شرح وظایف مسئول دبیرخانه و شرایط احراز مسئول دبیرخانه

دبیرخانه یکی دیگر از ابزاری است که برای یک سازمان بسیار مهم است. در این مقاله آشنایی مختصری با دبیرخانه و وظایف مسئول دبیرخانه خواهیم داشت. آشنایی با این مفاهیم سبب می‌شود لزوم به‌کارگیری بهترین نرم افزار دبیرخانه در سازمان را درک کنیم.

دفتر اندیکاتور چیست؟

هرسازمان برای سهولت در انجام کارها و جلوگیری از سرگردانی پرسنل و ارباب رجوع، نیاز به سامانه و دفتری دارد که بتواند تمام اقدامات مکتوب سازمان را در آن ثبت کند. دفتر ثبت با نام دیگر دفتر اندیکاتور، دفتری است که کلیه امور و اطلاعات نامه‌های وارده، صادره و درون سازمانی در آن ثبت می‌شود. این امر کمک می کند که پرسنل در زمان مراجعات بعدی به راحتی به اسناد موردنظر دسترسی داشته‌باشند. در گذشته این نوع دفتر خریداری می‌شد و در انواع سازمان مورد استفاده قرار می‌گرفت. امروزه دفتر اندیکاتور در نرم افزار دبیرخانه قابل استفاده است. همچنین رسیدگی به این دفتر و سامانه از وظایف مسئول دبیرخانه است.

[irp posts=”48″ ]

یک دفتر اندیکاتور از بخش ‌های مختلفی تشکیل شده‌است که برای آشنایی با نحوه پر کردن دفتر اندیکاتور به توضیح آن می‌پردازیم.

• شماره ردیف

شماره ردیف نامه‌ها از اول سال شروع و تا آخر سال ادامه می‌یابد. سپس در پایان سال دفتر اندیکاتور به اصطلاح بسته می‌شود و در سال جدید، شماره ردیف از ۱ شروع می‌شود. هرکدام از این شماره‌ها به یک نامه اداری اختصاص پیدا میکند که با این شماره در دفتر شناخته می‌شود.

• تاریخ ورود

منظور روز/ماه/ سالی است که نامه از ارگان یا سازمان‌های دیگر به سازمان موردبحث وارد شده است. یا از سازمان به سازمان‌های دیگر صادر شده است.

• وارده از- صادره از

این ردیف نیز به مبدا و مقصد نامه‌های وارد یا خارج شده از سازمان اختصاص دارد. این ویژگی به سازمان کمک می‌کند که به سرعت به فرستنده یا گیرنده نامه‌ها دسترسی داشته‌باشد.

• موضوع نامه

در این قسمت خلاصه‌ای از محتوای نامه نوشته می‌شود. نامه‌های صادره و وارده به صورت خلاصه در این محل نوشته‌ می‌شود.

• ارجاع به

در این بخش قسمتی که نامه به آن ارجاع داده شده‌است، نوشته می‌شود. نامه‌های صادره یا وارده ممکن است به قسمت‌های مختلف سازمان ارجاع داده شوند که باید در دفتر اندکس ذکر شود. تمام مواردی که در بالا گفته شد به صورت کامل در نرم افزار دبیرخانه و بایگانی نامه و دفتر اندیکاتور قابل استفاده است و جزء یکی از وظایف مسئول دبیرخانه شناخته می‌شود.

[irp posts=”583″ ]

دبیرخانه چیست؟

هرسازمان دارای اطلاعات بسیار ارزشمند و گرانبهایی است که وجود داشتن و دردسترس بودن آن‌ها برای سازمان و تصمیم‌گیری مدیران لازم است. این اطلاعات و اسناد حاصل سال‌ها تجربه‌ی سازمان و کارکنان آن است. این اسناد نیاز به نگهداری، ثبت و بایگانی دارد و نمی‌توان بدون نظم و ترتیب خاص سازمان، از آنان استفاده کرد. وظیفه‌ی سازماندهی این اطلاعات و داده‌ها برعهده دبیرخانه است. که زیرنظر مسئول دبیرخانه اداره می‌شود.

جایگاه دبیرخانه در سازمان

دبیرخانه ابزار مناسبی برای آسان‌سازی کارها، افزایش بهره وری، سرعت و دقت در امور اداری همچنین بستری برای ارتباط و ارجاع نامه‌ها، به صورت الکترونیکی در سازمان است. هرسازمان باید حداقل یک واحد دبیرخانه در سیستم خود داشته‌باشد که بعضی سازمان‌ها برحسب گستردگی خود، ممکن است بیش از یک دبیرخانه داشته باشند. در این صورت یک دبیرخانه مرکزی و اصلی خواهیم داشت و بقیه آن‌ها جدا از دبیرخانه اصلی، مسئولیت انجام وظیفه در واحد خودرا دارند.

انواع دبیرخانه‌ ها شامل:

• دبیرخانه مرکزی
• دبیرخانه محلی
• دبیرخانه معمولی
• دبیرخانه اسناد محرمانه

انواع ساختار دبیرخانه

دبیرخانه‌ها ساختارهای گوناگونی دارند که به موارد زیر دسته‌بندی می‌شوند.

دبیرخانه متمرکز

در این روش کلیه امور مربوط به دریافت، ثبت و توزیع مکاتبات در دبیرخانه مرکزی انجام می‌شود و هیچ واحد دیگری نمی‌تواند ثبت ‌نامه‌ها را انجام دهد.

ویژگی‌های سازمانی که می‌توان در آن، از روش دبیرخانه مرکزی استفاده کرد:

• نیروی انسانی سازمان، امکانات و بودجه محدود باشد.
• کلیه واحدهای سازمان در یک بنا مستقر باشند.
• اختیارات مسئولان بخش‌های مختلف سازمان محدود باشد.
• میزان مکاتبات سازمان محدود باشد.
• مراجعه پرسنل سازمانی و افراد به دبیرخانه محدود باشد.

[irp posts=”609″ ]

دبیرخانه پیشرفته غیرمتمرکز

در این روش هر واحد سازمانی دبیرخانه مختص به خود را دارد و ثبت و توزیع مکاتبات به‌صورت مستقل در هر واحد انجام می‌شود. در این روش، هر واحد مسئول دبیرخانه خود است. وظایف مسئول دبیرخانه شامل این افراد نیز می‌شود.

مواردی که می‌توان از دبیرخانه غیرمتمرکز استفاده کرد:

• میزان بودجه و تعداد امکانات سازمان به اندازه کافی باشد.
• واحدهای سازمانی پراکنده باشند به نوعی سازمان گسترده یا چند سازمانی باشد.
• مسئولان هر واحد در امضای مکاتبات و صدور نامه صاحب اختیار باشند.
• تعداد مکاتبات در هر واحد زیاد باشد.
• دبیرخانه و سازمان مراجعه کنندگان زیادی داشته‌باشد.
• هر واحد سازمانی قوانین و وظایف مسئول دبیرخانه مختص به خود داشته باشد.

اما این روش می‌تواند معایبی نیز داشته‌باشد، ازجمله:

• باعث می‌شود امکانات و نیروی انسانی فراوانی به کار گرفته‌شود.
• ارباب رجوع به علت عدم آشنایی در سازمان سرگردان می‌شوند.

این مشکلات در نرم افزار دبیرخانه آنلاین حل می‌شود به این دلیل که در یک سیستم کامپیوتری می‌توان به مقدار زیادی از اسناد دسترسی داشت، آن‌هارا ارجاع داد و بایگانی کرد.

دبیرخانه نیمه‌متمرکز

در این روش دریافت و توزیع نامه‌ها و اسناد به صورت متمرکز در یک واحد مرکز، دریافت یا فرستاده می‌شود. طبق مصلحت مدیران هربخش، در این نوع سازمان‌ها دبیرخانه به صورت ترکیبی از روش متمرکز و غیرمتمرکز کار خودرا انجام می‌دهد. در سیستم‌هایی که اتوماسیون اداری در آن راه‌اندازی شده‌است، امکان استفاده از این روش نیز به‌وجود آمده است. در این روش نامه‌هایی که صادر یا وارد می‌شود، در دبیرخانه ثبت و در صورت وجود نرم افزار اتوماسیون اداری، جهت ارجاع به صورت الکترونیکی فرستاده می‌شود.

[irp posts=”27126″ ]

وظایف اساسی دبیرخانه درسازمان چیست؟

هر بخش از سازمان یا شرکت باید وظایف مشخص شده‌ای داشته باشد تا نظم و ترتیب سازمان حفظ شده و سردرگمی در کارهای اداری پیش نیاید. دبیرخانه نیز از این امر مستثنی نیست. دبیرخانه در سازمان سه وظیفه اصلی دارد.

وظایفی که دبیرخانه به‌طور قطع باید آنان را انجام دهد. از جمله این وظایف:

• ثبت اطلاعات اسناد و نامه‌ها و اختصاص تاریخ و شماره نامه‌ها و تایید صحت، تعلق و ارتباط نامه‌ها با سازمان و موارد پیوست شده به آنان.
• وظیفه ارائه نامه به مقام و مسئول مربوط که در اصطلاح به آن ارجاع می‌گویند‌. نامه‌های ارجاع شده به صورت الکترونیکی توسط اتوماسیون اداری به مقامات ارجاع و امور مربوطه روی آن انجام می‌شود.
• پس از آن شماره نامه در دفتر مخصوص(دفتر اندیکاتور) ثبت شده و بعد از طی مراحل لازم، در بایگانی ثبت می‌شود و تا زمانی که به آن نیاز پیدا شود در آن‌جا خواهد ماند.

وظایف مسئول دبیرخانه (متصدی دبیرخانه)

هر سیستمی نیاز به یک مسئول دارد که کارهای مربوط به آن‌را انجام دهد. سیستم دبیرخانه نیز به دلیل مهم بودن و اینکه حاوی اطلاعات مهمی است، به دست مسئول دبیرخانه سپرده می‌شود. سیستم دبیرخانه گاه به صورت سنتی و گاه به صورت الکترونیکی استفاده می‌شود، که هردوی آن‌ها نیاز به رسیدگی دارد. حال وظایف مسئول دبیرخانه را شرح می‌دهیم.

[irp posts=”48″ ]

از وظایف منشی، اپراتور یا پرسنل دبیرخانه آشنایی با قواعد و کارهای دریافت، بایگانی و ثبت اسناد است. باید ذکر کنیم که هر سازمان روش‌ها و وظایف خاص و مربوط به شرکت خود دارد، ما در اینجا به طور خلاصه به برخی وظایف مهم اشاره می‌کنیم.

• نظارت بر نحوه صحیح بایگانی اسناد موجود در سازمان
• نظارت بر کلیه امور مربوط به بخش دبیرخانه
• گزارش‌دهی از نقاط ضعف و قوت دبیرخانه به مدیران ارشد
• تقسیم کار منصفانه و عادلانه بین پرسنل دبیرخانه
• ثبت کلیه نامه‌های ورودی و خروجی در دفتر اندیکاتور
• برای جلوگیری از اشتباه نامه‌رسان، باید تمام نامه‌های ورودی بازدید شود و صحت نام گیرنده با نام سازمان تایید شود.
• مسئول دبیرخانه علاوه بر نظارت کلیه نامه‌های وارده، صادره و سایر وظایف باید بر ارجاع نامه ها بین پرسنل و مدیران نیز نظارت داشته‌باشد.
• در سازمان برخی نامه‌ها نیاز به پاسخ سریع دارند، برخی محرمانه‌اند و برخی نیاز به پاسخ ندارند. پس از وظایف مسئول دبیرخانه است که بر آن نظارت کند.
• ارجاع کلیه نامه‌های وارده و صادره از نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب به بخش‌های مشخص

این موارد از موارد کلی وظایف مسئول دبیرخانه است. دبیرخانه بخش بسیار حساس و مهمی است، پس باید برای ایمن بودن و پیشرفته شدن آن تلاش کرد. امروزه با کمک نرم افزار دبیرخانه تحت وب به راحتی می‌توانید از طریق رایانه از آن استفاده کنید.