم افزار دبیرخانه
- جمع بندی مقایسه و انتخاب نرم افزار دبیرخانه
- مذاکره و عقد قرارداد
قرار است در ادامه این مطلب مراحل بالا را شرح دهیم و از همه مهم تر کاملترین چک لیست ارزیابی نرم افزار دبیرخانه را بیان کنیم. در اصل این مطلب یک نقشه راه برای خرید نرم افزار دبیرخانه می باشد.
چک لیست ارزیابی نرم افزار دبیرخانه
چک لیست این مقاله به بررسی نکات مهم و اساسی در خرید نرم افزار بایگانی پرداخته است و بر اساس تجربه شخصی می باشد. با توجه به اینکه بعضی از بخش های آن نیاز به مهارت دارد سعی کرده این تا جای ممکن مفاهیم ساده سازی شوند تا قابل استفاده برای تمام افراد باشد.
پیشنهاد میکنم این مقاله را در مرورگر خودتان بوکمارک کنید تا هر موقع نیاز بود، بتوانید از آن به عنوان یک چک لیست نرم افزار بایگانی اسناد استفاده کنید.
خب به سراغ اولین قدم از برای خرید نرم افزار بایگانی می رویم:
۱- نیازسنجی و تحلیل وضعیت کنونی سازمان:
در این مر حله قصد داریم بدانیم که کجا هستیم و بررسی کنیم که نقطه مطلوب سازمان در کجا قرار دارد؟ شکاف بین وضعیت حال و آینده به ما می گوید که چه نرم افزار دبیرخانه ای مناسب سازمان ما می باشد. ما برای تحلیل وضعیت سازمان باید نقاط قوت و نقاط ضعف سازمان خود را شناسایی کنیم. برای این کار می توانیم از ابزارهای مختلفی کمک بگیریم که لیست انها در ادامه بیان می شود.
تجربه شخصی مهم:
نصب و راه اندازی بهترین نرم افزار دبیرخانه موجود در جهان اگر بدون نیاز سنجی و تحلیل وضعیت باشد، احتمالا کارایی لازم را برای سازمان ما نخواهد داشت. به این دلیل که هر نرم افزاری ویژگی ها و امکانات خاص خودش را دارد که شاید متناسب با سازمان ما نباشد. بگذارید با بیان یک مثال اهمیت نیازسنجی و تحلیل وضعیت را بیان کنم:
خرید نرم افزار دبیرخانه بدون نیاز سنجی همانند خرید یک دست کت و شلوار برای یک شخصی است که اندازه و سایز آن شخص را نداریم.
ابزارهای نیاز سنجی و تحلیل وضعیت:
اولین قدم در ارزیابی نرم افزار دبیرخانه ، نیاز سنجی بود که برای نیاز سنجی هم ما چند ابزار مختلف به شما معرفی میکنیم:
ترسیم ماتریس SWOT: ماتریس سوات یا SWOT مشهورترین و محبوب ترین ابزار استراتژیک می باشد که در سازمان های مختلف برای تحلیل از آن استفاده می کنند. با استفاده از SWOT می توانیم با نقاط قوت و ضعف سازمان در حوزه مکاتبات اداری خودمان آشنا شویم.
مشاهده: مهمترین ابزار تحقیق مشاهده می باشد. با استفاده از مشاهده می توانیم اتفاقات و فرایند هایی که در حال رخ دادن هستند را بررسی و تحلیل کنیم. در هنگام مشاهده باید مراقب باشیم که دچار قضاوت نشویم و ذهن ما خالی از هرگونه ارزش و قضاوتی باشد.
مصاحبه:در مواقعی که مشاهده امکان پذیر نباشد می توانیم از مصاحبه استفاده کنیم. با استفاده از مصاحبه با کارشناسان و مدیران می توانیم اطلاعات ارزشمندی را در خصوص کسب و کارمان به دست آوریم.
پرسشنامه: پرسشنامه هم یکی از روش هایی است که برای نیاز سنجی در سازمان کاربرد دارد. پرسشنامه یک روش علمی و دقیق است که با تحلیل پاسخ های آن می توانیم در مسیر درست خرید نرم افزار دبیرخانه حرکت کنیم.
۲- چک لیست نرم افزار دبیرخانه:
دومین قدم از خرید نرم افزار دبیرخانه ، تهیه یک چک لیست کامل و جامع از امکانات و قابلیت های نرم افزار مورد نیاز می باشد. در این مرحله لیست نیازمندی های استخراج شده در مرحله قبل را تهیه کنیم.
| امکانات نرم افزار دبیرخانه | دارد | ندارد | امکان ایجاد وجود دارد؟ | میزان سازگاری با نیازهای سازمان (از 1 الی 5) |
|---|---|---|---|---|
| امکان ثبت نامه وارده | ||||
| امکان ثبت نامه صادره | ||||
| امکان پیوست تصویر | ||||
| امکان پیوست فایل های مختلف | ||||
| امکان درج فرستنده و گیرنده | ||||
| و... |
۳- شرکت های برتر ارائه کننده نرم افزار دبیرخانه:
به سراغ مرحله سوم از ارزیابی نرم افزار دبیرخانه می رویم. در این مرحله سعی می کنیم شرکت هایی که بهترین نرم افزار دبیرخانه را در ایران ارائه می کنند لیست کنیم و آنها را با هم مقایسه کنیم. حداقل نام ۵ شرکت را بر می گزینیم. ما در اینجا نام ۵ شرکت که بهترین نرم افزار دبیرخانه را در ایران ارائه می کنند آورده ایم که البته در مقاله لیست ۵ نرم افزار دبیرخانه برتر مورد تایید شورای عالی انفورماتیک می توانید مطالعه نمایید:
نرم افزار دبیرخانه آی کن
نرم افزار دبیرخانه پیوست
نرم افزار دبیرخانه فراگستر
نرم افزار دبیرخانه همکاران سیستم
۴- کاتالوگ و مشخصات فنی نرم افزار دبیرخانه :
در مر حله چهارم ارزیابی نرم افزار دبیرخانه اقدام به جمع آوری کاتالوگ نرم افزار دبیرخانه شرکت ها می کنیم. امکانات نرم افزار دبیرخانه را لیست می کنیم. با شرکت ها تماس میگیریم و یک جلسه دمو با آنها هماهنگ میکنیم. به مسئول دبیرخانه و کارشناسان اداری می گوییم که در این جلسه حضور داشته باشند تا بتوانیم سیستم دبیرخانه را از جهات مختلف ارزیابی کنیم.
۵- قیمت نرم افزار دبیرخانه:
پس از برگزاری جلسه دمو درخواست میکنیم که قیمت نرم افزار دبیرخانه برای ما به صورت مکتوب و رسمی ارسال شود. نکاتی که در لیست قیمت دبیرخانه مهم است و باید از فروشنده درخواست شود:
- قیمت نرم افزار دبیرخانه چه قدر است؟
- آیا نصب نرم افزار دبیرخانه هزینه دارد یا رایگان است؟
- آیا آموزش نرم افزار دبیرخانه رایگان است؟ یا هزینه دارد؟
- نحوه محاسبه هزینه آموزش چگونه است؟
- و…
۶- جمع بندی و مقایسه چک لیست نرم افزار دبیرخانه:
در این مرحله چک لیست ارزیابی نرم افزار دبیرخانه مربوط به هر شرکت را جمع بندی میکنیم و با استفاده از سیستم امتیاز دهی به هر شرکت یک امتیاز می دهیم. همچنین پارمترهایی همچون میزارن رضایت مشتریان قبلی نرم افزار دبیرخانه، چک کردن مجوزها و سوابق فعالیت شرکت را می توانیم به آن اضافه کنیم.
با استفاده از تحلیل خروجی چک لیست ها می توانیم به راحتی نرم افزار دبیرخانه مورد نظرمان را انتخاب کنیم.
۷- عقد قرارداد نرم افزار دبیرخانه:
در این مرحله از فروشنده میخواهیم که یک نمونه پیش نویس قرارداد فروش نرم افزار دبیرخانه برای ما ارسال نماید. پیش نویس قرارداد را با دقت می خوانیم و نکات آن را بررسی میکنیم و اگر بندی از قرارداد نیاز به اصلاح دارد آن را اصلاح کرده و به اطلاع فروشنده می رسانیم. در ادامه به برخی از نکات مهم که در عقد قرارداد وجود دارد اشاره می کنیم:
- موضوع قرارداد باید شفاف بیان شود. مثال : قرارداد فروش نرم افزار دبیرخانه
- مدت زمان اجرای قرارداد باید مشخص باشد. مثال ۱۲ ماه یا یک سال
- مبلغ قرارداد شفاف و نحوه پرداخت آن مشخص باشد. مثال: مبلغ قرارداد بلافاصله پس از امضاء قرارداد به صورت نقدی به حساب … بانک … واریز می گردد.
- مراحل نصب آموزش و راه اندازی نرم افزار کامل با جزئیات بیان شود. مثال: نصب آموزش و راه اندازی نرم افزار شامل ۱ جلسه ۲ ساعته به صورت آنلاین می باشد.
- تعهدات فروشنده شفاف بیان شود.
- شرایط و مدت زمان پشتیبانی کامل بیان شود
- و…
کلام آخر:
در نهایت به انتهای مقاله چک لیست ارزیابی نرم افزار دبیرخانه رسیدیم. در این مطلب یک نقشه راه برای انتخاب و ارزیابی نرم افزار دبیرخانه در اختیار شما گذاشته شد.
امیدوارم از مطالعه این مقاله لذت برده باشید. اگر سوال یا نکته ای در مورد هر کدام از مراحل وجود دارد آن را در بخش نظرات مطرح کنید تا سایر بازدید کنندگان هم استفاده کنند.